Prioritization matrix

Het is niet altijd gemakkelijk om te weten hoe je taken moet aanpakken. Waar moet je beginnen? Hoe kun je ervoor zorgen dat je je eerst concentreert op belangrijke taken? Deze vragen (onder andere) zullen waarschijnlijk naar voren komen wanneer je taken prioriteert - als je niet weet hoe je ze moet beantwoorden, zou je uiteindelijk tijd kunnen verspillen aan het verkeerde werk. 

Een prioriteitenmatrixsjabloon kan helpen je besluitvorming te stroomlijnen. Door er een te maken in Asana, kun je taken eenvoudig organiseren op inzet en bedrijfsimpact - en een actieplan maken dat je belangrijkste werk prioriteert. 

Wat is een prioriteringsmatrix?

Een prioriteringsmatrix (ook wel 'prioriteitenmatrix' genoemd) is een taakbeheertool die wordt gebruikt om taken te categoriseren op impact en inzet. Door je de bedrijfsimpact en de totale vereiste inzet van elke taak te laten zien, helpt een prioriteitenmatrix je te bepalen welke items je eerst moet aanpakken, zodat je er zeker van kunt zijn dat je je altijd op het juiste werk concentreert.

Prioriteringsmatrixen kunnen eenvoudig of complex zijn, afhankelijk van het aantal taken. Een basis prioriteitenmatrix kan worden opgesplitst in de volgende categorieën:

• Werk met een hoge impact en lage inzet: doe het nu

• Werk met hoge impact en hoge inzet: doe het volgende 

• Werk met lage impact en lage inzet: doe later 

• Werk met lage impact en hoge inzet: niet doen 

Als je niet zeker weet welke taak je eerst moet aanpakken - of waar het werk in een schema moet passen - helpt een prioriteringsmatrix je om een actieplan te bepalen.  

Wat is een prioriteitsmatrixsjabloon?

Een prioriteitenmatrix-sjabloon is een herbruikbaar hulpmiddel waarmee je snel prioriteiten kunt stellen voor je Takenlijst. Omdat het sjabloon kan worden gedupliceerd, hoef je geen tijd te verspillen aan het opnieuw maken van een nieuw sjabloon aan het begin van elke dag, week of maand. Kopieer in plaats daarvan gewoon het sjabloon, voeg je taken toe en begin met prioriteren. 

Wat zijn de voordelen van een prioriteringsmatrixsjabloon?

Een digitaal prioriteitenmatrixsjabloon maakt het je gemakkelijk om je werk te prioriteren op basis van impact en inzet. In combinatie met functies zoals kleurgecodeerde aangepaste labels en verschillende weergaven, maakt een prioriteitenmatrixsjabloon het je gemakkelijk om te zien wat er daarna komt.

Met een digitaal prioriteringsmatrixsjabloon kun je:

• Het werk met de grootste impact voor je team en organisatie bepalen.

• Gemakkelijk taken toevoegen aan je matrix en taken naar verschillende secties slepen en neerzetten wanneer prioriteiten veranderen. 

• Ervoor zorgen dat je middelen correct toewijst en je concentreert op het werk dat het meeste bedrijfsvoordeel oplevert. 

• Het voorbereidende werk van het maken van een sjabloon elke dag of week vanaf nul verwijderen.  

• Je matrix delen met projectbelanghebbenden, zodat iedereen op dezelfde lijn zit met hoe je werk prioriteert.

• Startdatums instellen voor taken die je hebt gedeprioriteerd. 

• Teamleden toewijzen om geprioriteerd werk te delegeren. 

• Een herhaalbaar raamwerk maken voor andere teams, zodat iedereen in de organisatie prioriteit kan geven aan het werk met de grootste impact.

Hoe gebruik je een prioriteitstellingsmatrix-sjabloon?

Een eenvoudig prioriteringsmatrixsjabloon helpt je een actieplan te maken op basis van het niveau van inzet dat nodig is voor elke taak en de impact die de taak zal hebben op het bedrijf.

