Zo gebruikt Asana werkbeheer om projectintakeprocessen te stroomlijnen

Voor Jana Beiswenger, Head of Business Program Management bij Asana, is werkintake enorm cross-functional. Haar team richt zich op bedrijfstransformatie - met andere woorden, Asana een effectievere organisatie maken. Om dat te doen, moet ze teams afstemmen op de juiste strategische programma's en ervoor zorgen dat Asana genoeg middelen heeft om bedrijfskritische doelen te bereiken.

"Mijn rol gaat over het creëren van de juiste focus op een holistische manier, zodat we als een team kunnen presteren. Want als we samenwerken, leveren we over het algemeen betere resultaten op", zegt Beiswenger. 

Projectintake is een belangrijk onderdeel van het afstemmen van teams. "Je hebt een intakeproces nodig omdat je pool van middelen eindig is, of het nu gaat om tijd, budget of mensen", zegt Beiswenger. Teams hebben steun van anderen nodig om hun doelen te bereiken, maar je kunt niet zomaar een heleboel aanvragen doen en meteen actie verwachten. Dit kan afleiden van grotere, belangrijkere doelen. In plaats daarvan stelt een projectintakeproces teams in staat om:

1. Besluitvormers te laten bepalen wat wel of niet een prioriteit is. 

2. Nieuw werk in kaart brengen en bepalen welke middelen nodig zijn. 

3. De volgende stappen te starten, de voortgang te volgen en te itereren. 

Projectintake bij Asana

Asana heeft twee hoofdtypen projectintake: 

1. Intake op hoog niveau tijdens jaarlijkse planning

2. Ad hoc intake gedurende het hele jaar 

Tijdens de jaarlijkse planning is intake een veel meer collaboratief proces. Beiswenger coördineert met belanghebbenden om een plan af te stemmen dat de bedrijfsdoelstellingen ondersteunt, helpt bij het stellen van prioriteiten, zodat we de juiste initiatieven aanpakken op basis van de verwachte impact, en zorgt ervoor dat we de middelen hebben die we nodig hebben om onze doelen te bereiken. "Het is een beetje zoals Tetris," zegt ze. 

Maar ondanks de best gemaakte plannen komen er het hele jaar door altijd ad hoc aanvragen binnen. Hiervoor vertrouwen Asana-teams op meer formele, gestructureerde intakeprocessen. Het doel van deze processen is om de bedrijfsimpact van aanvragen te beoordelen en te bepalen hoe (en of) we middelen kunnen verschuiven om ze in te passen en welke afwegingen er eventueel moeten worden gemaakt om prioriteiten te verschuiven. 

Wanneer we samen uitvoeren, leveren we over het algemeen betere resultaten op.”

Zo stroomlijnen de operationele en PMO-teams van Asana de intakeprocessen om belanghebbenden op één lijn te houden en bedrijfskritisch werk te prioriteren. 

Bekijk Asana in actie

Met Asana kunnen operationele teams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.

Demo bekijken

1. Aanvragen prioriteren en middelen toewijzen

Het team van Beiswenger coördineert nieuwe projectaanvragen vanuit het hele bedrijf. Dit is een zorgvuldige jongleeract waarbij ze eerst de prioriteiten van het bedrijf moeten vastleggen en begrijpen en vervolgens die informatie moeten gebruiken om aanvragen objectief te beoordelen. 

Het Enterprise Technology-team van Asana gebruikt bijvoorbeeld een formulier en een gestructureerd intake-project om het hele jaar door ad-hocaanvragen te beheren. "Met een formulier kun je ongestructureerde gegevens nemen en deze omzetten in gestructureerde gegevens", zegt Beiswenger. Dit geeft teams de informatie die ze vooraf nodig hebben, zodat ze nieuwe projecten kunnen evalueren op basis van objectieve criteria zoals: 

• Draagt de aanvraag bij aan een groei- of retentiedoelstelling?

• Zal het de algehele klantervaring verbeteren? 

• Is het belangrijk voor het algemene gegevensbeheer? 

• Lost het een beveiligingsprobleem op?

• Wat is de reikwijdte van de aanvraag? 

• Hoeveel tijd, budget en personeel vereist de aanvraag? 

