Wat is een bedrijfsimpactanalyse (BIA)? 4 stappen om op alles voorbereid te zijn

"Wees voorbereid." 

Dit concept geldt net zo goed in het bedrijfsleven als in The Lion King. Of je nu zingt op de Afrikaanse savanne of een project beheert vanaf je bureau, het is belangrijk om te begrijpen hoe een worstcasescenario eruit ziet, zodat je indien nodig in actie kunt komen. 

Dat is waar een bedrijfsimpactanalyse (BIA) van pas komt. Een BIA vertelt je wat je kunt verwachten wanneer er onvoorziene obstakels optreden, zodat je een plan kunt maken om je bedrijf zo snel mogelijk weer op het goede spoor te krijgen. 

Wat is een bedrijfsimpactanalyse (BIA)?

Een bedrijfsimpactanalyse helpt je de gevolgen van verstoringen van bedrijfsprocessen te voorspellen, zodat je de gegevens hebt die je nodig hebt om proactief herstelstrategieën te creëren. Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld een BIA maken om te meten hoe het verlies van een belangrijke leverancier de bedrijfsvoering en omzet zou beïnvloeden.

Simpel gezegd identificeert een BIA de operationele en financiële gevolgen van verstoringen, zoals wat er zou gebeuren als je servers zouden crashen of een wereldwijde pandemie het marktlandschap zou veranderen. De gegevens die je verzamelt tijdens een bedrijfsimpactanalyse helpen je deze potentiële obstakels te begrijpen en je erop voor te bereiden, zodat je snel kunt handelen en uitdagingen het hoofd kunt bieden wanneer ze zich voordoen. Je kunt bijvoorbeeld de inzichten uit je BIA gebruiken om een bedrijfscontinuïteitsplan te maken, waarin wordt beschreven hoe je team zal reageren op onverwachte bedrijfsveranderingen. 

Hier zijn enkele voorbeelden van bedrijfsonderbrekingen en hun mogelijke gevolgen: 

Voorbeeld bedrijfsonderbrekingen

• Inbreuken op de gegevensbeveiliging of cyberaanvallen

• Vertragingen in de planning

• Natuurrampen

• Stroomuitval of uitval van nutsvoorzieningen

• Storingen aan apparatuur

• Verlies van belangrijke werknemers

• Verlies van belangrijke leveranciers 

Voorbeeld bedrijfsimpact

• Verloren verkoop of inkomsten als gevolg van productiestilstand

• Slecht uitgevoerde retailmerchandising of gemiste promotiekansen

• Vertraagde verkoop of inkomsten (zoals betalingsachterstanden)

• Onvoorziene uitgaven (zoals overuren of uitbestedingskosten)

• Regelgevende boetes of contractuele boetes

• Vertraagde businessplannen als gevolg van bedrijfsonderbrekingen

• Verloren klanten 

Bedrijfsimpactanalyse versus risicobeoordeling

Een risicobeoordeling analyseert potentiële bedreigingen en de waarschijnlijkheid dat ze zich voordoen. Een bedrijfsimpactanalyse meet de ernst van die bedreigingen en hoe ze de bedrijfsvoering en financiën zouden beïnvloeden. Met andere woorden, een bedrijfsimpactanalyse is in wezen een uitbreiding van een risicobeoordelingsrapport - een BIA identificeert potentiële risico's en meet vervolgens ook hun impact.

Bedrijfsimpactanalyse versus projectrisicobeheer

Projectrisicobeheer is het proces van het opsporen, analyseren en reageren op potentiële projectrisico's. In dit geval is een risico alles wat kan leiden tot het mislukken van een project door de projecttijdlijn te vertragen, je projectbudget te overbelasten of de prestaties te verminderen. 

Terwijl projectrisicobeheer gericht is op het voorspellen van en reageren op blokkades binnen een specifiek project, is een bedrijfsimpactanalyse breder van opzet. Een BIA richt zich niet op één project, maar op overkoepelende bedrijfsfuncties en -processen. Je zou bijvoorbeeld projectrisicobeheer gebruiken voor een cross-functional initiatief om je bedrijfsapp opnieuw te ontwerpen, maar een BIA maken om te onderzoeken hoe verstoringen in je personeel de productie voor je bedrijfsapp kunnen beïnvloeden.