Voeg om te beginnen twee aangepaste labels toe aan het sjabloon: één voor de inzet die nodig is om elke taak te voltooien en één voor de impact die de voltooiing van de taak op het bedrijf zal hebben. Dit kan er als volgt uitzien:

• Grote impact en geringe inzet

• Grote impact en hoge inzet 

• Lage impact en lage inzet 

• Lage impact en hoge inzet 

Maak vervolgens secties in je sjabloon die de aanbevolen actie voor elke taak aangeven op basis van de inzet en impact. Bijvoorbeeld:

• Nu doen: deze sectie is voor taken met een hoge impact en weinig inzet die het bedrijf enorm ten goede komen zonder veel van je tijd in beslag te nemen. Bijvoorbeeld het ondertekenen voor nieuwe werknemers.

• Doe vervolgens: deze sectie is voor taken met een hoge impact en hoge inzet - taken die veel tijd kosten, maar ook erg belangrijk zijn voor het bedrijf. Bijvoorbeeld het maken van een voorstel voor een klantstrategie.

• Later doen: deze sectie is voor werk met een lage impact en een lage inzet, dat wil zeggen werk dat niet zo'n impact heeft op de organisatie, maar dat nog steeds de moeite waard is om te doen omdat het ook niet veel tijd kost. Bijvoorbeeld het organiseren van je klantencontactlijst.

• Niet doen: deze sectie is voor werk met een lage impact en een hoge inzet - werk dat niet veel impact heeft op het bedrijf en veel van je tijd in beslag neemt. Bijvoorbeeld het opnieuw proeflezen van een strategisch berichtendocument dat al is goedgekeurd door de creatieve afdeling.  

Zodra je je sjabloon hebt voorbereid met deze aangepaste labels en secties, is het gemakkelijk te gebruiken. Volg gewoon deze stappen:

1. Maak een kopie van je basissjabloon voor een prioriteitenmatrix.

2. Geef je sjabloon een andere naam (bijvoorbeeld 'Prioriteringsmatrix voor de week van 9 januari').

3. Voeg alle geschikte taken toe aan het sjabloon. 

4. Wijs aangepaste labels toe aan elke taak die de inzet en impact aangeven. 

5. Afgebroken en zet je taken neer in de juiste sectie (nu doen, vervolgens doen, later doen, niet doen). 

6. Voeg startdatums en teamleden toe aan elke taak, indien van toepassing. 

De geïntegreerde functies en apps van Asana 

Asana integreert eenvoudig met je bestaande bedrijfstools om samenwerking tussen teams te vergemakkelijken. Bovendien kun je met onze geïntegreerde functies, zoals aangepaste velden en meerdere projectweergaven, het prioriteitstellingsmatrix-sjabloon aanpassen aan je specifieke behoeften.

Geïntegreerde functies

1. Bordweergave. Bordweergave is een weergave in Kanbanbord-stijl die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag Inzichten in de stand van zaken van je project.

2. Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

3. Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak vervalt, maar ook weten wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die elke taak in beslag moet nemen. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

4. Taken toevoegen aan meerdere projecten. Werk is van nature cross-functional. Teams moeten effectief overheen verschillende afdelingen kunnen werken. Maar als elke Afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzuild het. Asana maakt het gemakkelijk om taken overheen meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit zorgt niet alleen dat dubbel werk vermindert en de cross-team zichtbaarheid vergroot. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie waaraan werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

1. Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack. 

2. Google Werkplaats. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Google Werkplaats-bestandenkiezer, die geïntegreerd is in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

3. Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken. 

4. Outlook. Terwijl actiepunten via e-mail binnenkomen, zoals het beoordelen van werk van je agentschap of een aanvraag voor het ontwerp van assets van een partner, kun je nu taken in Asana voor ze maken, rechtstreeks vanuit Outlook. Vervolgens kun je de nieuwe taak aan jezelf of een teamgenoot toewijzen, een vervaldatum instellen, en ze toevoegen aan een project zodat ze verbonden is met ander relevant werk. 

Veelgestelde vragen