Benuttingsgraad: hoe je prestaties bijhoudt, berekent en verbetert

Je houdt waarschijnlijk verschillende successtatistieken bij om ervoor te zorgen dat projecten binnen het bereik blijven en de klanttevredenheid hoog blijft. Als je met klanten werkt, is een van deze successtatistieken waarschijnlijk gericht op factureerbare uren. Facturering van uren aan klanten is hoe bedrijven winst maken. Wanneer je de bezettingsgraad van je teamleden bijhoudt, kun je zien hoe de factureerbare uren en de bedrijfstijd overeenkomen. 

Teamleden kunnen niet voor elke taak uren factureren omdat sommige taken gericht zijn op interne activiteiten. De benuttingsgraad kan de beschikbare tijd van een teamlid voor winstgevend werk bepalen. In dit artikel leggen we uit hoe je benuttingsgraden kunt berekenen en bespreken we manieren om werk over werk te verminderen om deze tarieven voor je teamleden te verbeteren. 

Wat is de bezettingsgraad?

De bezettingsgraad is de maatstaf voor de beschikbare tijd die wordt gebruikt voor factureerbaar werk, uitgedrukt als een percentage. Je kunt de bezettingsgraad bepalen door het totale aantal gefactureerde uren van een teamlid te delen door het totale aantal uren dat hij beschikbaar heeft. Bijvoorbeeld: 

• Als een teamlid in één week 34 uur aan klanten factureert en hij of zij heeft 40 uur beschikbaar in de week, dan is de bezettingsgraad 0,85 of 85%.

Het belang van het bijhouden van de bezettingsgraad

Houd er rekening mee dat de bezettingsgraad van een teamlid nooit 100% zal bereiken, omdat hij of zij een deel van zijn of haar tijd aan intern werk moet besteden. Er moet een gezonde balans zijn in de werkweek van een teamlid tussen teamvergaderingen, telefoongesprekken, training en factureerbaar werk. 

Het doel van het berekenen en bijhouden van de bezettingsgraad is dus niet om 100% te bereiken, maar om het onnodige handmatige en dubbele werk te verminderen dat zoveel van onze werkdag in beslag neemt. Volgens de Anatomie van werk-index besteedt de gemiddelde kenniswerker 60% van zijn tijd aan werk over werk - dingen zoals het zoeken naar informatie, het najagen van goedkeuringen en het schakelen tussen apps. Door dit onnodige werk over werk te verminderen, kun je de bezettingsgraden in je team verhogen en meer tijd vrijmaken voor je teamleden om hun taken met een grote impact uit te voeren.

Hoe de bezettingsgraad te berekenen

Het bijhouden van de bezettingsgraad van teamleden geeft inzicht in de algehele winstgevendheid van je bedrijf. De formule voor de bezettingsgraad van één teamlid is eenvoudig genoeg, maar er zijn een handvol formules die je nodig hebt om de ideale cijfers van je bedrijf te berekenen.​​

1. Benuttingsgraadformule

Om de bezettingsgraad van een teamlid te berekenen, gebruik je de basisformule voor de bezettingsgraad: 

• Formule voor de bezettingsgraad: (totaal aantal factureerbare uren / totaal aantal beschikbare uren)

Als een teamlid bijvoorbeeld 32 uur van een 40-urige werkweek factureert, is de bezettingsgraad 0,80 of 80%.

De benuttingsgraden van teamleden verschillen op basis van functie en productiviteit, dus het berekenen van de benuttingsgraad van een individueel teamlid is niet voldoende. Zorg er in plaats daarvan voor dat je de benuttingsgraden voor alle teamleden bijhoudt om een nauwkeuriger beeld te krijgen van de prestaties van het bedrijf. 

