Prioriteitsmatrix: hoe je identificeert wat belangrijk is en meer gedaan krijgt

Projectmanagers moeten veel vaardigheden hebben om teams en projecten op schema te houden. Met zoveel bewegende delen is een van de moeilijkste taken weten wat je eerst moet aanpakken. Als een teamlid twee klanten heeft met projecten met een hoge prioriteit, hoe kun je hem dan helpen prioriteiten te stellen en succesvol te blijven?

Een prioriteitenmatrix kan je helpen je takenlijst te sorteren op zaken als urgentie, belangrijkheid of impact. In dit artikel bespreken we verschillende soorten prioriteitsmatrixen en leggen we uit hoe je ze kunt gebruiken om meer te bereiken op het werk.

Wat is een prioriteitenmatrix?

Een prioriteitenmatrix - ook wel bekend als een prioriteringsmatrix - sorteert taken of projecten op een gedefinieerde reeks variabelen. Prioriteitsmatrixen kunnen eenvoudig of complex zijn en kunnen overal tussen de vier kwadranten en 20 rijen of kolommen bevatten. 

Complexe prioriteitsmatrixen zijn nauwkeuriger omdat ze meer kolommen en rijen bieden om precies te bepalen welke taak het belangrijkst is. Het nadeel van complexe prioriteitsmatrixen is dat ze het stellen van prioriteiten iets moeilijker kunnen maken. Het doel van het in kaart brengen van je taken in een prioriteitenmatrix is om met een duidelijk actieplan weg te lopen.

In een prioriteitenmatrix met vier kwadranten kan je taak in vier categorieën vallen. Je kwadranten kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Grote impact en hoge inzet

• Grote impact en geringe inzet

• Lage impact en hoge inzet

• Lage impact en lage inzet

Door je taken langs een prioriteitenmatrix in kaart te brengen, kun je bepalen hoe en wanneer je elke taak aanpakt.

Prioriteitenmatrix versus Eisenhower-matrix

Sommige mensen gebruiken deze termen door elkaar, maar een prioriteitenmatrix is een breder raamwerk dat veelzijdiger is dan het Eisenhower-matrixmodel. De Eisenhower-matrix is een eenvoudige prioriteitenmatrix die gericht is op tijdbeheer. Het brengt taken in kaart langs een raster op basis van hun urgentie en belangrijkheid.

Wanneer je de Eisenhower-prioriteitenmatrix gebruikt, sorteer je taken op:

• Doen

• Planning

• Delegeren

• verwijderen

In een actie-georiënteerde prioriteitenmatrix sorteer je taken op:

• Onderzoeken

• Doorgaan

• Vermijden

• Overwegen

Wanneer gebruik je een prioriteitenmatrix?

Prioriteitsmatrixen zijn handig wanneer je een snelle oplossing nodig hebt om belangrijke initiatieven te sorteren en te prioriteren. Een prioriteitenmatrix helpt je niet om complexe berekeningen op te lossen of daadwerkelijk datagestuurde beslissingen te nemen, maar het helpt je wel om een kaart te maken om dingen gedaan te krijgen.

Haal de prioriteitenmatrix tevoorschijn wanneer je:

• Taken of projecten prioriteren 

• Je tijd beheren

• Je team op één lijn brengen

De prioriteitenmatrix kan nuttig zijn bij het in kaart brengen van werkplanningen of workflows. Het kan ook helpen bij het oplossen van conflicten, omdat het soms moeilijk is voor teams om te beslissen aan welke projecten of taken ze eerst moeten werken. Wanneer je team verschillende opties naast elkaar moet afwegen, kan een vergelijkingsgrafieksjabloon helpen bij het organiseren van functies, prijzen of workflows voordat je taken in een prioriteitenmatrix sorteert.

Een prioriteitenmatrix gebruiken

De prioriteitenmatrix is een veelzijdig hulpmiddel en je kunt het in verschillende situaties gebruiken. Of je nu je eigen taken sorteert of teamprojecten beheert, de onderstaande stappen zullen je op weg helpen naar succes.

1. Maak een takenlijst

Het eerste wat je moet doen bij het gebruik van een prioriteitenmatrix is een lijst maken van dingen die prioriteit moeten krijgen. Dit lijkt misschien een voor de hand liggende stap, maar veel mensen nemen niet de tijd om hun takenlijst te definiëren. Door de belangrijke taken die je voor je hebt op te schrijven, kun je ze gemakkelijker sorteren en in kaart brengen. 

Je takenlijst kan het volgende bevatten:

• Taken

• Projecten

• Teamvergaderingen

• Klantgesprekken

• Trainingen

• Persoonlijke klusjes

Je kunt aparte lijsten maken voor interne en externe werkverplichtingen (bijvoorbeeld alleen voor het team en voor de klant). Je kunt ook persoonlijke en professionele items gescheiden houden. Het kan echter nuttig zijn om te zien hoe al je taken in elkaar passen.

2. Identificeer je variabelen

Zodra je de reikwijdte van je takenlijst kent, bepaal je de variabelen om je items te meten. Om deze variabelen te identificeren, vraag je jezelf af: welke kwaliteiten zou een taak moeten hebben om bovenaan mijn takenlijst te staan?

Je antwoorden kunnen zijn:

• Het is belangrijk

• Het heeft veel impact

• Het vereist veel tijd

• Het vereist veel inzet

• De deadline nadert

Kies vervolgens twee van deze kwaliteiten om je taken te meten. Je kunt bijvoorbeeld besluiten dat deadlines (met andere woorden, urgentie) en inzet de variabelen zijn die van toepassing zijn op de meeste van je projecten.