Bedrijfsimpactanalyse versus rampenherstelplan

Bedrijfsimpactanalyse en noodherstelplanning (DRP) zijn complementaire maar verschillende componenten van bedrijfscontinuïteit. Terwijl BIA zich richt op het identificeren van kritieke functies en de mogelijke gevolgen van verstoringen, schetst DRP specifieke stappen voor het herstellen van IT-systemen en -activiteiten na een crisis. 

BIA informeert de prioriteiten en strategieën binnen DRP en zorgt voor een gericht en efficiënt herstelproces dat aansluit bij de meest kritieke behoeften van de organisatie.

Waarom is een bedrijfsimpactanalyse belangrijk? 

Verstoringen gebeuren en het is belangrijk om voorbereid te zijn, zodat je weer op schema kunt komen en winstverlies kunt minimaliseren. Een bedrijfsimpactanalyse helpt je de gegevens te verzamelen die je nodig hebt om te plannen en om te gaan met blokkades wanneer ze onvermijdelijk optreden. 

Het BIA-proces helpt je in het bijzonder met het volgende:  

• Identificeer essentiële bedrijfsactiviteiten en middelen. Een BIA helpt je te begrijpen welke processen nodig zijn om je belangrijkste producten en diensten te leveren, zodat je weet welke activiteiten moeten worden uitgevoerd, ongeacht de omstandigheden. 

• Analyseer de financiële gevolgen van bedrijfsonderbrekingen. Als je begrijpt hoe potentiële obstakels de bedrijfsfinanciën kunnen beïnvloeden, kun je proactief strategieën ontwikkelen en fondsen toewijzen om onverwachte verstoringen aan te pakken wanneer ze zich voordoen. Met een BIA kun je de vereisten voor middelen begrijpen, budgetaanvragen rechtvaardigen en je bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) aan leiderschap pitchen. 

Verzamel de gegevens die je nodig hebt om een bedrijfscontinuïteitsplan te maken. Een bedrijfscontinuïteitsplan beschrijft strategieën om bedrijfsverstoringen te voorkomen en erop te reageren. Maar om je reactie te plannen, moet je eerst begrijpen hoe die verstoringen je bedrijf zullen beïnvloeden.

Een bedrijfsimpactanalyse uitvoeren

Het maken van een bedrijfsimpactanalyse lijkt misschien intimiderend, maar we hebben het proces opgesplitst in vier verteerbare stappen. Zo ga je aan de slag: 

1. Plan hoe je je BIA gaat uitvoeren

Ook al gebruik je een BIA om grotere bedrijfsprocessen te analyseren, denk aan de bedrijfsimpactanalyse zelf als een project dat moet worden gepland. Net als bij een gewoon project, begin je met het maken van een projectplan dat uiteenzet hoe je je BIA zult benaderen, inclusief de reikwijdte van de analyse, de doelstellingen van je BIA en de belanghebbenden waarmee je zult werken. Een goed geschreven projectplan biedt een duidelijk pad voorwaarts voor je BIA. Het helpt belanghebbenden te begrijpen waar ze verantwoordelijk voor zijn en zorgt ervoor dat je alle middelen hebt die je nodig hebt voordat je begint.

Overweeg bij het opstellen van je plan hoe je de verschillende onderdelen van je bedrijfsimpactanalyse organiseert, zodat teamleden de informatie die ze nodig hebben kunnen vinden en begrijpen en vervolgens effectief kunnen handelen. Projectbeheersoftware zoals Asana kan je helpen al je werk in één centrale tool te coördineren, zodat teamleden een single source of truth hebben voor elk projectonderdeel. Asana werkt ook in realtime bij naarmate het werk wordt voltooid, zodat je altijd weet of je op schema ligt.

2. Verzamel informatie

Voordat je de gevolgen van bedrijfsonderbrekingen kunt voorspellen, moet je eerst begrijpen hoe kritieke bedrijfsprocessen werken. Daarvoor moet je het de experts vragen - de belanghebbenden die de bedrijfsprocessen die je onderzoekt beheren en uitvoeren. Hoewel je waarschijnlijk een totaaloverzicht hebt van processen en de behoeften van het grote geheel begrijpt, is het belangrijk om met iemand te praten die dichter bij het werk staat. Op die manier kun je de praktische gevolgen van bedrijfsonderbrekingen begrijpen, evenals de oplossingen die je wilt implementeren. 

Er zijn twee veel voorkomende methoden voor het verzamelen van informatie: 

• Interviews met belanghebbenden.

• Maak een vragenlijst voor bedrijfsimpactanalyse die belanghebbenden asynchroon kunnen voltooien. 

De vragen die je stelt tijdens een interview en op een vragenlijst zijn vergelijkbaar. Hoewel interviews vaak persoonlijker zijn, kan een vragenlijst tijd besparen en je helpen je gegevens te standaardiseren.

Voorbeeld van een vragenlijst voor bedrijfsimpactanalyse

Om je op weg te helpen, is hier een sjabloon BIA-vragenlijst met voorbeeldantwoorden: 

Noem het bedrijfsproces waarvoor je verantwoordelijk bent

Online afrekenproces

Beschrijf waar het proces wordt uitgevoerd

De server die we gebruiken om betalingsinformatie van klanten te verwerken. 

Maak een lijst van alle inputs en outputs van het proces

• Inputs: Items in winkelwagen, betalingsgegevens van klant, factureringsadres, verzendadres

• Outputs: de klant betaalt voor het item, de verzendgegevens worden naar het distributiecentrum gestuurd en er wordt een bevestigingsmail verzonden

Maak een lijst van de middelen en tools die nodig zijn voor het proces

Een e-commerceplatform (Shopify), e-mailautomatiseringssoftware en een klantenserviceteam

Maak een lijst van de gebruikers van het proces

Klanten

Beschrijf de timing van het proces

Het afrekenproces duurt 3-5 minuten. Het gebeurt nadat items aan de winkelwagen zijn toegevoegd en voordat items worden verzonden. 

Geef een opsomming van mogelijke verstoringen van het proces

Servercrash, bug in e-mailautomatisering, e-commerceplatform is uitgevallen, beveiligingsinbreuk

Maak een lijst van de financiële, operationele en juridische/regelgevende gevolgen van mogelijke verstoringen

• Financiële gevolgen: een servercrash zou resulteren in $ 1.000 aan gederfde inkomsten per minuut.

• Operationele gevolgen: als het e-commerceplatform langer dan een dag uitvalt, zou de verloren omzet een overschot aan middelen veroorzaken. 

• Regelgevende gevolgen: Een beveiligingsinbreuk kan leiden tot kosten als gevolg van het niet naleven van de regelgeving inzake klantgegevens.

Geef, indien van toepassing, historische gegevens over eerdere bedrijfsverstoringen en de gevolgen daarvan

Zie het bijgevoegde rapport voor een samenvatting van een servercrash die vorig jaar plaatsvond, inclusief de gevolgen voor het afrekenproces, financiële verliezen en de hersteltijdlijn. 

3. Analyseer je gegevens

Nu je informatie over elk bedrijfsproces hebt verzameld, is het tijd om met je analyse te beginnen. Om je onderzoek te helpen begeleiden, kun je de volgende vragen overwegen: 

• Welke processen zijn het belangrijkst om je bedrijf draaiende te houden? Maak een geprioriteerde lijst van kritieke bedrijfsfuncties. Op die manier weet je, wanneer er zich verstorende gebeurtenissen voordoen, welke processen je eerst moet opstarten en welke kunnen wachten. 

• Welke middelen heeft elk proces nodig om succesvol te werken? Dit kunnen teamleden, technologie en fysieke middelen zijn, zoals grondstoffen of werkruimtes. Als je weet welke middelen absoluut essentieel zijn, kun je gemakkelijker prioriteiten stellen bij het toewijzen van middelen wanneer er bedrijfsonderbrekingen optreden. 

Hoe lang duurt het om elk proces weer normaal te laten werken wanneer er een storing optreedt en hoeveel geld kost het? Dit helpt je een nauwkeurige tijdlijn en budget voor je rampenherstelplan te maken, zodat je voorbereid kunt zijn op mogelijke verliezen en alles zo snel mogelijk weer op schema kunt krijgen.

4. Maak je rapport

Zodra je je bevindingen hebt geanalyseerd, is de laatste stap het daadwerkelijk maken van een bedrijfsimpactanalyserapport. Een BIA-rapport helpt jou of het senior management bij het maken van data-gesteunde herstelstrategieën op basis van input van procesexperts. Je rapport is het belangrijkste resultaat van je BIA, omdat het de manier is waarop je je bevindingen communiceert aan het leiderschap van het bedrijf en hen helpt de beste noodplannen te identificeren om je bedrijf weer op het goede spoor te krijgen. 