Hoe het verminderen van werk over werk de bezettingsgraad van je team verhoogt

Als je benuttingsgraad laag is in teams en afdelingen, bekijk dan de tools, processen en verwachtingen die je in je bedrijf hebt. Een lage bezettingsgraad betekent dat teamleden het grootste deel van hun tijd besteden aan niet-factureerbaar werk. Waar besteden ze hun tijd aan? Veel werk over werk, zoals het schakelen tussen apps of handmatig werk, kan worden verminderd met de juiste tools en processen. 

We weten bijvoorbeeld dat de gemiddelde kenniswerker tot wel 25 keer per dag tussen 10 apps schakelt. Als je teamleden melden dat het schakelen tussen apps hun productiviteit vermindert en bijdraagt aan lage bezettingsgraden, zoek dan naar bedrijfstools die met elkaar integreren. Op die manier hebben teamleden alle informatie die ze nodig hebben om hun werk te voltooien binnen handbereik, in plaats van dat ze tussen tools moeten schakelen en kostbare tijd verliezen. 

Tip: Tijdregistratiesoftware kan de statistieken van teamleden georganiseerd houden en het gemakkelijker maken om berekeningen uit te voeren. Het kan er ook voor zorgen dat je berekeningen nauwkeurig zijn en eventuele fouten gemakkelijker te herkennen en te corrigeren zijn.   

2. Capaciteitbezettingsgraad

De capaciteitsbezettingsgraad is de gemiddelde bezettingsgraad voor elk teamlid. Dit is de formule die je zal vertellen of je in staat bent om je resourcekosten te dekken en winst te maken.

• Capaciteitsbezettingsgraad = Totale bezettingsgraad van teamleden / Totaal aantal teamleden

Om de capaciteitsbenuttingsgraad van je bedrijf te berekenen, tel je de benuttingsgraden van elk teamlid op en deel je dit aantal door het totale aantal teamleden. 

3. Optimaal factureringspercentage

Zodra je de capaciteitsbenuttingsgraad van je team hebt berekend, gebruik je dit nummer om te bepalen hoeveel je klanten moet rekenen om winst te maken - ook wel bekend als je optimale factureringspercentage. 

Tel je resourcekosten, je overhead en je winstmarge bij elkaar op. Je resourcekosten zijn het bedrag dat je uitgeeft aan arbeid, directe materialen of productie. Je moet je overheadkosten per teamlid vermelden. Je winstmarge is het percentage van de winst dat de bedrijfskosten overschrijdt, maar je moet dit nummer vermelden als de winstmarge die je hoopt te bereiken. 

Hoewel de winstmarge meestal wordt uitgedrukt als een percentage, moet je je middelen en overheadkosten gebruiken om je winstmarge om te zetten in een eurobedrag voor deze formule. 

• Winstmarge als bedrag in euro = (middelenkosten + overhead) x winstmarge als percentage

• Optimaal factureringspercentage = (Bronkosten + overhead + winstmarge) / Totaal gemiddelde arbeidsuren / Capaciteitbezettingsgraad

Als je arbeidskosten bijvoorbeeld € 50.000 zijn, besteed je € 10.000 aan overhead per werknemer, je optimale winstmarge is 25% (€ 50.000 + € 10.000) x 0,25 = € 15.000), en je totale gemiddelde arbeidsuren zijn 1.000, dan zou het hoogste cijfer in deze formule 75 zijn. Als je capaciteitsbezettingsgraad 0,80 is, dan zou je optimale factureringspercentage € 94 per uur zijn. 

• Optimaal factureringspercentage = [($ 50.000 + $ 10.000 + $ 15.000) / (1.000)]  / 0,80

4. Ideale bezettingsgraad

Je capaciteitsbezettingsgraad vertelt je het gemiddelde aantal uren dat je teamleden factureren in verhouding tot het totale aantal uren dat ze werken, maar deze statistiek vertelt je niet of dat tarief het ideale bedrag is in vergelijking met de bedrijfskosten. De beste manier om de ideale bezettingsgraad voor winstgevendheid te begrijpen, is door de volgende formule te gebruiken:

• Ideale bezettingsgraad = (middelenkosten + overhead + winstmarge) / (totaal aantal beschikbare uren x optimaal factureringspercentage)

Om je ideale bezettingsgraad te berekenen, zoek je de som van je resourcekosten, overhead en winstmarge en deel je het totaal door het product van het totale aantal beschikbare uren en je optimale factureringstarief.

