Een optimaal projectintakeproces opbouwen

Overspoeld door projectaanvragen? Overladen met last-minute vragen? Zo ja, dan ben je niet de enige - en we hebben een oplossing voor je. 

Voer het projectintakeproces in, een beproefde methode om het juiste werk op het juiste moment te prioriteren. Hier is alles wat je moet weten om een eersteklas intake-workflow voor je team te bouwen. 

Wat is een projectintakeproces? 

Een projectintakeproces is een gestandaardiseerde workflow om teams te helpen nieuwe aanvragen vast te leggen, te prioriteren en op te volgen. Het proces omvat in zijn meest basale vorm deze drie componenten: 

1. Een formulier om nieuwe projectaanvragen vast te leggen, inclusief alle details die teams nodig hebben om aan de slag te gaan. 

2. Een prioriteringsmethode om het belangrijkste werk te identificeren en in te plannen. 

3. Duidelijke volgende stappen om het werk voor elke aanvraag te starten. 

Samen maakt deze workflow het voor teams gemakkelijk om snel werkaanvragen op te volgen en eerst de projecten met hoge prioriteit aan te pakken. 

3 manieren om je ondernemingsprojectbeheer te transformeren

Bekijk een live demo en Q&A-sessie om je te helpen het stellen van doelen te stroomlijnen, de jaarplanning te versnellen en de manier waarop teams strategisch werk opnemen te automatiseren.

De webinar bekijken

Waarom is een intakeproces belangrijk voor projectbeheer? 

In projectbeheer is standaardisatie de sleutel om initiatieven soepel te laten verlopen. Een intakeproces is niet anders. Het transformeert het proces van het prioriteren van aanvragen (wat vaak tijdrovend en verwarrend is) in een duidelijke workflow met vooraf gedefinieerde stappen. In plaats van tijd te verspillen aan heen-en-weer communicatie, kunnen teams snel elke stap van het proces doorlopen. Dit versnelt niet alleen de voltooiingstijden, het zorgt er ook voor dat het werk in je hele organisatie consistent wordt geprioriteerd en aangepakt. 

De uitdagingen van het beheren van projectaanvragen

Aanvraagbeheer is lastig. Teams vragen dingen op het laatste moment, aanvragen komen van veel verschillende plaatsen en iedereen lijkt te denken dat zijn project de hoogste prioriteit heeft. Hier zijn enkele veel voorkomende uitdagingen als het gaat om het beheer van aanvragen - die allemaal kunnen worden opgelost met een effectief intakeproces. 

Hoog aanvraagvolume

Een veelvoorkomende uitd uitdaging voor ondernemingen is dat te veel aanvragen teams het gevoel kunnen geven dat ze in het werk verdrinken, wat leidt tot burn-outs en langzame voltooiingstijden. Een intakeproces lost dit op met een duidelijke prioriteringsmethode, zodat teams zich kunnen concentreren op taken met de meeste bedrijfsimpact. 

Aanvragen zijn verspreid over verschillende plekken

Wanneer aanvragen binnenkomen via e-mail, instant messages en vergaderingen, moeten teams extra tijd besteden aan het documenteren van nieuwe projecten. Dat is het beste scenario. In het ergste geval vallen aanvragen door de mazen van het net en worden ze nooit voltooid. Een duidelijk intakeproces lost dit op door alle aanvragen op één plek te centraliseren. 

Aanvragen bevatten niet genoeg context

Het is moeilijk voor teams om aan de slag te gaan als ze slechts het absolute minimum aan informatie hebben. Dit gebeurt vaak wanneer bedrijven geen gestandaardiseerd aanvraagformulier hebben, waarin alle details worden gespecificeerd die voor elk voorgesteld project vereist zijn. 

Ad hoc aanvragen vertragen je tijdlijnen

We hebben het allemaal al meegemaakt. Projecten verlopen soepel totdat er op het laatste moment een aanvraag met hoge prioriteit binnenkomt, waardoor middelen worden gemonopoliseerd en teams hun tijdlijnen moeten terugschroeven. Hoewel ad-hoc aanvragen altijd zullen gebeuren, kan een effectief projectintakeproces ze voorkomen door vooraf duidelijk te maken hoe lang het duurt om een aanvraag te voltooien. En indien nodig bevat het een vooraf gedefinieerde methode om projectwerk te prioriteren en opnieuw in te plannen. 

