Budgetvoorstelsjablonen: 5 stappen om financiering te krijgen

Als je een idee hebt voor een nieuw project, heb je de juiste mensen aan boord nodig om het tot leven te brengen. Hoewel je teamleden de deliverables kunnen maken, kunnen projecten vaak niet verder gaan zonder financiering - waarvoor goedkeuringen nodig zijn.

Om je budget goedgekeurd te krijgen, moet je je budgetvoorstel in het beste licht aan anderen presenteren. Dit betekent dat je je projectidee moet onderzoeken en vooruit moet plannen. Houd er rekening mee dat belanghebbenden je geprojecteerde uitgaven nauwlettend in de gaten zullen houden, omdat de voordelen van het project op moeten wegen tegen de kosten. 

In dit artikel bespreken we hoe je een gedetailleerd budgetvoorstel kunt maken. Een sterk projectbudgetvoorstel kan de beslissende factor zijn of je projectinitiatief werkelijkheid wordt of terug naar de tekentafel moet. Gebruik vervolgens ons gratis sjabloon om aan de slag te gaan.

Wat is een budgetvoorstel?

Een budgetvoorstel vat de geschatte kosten voor een aankomend project samen om financiering van projectbelanghebbenden te verkrijgen. Je budgetvoorstel splitst de kostenelementen op die bij je project horen. Dit laat belanghebbenden de voor- en/of nadelen zien van betrokkenheid.

De kosten die je in je budgetvoorstel opneemt, vallen waarschijnlijk in vier categorieën:

• Directe kosten: directe kosten zijn uitgaven die rechtstreeks verband houden met het project in kwestie. Deze kunnen bestaan uit arbeidskosten, uren van teamleden, software en de kosten van specifieke projectactiviteiten. 

• Indirecte kosten: indirecte kosten hebben niet direct betrekking op het project in kwestie. Deze items kunnen je helpen bij het uitvoeren van je project, maar ze kunnen ook helpen bij het runnen van het hele bedrijf. Indirecte kosten zijn meestal uitgaven zoals nutsvoorzieningen, verzekeringen, IT-services en serverkosten.

• Apparatuur en materialen: De sectie apparatuur en materialen is eigenlijk een subcategorie van directe kosten, omdat dit fysieke items zijn die je specifiek voor het project in kwestie nodig hebt. Omdat deze items echter uniek van aard zijn, krijgen ze hun eigen sectie in het budgetvoorstel.

• Reis- en andere kosten: een project kan reiskosten vereisen als er klanten bij betrokken zijn. Andere uitgaven kunnen bestaan uit training, belastingen en andere onverwachte of variabele kosten.

In dit artikel bespreken we hoe je een budgetvoorstel voor een project opstelt. Je kunt echter ook budgetvoorstellen gebruiken op bedrijfs- of campagneniveau.

Wat zijn de voordelen van een budgetvoorstel?

Een budgetvoorstel geeft een overzicht van de uitgaven die je maakt tijdens de uitvoering van het project. Een duidelijk budgetvoorstel kan je team en anderen die erbij betrokken zijn op de volgende manieren helpen:

• Creëert financiële transparantie: een budgetvoorstel biedt transparantie door financiën een open gespreksonderwerp te maken zodra je een projectidee ontwikkelt. Projecttransparantie verhoogt de teamproductiviteit omdat het teamleden laat zien hoe hun werk zich verhoudt tot het grotere geheel. Op dezelfde manier verbindt het zien van het projectbudget belanghebbenden met het interne werkproces.

• Toont projectwaarde en impact: budgetvoorstellen zijn een geweldige manier om je belanghebbenden een idee te geven van hoe het project waarde zal bieden voor je organisatie en voor de buitenwereld. Door te laten zien waar je geld aan uitgeeft - en waarom het belangrijk is om geld uit te geven aan een bepaald project of initiatief - presenteer je impliciet de validiteit van je projectideeën.

• Toont kostenefficiëntie: Een budgetvoorstel is een kans voor jou om onderzoek te doen en materialen, leveranciers of andere diensten te kiezen die mogelijk bij je product en doelmarkt passen. Door de kosten in elk gebied op te splitsen, kun je de kostenefficiëntie van je project aantonen. 

• Helpt bij het voorspellen van winst: als je project de aanmaak van een product of dienst omvat, kan een budgetvoorstel je helpen je verkoopprognose te delen. Je moet weten wat je van plan bent uit te geven aan een project, zodat je je netto-inkomsten kunt bepalen.

• Biedt mogelijkheid tot vergelijking: zodra het budgetvoorstel is voltooid, kunnen belanghebbenden het vergelijken met huidige en eerdere projecten om te beslissen of ze verder willen gaan. 

Hoewel het doel van een budgetvoorstel is om financiering of goedkeuringen te krijgen, kun je je budgetvoorstel ook gebruiken als een budgetplan of een budgetsjabloon voor wanneer het project werkelijkheid wordt. 

Een budgetvoorstelsjabloon maken

Je budgetvoorstelsjabloon is informatief voor belanghebbenden die het project mogelijk financieren, maar het is ook nuttig voor je interne team. Wanneer je bij de projectplanningsfase komt, kun je je budgetvoorstel gebruiken voor zaken als de bezettingsgraad van het team en de toewijzing van middelen. 

1. Beschrijf je projectdoelstellingen

Om je projectbudgetvoorstel te introduceren, begin je met een overzicht van je projectdoelstellingen. Door uit te leggen waar je project over gaat en welke doelen je hoopt te bereiken, kun je context geven voor je budgetvoorstel. Zonder context kunnen je potentiële belanghebbenden moeite hebben om te begrijpen wat - en waarom - je van plan bent om op bepaalde gebieden uit te geven.  