Met behulp van de cijfers uit het bovenstaande voorbeeld zou het bovenste nummer in deze formule € 75.000 zijn. Je zou dan 1.000 x 94 berekenen om gelijk te zijn aan 94.000 onderaan de formule en vervolgens de laatste afdeling van $ 75.000 over 94.000 uitvoeren om je ideale bezettingsgraad van ongeveer 0,80 of 80% te krijgen. Dit laat zien dat je capaciteitsbezettingsgraad en je ideale bezettingsgraad inderdaad overeenkomen!

• Ideale bezettingsgraad = [($ 50.000 + $ 10.000 + $ 15.000)] / (1.000 x 94)

Hoe je de bezettingsgraad bijhoudt

Het bijhouden van bezettingsgraden is essentieel voor het handhaven van een gezonde balans tussen factureerbaar en niet-factureerbaar werk, het waarborgen van winstgevendheid en het voorkomen van burn-out van werknemers. Om deze percentages consistent en effectief bij te houden en te bewaken, kun je overwegen om werkbelastingbeheersoftware te gebruiken.

Een van de meest effectieve manieren om de bezettingsgraden bij te houden, is door werkbelastingssoftware te gebruiken. Werkbelastingbeheersoftware, zoals Asana, maakt het gemakkelijk voor je om precies te zien wie wat doet en wanneer, zodat je balans kunt bevorderen en Burnout kunt voorkomen. Door het gemakkelijk te maken om precies te zien wat elk teamlid op zijn bord heeft, kun je de werkbelasting van het team effectief beheren om ervoor te zorgen dat teamleden hun maximaal toegewezen werkuren niet overschrijden.

De belangrijkste functies die je in een software voor werkbelastingbeheer moet zoeken, zijn:

1. Tijdregistratie: hiermee kunnen werknemers eenvoudig factureerbare en niet-factureerbare uren registreren.

2. Realtime zichtbaarheid: biedt inzicht in de huidige taken, deadlines en toegewezen uren van elk teamlid.

3. Aanpasbare rapporten: biedt rapporten en dashboards om de benuttingsgraden per persoon, team, project of periode te bekijken.

4. Capaciteitplanning: hiermee kun je toekomstige werkbelastingen voorspellen en de toewijzing van middelen dienovereenkomstig aanpassen.

5. Integratie: integreert met je bestaande projectbeheer- en factureringsprogramma's voor gestroomlijnde workflows.

Naast het gebruik van software, is het belangrijk om regelmatig met je teamleden te praten over hun werklast en de nodige aanpassingen te maken. Deze proactieve aanpak helpt optimale bezettingsgraden te behouden en tegelijkertijd de tevredenheid van werknemers te waarborgen.

Door software voor werkbelastingbeheer te combineren met regelmatige communicatie en datagestuurde besluitvorming, kun je de bezettingsgraden effectief bijhouden en optimaliseren, wat de winstgevendheid en het succes van je organisatie ten goede komt.

Benuttingsgraden verbeteren

Het kan frustrerend zijn om te ontdekken dat de bezettingsgraden van je team laag zijn. Maar vaak is een lage bezettingsgraad het gevolg van slechte processen, inconsistente communicatie en omslachtige tools. Uiteindelijk treden lage bezettingsgraden op omdat er een onevenwicht is tussen interne en externe werkbelasting. Hier zijn vier manieren om dat te verbeteren.

Probeer de volgende projectbeheerprocessen in te voeren om de bezettingsgraden te verbeteren.