Kenmerken van een effectief projectintakeproces

Projectintakeprocessen variëren afhankelijk van de unieke behoeften van je organisatie. Dat gezegd hebbende, zijn hier drie kernfuncties die elk proces moet bevatten:  

1. Een projectintakeformulier

Formulieren zijn de gouden standaard voor werkintake. Ze geven belanghebbenden één gecentraliseerde methode om aanvragen in te dienen, zodat je nieuw werk op één plek kunt verzamelen - niet via verspreide communicatie-tools. Formulieren standaardiseren ook de informatie die belanghebbenden opnemen bij het indienen van een aanvraag. Dit helpt teams om snel op aanvragen te reageren, omdat ze alle context hebben die ze nodig hebben om meteen aan de slag te gaan. 

Wat moet er in je projectintakeformulieren staan? 

Als uitgangspunt moet een basisprojectintakeformulier de volgende onderdelen bevatten. Van daaruit kun je je formulier aanpassen met extra vragen, afhankelijk van de behoeften van je organisatie. 

• Aanvrager: wie stelt het project voor? 

• Aanvragend team: welk team zal dit werk ondersteunen? Is dit een extern of intern project? 

• Type project: wat voor werk is dit? Het kan bijvoorbeeld een nieuwe afbeelding zijn, een kopie voor een webpagina of een video. 

• Samenvatting van het verzoek: wat wil je gedaan krijgen in een paar zinnen? 

• Timing: wanneer moet deze intake-aanvraag voltooid zijn? 

• Prioriteit: is dit bedrijfskritisch of leuk om te hebben? Het is vaak handig om een numerieke prioriteitsrangschikking op te nemen, zoals P1, P2, P3, enzovoort. 

• Bijbehorend bedrijfsdoel: op welke bedrijfsprioriteit is deze aanvraag afgestemd? 

• Contextuele informatie: welke screenshots, documenten of andere bijlagen kun je verstrekken voor extra context? Een bugaanvraagformulier kan bijvoorbeeld een screenshot of video van de bug vereisen. 

2. Een prioriteringsmethode

Dankzij je formulier heb je een reeks schone, gestandaardiseerde aanvragen. Nu heb je een manier nodig om die taken te prioriteren en in te plannen, zodat je het belangrijkste werk eerst gedaan krijgt. 

Zo stel je een effectieve prioriteringsmethode vast: 

• Vraag aanvragers om prioriteringsinformatie te verstrekken via het formulier. Je hebt gegevens nodig om te beoordelen hoe belangrijk elke aanvraag is, en je formulier is de beste manier om die gegevens te verkrijgen. In plaats van alleen maar aanvragers te vragen om een prioriteit te kiezen (en ze elke keer P0 te laten kiezen), kun je ook vragen naar het bedrijfsdoel dat het verzoek ondersteunt. Op die manier kun je duidelijk zien welke taken duidelijk de bedrijfsprioriteiten ondersteunen en welke niet.

• Maak een prioriteitsscore: gebruik informatie uit het formulier om een numerieke score te maken die taakprioriteit, bijbehorende strategische doelen, aanvragend team, enzovoort, weegt. Dit helpt om eventuele subjectiviteit in het prioriteringsproces te verminderen. 

• Verzamel aanvragen in één centrale hub. Om effectief prioriteiten te stellen, moet je alle aanvragen in één oogopslag zien, inclusief details zoals hun prioriteitsscore en timing. Dit helpt je snel te zien welke aanvragen het meest dringend zijn, zodat je ze meteen naar je Team kunt sturen. 

• Houd de werkbelasting van je team bij. Documenteer de aanvragen waar je team momenteel aan werkt, zodat je duidelijk kunt zien wat er op ieders bord ligt. Hiermee kun je prioritaire taken toewijzen zonder iemand te overbelasten. Werkbeheersoftware kan hier van pas komen, vooral als het functies heeft waarmee je de werkbelasting van het team in realtime kunt zien en aanpassen. 

• Plan werk volgens de prioriteitsscore. Nu je het volledige beeld hebt van de prioriteit van elke taak - plus een goed begrip van de bandbreedte van je team - kun je het werk plannen. Bij het plannen is het handig om werkbeheersoftware te gebruiken waarmee je taken op een tijdlijn of agenda kunt visualiseren. 