Bedrijfsimpactanalyse-rapportsjabloon

Je BIA-rapport moet de volgende onderdelen bevatten: 

- Executive summary 

- Doelstellingen en bereik 

- Methodologie

- Samenvatting van je bevindingen

- Uitsplitsing van je bevindingen voor elk proces, waaronder: 

• Een geprioriteerde lijst van de belangrijkste bedrijfsprocessen.

• Hoe een verstoring van dat proces verschillende delen van je bedrijf zou beïnvloeden.

• Hoe lang zou je de verstoring redelijkerwijs kunnen tolereren? Dit staat ook wel bekend als een hersteltijddoelstelling (RTO).

• Het maximale verlies dat je bedrijf kan tolereren. Dit staat ook wel bekend als een herstelpuntdoelstelling (RPO). 

• Een vergelijking tussen de potentiële financiële kosten van een storing en de kosten van bedrijfsherstelstrategieën. 

- Ondersteunende documenten

- Aanbevelingen voor herstel

Bedrijfsimpactanalyse-sjabloon

Een bedrijfsimpactanalysesjabloon dient als een fundamenteel hulpmiddel voor organisaties die hun activiteiten willen beschermen tegen verstoringen. Het begeleidt je bij het identificeren van kritieke functies, het beoordelen van de impact van verstoringen en het formuleren van effectieve mitigatie- en herstelstrategieën. 

Dit gratis sjabloon voor bedrijfsimpactanalyse zorgt voor een grondige evaluatie van operationele kwetsbaarheden en voorziet teams van de nodige inzichten voor bedrijfscontinuïteitsbeheer.

Introductie van BIA

• Een briefing van het doel en de reikwijdte van de BIA

• Uitleg van de doelstellingen en verwachte resultaten

Bedrijfsfunctie en procesidentificatie

• Beschrijving van elke kritieke bedrijfsfunctie en -proces

• Uitleg over het belang en de doelstellingen van deze functies en processen

Impactevaluatie

• Een uitleg van hoe mogelijke verstoringen van elke bedrijfsfunctie de financiën, activiteiten, juridische status en reputatie van het bedrijf kunnen beïnvloeden

• Het tijdsbestek van de impact voor elke functie (bijvoorbeeld binnen 24 uur, 72 uur, een week)

Benodigde middelen

• Lijst met de belangrijkste middelen die nodig zijn voor elke bedrijfsfunctie (personeel, technologie, informatie, faciliteiten, apparatuur).

• Afhankelijkheden van interne en externe diensten en leveranciers

Hersteldoelstellingen

• Hersteltijddoelstellingen (RTO) voor het hervatten van bedrijfsfuncties na een storing

• Recovery Point Objectives (RPO) voor gegevens- en systeemherstel

• Details over hoe deze doelstellingen aansluiten bij je bedrijfscontinuïteitsdoelen

Mitigatiestrategieën

• Strategieën om de risico's en gevolgen van verstoringen te verminderen

• Preventieve maatregelen om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen

Respons- en herstelplannen

• Stapsgewijze responsacties voor geïdentificeerde risico's en scenario's

• Herstelplannen voor het herstellen van bedrijfsvoering en diensten

BIA-conclusie

• Samenvatting van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen

• Volgende stappen voor het implementeren van BIA-resultaten

Voorbeelden van bedrijfsimpact

Een bedrijfsimpactanalyse is nodig om de potentiële impact van verstoringen op de kritieke functies van een organisatie te identificeren en te begrijpen. Het begeleidt de ontwikkeling van robuuste bedrijfscontinuïteitsbeheerplannen. 

Zo kunnen specifieke scenario's worden onderzocht met een focus op kwetsbaarheden in de toeleveringsketen, cyberbeveiliging, regelgevende afhankelijkheden en andere belangrijke aspecten.

Impact van natuurrampen op een fabriek

Wanneer een natuurramp plaatsvindt, kan een fabriek te maken krijgen met ernstige verstoringen, variërend van beschadigde infrastructuur tot vertragingen in de toeleveringsketen. Een grondige BIA voor zo'n scenario zou beginnen met het identificeren van kritieke processen die het meest kwetsbaar zijn voor natuurrampen. 

Identificatie van kritieke processen:

• Breng afhankelijkheden binnen de toeleveringsketen naar voren en identificeer belangrijke apparatuur en technologieën die kwetsbaar zijn voor schade door natuurrampen.