• Stel benchmarks voor de bezettingsgraad in: je teamleden weten niet welke bezettingsgraad ze moeten bereiken, tenzij je benchmarks instelt. Je kunt ook unieke benchmarks instellen voor teamleden, afhankelijk van hun rol. Een ontwerper kan bijvoorbeeld een hogere benchmark voor bezettingsgraad hebben dan een HR-manager, omdat ontwerpers vaak rechtstreeks met klanten werken en meer uren factureren. Je moet je benchmarks instellen op basis van je optimale factureringspercentage.

• Houd de tarieven in het hele bedrijf bij: het bijhouden van de bezettingsgraden in het hele bedrijf kan je helpen je capaciteitsbezettingsgraad te bepalen, zodat je kunt zoeken naar de beschikbaarheid van teamleden of het ontbreken daarvan. Met universele tracking kun je zien wanneer andere teams tijd hebben om meer uren te factureren, zodat je bedrijf factureerbaar werk kan uitvoeren zonder freelancers in te huren. 

• Werk over werk verminderen: het verminderen van werk over werk is cruciaal voor het verbeteren van de bezettingsgraden. Hoewel er altijd een aantal uren zal zijn die gewijd zijn aan interne activiteiten, kun je de beste praktijken voor projectbeheer gebruiken en tips voor tijdbeheer bieden om de tijd die wordt besteed aan niet zinvol werk te verminderen. Werk over werk omvat zaken als communiceren over werk, informatie zoeken, schakelen tussen apps en het beheren van verschuivende prioriteiten.

• Gebruik tijdregistratiesoftware: tijdregistratiesoftware is cruciaal voor het verbeteren van de bezettingsgraden, omdat het teamleden in staat stelt om taken aan specifieke klanten te factureren of ze onder bedrijfstijd te plaatsen. Het bijhouden van tijd kan teamleden ook aanmoedigen om meer bewust te zijn van hoe ze hun tijd gebruiken en hen helpen hun benchmarks te bereiken. Zodra ze hun tijd hebben ingevoerd, kun je deze informatie analyseren als één grote gegevensset.

Voorbeelden van bezettingsgraad

De bezettingsgraad is een cruciale statistiek voor servicebedrijven, omdat deze een directe impact heeft op de winstgevendheid en het beheer van middelen. Laten we twee hypothetische voorbeelden bekijken die laten zien hoe bedrijven hun bezettingsgraad van werknemers en bijgevolg hun algehele prestaties kunnen verbeteren.

Voorbeeld 1: ABC Law Firm

Advocatenkantoor ABC, een middelgrote advocatenpraktijk met 75 advocaten, kende een stagnerende groei ondanks een consistente instroom van klanten. Bij het analyseren van hun factureerbare bezettingsgraad ontdekten ze dat hun gemiddelde slechts 55% was. Het bedrijf erkende dat dit lage percentage te wijten was aan inefficiënte processen en een gebrek aan inzicht in het gebruik van middelen.

Om deze problemen aan te pakken, heeft advocatenkantoor ABC de volgende wijzigingen doorgevoerd:

• Investeerde in uitgebreide tijdregistratie- en projectbeheersoftware om factureerbare uren nauwkeurig te bewaken en verbeterpunten te identificeren.

• Er werden duidelijke bezettingsgraaddoelen vastgesteld voor elke advocaat op basis van hun ervaring en praktijkgebied om de factureringsefficiëntie te optimaliseren.

• Regelmatige beoordelingen van niet-factureerbare tijd om onnodige taken te minimaliseren en processen te stroomlijnen.

Door zich op deze initiatieven te concentreren, verhoogde advocatenkantoor ABC zijn gemiddelde bezettingsgraad binnen een jaar tot 75%. Deze verbetering leidde tot een omzetstijging van 25% en stelde het bedrijf in staat om extra ondersteunend personeel in te huren om hun professionele diensten verder te verbeteren.

Voorbeeld 2: XYZ Marketing Agency

XYZ Marketing Agency, een groeiend boutiquebureau met een matig aantal werknemers, had moeite om de deadlines van klanten te halen en de winstgevendheid te behouden. Het managementteam van het bureau vermoedde dat de bezettingsgraad van hun werknemers te hoog was, wat leidde tot overwerkte werknemers en een verminderde kwaliteit van het werk.