Deze gestandaardiseerde gegevens helpen teams om aanvragen te vergelijken en ze te prioriteren ten opzichte van bestaande bedrijfsprioriteiten - die al in Asana zijn vastgelegd. Als gevolg daarvan is de kans groter dat ze de beste beslissing nemen voor het bedrijf, omdat ze alle informatie die ze nodig hebben op één plek hebben. 

2. Dagelijks aanvraagbeheer

Het beheren van projectintake vereist veel dagelijks onderhoud, zoals het toewijzen van werk, het opvolgen en het delen van statusupdates. Dit kan veel tijd kosten, maar de automatiseringsfuncties van Asana helpen Beiswenger om tijdens het hele proces hands-off te blijven. Hierdoor kan ze zich concentreren op de coördinatie van het grote geheel in plaats van op handmatige en repetitieve taken. 

Beiswenger gebruikt bijvoorbeeld bundels om intakeprocessen in de hele organisatie te maken, toe te passen en bij te werken - allemaal op één plek. Een bundel is een verzameling workflowfuncties die je op veel verschillende projecten kunt toepassen. Een bundel kan bijvoorbeeld projectsecties, aangepaste velden om toe te voegen, regels om toe te passen en taaksjablonen om te gebruiken specificeren. 

Met deze functionaliteit kan Beiswenger intake-workflows tussen teams standaardiseren, zodat iedereen op één lijn zit over hoe projecten moeten worden gesorteerd en geprioriteerd. Ze kan bijvoorbeeld bundels gebruiken om de volgende stappen voor een P0- versus P1-aanvraag te standaardiseren, ongeacht wie deze heeft ingediend of waar deze vandaan komt. En door te specificeren hoe werk moet worden gecategoriseerd en gelabeld, helpen bundels teams ook om dezelfde definities te gebruiken in verschillende projecten, zoals het verschil in middelenvereisten als een aanvraag klein, gemiddeld of groot is.

"Met bundels hoef ik niet in de weer te zijn met het dagelijkse beheer van iedereen," zegt Beiswenger. Met slechts een paar klikken kan ze eenvoudig processen bewerken om veranderende bedrijfsbehoeften te ondersteunen en die wijzigingen vervolgens onmiddellijk toepassen op alle relevante intake-workflows. 

3. Zichtbaarheid krijgen en teams op elkaar afstemmen

Zichtbaarheid is essentieel voor het werk van Beiswenger. Haar team moet de bedrijfsprioriteiten op hoog niveau begrijpen, die prioriteiten aan belanghebbenden communiceren en leiders helpen de status en voortgang van aanvragen te volgen. Gelukkig is dit geen probleem. Omdat bedrijfsprioriteiten, routekaarten en programma-aanvragen allemaal in Asana worden vastgelegd, kunnen teams de informatie die ze nodig hebben zelf bedienen zonder te hoeven graven.

Asana-portfolio's zijn één manier waarop Beiswenger deze zichtbaarheid biedt. Met portfolio's kunnen haar team en hun belanghebbenden belangrijke initiatieven in één oogopslag volgen en vervolgens indien nodig dieper ingaan voor meer informatie. Ze bieden de momentopname op hoog niveau die leiders nodig hebben, terwijl portfolio-dashboards automatisch gegevens samenvatten zoals bestede tijd, risico's, beschikbaar budget, voortgang en meer over projecten. Hierdoor kan het team van Beiswenger zien welke projecten op schema liggen en welke geen resultaten behalen, en vervolgens de middelen aanpassen en de koers corrigeren in realtime. Als gevolg hiervan kunnen ze aanvragen op schema houden en ervoor zorgen dat bedrijfsmiddelen efficiënt worden besteed. 

Zet aanvragen om in actie met Asana

Door al het werk in één platform vast te leggen, kunnen de operations- en PMO-teams van Asana aanvragen op één plek bijhouden en opvolgen. Dit geeft belanghebbenden de zichtbaarheid die ze nodig hebben om snel te bewegen en de belangrijkste projecten te prioriteren. 

Ontdek hoe je team duidelijke workflows en razendsnelle automatiseringen kan gebruiken om sneller meer gedaan te krijgen.

Bekijk Asana in actie

Met Asana kunnen operationele teams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.

Demo bekijken