Je kunt een budgetvoorstel opnemen in een groter projectplan, maar budgetvoorstellen kunnen ook op zichzelf staan. Als een belanghebbende alleen een financieel belang heeft in je project, dan wil diegene misschien niet lezen over gedetailleerde projecttijdlijnen en workflows. Ze moeten echter het algemene doel van het project begrijpen om zich comfortabel te voelen bij het goedkeuren van je projectbudget.

2. Vat de kostenelementen samen

Nadat je kort je projectdoelstellingen hebt uitgelegd, voeg je een samenvatting van de kostenelementen toe. Je kostenelementen kunnen directe en indirecte kosten, apparatuur en materialen, reiskosten en diverse uitgaven omvatten.

Deze sectie is in wezen een inhoudsopgave en geeft een overzicht van de verschillende soorten kosten die je zult uitsplitsen. Elk budgetvoorstel moet een lijst met kostenelementen bevatten, zodat belanghebbenden een voorbeeld kunnen bekijken van de informatie die ze gaan lezen.

Afhankelijk van het projecttype en de branche waarin je je bevindt, kunnen je kostenelementen afwijken van de traditionele categorieën. SaaS-bedrijven hebben bijvoorbeeld niet veel fysieke apparatuur of materialen nodig, maar ze geven vaak geld uit aan zaken als online diensten, abonnementen, freelancers en software. Productiebedrijven investeren daarentegen vaak veel in machines en andere langetermijnapparatuur. Vat je kostenelementen samen op basis van je grootste uitgavencategorieën.

3. Splits de kosten op

Zodra je je kostenelementen op categorieniveau hebt vermeld, is het tijd om je kosten één voor één op te splitsen. Dit is je kans om dieper in de details te duiken en je belanghebbende een duidelijk beeld te geven van waar je het geld wilt uitgeven en waarom deze uitgaven nodig zijn.

Vermeld voor zowel directe als indirecte kosten de volgende details bij het uitsplitsen van je kosten: 

• Kostentype: vermeld het type kosten dat in elke categorie is opgenomen. Kostentypes kunnen teamloon, nutsvoorzieningen, serverkosten of specifieke projectkosten omvatten.

• Bedrag: leg uit wat de kosten zijn op het meest elementaire niveau. Je kunt bijvoorbeeld een teamlid hebben dat voor $ 25 per uur werkt. Als je teamleden met verschillende uurtarieven hebt, zet ze dan op aparte regels.

• Uren: als een van je uitgaven per uur plaatsvindt, vermeld dan het aantal uren dat aan die kosten is gekoppeld. Dit kan het aantal uren zijn dat een teamlid aan je project zal werken. Dit aantal kan variëren van 40 uur tot 1200 uur als je meerdere teamleden hebt die voor een langere periode aan een project werken.

• Kostentoelichting: geef in deze sectie aanvullende details over de kosten. Je kunt bijvoorbeeld uitleggen dat je vier teamleden aan het project laat werken, allemaal betaald tegen $ 25 per uur. Elk teamlid werkt 25 uur per week gedurende 12 weken, wat resulteert in 1200 uur werk.

• Totale kosten: bereken de totale kosten van elke uitgave over het hele project. Het kost je bijvoorbeeld € 30.000 om alle vier de teamleden te betalen voor 1200 uur werk. 

Apparatuur, reizen en diverse uitgaven verschillen niet zo veel van je directe en indirecte kosten. Maar omdat dit eerder fysieke items zijn, kun je gebieden toevoegen voor hoeveelheid en eenheidsprijs versus uren. Leg elke kost uit in je kostenspecificatie en geef de enkelvoudige en totale kosten voor elk item. Dit moet belanghebbenden een duidelijk idee geven van je projectbudget.

4. Geef een kostenoverzicht

Deze sectie is een snelle en eenvoudige blik op al je uitgaven. Belanghebbenden hebben een gespecificeerde lijst nodig van waar je van plan bent geld aan uit te geven, maar ze willen ook een sectie van je budgetvoorstel waarin de totale kosten worden verduidelijkt.

Sommigen willen misschien ook het document scannen en deze nummers snel eruit halen. Deze sectie maakt je totale budget duidelijk voor elk kostenelement, evenals het totale budget in zijn geheel.

5. Dien in voor goedkeuringen

Zodra je zeker bent van de budgetitems die je hebt vermeld, is het tijd om je budgetvoorstel in te dienen voor goedkeuringen. Voeg een handtekeninggebied toe aan de onderkant van je document, zodat belanghebbenden het document kunnen ondertekenen zodra ze het hebben goedgekeurd. 

Sjabloon en voorbeeld voor een budgetvoorstel

In het onderstaande voorbeeld van een budgetvoorstel zie je hoe twee teamleden de verwachte projectkosten voor een aanstaande social media-campagne organiseren. 

Dit budgetvoorstel vermeldt directe en indirecte kosten in verband met de campagne, inclusief zaken als teamloon en nutsvoorzieningen.

Dit is slechts een voorbeeld van hoe hun budgetvoorstel er in zijn geheel uit kan zien. Om je eigen budgetvoorstel te maken, download je hieronder een gratis sjabloon.

Houd je financiële doelen bij en deel ze met Asana

Een budgetvoorstel is een geweldige manier om een aankomend project te plannen. Maar om verder te gaan, heb je de juiste tools nodig. Met werkbeheersoftware kun je financiële doelen voor projecten en grotere initiatieven maken en deze volgen van initiatie tot voltooiing.

Naarmate je projecten uitbreiden en veranderen, kun je je budget aanpassen en je gegevens met anderen delen. Of je nu uitgaven beheert of vergaderingen leidt, je kunt het allemaal doen met Asana.