Waarom projecten mislukken: 7 redenen (en hun oplossingen)

De meeste projectmanagers hebben de steek van een mislukt project ervaren. Respondenten van een enquête van het Project Management Institute uitgevoerd in 2021, gaven aan dat 12% van projecten in hun organisatie het afgelopen jaar als mislukkingen werden beschouwd. Maar hoewel je niet de enige bent die projectfouten wil voorkomen, betekent het lezen van dit artikel dat je al een belangrijke stap hebt gezet. Dus laten we van tevoren plannen en deze veelvoorkomende projectvalkuilen stoppen. 

Wat is een mislukt project?  

Een project kan om de volgende redenen als een mislukking worden beschouwd: 

• Het project voldeed niet aan je doelstellingen.

• Je hebt niet het gewenste resultaat gekregen.

• Het werk werd niet op tijd voltooid.

Falen is echter subjectief. Vaak behalen 'mislukte' projecten nog steeds significante resultaten, zelfs als je een deadline hebt gemist of een deliverable niet hebt bereikt. En hoewel mislukking nooit goed voelt, gaat het vaak hand in hand met het stellen van uitdagende doelen. 

Bij Asana geloven we bijvoorbeeld dat als je 100% van de tijd slaagt, je waarschijnlijk niet ambitieus genoeg was in je planning. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat projecten om de juiste redenen mislukken, zoals het stellen van een stretchdoel om voorwaarts momentum te inspireren, in plaats van vanwege een vermijdbare valkuil. 

7 veelvoorkomende oorzaken van projectfouten (en hun oplossingen)

Gelukkig zijn deze veelvoorkomende problemen oplosbaar, dus met wat planning vooraf kun je mislukkingen voorkomen.  

1. Onduidelijke doelen

Probleem: je team is niet afgestemd op projectdoelen en er is geen manier om succes te meten. 

Projectdoelstellingen zijn wat je aan het eind van je project wilt bereiken. Het moeten specifieke, tijdgebonden doelen zijn die je kunt meten wanneer je project is voltooid. Zonder duidelijke doelstellingen is het moeilijk om je team op één lijn te houden of zelfs maar te weten of je project een succes of een mislukking was. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je team een nieuwe afrekenpagina ontwerpt voor je mobiele app. Zonder een duidelijk doel (zoals 'de gemiddelde afreken tijd voor eindgebruikers in Q2 met 30% verminderen'), is het moeilijk om te weten welke nieuwe functies de pagina tot een succes zullen maken. En nadat het project voorbij is, zul je het moeilijk hebben om de prestaties te meten zonder een concreet doel om mee te vergelijken.

Onduidelijke doelstellingen zijn een veel voorkomend probleem. De Anatomie van werk-index van 2021, die meer dan 10.000 kenniswerkers ondervroeg, vond dat minder dan de helft van alle werknemers begreep hoe hun dagelijkse werk bijdroeg aan bredere doelen. 

Oplossing: stel duidelijke doelstellingen als onderdeel van je planningsproces.

Effectieve projectdoelstellingen zorgen voor overeenstemming in je team en bieden een benchmark om succes te meten. Stel voordat je begint doelstellingen vast en ze kunnen je project begeleiden - nog beter, betrek je team bij het proces van het stellen van doelen, en je kunt ervoor zorgen dat iedereen vanaf het begin op één lijn zit. 

Het is een goed idee om doelstellingen te stellen als onderdeel van je algemene projectplan, waarin ook de belanghebbenden van het project, de deliverables, de tijdlijn en meer worden uiteengezet. 

2. Scope creep

Probleem: Je projectdeliverables veranderen naarmate het werk vordert.

Scope creep is moeilijk te herkennen omdat het vaak langzaam opkomt - je zou zelfs kunnen zeggen dat het je besluipend overvalt. Projectbereik is wat er gebeurt wanneer de projectdeliverables het projectbereik overschrijden en je uiteindelijk meer werk hebt dan je had verwacht. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je deze maand 10 blogartikelen wilde publiceren als onderdeel van een nieuwe productlancering. Je hebt echter een verzoek van een belanghebbende gekregen om twee extra berichten toe te voegen om een ander product te ondersteunen. Met dat nieuwe verzoek zijn je middelen dun uitgesmeerd en moet je de publicatiedeadlines over de hele linie uitstellen. 

Scope creep is een belangrijke oorzaak van gemiste deadlines en mislukte projecten. Respondenten van een enquête van het Project Management Institute uitgevoerd in 2021, gaven aan dat 34% van projecten in hun organisatie het afgelopen jaar scope creep ondervonden. 

Oplossing: definieer en circuleer je projectbereik voordat je begint.

Wanneer je de scope van tevoren definieert, is het gemakkelijker om op tijd en binnen het budget resultaten te leveren. Je kunt de middelen van tevoren plannen en ervoor zorgen dat last-minute vragen je team niet overweldigen. Projectbereik dat is gedocumenteerd is ook een goed hulpmiddel om extra verzoeken van belanghebbenden terug te dringen. In het bovenstaande voorbeeld betekent dat dat je je aan je oorspronkelijke 10 blogposts houdt en je project op tijd oplevert. 