3. Maak je matrix

Voordat je je prioriteitenmatrix maakt, moet je beslissen of je wilt dat deze eenvoudig of complex is. Beide matrices meten je taken aan de hand van de twee variabelen die je hebt gekozen, maar een complexe matrix kan je helpen om preciezer te worden over hoe urgent je taken zijn en hoeveel inzet ze kosten om ze te voltooien.

Als je een complexe prioriteitenmatrix kiest, heb je misschien vijf kolommen en vijf rijen versus het standaard één-kwadrant-systeem van een eenvoudige matrix. Geef je kolommen en rijen labels zodat je weet waar je je taken moet plaatsen op basis van hun niveau. Je kunt bijvoorbeeld urgentie- en inzetniveaus toewijzen van hoog naar laag:

Urgentie:

• Vereist (5)

• Aanzienlijk (4)

• Matig (3)

• Klein (2)

• Laag (1)

Inzet:

• Zeer hoog (5)

• Hoog (4)

• Gemiddeld (3)

• Laag (2)

• Zeer laag (1)

Het is ook handig om numerieke waarden toe te wijzen aan elk variabeleniveau. Op die manier kun je de bijbehorende nummers vermenigvuldigen om het prioriteitsniveau van je taak in het raster te vinden. Zodra elk van je taken een nummer heeft, kun je je taken dienovereenkomstig rangschikken. Een taak die bijvoorbeeld 'vereist' urgentie en 'gemiddelde' inzet heeft, zou een prioriteitsniveau van 15 hebben.

4. Plaats taken in de matrix

Het plaatsen van taken in de prioriteitenmatrix zal enige subjectieve besluitvorming met zich meebrengen. Omdat deze tool een snelle oplossing is om dingen gedaan te krijgen, moet je vertrouwen op ervaring en achtergrondkennis als oordeel. Plaats taken in de juiste volgorde langs de matrix volgens de variabelen die je hebt geselecteerd.

Als je twee projecten hebt die qua urgentie of hoge inzet aan elkaar lijken te zijn gekoppeld, duik dan dieper totdat je een reden vindt om de ene boven de andere te prioriteren. Dit is waar andere variabelen een rol kunnen spelen. Beide taken kunnen bijvoorbeeld urgent zijn, maar de ene taak kan voorrang krijgen op de andere als deze zowel urgent als impactvoller is dan de andere. 

5. Een actieplan maken

Zodra je al je taken in je prioriteitenmatrix hebt geplaatst, zou je in staat moeten zijn om dingen duidelijker te visualiseren. De matrix laat je zien welke taken je eerst moet voltooien en voor welke taken je meer tijd hebt. Hoewel dit een goed startpunt is, is de beste manier om je prioriteitenmatrix uit te breiden het maken van een actieplan. 

Een actieplan doet meer dan je laten zien welke taken je eerst moet voltooien - het helpt je precies te schetsen hoe je je doelen zult bereiken. Om een actieplan te maken met behulp van de taken uit je prioriteitenmatrix, moet je:

1. SMART-doelen stellen

2. Middelen toewijzen

3. Deadlines en mijlpalen maken

4. Je plan waar nodig controleren en herzien

Gebruik taakbeheersoftware om je actieplan te stroomlijnen in een central source of truth. Op die manier kun je items met je team communiceren en bijhouden.

Voorbeeld prioriteitenmatrix

We hebben hierboven een vergelijking getoond tussen een eenvoudige en een complexe prioriteitenmatrix. Hier is een voorbeeld van een complexe prioriteitenmatrix met urgentie en inzet als twee meetvariabelen. Numerieke waarden en kleuren zijn inbegrepen om de taken gemakkelijk te sorteren.

De oorspronkelijke takenlijst voor deze matrix zag er misschien als volgt uit:

• Teamworkshop plannen

• Budgetvoorstel voor klant A voltooien

• Nieuwe werknemer onboarden

• Prestatiebeoordelingen naar het afdelingshoofd sturen

• Een e-book schrijven voor de bedrijfswebsite

• Whitepaper voor klant B bewerken

• Nieuwe wervingsdocumenten ondertekenen

Een geprioriteerde versie van de takenlijst zou er als volgt uitzien:

• Budgetvoorstel voor klant A voltooien (20)

• Nieuwe werknemer onboarden (15)

• E-book schrijven voor bedrijfswebsite (15)

• Whitepaper voor klant B bewerken (12)

• Prestatiebeoordelingen naar het afdelingshoofd sturen (10)

• Documenten voor nieuwe werknemer ondertekenen (8)

• Teamworkshop plannen (6)

Het onboarden van een nieuwe werknemer en het schrijven van een e-book voor de bedrijfswebsite hebben beide een prioriteitsniveau van 15. Het onboarden van een nieuwe werknemer zou uiteindelijk als eerste op de takenlijst komen te staan, omdat het urgenter is dan het schrijven van het e-book. Urgentie is vaak de belangrijkste variabele in de prioriteitenmatrix.

Koppel je prioriteitenmatrix aan een taakbeheertool

Het gebruik van de prioriteitenmatrix om je taken te sorteren is een belangrijke stap, maar slechts de eerste. Nu je weet wat je eerst moet doen, is het tijd om aan de slag te gaan. Wanneer je je prioriteitenmatrix koppelt aan een taakbeheertool, voel je je van begin tot eind ondersteund door je workflow. Naast het beheersen van projectprioritering, kun je met Asana taken bijhouden, subtaken delegeren en deadlines instellen om ervoor te zorgen dat projecten op tijd klaar zijn.