Gratis formuliersjabloon voor wijzigingsopdrachten: vereenvoudig projectwijzigingen

Bob Dylan zei: "The times they are a-changin'", en dit is waar. Maar de meeste managers weten dat projecten ook veranderen. Het is zeldzaam om een projectplan te hebben dat begint zoals het eindigt, en de eenvoudigste manier om wijzigingen te beheren is met wijzigingsopdrachtsjablonen.

Wijzigingsopdrachtformulieren bieden een gestructureerde manier om projectwijzigingen te communiceren, zodat het project op schema blijft en het team begrijpt hoe het verder moet. In dit stuk leren we je hoe je wijzigingsopdrachtsjablonen maakt, zodat je voorbereid bent op alle obstakels die op je pad komen.

Wat is een wijzigingsopdrachtformulier?

Een wijzigingsopdracht - ook bekend als een wijzigingsaanvraag in projectbeheer - is elke officiële en gedocumenteerde wijziging in een projectplan. Hoewel de term 'wijzigingsopdracht' meestal een term uit de bouwsector is, kunnen wijzigingsopdrachten in elke sector worden gebruikt om uit te leggen hoe een project zal afwijken van het oorspronkelijke Projectbereik. 

Wijzigingsopdrachten specificeren het type wijziging dat jij - of anderen - zoeken en hoe die wijziging de deliverables, prijs en tijdlijn van het project zal beïnvloeden. Veelvoorkomende redenen waarom mensen wijzigingsopdrachten initiëren in projectbeheer zijn:

• Nieuwe aanvragen van belanghebbenden

• Planningsfouten of weglatingen

• Onnauwkeurige schattingen

• Veranderingen in het werkbereik

• Middelenkosten

• Ongeplande gebeurtenissen

Wijzigingsopdrachten voor projecten komen vaak voor, omdat zelfs met een grondige projectplanning je projectdoelstellingen om onverwachte redenen kunnen veranderen terwijl je aan het project werkt. Zolang je je voorbereidt op wijzigingen, zal het wijzigingscontroleproces niet belastend aanvoelen.

Afdrukbare versus digitale wijzigingsopdrachtformulieren

Afdrukbare formulieren voor wijzigingsopdrachten zijn misschien de enige manier waarop je in het verleden wijzigingsbeheer hebt gezien, maar digitale wijzigingsbeheer registreert wijzigingen samen met de rest van je projectinformatie. 

Door je projectwijzigingen in overeenstemming te houden met de rest van je projectmateriaal, behoud je een single source of truth voor het hele project. Andere voordelen van het bijhouden van wijzigingsopdrachten via een digitaal platform zijn:

• Eenvoudige beoordeling van het oorspronkelijke plan in realtime

• Mogelijkheid om wijzigingsopdrachten met veel mensen tegelijk te delen

• Integratie van wijzigingsopdrachten in een geautomatiseerd wijzigingsbeheerproces

• Mogelijkheid om het budget, de tijdlijn en het werk van teamleden te wijzigen zodra de wijziging plaatsvindt

Als je wilt dat je wijzigingsopdrachtsjablonen worden geïntegreerd in een groter wijzigingsopdrachtproces, kunnen digitale formulieren tijd besparen en helderheid bieden.

Formulieren voor wijzigingsopdrachten maken

Voordat je leert hoe je wijzigingsaanvragen kunt prioriteren en sorteren, is het belangrijk om de componenten van een wijzigingsaanvraagsjabloon te bekijken. Deze componenten maken het eenvoudig om de wijzigingsopdracht te bekijken en snel de gevraagde wijziging te begrijpen, waarom de wijziging is aangevraagd en de verwachte impact die de wijziging zal hebben.

1. Beschrijving van de wijziging: de eerste sectie van het wijzigingsopdrachtsjabloon moet een korte beschrijving geven van het oorspronkelijke projectdeliverable en de voorgestelde wijzigingen.

2. Gespecificeerde wijzigingskosten: in deze sectie vermeld je alle kosten die verband houden met de wijziging die je voorstelt. Deze kosten kunnen indirect of direct zijn, zoals tijd voor teamleden om aan het project te werken, benodigde software of reiskosten. 