Je kunt je projectbereik documenteren met een scopeverklaring. Dit kan onderdeel zijn van je projectplan, of zelfs een op zichzelf staand document. Zodra je je bereikverklaring hebt gemaakt, moet je deze delen met je belanghebbenden. Als ze een duidelijk begrip hebben van wat wel en niet in je project is opgenomen, zullen ze minder snel extra vragen stellen. En als je toch een extra verzoek krijgt, kun je een wijzigingscontroleproces gebruiken om te bepalen of het belangrijk genoeg is om aan je Projectbereik toe te voegen. 

3. Onrealistische verwachtingen

Probleem: Succes is niet haalbaar.

Inspirerende doelen kunnen helpen om vooruitgang te stimuleren, maar ze moeten nog steeds haalbaar zijn. Als je projectdoelstellingen te ambitieus zijn, kan dit gemakkelijk leiden tot gestreste teamgenoten en gemiste deadlines. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je verkoopteam deze maand een stretchdoel van 100 commissies heeft. Maar twee teamleden zijn met verlof, dus de rest van het team zal overuren moeten maken om het doel te bereiken. Dat betekent dat er niet genoeg middelen zijn om het doel te bereiken en dat succes waarschijnlijk buiten bereik is. 

Overdreven ambitieuze doelstellingen kunnen kryptoniet zijn voor projecttijdlijnen. Volgens de Anatomie van werk-index 2021 zijn onrealistische verwachtingen de meest voorkomende oorzaak van gemiste deadlines. 

Oplossing: stel SMART-projectdoelstellingen vast.

Met wat planning vooraf kun je nog steeds inspirerende doelstellingen stellen die geen extra uren op de klok vereisen. Om ambitieuze (maar haalbare) doelen te creëren, moet je ervoor zorgen dat ze SMART zijn: specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden. De SMART-doelenmethodologie maakt duidelijk hoe succes eruitziet, terwijl het ook een duidelijke projectroutekaart en eindstreep voor je project biedt. Als je ervoor zorgt dat je doelstellingen haalbaar zijn en binnen je Projectbereik vallen, kun je het projectrisico beperken en je team op succes voorbereiden. 

4. Beperkte middelen

Probleem: je hebt niet de middelen die je nodig hebt om de klus te klaren. 

Middelen zijn alles wat je nodig hebt om een project te voltooien, zoals budget, personeel, tijd, ruimte of tools. Een gebrek aan middelen kan een project vertragen of zelfs stoppen. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je aan een advertentiecampagne werkt voor een nieuw product. De deadline nadert, maar je budget voor freelance videobewerking is op. Met slechts één interne bewerker om te helpen, moet je de lancering van de campagne uitstellen. In dit geval heb je zowel het budget als het personeel nodig om het werk op tijd af te leveren. 

Oplossing: maak van tevoren een middelenbeheerplan. 

Soms zijn ongeplande gebeurtenissen zoals bezuinigingen moeilijk te voorspellen. Maar vaak kun je met een beetje planning ervoor zorgen dat je team heeft wat het nodig heeft om projectdoelen aan te pakken. Een middelenbeheerplan legt de hoeveelheid en het type middelen vast die je nodig hebt voor je project, zodat je precies weet wat er nodig is voordat je begint. Gebruik vervolgens de beste praktijken voor het toewijzen van middelen om precies te bepalen wanneer elke middelen aan elk project moet worden toegewezen. Dit kan bijvoorbeeld de bandbreedte van werknemers, het budget, technische apparatuur of zelfs een werkruimte zijn. 

5. Slechte communicatie

Probleem: Teamleden begrijpen niet hoe en wanneer ze updates moeten communiceren. 

Tegenwoordig is communicatie complexer dan ooit. Volgens de Anatomie van werk-index uit 2021 schakelen mensen gemiddeld 25 keer per dag tussen 10 apps om hun werk te doen, en 27% van de werknemers zegt dat acties en berichten worden gemist bij het schakelen tussen apps. 

Met de huidige overbelasting van apps is het moeilijk om te weten wanneer en waar je belangrijke projectupdates moet plaatsen. Dat betekent dat het werk in gevaar kan komen als de teamleden van het project niet op één lijn zitten over welke communicatiekanalen ze moeten gebruiken, wanneer ze ze moeten gebruiken of wie wat moet communiceren. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een team op afstand leidt dat verspreid is over Noord-Amerika en Europa. Je vertrouwt op een mix van communicatie-tools om dingen gedaan te krijgen, waaronder e-mail, berichten, videoconferenties en gedeelde documenten. Maar je team heeft geen documentatie over wanneer elk kanaal moet worden gebruikt, dus teamleden delen vaak belangrijke updates in kanalen die slechts door sommige mensen worden gezien. Als gevolg hiervan mis je belangrijke details en wordt het werk vaak gedupliceerd. 

Oplossing: maak en deel een communicatieplan.

