11 projectsjablonen om uw werk op weg te helpen

Jenny Thai bijdrager fotoJenny Thai9 september 20197 min. leestijd
facebooktwitterlinkedin
Bannerafbeelding artikel projectplansjablonen

Wij houden er allemaal van als projecten vlot verlopen. Er is een duidelijk plan, iedereen weet wat er gedaan moet worden en wanneer de deadlines zijn, en het project wordt op tijd en binnen het budget voltooid. Maar wat als u de persoon bent die dat project moet plannen en beheren?

Het plannen van een project kost tijd en vergt vaak veel handmatig, repetitief werk om het project op gang te krijgen. Secties maken, sjabloontaken opstellen en informatie verspreiden onder belanghebbenden en medewerkers. Projectsjablonen kunnen het werk aan het begin van het project helpen verminderen, zodat u en uw teamleden meteen aan de slag kunnen. Bovendien maakt een goede projectsjabloon niet alleen het opstarten van één project gemakkelijker, het stelt u ook in staat alle volgende projecten met succes uit te voeren.

Lees: Met succes meerdere projecten beheren

Wat is een projectsjabloon?

In tegenstelling tot het plannen van een project van nul af aan, geeft een projectsjabloon u de bouwstenen die u nodig hebt om te beginnen. Afhankelijk van het hulpmiddel dat u gebruikt, kan uw projectsjabloon secties, voorbeeldopdrachten, taaklabels en meer bevatten. Met een projectsjabloon kunt u onmiddellijk van start om een voorsprong op uw werk krijgen.

Hoe helpen sjablonen bij projectplanning?

Een projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste onderdelen die uw team moet kennen om uw projectdoeleinden met succes te bereiken. Een goed projectplan schetst uw project-deliverablesprojectbereik en projectschema. Een goed plan moet met name zeven belangrijke projectelementen bijhouden:

  • Doelen

  • Succescijfers

  • Belanghebbenden en rollen

  • Budget

  • Mijlpalen en te leveren prestaties

  • Tijdlijn en planning

  • Communicatieplan

Niet elke projectsjabloon zal al deze elementen in zich hebben. Een goede projectsjabloon zal u echter voorzien van voorbeeldtaken om u en uw team te helpen de projectbehoeften te beantwoorden, de projectresultaten te plannen, en in recordtijd van start te gaan.

Lees: Een projectplan maken dat u daadwerkelijk op het juiste spoor houdt

Het juiste projectsjabloon-tool vinden

De kwaliteit van het tool dat u gebruikt om uw projectsjabloon te maken is net zo belangrijk - zo niet belangrijker - dan de kwaliteit van de projectsjabloon zelf. Er bestaan verschillende projectbeheertools om teams te helpen bij de projectplanning, maar niet elk programma is hetzelfde.

Natuurlijk wilt u een hulpmiddel dat gratis en eenvoudige project-sjablonen biedt maar uw verlanglijstje mag ook meer eisen. Een geschikt hulpmiddel voor projectsjablonen moet flexibel genoeg zijn om uw team complexe projecten te laten plannen, van de eerste deliverable tot het uiteindelijke projectdoel.

We denken dat Asana een goede plaats is om te beginnen. Asana is een werkbeheertool, waar uw team naast projecten ook teamprocessen mee kan coördineren. Platforms voor werkbeheer helpen uw team afzonderlijke projecten te verwezenlijken, maar ze helpen u ook om herhaalbare processen en betrouwbare systemen te creëren die uw team kan gebruiken - niet alleen voor één project, maar voor alle projecten.

Lezen: Werkbeheer versus projectbeheer: wat is het verschil?

11 gratis en eenvoudige projectplansjablonen

Als u zichzelf niet beschouwt als een professionele projectmanager en u weet niet goed waar u moet beginnen, dan bent u hier aan het juiste adres. Hier zijn elf sjablonen om u te helpen uw volgende project in een mum van tijd van de grond te krijgen.