3. Totale kosten van de wijziging: voeg een gedeelte toe met het totale bedrag dat de wijziging zal kosten, zodat anderen die de wijzigingsopdracht beoordelen snel de kostenimpact kunnen zien. Als je sommige van je kosten niet als totalen kunt vermelden, kun je deze sectie leeg laten. 

4. Impact op de tijdlijn: beschrijf in deze sectie de impact die deze wijziging zal hebben op de oorspronkelijke projecttijdlijn. Zal de wijziging ervoor zorgen dat het project langer duurt dan oorspronkelijk gepland? Leg uit hoe je van plan bent om anderen tegemoet te komen als de tijdlijn moet veranderen.

5. Handtekeningen: voeg een sectie toe voor de beoordelaars van je wijzigingsopdracht om te ondertekenen. Zet ook je handtekening in deze sectie.

Wijzigingsopdracht-aanvragen beheren

Het indienen en beheren van wijzigingsopdrachten gaan hand in hand. Door belanghebbenden een wijzigingsopdrachtsjabloon te geven, laten ze weten dat hun wijziging niet is gegarandeerd en dat deze een goedkeuringsproces moet doorlopen.

Als projectmanager beheer je waarschijnlijk wijzigingsaanvragen zodra ze binnenkomen en zoek je naar de informatie die je nodig hebt om ze te prioriteren. Gebruik de onderstaande stappen om te bepalen hoe je binnenkomende wijzigingsopdrachten kunt sorteren en prioriteren. 

1. Beoordeel de indiening van het wijzigingsopdrachtformulier

Wanneer je hoort dat iemand een wijzigingsverzoek heeft, erken dan hun idee en verwijs ze naar het wijzigingsopdrachtformulier zodat ze de wijziging kunnen documenteren. Een wijzigingsaanvraag kan afkomstig zijn van verschillende mensen die bij een project betrokken zijn, waaronder:

• Externe belanghebbenden

• Afdelingsmanagers

• Jij, als projectmanager

• Aannemers in bouwprojecten

Als je belanghebbenden nog nooit een wijzigingsopdrachtformulier hebben gebruikt, kan het nuttig zijn om uit te leggen waarom dit formulier belangrijk is. Laat ze weten dat hun wijziging mogelijk van invloed is op andere delen van het project, en een wijzigingsopdrachtformulier stelt jou en je projectgoedkeurders in staat om te beoordelen hoe de aangevraagde wijziging aansluit bij de algemene projectdoelstellingen.

Zodra je het wijzigingsopdrachtformulier hebt ontvangen, bekijk je het en bespreek je de wijziging met degene die het formulier heeft ingediend. Open communicatie is het belangrijkste om te onthouden wanneer iemand een wijzigingsverzoek indient.

Tip: bewaar alle aanvragen voor wijzigingsopdrachten en projectwijzigingen in gecentraliseerde projectbeheersoftware. Zo heeft je team een central source of truth voor alle projectinformatie. Wanneer belanghebbenden vervolgens nieuwe wijzigingsopdrachten indienen, kun je ervoor zorgen dat iedereen in het projectteam inzicht heeft in het nieuwe verzoek.

2. Vul ontbrekende informatie in

Zodra je het wijzigingsverzoek van een belanghebbende begrijpt, vul je alle ontbrekende informatie in op het wijzigingsopdrachtformulier. Belanghebbenden moeten hun wijziging op het aanvraagformulier beschrijven, maar ze zullen waarschijnlijk je hulp nodig hebben om te beoordelen wat de wijziging zal kosten en hoe deze de projecttijdlijn zal beïnvloeden.

Secties waar je mogelijk mee moet helpen, zijn:

• Kosten van wijzigingen: belanghebbenden kunnen je project financieren, maar jij weet waar je geld en andere middelen aan toewijst. Bespreek de wijziging met de aanvrager en maak een gespecificeerde lijst van mogelijke kosten.

• Impact op de tijdlijn: belanghebbenden weten zelden hoe hun gevraagde wijziging de projecttijdlijn zal beïnvloeden. Als ze willen dat het project op een bepaalde datum voltooid is, moet je de planning analyseren en uitleggen hoe de deadlines zullen verschuiven.

Het invullen van het wijzigingsopdrachtformulier is gemakkelijker wanneer jij en de aanvrager samenwerken. Als je geluk hebt, kun je de belanghebbende ook wat perspectief geven op hoe de projecten van binnenuit werken.

3. Beslis of de wijziging moet worden doorgevoerd

Je kunt nu het wijzigingsverzoek in zijn geheel bekijken en bepalen of de wijziging moet worden doorgevoerd. Voer bij het overwegen van een wijzigingsverzoek een impactanalyse uit op basis van de zeven elementen van het projectplan.

Doelen: 

• Hoe sluit deze wijziging aan bij onze projectdoelstellingen? 

• Zal deze wijziging ons verhinderen onze projectdoelen te bereiken? 

Succescijfers:

• Hoe gaan we het succes meten? 

• Zijn er risico's verbonden aan het doorvoeren van deze wijziging?

• Zijn de risico's van deze verandering de beloning waard?

Belanghebbenden: 

• Wie moet erbij betrokken zijn bij het goedkeuren van deze wijzigingsaanvraag? 

• Wie moet erbij betrokken worden als we doorgaan met deze wijzigingsopdracht?

Bereik:

• Valt deze wijziging buiten ons oorspronkelijke projectbereik?

• Hoeveel kost het om de wijziging door te voeren?

• Als het meer geld of middelen kost, waar halen we die dan vandaan?

• Hebben we meer mensen nodig om deze wijziging aan te brengen?

Deliverables:

• Hoe zal het maken van deze wijziging het eindproduct verbeteren?

• Is het voordeel dat aan deze wijziging is verbonden de moeite waard om de kosten, middelen of tijdlijn te wijzigen?

Tijdlijn:

• Heeft deze wijziging invloed op onze deadline?

• Hebben we de flexibiliteit om de tijdlijn te wijzigen?

Communicatieplan: 

• Indien goedgekeurd, hoe communiceren we deze wijziging aan het projectteam? 

Tip: Gebruik projectbeheersoftware om de impact van het wijzigingsverzoek op je project te visualiseren. Analyseer statistieken zoals de bezettingsgraad van het team om de impact van je wijzigingen op de projecttijdlijn en -omvang te bepalen.

4. Vraag middelen aan om de wijziging door te voeren

Als je besluit om door te gaan met de wijziging, is de volgende stap om de middelen te krijgen die je nodig hebt om het te laten gebeuren. Houd rekening met het volgende: 

• Je hebt mogelijk extra teamleden nodig om de wijziging te voltooien.

• Als je meer tijd nodig hebt om aan deze deliverables te werken, kan die tijd andere projecten vertragen.

• Geld kan van de aanvrager komen, maar om fysieke middelen veilig te stellen, moeten leveranciers en fabrikanten aan boord zijn.

• Je moet ervoor zorgen dat je extra middelen kunt krijgen binnen het tijdsbestek dat je hebt ingesteld.

In dit stadium van het wijzigingscontroleproces moet iedereen in je team aan boord zijn met de wijziging. Gebruik de hulp van anderen bij het aanvragen van middelen om dit proces te vergemakkelijken.

5. Verwerk de wijziging in het projectplan

Zodra iedereen aan boord is met verandering en je de middelen hebt die je nodig hebt om deze te implementeren, ben je klaar om de verandering op te nemen in het projectplan. De volgende stappen kunnen zijn:

• Teamrollen en verantwoordelijkheden aanpassen

• Projecttaken en mijlpalen toevoegen

• De projecttijdlijn wijzigen

• Projectdoelstellingen en KPI's aanpassen

Vergeet niet om onderaan het wijzigingsopdrachtformulier te ondertekenen en het samen met de rest van je projectdocumenten ter referentie op te bergen. Dit digitale bestand kan nuttig zijn bij het werken aan toekomstige projecten of het vernieuwen van je wijzigingscontroleproces. 

Tip: Iedereen die betrokken is bij het wijzigingscontroleproces moet het wijzigingsopdrachtformulier ondertekenen. Gebruik een digitaal wijzigingsopdrachtformulier, zodat je je wijzigingsopdracht naar personen kunt sturen, waar ze ook zijn, en hen de flexibiliteit kunt geven om het terug te sturen wanneer het hen uitkomt.