Bij het bijhouden van de bezettingsgraden ontdekten ze dat hun gemiddelde bezettingsgraad 95% was, wat hun vermoedens bevestigde. Om de situatie te corrigeren, nam XYZ Marketing Agency de volgende stappen:

• Het prijsmodel aangepast om beter af te stemmen op de hoeveelheid tijd en middelen die voor elk project nodig zijn.

• Extra fulltime werknemers en freelancers ingehuurd om de werklast gelijkmatiger te verdelen en een lagere bezettingsgraad te bereiken.

• Een strenger project scoping-proces geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de werksverwachtingen van de klant realistisch en haalbaar waren.

Door hun gemiddelde bezettingsgraad te verlagen tot 80%, zag XYZ Marketing Agency een aanzienlijke verbetering in het moreel van de werknemers en de kwaliteit van het werk. De klanttevredenheid steeg met 20% en het bureau kon meer projecten aannemen zonder afbreuk te doen aan zijn professionele diensten.

Deze voorbeelden van bezettingsgraden illustreren hoe bedrijven operationele inefficiënties kunnen identificeren en aanpakken, wat uiteindelijk leidt tot verbeterde financiële prestaties en groeimogelijkheden. Door het totale aantal beschikbare uren, het aantal factureerbare uren en het streven naar een optimale bezettingsgraad te bewaken, kunnen bedrijven hun middelenbeheer en prognosemogelijkheden verbeteren.

Verminder werk over werk om de bezettingsgraad te verhogen

De bezettingsgraad is een belangrijke statistiek die je moet bijhouden om de prestaties van teamleden en bedrijven te beoordelen. Hoge bezettingsgraden maken het makkelijker om de bedrijfskosten te dekken en de winst voortdurend te verhogen, terwijl lage bezettingsgraden kunnen wijzen op problemen in je processen die moeten worden opgelost. 

De beste manier om de algehele bezetting bij te houden, is door teamleden taken te laten rapporteren en gestructureerde processen op hun plaats te houden. Wanneer teamleden niet-factureerbare en factureerbare taken in realtime rapporteren, krijg je meer controle over je middelen en een duidelijker perspectief op tijdbeheer.

FAQ: Benuttingsgraad

Wat wordt beschouwd als een goede bezettingsgraad? Een goede bezettingsgraad ligt meestal tussen de 70% en 80%. Dit bereik zorgt voor een evenwicht tussen factureerbaar werk en essentiële niet-factureerbare activiteiten, zoals training, administratieve taken en teamvergaderingen.

Hoe vaak moeten benuttingsgraden worden bijgehouden? Benuttingsgraden moeten wekelijks of maandelijks worden bijgehouden. Regelmatige monitoring maakt het mogelijk om trends te identificeren, tijdige aanpassingen aan de werklast, prijzen of toewijzing van middelen te maken en proactief problemen aan te pakken die van invloed kunnen zijn op de winstgevendheid en het welzijn van werknemers.

Is het mogelijk dat de bezettingsgraden hoger zijn dan 100%? Ja, de bezettingsgraad kan hoger zijn dan 100% als een werknemer overwerkt of meer uren factureert dan zijn normale werktijd. Het is echter niet duurzaam om consequent bezettingsgraden van meer dan 100% te hebben en kan wijzen op een slechte middelenplanning, onderbezetting of onrealistische verwachtingen van de klant.

Hoe beïnvloeden bezettingsgraden de winstgevendheid van een project? Benuttingsgraden hebben een directe invloed op de winstgevendheid van het project door de balans tussen factureerbare en niet-factureerbare uren te beïnvloeden. Het optimaliseren van de bezettingsgraden zorgt ervoor dat projecten winstgevend blijven met behoud van de tevredenheid van de werknemer en de kwaliteit van het werk.