Een duidelijk communicatieplan legt uit hoe je belangrijke, doorlopende projectinformatie doorgeeft. Het geeft je team helderheid over welke tools waarvoor gebruikt moeten worden, legt vast hoe vaak updates worden gedeeld (en wie ze moet delen) en identificeert wanneer de belangrijkste belanghebbenden op de hoogte moeten worden gebracht. Met een solide communicatieplan kun je minder tijd besteden aan het achterhalen van informatie en meer tijd besteden aan het aanpakken van je projectdoelstellingen. 

Een communicatieplan omvat meestal de frequentie, het kanaal, het publiek en de eigenaar voor elk type communicatie dat je zult gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld deze details opnemen voor wekelijkse projectstatusupdates:  

• Communicatietype: projectstatusupdates

• Frequentie: wekelijks

• Kanaal: e-mail

• Publiek: projectteam

• Eigenaar: projectmanager

6. Vertragingen in de planning

Probleem: gemiste deadlines veroorzaken overhaast werk en aanzienlijke projectvertragingen.  

Een gemiste deadline hier, een vertraagde vergadering daar - dit lijkt misschien onbeduidend op het moment, maar kan uiteindelijk een sneeuwbaleffect hebben op gehaast werk, gestreste teamgenoten en aanzienlijke projectvertragingen. 

Stel je bijvoorbeeld voor: je plant een museumtentoonstelling en je logistieke vergadering met de tentoonstellingslocatie is een paar keer uitgesteld. Nu is het twee weken tot de grote opening en moet je team het planningsproces versnellen om op tijd klaar te zijn - of je moet het evenement misschien zelfs uitstellen. Dit soort planningsvertragingen komen steeds vaker voor, met 26% van de deadlines die elke week worden gemist volgens de Anatomie van werk-index van 2021. 

Oplossing: Voeg een projectschema toe als onderdeel van je projectplan. 

Herinner je je het altijd nuttige projectplan dat we eerder noemden? Dit omvat meestal een gedetailleerd projectschema. Een projectschema legt elke stap vast die je moet voltooien, wie verantwoordelijk is voor dat werk en wanneer elke taak voltooid moet zijn. 

Een effectief projectschema geeft je team helderheid over hoe de verschillende onderdelen met elkaar verbonden zijn. Op die manier kun je gemakkelijk identificeren welke belangrijke mijlpalen afhankelijk zijn van anderen, zodat je vanaf de vervaldatums terug kunt werken om ervoor te zorgen dat er genoeg tijd is om elke stap te voltooien. Je kunt je team ook betrekken bij het planningsproces om rekening te houden met ieders tijdlijn en verantwoordelijkheden. 

7. Gebrek aan transparantie

Probleem: Teamleden kunnen belangrijke projectdocumentatie niet vinden. 

Je hebt dus een geweldig projectplan gemaakt, compleet met een projectschema, communicatieplan, middelenbeheerplan en SMART-doelstellingen. Wat nu? 

Als die documenten statisch zijn en niet gemakkelijk toegankelijk voor je team, kan het moeilijk zijn om updates te communiceren zonder tijdrovende statusvergaderingen. En zelfs dan kan informatie verloren gaan. 

Oplossing: Gebruik een werkbeheertool om projectinformatie op één plek te bewaren. 

Werkbeheer helpt je workflows te organiseren en processen in te stellen zodat je team op lange termijn kan samenwerken. De juiste werkbeheertool kan fungeren als een single source of truth voor projectinformatie, documentatie en status. We zijn (uiteraard) bevooroordeeld ten opzichte van Asana, omdat het teams een levend systeem biedt waarin iedereen werk- en teamprioriteiten kan bekijken en beheren op een manier die voor hen het beste werkt. Maar ongeacht de tool die je gebruikt, met projectbeheersoftware heeft je team toegang tot de informatie die ze nodig hebben en blijven ze op de hoogte van de nieuwste projectupdates. Dat betekent dat je Excel-trackers kunt dumpen die snel verouderd raken en ervoor kunt zorgen dat je projectteam realtime informatie heeft wanneer ze die nodig hebben.

Maak je projecten faalbestendig

Nu je op de hoogte bent van deze veelvoorkomende redenen voor projectfouten, zijn hier enkele tools om je projecten op succes voor te bereiden: 

Een projectcharter om je project aan belanghebbenden te presenteren.

Een projectplan om het werk op schema te houden. Dit omvat: 

• Doelen en projectdoelstellingen

• Succescijfers

• Belanghebbenden en rollen

• Scope en budget

• Mijlpalen en deliverables

• Tijdlijn en planning

• Communicatieplan

Een middelenbeheerplan om de werkbelasting van je team te beheren. 

Een risicoregister om potentiële tegenslagen te identificeren.

Een projectkickoff-vergadering om af te stemmen over de belangrijkste details en de steun van belanghebbenden te verwerven.

Een pojectbeheertool om alles te coördineren.

De weg naar projectsucces

Je hebt waarschijnlijk een thema opgepikt - als het gaat om risicobeheer en het voorkomen van projectfouten, is planning vooraf de sleutel. Door je team in staat te stellen strategisch te plannen en rekening te houden met alle bewegende delen van je project, kun je een staat van dienst van succes opbouwen en belangrijke doelstellingen verpletteren. Dus op het vooruit plannen, en op veel succesvolle projecten in het verschiet.