Wijzigingsopdrachtsjabloon

Hieronder zie je een voorbeeld van een wijzigingsopdrachtsjabloon. De marketingafdeling van dit bedrijf is van plan een nieuw product te lanceren en de productlancering aan te kondigen via een social media-campagne. Het oorspronkelijke plan betrof betaalde advertenties op Instagram en Facebook, maar Sally Brown wilde enkele wijzigingen aanbrengen.

Het bovenstaande wijzigingsopdrachtformulier legt deze belangrijke punten uit:

• Verlangen om de sociale mediacampagne uit te breiden naar LinkedIn 

• Wens om organische sociale mediaposts aan het project toe te voegen

• De wijziging vereist de aanmaak van een agenda voor sociale media en het schrijven van organische posts op sociale media

• Het projectbudget moet worden uitgebreid om betaalde advertenties op LinkedIn en een mogelijk abonnement voor software voor het plannen van sociale media mogelijk te maken

• De projecttijdlijn zal (en moet) hetzelfde blijven

• Om de projecttijdlijn op schema te houden, moet het team extra ondersteuning krijgen

Download hieronder dit gratis wijzigingsopdrachtsjabloon om met je team te gebruiken.

Soorten formulieren voor wijzigingsopdrachten

Heb je ooit een situatie in je project meegemaakt waarin onverwachte wijzigingen je plannen in de war schopten? Wijzigingsopdrachtformulieren zijn je go-to-oplossing voor dit veelvoorkomende projectbeheerprobleem, omdat ze naadloze wijzigingen in je oorspronkelijke overeenkomst bieden zonder verwarring of geschillen te veroorzaken. 

Het kiezen van het juiste type wijzigingsopdrachtsjabloon hangt af van de aard van de revisies, de oorspronkelijke omvang van het werk van het project en de specifieke industrienormen die erbij betrokken zijn.

Formulieren voor wijzigingsopdrachten in de bouw

Dit formulier wordt gebruikt om wijzigingen in bouwprojecten te documenteren, zoals wijzigingen in materialen, bereik of tijdlijnen. Gebruik dit formulier wanneer wijzigingen in het oorspronkelijke bouwplan vereist zijn vanwege onvoorziene omstandigheden of verzoeken van klanten.

Voorbeeld: tijdens een bouwproject kunnen onderaannemers een wijzigingsopdrachtsjabloon voor de bouw gebruiken om wijzigingen aan te vragen bij de eigenaar of hoofdaannemer. Revisies kunnen extra loodgieterswerk omvatten dat niet in het oorspronkelijke contract is gespecificeerd. Dit formulier geeft een gedetailleerd overzicht van het extra werk, de kosten en de impact op de projecttijdlijn.

AIA-standaard wijzigingsopdracht-documenten

Het American Institute of Architects ontwikkelde deze documenten, die een gestandaardiseerd format bieden voor wijzigingsopdrachten in bouwprojecten. Kies ervoor wanneer naleving van de wet en standaardisatie van de sector belangrijk zijn, vooral bij grootschalige of complexe bouwprojecten.

Voorbeeld: een complex bouwproject kan een AIA-wijzigingsopdrachtdocument gebruiken om formeel een nieuw ontwerpelement toe te voegen dat de klant en de aannemer beide zijn overeengekomen. Dit document geeft een overzicht van de specifieke wijzigingen die moeten worden aangebracht en de bijbehorende kosten.

Engineering-wijzigingsopdracht (ECO)

ECO's zijn gedetailleerde formulieren die worden gebruikt om wijzigingen in technische specificaties of ontwerpen vast te leggen. Ze zijn essentieel wanneer technische wijzigingen nodig zijn, zoals ontwerpverbeteringen of correcties van het engineeringproces.

Voorbeeld: als er een fout wordt ontdekt in het technische ontwerp van een brug, zou een ECO de noodzakelijke ontwerpwijzigingen, benodigde materialen en eventuele kostenimplicaties schetsen.

Formulieren voor projectwijzigingsopdrachten

Een algemeen formulier dat van toepassing is op meerdere soorten projecten. Dit formulier wordt gebruikt om elke wijziging in de projectbereik, kosten of planning te documenteren. Het werkt goed voor projecten waarbij wijzigingen aan tal van projectcomponenten nodig zijn.