• Breng kritieke productie-workflows in kaart om te bepalen waar verstoringen de grootste impact kunnen hebben.

Impactbeoordeling:

• Schat mogelijke downtime en de impact ervan op productieschema's. 

• Analyseer de logistiek van de toeleveringsketen en de kwetsbaarheden van de infrastructuur om in te schatten wanneer de volledige activiteiten worden hervat.

• Bereken de financiële implicaties van verloren productie, inclusief kostenimplicaties voor noodinkoop.

Mitigatiestrategieën:

• Ontwikkel noodplannen voor alternatieve productiemethoden.

• Sluit overeenkomsten met back-upleveranciers en logistieke dienstverleners.

• Investeer in infrastructuurverbeteringen en workflow-aanpassingen om je in te dekken tegen natuurrampen (bijv. bescherming tegen overstromingen, aardbevingsbestendige structuren).

Cyberaanval op een financiële instelling

Een cyberaanval kan gevoelige gegevens in gevaar brengen en financiële diensten verstoren, wat leidt tot aanzienlijke reputatieschade en financiële schade. In deze context zou een BIA de cyberbeveiligingshouding van de instelling evalueren en kritieke activa identificeren die risico lopen.

Evaluatie van de cyberbeveiligingshouding:

• Voer een kwetsbaarheidsbeoordeling uit om zwakke punten in de cyberbeveiligingsdefensies van de instelling te identificeren.

• Identificeer en prioriteer activa die, indien gecompromitteerd, de grootste impact zouden hebben, zoals klantgegevens en kernbanksystemen.

Impactbeoordeling:

• Bedenk hoe belangrijk de getroffen systemen zijn voor de dagelijkse activiteiten van de instelling en beoordeel mogelijke financiële verliezen als gevolg van voortdurende operationele verstoringen.

• Bepaal het tijdsbestek voor het herstellen van veilige operaties.

• Evalueer het effect op het vertrouwen van de klant en de langetermijnimplicaties voor klantbehoud.

Herstelplanning:

• Schets strategieën voor cyberbeveiliging en incidentresponsplannen die voldoen aan de ISO 22301-normen voor bedrijfscontinuïteitsbeheer. 

• Ontwikkel een gedetailleerde communicatiestrategie om de verwachtingen van belanghebbenden te beheren en het vertrouwen te behouden tijdens de herstelinspanningen.

Wijzigingen in de regelgeving hebben gevolgen voor een farmaceutisch bedrijf

Wijzigingen in de regelgeving kunnen een grote impact hebben op farmaceutische bedrijven, wat van invloed is op hun productlijnen, marktstrategieën en nalevingskosten. Een BIA in dit scenario zou zich richten op het identificeren van welke wijzigingen in de regelgeving waarschijnlijk de grootste impact zullen hebben.

Analyse van het regelgevingslandschap:

• Identificeer aankomende regelgeving die van invloed kan zijn op de activiteiten, productontwikkeling of markttoegang.

• Beoordeel de reikwijdte en tijdlijn van wijzigingen in de regelgeving om de inzet voor naleving te prioriteren.

Impactevaluatie:

• Bepaal de financiële implicaties van naleving, inclusief mogelijke kosten voor het aanpassen van productieprocessen of het uitvoeren van aanvullende klinische onderzoeken.

• Overweeg de operationele gevolgen, zoals vertragingen bij productlanceringen of wijzigingen in bestaande productlijnen.

Aanpassings- en mitigatiestrategieën:

• Plan voor herallocatie van middelen om ervoor te zorgen dat prioritaire projecten op schema blijven.

• Werk samen met regelgevende instanties om een duidelijker inzicht te krijgen in vereisten en tijdlijnen.

• Pas interne processen en trainingsprogramma's aan om ze af te stemmen op nieuwe wettelijke normen.

Analyseer en maak vervolgens een strategie

Wanneer je een diepgaande bedrijfsimpactanalyse maakt, weet je wat je kunt verwachten wanneer er onvermijdelijk verstoringen optreden - plus een lijst met je beste opties om zo snel mogelijk weer op schema te komen. De gegevens die je verzamelt, helpen je een bedrijfscontinuïteitsplan te maken dat wordt ondersteund door bewijs van procesexperts, zodat je oplossingen bij de hand hebt wanneer er een ramp plaatsvindt.