1. Eenvoudig projectsjabloon: Aan de slag

Projectplansjablonen - eenvoudig projectplanSjabloon gebruiken

Geen twee projecten zijn volledig hetzelfde, maar elk projectplan heeft een aantal basiselementen gemeen. Duidelijke doelen, deliverables en tijdschema's geven structuur aan uw projectplan.

Ze helpen u ook om uw grote, uitdagende project op te splitsen in kleinere, uitvoerbare stappen. Zorg ervoor dat u ook uw projectteam samenstelt. Dit zijn de mensen die u zullen helpen het project uit te voeren en geef duidelijk aan wat ieders rol is.

Als u nog steeds niet weet waar u moet beginnen, probeer dan ons eenvoudig projectplansjabloon. Het helpt u om al uw projecttaken te organiseren uw werkplanning en mijlpalen, terwijl u gemakkelijk de prioriteitsniveaus en de status van de taken kunt zien.

Lees: Projectmijlpalen vastleggen, bereiken en vieren

2. Productmarketingsjabloon: plan uw volgende lancering

Projectplansjablonen - lancering productmarketingSjabloon gebruiken

Productmarketingmanagers jongleren met veel verantwoordelijkheden. Ze doen marktonderzoek om de productstrategie te bepalen, stellen de boodschap en de positionering op, en brengen nieuwe producten op de markt. Vaak zijn ze ook de facto projectmanager bij een productlancering, en coördineren ze product-, marketing- en creatieve teams om ervoor te zorgen dat nieuwe producten klaar zijn voor verzending en dat de lanceringsmiddelen op tijd geleverd worden.

In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden voor elke lancering, kunt u ons lanceringssjabloon voor productmarketing  gebruiken om uw plan op te stellen. Het bevat stappen zoals het stellen van lanceringsdoelen en het bepalen van een kanaalstrategie, zodat u geen enkel essentieel element van de productlancering vergeet.

3. Inhoud agendasjabloon: Haal deadlines voor publicaties

Projectplansjablonen - redactionele agendaSjabloon gebruiken

Het beheren van een inhoudsagenda is een doorlopend project waarbij u veel bewegende delen in de gaten moet houden. Van het toewijzen van werk aan schrijvers tot het produceren van visuele middelen en het coördineren van recensies en redacties, elk stukje inhoud dat u maakt is als een eigen miniproject met duidelijk afgebakende stappen.

Lees: Een projectagenda maken en beheren om uw team op succes voor te bereiden

Om de productie van uw inhoud op schema te houden, kunt u gebruik maken van ons inhoudsagendasjabloon. Met dit sjabloon kunt u alle inhoud die u schrijft, bewerkt en publiceert op één plaats beheren, van idee tot voltooiing.

4. Sjabloon voor een marketingcampagne: breng uw plan in kaart

Projectplansjablonen - sjabloon voor een marketingcampagneSjabloon gebruiken

Planning en uitvoering zijn de sleutels tot een goede marketingcampagne. Maar als u voor de eerste keer een campagne beheert, kan het overweldigend zijn om aan elk stukje werk te denken dat gedaan moet worden. Welke middelen moeten er worden gecreëerd? Wie gaat ze maken? En wat als er iets door de mazen van het net valt?

Met ons sjabloon voor een marketingcampagne, kunt u uw hele campagneplan in kaart brengen en de dagelijkse uitvoering met uw team beheren. Gebruik het om middelen en deliverables te volgen, uw kanaalstrategie te plannen en uit te voeren, en nog veel meer.

Download de handleiding: Het draaiboek van de marketeer

5. Beheersjabloon voor bureau"s: beheer uw volgende samenwerking

Projectplansjablonen - samenwerking met een extern bureauSjabloon gebruiken

Voor de meeste projecten zult u waarschijnlijk een team van interne medewerkers samenstellen. In sommige gevallen kunt u echter een beroep doen op een marketing- of creatief bureau om uw project uit te voeren. Of het nu gaat om een reclamecampagne, een merkvernieuwing of een onderzoeksinitiatief, een succesvolle samenwerking begint met een duidelijk plan en een strakke ononderbroken coördinatie. Dit kan al snel een uitdaging worden als u hoofdzakelijk via e-mail of wekelijkse online meetings samenwerkt.

Gelukkig is er een sjabloon voor het beheer van uw volgende project met een extern agentschap. Gebruik het om uw creatieve briefing op te stellen en houd de deliverables, het werk in uitvoering, de prioriteitsniveaus en de budgetten op één plaats bij. Zo kunt u zich concentreren op het samen produceren van geweldig werk.

6. Sjabloon voor gebruikersonderzoek: UXR-projecten organiseren

Projectplansjablonen - sjabloon voor gebruikersonderzoekSjabloon gebruiken

Gebruikersonderzoek is een cruciaal onderdeel van de levenscyclus van productontwikkeling. In deze fase leren productmanagers en onderzoekers van gebruikerservaringen de behoeften en doelstellingen van hun klanten kennen, en komen zo inzichten aan het licht die geheel nieuwe productmogelijkheden ontsluiten.

Het leiden van een onderzoeksproject is niet eenvoudig. Van het zoeken van deelnemers aan het onderzoek en het verzamelen van gegevens tot het analyseren van die gegevens en het genereren van aanbevelingen, er komt heel wat bij kijken om te plannen en te beheren. Met ons sjabloon voor gebruikersonderzoek kunt u samen met uw team gemakkelijk onderzoeksdoelen en -vragen bepalen en uw waarnemingen overzichtelijk houden. Zo raken de vruchten van uw arbeid niet verloren in een doc of spreadsheet.

7. Sprintplanningsjabloon: beheren van agile teams

Kanbanbord voor scrum voor een engineering-sprintSjabloon gebruiken

 Sprint planning helpt Agile project- en engineeringteams werk te prioriteren en te beslissen wie de capaciteit heeft om bepaalde projecten aan te nemen. Sprint planning, samen met dagelijkse standups en sprint retrospectieven, maken deel uit van het grotere Scrum-raamwerk.

Uw team heeft het druk, en u wilt geen sprintplanningsjabloon bijhouden dat moeilijk te organiseren of te navigeren is. Tegelijkertijd moet u toegang hebben tot allerlei projectgegevens, zoals details over het product, wie waaraan werkt, wat de status van het werk is, welke prioriteit het heeft, en wanneer het werk af moet zijn. Met ons sjabloon voor sprint planning, krijgt u een raamwerk om al dit werk vast te leggen. Tegelijkertijd wordt er toch tijd vrijgemaakt voor uw team om snel te werken, snel te bouwen, en vaak te verzenden.

Lees Asana voor agile en scrum

8. Agenda sjabloon voor bestuursvergadering: notuleren van vergaderingen

Projectplansjablonen - Agenda voor bestuursvergaderingenSjabloon gebruiken

Het is van cruciaal belang voor uw raad van bestuur om productief te vergaderen, maar het plannen van een productieve vergadering vergt veel werk. Uw raad van bestuur heeft een gemakkelijke manier nodig om belangrijke informatie voor komende en toekomstige vergaderingen te plannen, te delen en op te slaan, zonder dat u extra tijd hoeft te besteden aan het coördineren van e-mails of het doorspitten van spreadsheets.

Plan daarom effectieve en moeiteloze vergaderingen met ons sjabloon. Ons agendasjabloon voor bestuursvergaderingen is uw one-stop-shop om uw vergaderagenda van tevoren te delen, actiepunten tijdens de vergadering vast te leggen, en belangrijke documentatie zoals notulen van vorige vergaderingen of referentiedocumenten te noteren.

9. Sjabloon voor werkaanvragen: vereenvoudig het intakeproces

Projectplansjabloon - sjabloon voor werkaanvragenSjabloon gebruiken

Werkaanvragen kunnen snel uit de hand lopen wanneer ze via verschillende wegen en in verschillende formaten worden ingediend. Om ervoor te zorgen dat er geen verzoeken over het hoofd worden gezien, hebt u een centrale plaats nodig om verzoeken te traceren en te beheren. En om de workflow voor uw team te vereenvoudigen, hebt u ook een intakeproces nodig om te garanderen dat u bij elk verzoek dezelfde informatie krijgt.