Voorbeeld: een softwareontwikkelingsproject kan dit formulier gebruiken om de toevoeging van een nieuwe functie te documenteren die de voltooiingsdatum en het budget van het project verlengt.

Formulieren voor contractwijzigingsaanvragen

Dit formulier is specifiek voor wijzigingen die van invloed zijn op de voorwaarden van het oorspronkelijke contract, inclusief bereik, prijzen en deliverables. Dit type wijzigingsaanvraagformulier wordt het best gebruikt wanneer contractuele voorwaarden moeten worden herzien vanwege projectwijzigingen.

Voorbeeld: als een klant extra beveiligingslagen in een IT-project aanvraagt, geeft dit formulier een overzicht van de wijzigingen, kosten en nieuwe contractvoorwaarden.

Formulieren voor wijzigingsaanvragen zonder kosten

Ontworpen voor wijzigingen die geen invloed hebben op de kosten van het project, maar die andere aspecten zoals bereik of tijdlijn kunnen beïnvloeden. Het is geschikt bij het documenteren van wijzigingen die budgetneutraal zijn, maar nog steeds formele erkenning en instemming van alle partijen vereisen.

Voorbeeld: een klant kan een wijziging in het kleurenschema van een ontwerpproject aanvragen, wat geen kosten toevoegt, maar documentatie vereist voor Helderheid. In dit geval zou het nodig zijn om de tijdlijn bij te werken om de wijziging weer te geven.

Voorbeeld van een wijzigingsopdracht

Wijzigingsopdrachten zijn een veelvoorkomend en noodzakelijk onderdeel van het beheer van projecten in verschillende sectoren. Ze zorgen ervoor dat alle wijzigingen in de oorspronkelijke werkomvang, tijdlijn of kosten van het project formeel worden erkend en goedgekeurd door alle partijen. 

Om u een duidelijker inzicht te geven in hoe formulieren voor wijzigingsopdrachten werken in praktijkscenario's, volgt hier een voorbeeld.

Wijzigingsopdracht voor woningbouw

In een woningbouwproject besluit de huiseigenaar om de keukenwerkbladen te upgraden van laminaat naar graniet nadat het contract is ondertekend. De bouwmanager geeft een wijzigingsopdracht uit met details over de wijziging in materialen, de extra kosten en de impact op de projecttijdlijn. 

Dit formulier voor een wijzigingsopdracht zorgt ervoor dat zowel de aannemer als de huiseigenaar op dezelfde lijn zitten over de nieuwe verwachtingen en verplichtingen.

Wijzigingsopdrachtsjabloon voor bouw

Projectnaam: [Projectnaam hier invoegen]

Wijzigingsopdrachtnummer: [Unieke identificatie]

Bouwcontractnummer: [Oorspronkelijke contract-ID]

Projectdetails:

• Oorspronkelijk bereik: [Briefing van het oorspronkelijke projectbereik]

• Wijzigingsdetails: [Gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde wijziging]

Contractbedrag:

• Oorspronkelijk contractbedrag: $[Bedrag]

• Nieuw bedrag als gevolg van wijzigingsopdracht: € [Nieuw bedrag]

Factureringsdetails:

• Factuurnummer: [Factuur-ID met betrekking tot deze wijziging]

• Vervaldatum: [Revised due date for payment]

Tijdlijn:

• Voltooiingsdatum: [Date]

• Herziene voltooiingsdatum (op tijd): [New Date]

Inkooporder:

• Oorspronkelijk inkoopordernummer: [PO-nummer]

• Herziene inkooporder (indien van toepassing): [Nieuw inkoopordernummer]

Geautoriseerde handtekeningen:

Opdrachtnemer: _____________________

Klant: ________________________

Datum: __________________________

Stroomlijn het wijzigingsorderproces met Asana Formulieren

Het hebben van een duidelijk wijzigingsbeheerproces kan je projectworkflow stroomlijnen, ongeacht welke curveballen je kant op worden gegooid. Wanneer je digitale formulieren met Asana gebruikt om wijzigingsaanvragen te beheren, kunnen je wijzigingen rechtstreeks in je projectbeheersysteem worden opgenomen. Hierdoor hoef je minder tijd te besteden aan het coördineren van werk en meer tijd aan het uitvoeren ervan.