Aanvragen centraliseren om het juiste werk te prioriteren, middelen toe te wijzen en te starten

Het workflow-sjabloon voor werkintake van Asana geeft teams een eenvoudige manier om inkomend werk op te nemen, te beoordelen en te routeren zonder inzendingen handmatig te sorteren. Elke aanvraag komt in dezelfde workflow terecht, zodat teams kunnen zien wat aandacht nodig heeft, wie elke stap bezit en hoe het werk vordert. Met ingebouwde automatisering en AI-ondersteuning besteed je minder tijd aan het verzamelen van informatie en meer tijd aan het voltooien van het werk dat er toe doet.

• Verzamel al het inkomende werk in één consistente intake-workflow.

  Het sjabloon legt belangrijke details vast via een ingebouwd formulier en kent elk verzoek een ID toe, waardoor teams eenvoudig werkitems kunnen bijhouden. Teams kunnen e-mailopvolgingen starten en alleen teamreacties achterlaten om samen te werken voordat ze met het werk beginnen.

• Beoordeel en kwalificeer aanvragen snel met AI.

  AI benoemt nieuwe inzendingen, vraagt aanvragers om ontbrekende informatie en stelt antwoorden op om het heen en weer gedoe vroeg in het intakeproces te verminderen.

• Organiseer aanvragen met behulp van aangepaste statusstappen.

  Het intake-sjabloon sorteert werkaanvragen in aangepaste statustypen om te zien wat er nieuw is, in behandeling is, geblokkeerd is of voltooid is.

• Vervaldatums automatisch toepassen.

  Regels stellen deadlines in op basis van het type aanvraag, waardoor teams het werk kunnen plannen zonder handmatige planning.

• Beoordeel en rapporteer prestaties vanaf één dashboard.

  Dashboards tonen het aantal aanvragen, de verwerkingssnelheid en vertragingen in verschillende fasen. Het intake-sjabloon biedt teams realtime statistieken, inzichten, grafieken en grafieken om workflows te verbeteren en vertragingen te voorkomen.

Wanneer gebruik je een workflow-sjabloon voor werkintake?

Werkintakesjablonen zijn het meest nuttig wanneer je team een betrouwbare manier nodig heeft om inkomend werk uit meerdere bronnen te verwerken. Ze bieden een enkele locatie voor aanvragers om hun behoeften te specificeren, belangrijke details op te nemen en de voortgang bij te houden zonder extra check-ins. Een workflow-sjabloon helpt beoordelaars de informatie te krijgen die ze nodig hebben om te beslissen wat ze vervolgens moeten doen en om het werk met minder vertragingen vooruit te helpen.

Gebruik de werkintakeformuliersjablonen van Asana wanneer je team het volgende wil:

• Inkomende aanvragen organiseren wanneer ze binnenkomen gedurende de dag.

• Vervang e-mails, chats of spreadsheets in silo's door één enkele intake flow.

• Werkbelastingen plannen door aanvragen in één systeem toe te wijzen en in te plannen.

• Ter ondersteuning van terugkerende servicebehoeften zoals reparaties aan faciliteiten, IT-hulp of onboarding-taken.

• Aanvragers inzicht geven in de status van hun inzendingen.

Een workflow-sjabloon voor werkaanvragen werkt goed voor elk team dat terugkerende aanvragen beheert en een betrouwbaar intakeproces nodig heeft om iedereen op één lijn te houden.

Een werkintakesjabloon gebruiken

Het workflow-sjabloon voor werkintake van Asana geeft je team één plek om inkomende werkopdrachten te verzamelen, te beoordelen en te beheren. Je doorloopt elke stap van de workflow in een consistente volgorde, zodat je altijd weet hoe nieuwe aanvragen vorderen.

Werkaanvragen verzamelen met een formulier

Je legt nieuwe inzendingen vast via het ingebouwde formulier en maakt een gestandaardiseerde invoer voor elke aanvraag. Je kunt het formulier voor werkaanvragen aanpassen met een beschrijving van het werk, contactgegevens of andere details die je team nodig heeft. Het sjabloon kent elk item zijn eigen ID toe en je team voegt e-mailopvolgingen of alleen teamreacties toe wanneer samenwerking vereist is. Als een facilitair manager een reparatieverzoek voor HVAC indient, registreert het formulier alle benodigde informatie aan het begin.

Werkaanvragen beoordelen met AI

AI wijst een naam toe aan elk inkomend verzoek, vraagt aanvragers om ontbrekende details en stelt antwoorden op om de eerste heen en weer te minimaliseren. Als een aanvrager locatiegegevens weglaat, stelt AI een vervolgvraag voordat het verder gaat.

Werkaanvragen organiseren op status

Teams gebruiken statusvelden om elk item in de juiste fase te plaatsen, zoals Nieuw verzoek, Informatie nodig, Evaluatie, Goedgekeurd, Afgewezen of Geïmplementeerd. Als een cross-functional onboardingaanvraag in 'Informatie nodig' staat, vertelt de status beoordelaars precies wat ze vervolgens moeten doen.

Automatisch vervaldatums instellen voor aanvragen

Regels wijzen deadlines toe op basis van het aanvraagtype, zodat teams het werk niet handmatig hoeven in te plannen. Automatisering houdt het werk op schema wanneer het volume toeneemt. Als je team basis serviceaanvragen altijd binnen vier dagen oplost, past de regel de vervaldatum onmiddellijk toe.

Voortgang bijhouden met dashboards

Dashboards tonen het aanvraagvolume, de bewegingssnelheid en workflow-knelpunten. Deze grafieken helpen teams patronen te herkennen en hun werkaanvraagproces indien nodig aan te passen. Als er een maandelijkse piek in onderhoudsaanvragen optreedt, markeert het dashboard dit en begeleidt het de planning van middelen.

Het intake-sjabloon van Asana functioneert als een teamlid dat elke inzending organiseert, de volgende stappen vraagt en items door beoordeling en uitvoering leidt. AI helpt bij intake-taken, regels zorgen ervoor dat het werk blijft stromen en dashboards rapporteren over de voortgang in elke fase.

Transformeer hoe je werkaanvragen beheert met Asana AI. Aanvragen automatisch beoordelen met AI.

Laat AI het tijdrovende werk afhandelen, zodat je team zich kan concentreren op beslissingen, niet op gegevensinvoer. Naarmate er werkaanvragen binnenkomen, helpt AI je het intakeproces te organiseren, te definiëren en te voltooien, zonder je workflow te veranderen.

• AI geeft elke aanvraag automatisch een naam. AI leest elke inzending en geeft deze een gedetailleerde titel, zodat je intakebord nooit meer vol raakt met 'Snelle vraag' of 'Hulp nodig'.

• AI trekt ontbrekende informatie na. Wanneer belangrijke details zoals bereik, timing of eigenaar ontbreken, vraagt AI de aanvrager om meer informatie. Je krijgt voltooide aanvragen bij de eerste beoordeling, met minder heen-en-weer berichten.

• AI stelt reacties op. AI stelt antwoordtekst voor op basis van aanvraagdetails en status, of je nu wijzigingen goedkeurt, weigert of aanvraagt. Je team kan het met een paar klikken beoordelen, personaliseren en verzenden.