Wijzigingsaanvraagformuliersjabloon

Geen enkel projectplan is perfect. Omstandigheden veranderen en prioriteiten veranderen mettertijd, en dat is niet erg. Maar zonder de juiste planning kunnen projectwijzigingen leiden tot ernstige scope creep en mogelijk je hele project tijdlijn laten ontsporen. 

Hoewel je de toekomst niet kunt voorspellen, kun je wel plannen hoe je je projectplan kunt wijzigen als dat nodig is. Op die manier kun je veranderingen in de hand nemen - in de wetenschap dat je een proces hebt ingesteld om ermee om te gaan. 

Daar komt een wijzigingaanvraagsformuliersjabloon bij om de hoek kijken. 

Wat is een wijzigingsaanvraagformulier?

Een wijzigingsaanvraagformulier is een gestructureerde reeks vragen die de belanghebbenden invullen als ze wijzigingen in je projectplan willen aanbrengen. Deze formulieren zorgen ervoor dat je voldoende informatie krijgt om te bepalen of de wijziging nodig is - met inbegrip van de reden voor de wijziging, de prioriteit ervan, en de gevraagde uitvoeringsdatum. 

Een wijzigingsaanvraagformulier maakt deel uit van een groter wijzigingscontroleproces, dat de stappen uitzet die je moet nemen om wijzigingsverzoeken te triëren en in je project op te nemen. Dit proces helpt je scope creep te verminderen, terwijl je toch flexibel genoeg blijft om nieuwe deliverables die hoge prioriteit hebben aan te pakken. Zo kun je bijvoorbeeld de kosten, risico's en gevolgen voor de projectkwaliteit evalueren voor je besluit een wijzigingsverzoek goed te keuren en uit te voeren. 

Wat is een wijzigingsaanvraagformuliersjabloon? 

Een wijzigingsaanvraagformuliersjabloon is meer dan een formulier - het is een herbruikbare workflow die je helpt formulierinzendingen om te zetten in uitvoerbare taken. Door een formulier te voorzien van specifieke vragen die belanghebbenden moeten beantwoorden, zorg je ervoor dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt om een weloverwogen beslissing te nemen over het al dan niet doorvoeren van de wijziging. Zodra het aanvraagformulier is ingediend, wordt automatisch een taak aangemaakt in een projectbeheerplatform dat je team door een voorgedefinieerd wijzigingscontroleproces leidt om wijzigingsverzoeken te evalueren en uit te voeren. 

Hier is een voorbeeld. Stel je voor dat een van je belanghebbenden de tekstgrootte voor een nieuwe webfunctie wil vergroten. In plaats van je een e-mail of een Slack te sturen met het verzoek, vullen ze het formulier in - dat hen vraagt naar het relatieve belang, de prioriteit en de impact van deze wijziging. Als ze dan op verzenden drukken, wordt automatisch een taak aangemaakt om het verzoek te documenteren - samen met extra taken om de kosten, risico's en kwaliteitsgevolgen van de wijziging te evalueren. Daardoor weet je team precies welke stappen het moet nemen om nieuwe veranderingsverzoeken te evalueren. 

Het maken van een herbruikbaar sjabloon voor deze workflow maakt het eenvoudig om voor elk nieuw project een wijzigingscontroleproces op te zetten. Alles wat je hoeft te doen is het sjabloon te kopiëren, de specifieke gegevens voor je project in te vullen, en aan de slag te gaan. 

De voordelen van een digitaal wijzigingsaanvraagformuliersjabloon

Statische wijzigingsaanvraagformuliersjablonen - zoals Excel spreadsheets of Google Docs - vergen veel werk om te onderhouden. Je moet zorgen dat belanghebbenden toegang hebben tot het formulier, een indieningsproces opzetten, verzoeken handmatig triageren, en een manier vinden om te documenteren welke wijzigingen goedgekeurd of afgekeurd worden. Dat is een hoop heen en weer klikken en schakelen tussen verschillende apps. 

Met een digitaal wijzigingsaanvraagformuliersjabloon wordt al dat werk geautomatiseerd. Je kunt het formulier invullen, aanvragen documenteren, en actiepunten aanmaken, allemaal op dezelfde plaats. In plaats van voortdurend documentatie bij te werken, kun je in realtime de voortgang zien terwijl je team de stappen doorloopt om veranderingen aan je projectplan te evalueren, goed te keuren en uit te voeren. 