3. Duidelijke volgende stappen

Om snel aan de slag te kunnen, hebben teams een duidelijk actieplan nodig. Daarom zijn vooraf gedefinieerde vervolgstappen een essentieel onderdeel van elk projectintakeproces. Ze geven werknemers een gestandaardiseerde aanpak om elk type aanvraag aan te pakken, van blogposts tot productfuncties. 

Om de volgende stappen te definiëren, moet je elk type aanvraag dat je team behandelt in overweging nemen. Stel jezelf voor elk van hen de volgende vragen: 

• Welke taken moeten er gebeuren om deze aanvraag te voltooien? 

• In welke volgorde moeten deze taken plaatsvinden? 

• Zijn er afhankelijkheden (taken die niet gestart kunnen worden totdat een andere taak voltooid is)? 

• Hoe lang duurt elke taak? 

• Wie is de beste persoon om elke taak te voltooien?

Bouw vervolgens een workbackschema voor elk aanvraagtype, inclusief elke taak (in volgorde), hoe lang het moet duren en aan wie het moet worden toegewezen. Je bouwt in feite een vooraf gedefinieerde projecttijdlijn voor elk type aanvraag. Zo kunnen de volgende stappen er bijvoorbeeld uitzien voor een marketing-e-book. 

• Dag 1: De toegewezen schrijver stelt een publicatiedatum in voor het e-book, afhankelijk van hoe lang elke processtap zal duren. 

• Dag 2-3: De schrijver maakt een overzicht. 

• Dag 4: Een bewerker beoordeelt de outline en geeft feedback. 

• Dag 5-8: de schrijver herziet de schets en schrijft een eerste versie. 

• Dag 9: De bewerker beoordeelt het eerste concept en geeft feedback. 

• Dag 10: de schrijver reviseert het concept. 

• Dag 11: De bewerker en een PMM-partner beoordelen het definitieve concept. 

• Dag 11: Een projectmanager dient het definitieve concept in bij het ontwerpteam.

• Dag 11-14: Het ontwerpteam maakt visuele middelen voor het e-book. 

• Dag 11: de projectmanager dient een aanvraag in bij het webteam om een gated landingspagina voor het e-book te maken. 

• Dag 15: De schrijver en bewerker beoordelen het definitieve ontwerp. 

• Dag 16: Het webteam maakt de landingspagina en publiceert deze. 

Er moeten veel dingen gebeuren om dit e-book te publiceren. Sommige taken moeten in een specifieke volgorde gebeuren en sommige kunnen tegelijkertijd gebeuren. Door de workflow voor het e-book van tevoren te definiëren, help je je team meteen met het starten van aanvragen - zonder tijd te verspillen aan het uitzoeken wie wat moet doen. Dit helpt je team ook om voor elk e-book hetzelfde gestandaardiseerde proces te volgen, waardoor elke keer een resultaat van hoge kwaliteit wordt gegarandeerd. 

3 manieren om je ondernemingsprojectbeheer te transformeren

Bekijk een live demo en Q&A-sessie om je te helpen het stellen van doelen te stroomlijnen, de jaarplanning te versnellen en de manier waarop teams strategisch werk opnemen te automatiseren.

De webinar bekijken

Voorbeeld van een projectintakeproces

Hier is een voorbeeld om deze ideeën in context te plaatsen. Stel je voor dat je in een agile team zit dat nieuwe functieverzoeken afhandelt. Zo zou je projectintakeproces eruit kunnen zien: 

1. Een projectinitiator voltooit een projectintakeformulier, waarin wordt beschreven wat de functie moet bevatten, waarom deze moet worden gemaakt en wanneer deze moet worden voltooid. 

2. Een project management office (PMO) beoordeelt het projectaanvraagformulier en voert een eerste beoordeling uit om de wenselijkheid, levensvatbaarheid en haalbaarheid van het maken van de nieuwe functie te bepalen. 

3. Op basis van hun beoordeling keurt de PMO de aanvraag goed of af en kent een prioriteitsscore toe. 

4. De PMO voegt de aanvraag toe aan de Product-backlog van het engineeringteam en plant deze volgens de prioriteitsscore. 

5. Er wordt een kickoff-vergadering bijeengeroepen. 

6. Een projectmanager gebruikt informatie uit het projectintakeformulier en de kickoff-vergadering om een projectvoorstel te voltooien. Ze baseren dit projectvoorstel op een reeks vooraf gedefinieerde basisstappen voor elke lancering van een nieuwe functie. 

7. Een senior belanghebbende keurt het voorstel goed of stuurt het terug voor meer werk. 

8. De projectmanager maakt op basis van het voorstel een gedetailleerder projectplan. 

9. De projectmanager wijst middelen toe, wijst taken toe en stelt een lanceringsdatum vast. 

10. Het projectteam begint met het werk. 

Een projectintakeproces maken

Het creëren van een succesvol intakeproces vanaf nul - of zelfs het optimaliseren van je bestaande - kan een uitdaging zijn. Hier is een stapsgewijze handleiding om je op weg te helpen.

1. Bepaal rollen en verantwoordelijkheden

De eerste stap is om duidelijk te definiëren wie er bij het proces betrokken is en wat hun rol is. Dit omvat het identificeren van de proceseigenaar, die toezicht houdt op het hele intakeproces; de personen of teams die verantwoordelijk zijn voor het indienen van aanvragen; de besluitvormers die deze aanvragen goedkeuren; en de projecteigenaren en teamleden die belast zijn met het triëren van werk om ervoor te zorgen dat het aansluit bij strategische prioriteiten. Het vooraf verduidelijken van deze rollen voorkomt verwarring en zorgt voor verantwoordelijkheid tijdens het hele proces.

2. Definieer hoe aanvragen worden goedgekeurd en geprioriteerd

Stel een goedkeuringsproces en besluitvormingsproces op voor hoe de belangrijkste belanghebbenden binnenkomende projectaanvragen moeten evalueren. Je kunt bijvoorbeeld statistieken zoals projectgrootte, impact, hoeveelheid vereist werk, beschikbare middelen of strategisch belang overwegen bij het bepalen hoe belangrijk elke projectaanvraag is. Je kunt ook een prioriteringsraamwerk ontwikkelen om aanvragen te rangschikken, zodat middelen worden toegewezen aan initiatieven die de grootste waarde bieden of het meest in overeenstemming zijn met de organisatiedoelen.

3. Documenteer en standaardiseer je workflow

Maak een gestandaardiseerde workflow die elke stap van het intakeproces beschrijft, van indiening tot uiteindelijke levering. Deze documentatie moet rollen en verantwoordelijkheden bevatten, criteria voor het evalueren van aanvragen, je indieningsformulier en elke stap die nodig is om een project te prioriteren en te voltooien. Een standaard intakeproces zorgt voor consistentie, vermindert fouten en stroomlijnt het proces.

4. Centraliseer je proces

Breng vervolgens je hele intakeproces samen in één gecentraliseerd systeem of platform. Je kunt bijvoorbeeld een werkbeheertool gebruiken om aanvragen op één centrale locatie vast te leggen, te prioriteren en op te volgen. Vooral bij grotere bedrijven is centralisatie essentieel om aanvragen effectief te beheren, de voortgang bij te houden en de zichtbaarheid in alle projecten te behouden.

5. Identificeer tools om dingen sneller te maken

Maak gebruik van technologie om delen van het intakeproces te automatiseren en te versnellen. Dit kan het gebruik van sjablonen voor projectaanvragen omvatten, automatiseringen om aanvragen naar de juiste goedkeurders te leiden en formulieren om inzendingen te standaardiseren. Deze tools verminderen handmatig werk, verhogen de efficiëntie en leggen vanaf het begin alle benodigde informatie vast. 

6. Communiceer het proces

Zorg er ten slotte voor dat alle betrokkenen het intakeproces begrijpen, hun rollen erin en hoe ze alle tools of platforms die ermee verbonden zijn, kunnen gebruiken. Dit kan trainingssessies, schriftelijke handleidingen of demovideo's omvatten. Duidelijke communicatie voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat het proces soepel verloopt.

Til je intakeproces naar een hoger niveau

Met deze tips kun je van je projectintakeproces een goed geoliede machine maken. Om je workflows nog meer te stroomlijnen, leer je nu dat experts Asana gebruiken om slimmere, schaalbare bedrijfsprocessen te bouwen. 

3 manieren om je ondernemingsprojectbeheer te transformeren

Bekijk een live demo en Q&A-sessie om je te helpen het stellen van doelen te stroomlijnen, de jaarplanning te versnellen en de manier waarop teams strategisch werk opnemen te automatiseren.

De webinar bekijken