Simpel gezegd hebt u een sjabloon voor werkaanvragen nodig. Of u nu binnenkomende creatieve briefings, werkopdrachten, of IT-verzoeken ontvangt, een centrale bron van waarheid voor deze verzoeken is van cruciaal belang. Combineer dan ons sjabloon voor werkaanvragen met Formulieren, om te garanderen dat u alle belangrijke details direct krijgt wanneer er aanvragen worden ingediend.

Lees: Hoe komt u snel van aanvraag tot levering?

10. Verkoopplansjabloon: stel sterke doelen

Projectplansjabloon - verkoopplanningSjabloon gebruiken

Uw verkoopplan mag geen document zijn dat u aan het begin van de verkoopcyclus maakt en vervolgens terzijde legt. Om uw verkoopteams een solide fundering te geven en onderhouden, moeten ze toegang hebben tot een afgerond, gestructureerd verkoopplan.

Met een doeltreffend sjabloon voor een verkoopplan hebt u een gemakkelijke, gecentraliseerde manier om de doelstellingen van uw verkoopteams, de doelgroep, de omzetdoelstellingen, de strategieën, en de hindernissen die u in de weg zouden kunnen staan, vast te leggen. Probeer ons verkoopplansjabloon om de structuur te krijgen die u nodig hebt om elk onderdeel van uw verkoopplan voor te bereiden.

11. Checklist voor nieuwe onboarding: etandaardiseer de onboarding

Projectplansjabloon - onboardingsjabloonSjabloon gebruiken

Managers steken zoveel tijd en moeite in het vinden van de beste kandidaat, dat de voorbereiding op hun komst soms wat overhaast is. Om ervoor te zorgen dat elke nieuwe aanwinst de beste ervaring heeft, moet u het onboardingproces standaardiseren en elke aanwervende manager op succes voorbereiden.

Een checklist voor nieuwe aanwervingen is een gestandaardiseerd proces dat elke manager moet volgen. Uw checklist moet de basisregels bevatten die elke manager moet volgen, zoals welkomst-e-mails, persoonlijk teamvergaderingen, instellingsvereisten van uw IT-afdeling, en nog veel meer. Hoewel elke afdeling iets andere tradities en opleidingseisen zal hebben, zal het standaardiseren van de algemene onboarding met ons sjabloon met checklist voor nieuwe medewerkers elke manager en nieuwe medewerker op weg helpen.

Lees: Asana gebruiken voor het onboarden van nieuwe werknemers

Aangepaste projectsjablonen

Er kunnen gevallen zijn waarin uw team specifieke werkstromen heeft die u in een sjabloon wilt vastleggen. In zo'n geval wilt u eerder voltooide projecten in sjablonen kunnen omzetten, met behoud van enkele details, zoals projecttaken, belangrijke mijlpalen, en projectfasen. Als u eenmaal een degelijk projectplanhebt, is de volgende stap er een sjabloon van te maken dat u in de toekomst kunt gebruiken.

Met een werkbeheerprogramma zoals Asana, kunt u van elk eerder afgewerkt project een sjabloon maken. Dan hoeft u alleen nog maar de begin- en einddatum van uw project te kiezen, en u kunt aan de slag met een solide, op maat gemaakt projectplan.

Betere projectsjablonen = betere projectplanning

Het opstarten van een nieuw project kan stressvol zijn, vooral als u degene bent die dat project moet plannen en beheren.

Welk soort project u ook leidt - productlanceringen, marketingcampagnes, noem maar op, sjablonen geven u een uitgangspunt, zodat u niet van nul moet beginnen. En als u een projectbeheertool zoals Asana gebruikt, zal uw project waarschijnlijk ook op schema blijven.

Klaar om uw nieuwe project te plannen? Probeer een projectsjabloon van Asana.

Gerelateerde bronnen

Artikel

The beginner's guide to Agile methodologies