Met een digitaal wijzigingsaanvraagformuliersjabloon, kun je: 

• Genereer automatisch taken wanneer belanghebbenden je wijzigingsaanvraagformulier invullen.

• Zorg ervoor dat je team voldoende informatie heeft om wijzigingsaanvragen te evalueren. 

• Bekijk de status van alle aanvragen van belanghebbenden op één plaats. 

• Maak het belanghebbenden gemakkelijk om wijzigingsaanvragen in te dienen. 

• Zorg ervoor dat je team een vooraf bepaald proces volgt om wijzigingen te evalueren en door te voeren. 

• Zorg dat je de juiste goedkeuringshandtekeningen krijgt voordat je wijzigingen doorvoert.

• Help belanghebbenden te begrijpen hoe je projectwijzigingsaanvragen evalueert. 

• Voeg ondersteunende documentatie bij aanvragen, zoals schermafbeeldingen of documenten. 

Wat op te nemen in je wijzigingsaanvraagformuliersjabloon

Er zijn twee belangrijke onderdelen van een wijzigingsaanvraagformuliersjabloon: het formulier zelf en het sjabloon dat je gebruikt om formulierinzendingen te documenteren en bij te houden. Laten we beginnen met het formulier. 

Bedenk voor het maken van je formulier voor wijzigingsaanvragen alle informatie die je team moet weten om elke aanvraag te kunnen beoordelen. Je formulier zou bijvoorbeeld de volgende velden kunnen bevatten: 

• Projectnaam

• Naam van de aanvrager

• Beschrijving van de wijziging 

• Reden voor wijziging

• Prioriteit

• Aangevraagde implementatiedatum

Als je je formulier gemaakt hebt, is het tijd om je sjabloon te maken. Je wil dat je sjabloon de verschillende velden op je formulier weerspiegelt-zodat je alle informatie kunt zien die belanghebbenden invullen. Om het voorbeeld hierboven te vervolgen, betekent dat dat je sjabloon kolommen moet bevatten om de aanvrager, wijzigingsbeschrijving, reden, prioriteit, en aangevraagde implementatiedatum bij te houden. Je kunt ook aangepaste velden maken om de status van elk verzoek aan te geven, zoals "aangevraagd," "ter evaluatie," en "goedgekeurd". 

Nu de ruggengraat van je sjabloon op zijn plaats is, kun je automatische regels instellen - een functie waarmee je automatische triggers en acties kunt maken (d.w.z. "als X gebeurt, doe dan Y"). De mogelijkheden hier zijn eindeloos, bijv. als er een nieuwe wijzigingsaanvraag komt, kun je automatisch extra taken toevoegen om de kosten, risico's, en kwaliteitsgevolgen van de aanvraag te evalueren. 

Geïntegreerde functies

• Formulieren. Als iemand een Formulier invult, verschijnt dat als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk tussen wal en schip valt. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en moeite die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren te verminderen, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Workflow Builder. Visualiseer de workflow van je team en vereenvoudig de samenwerking tussen teams met Workflow Builder. Workflow Builder is een aanwijzen-en-klikken-tool zonder programmeren, waarmee je krachtige geautomatiseerde workflows kunt visualiseren en bouwen. Creëer gemakkelijk effectieve processen die teams op alle niveaus en in alle pijlers van je organisatie met elkaar verbinden. Bovendien kun je taken stroomlijnen en je teamgenoten op één lijn houden door je favoriete bedrijfsapps, zoals Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom en meer, in je workflows te integreren..

• Goedkeuringen. Soms moet je niet alleen een taak afwerken. Je moet weten of een te leveren product goedgekeurd is of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties om de taak "Goed te keuren," "Wijzigingen te vragen," of "Af te wijzen". Op die manier krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk goedgekeurd is of niet. 

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Hubspot. Maak Asana-taken automatisch aan met HubSpot Workflows. Met HubSpot Workflows kun je alle klantgegevens in HubSpot CRM gebruiken om geautomatiseerde processen te maken. Met deze integratie kun je naadloos werk tussen teams overdragen, bijvoorbeeld wanneer deals of tickets in HubSpot sluiten.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen