Gantt-grafieksjabloon

Wat is een Gantt-grafieksjabloon?

Gantt-grafieksjablonen bieden je team een manier om elke projecttaak te visualiseren op een gestelde tijdlijn. Deze sjablonen zijn vooral nuttig om je werktaken weer te geven en de tijd die je hebt voor elke taak. Het zijn herbruikbare projectbeheerdocumenten die je kunt gebruiken om snel al je projectdetails en hun tijdsbestek weer te geven, inclusief de takenlijsten, toegewezen rollen en afhankelijkheden van het project.

Kortom, Gantt-grafieksjablonen zijn een visuele weergave van je projectplan met een duidelijk gedefinieerde tijdlijn, in tegenstelling tot een meer gedetailleerd project met veel tekst en geen vastgelegde start- of einddatums. Dankzij de toegankelijke opmaak bieden Gantt-grafieken belanghebbenden in één oogopslag een overzicht van de projectstatus en -details. Een Gantt-grafiek-sjabloon maken, betekent dat je nieuwe projectinformatie beschikbaar hebt voor hen, wanneer dan ook ze deze nodig hebben.

Een Gantt-grafieksjabloon maken

Om je eigen Gantt-grafieksjabloon te maken, overweeg je de use case en complexiteit van je gebruikelijke projecten. Zal dit dienen als je projectschema of wordt dit sjabloon je bron voor realtime projectinformatie eens het werk begint? Afhankelijk van waar je het sjabloon voor wilt gebruiken, voeg je méér of minder details toe. Als je dit zal gebruiken als een projectschema, focus je bijvoorbeeld meer op het toewijzen van taken en het delegeren van werk. Als het een bron voor projectinformatie is, maak je een sjabloon voor de manier waarop je team documenten zal bijvoegen en processen zal bijhouden. Vaak zal je het voor allebei gebruiken.

Eens je beslist hebt waarvoor je je sjabloon zal gebruiken, begin je het aanmaakproces:

• Brainstorm over de onderdelen die je in kaart moet brengen en bijhouden in een project. Deze zal je, samen met ruimte voor elke categorie, invoeren in je sjabloon. Voor complexe projecten moet je meer invoeren dan voor andere. Mogelijk omvat wat je invoert: startdatums, einddatums, onafhankelijke en afhankelijke taken, mijlpalen, rollen, subtaken en beschrijvingen.

• Verzamel informatie en relevante bronnen. Voeg herhalende werkbladen, relevante routekaarten, documenten, analyseresultaten, rapportagedashboards, doelen, toegewezen rollen en processen toe.

• Voer je informatie in in één centrale bron van waarheid, zoals een projectbeheersoftware. Zorg ervoor dat je terugkerende afhankelijkheden en rollen toevoegt. Als een teamlid bijvoorbeeld steeds het budget beheert, kun je hen aan de budgetdeliverables toegewezen houden in je sjabloon. Hoe meer doordacht je te werk gaat om je sjabloon te maken, hoe minder werk je zal hebben wanneer je je volgende project moet lanceren.

• Voeg integraties en apps toe om je werk te ondersteunen. Als je werkt in een projectbeheertool kun je je Google sheets, Kanbanborden en referenties (zoals PowerPoints voor zelfstudie) rechtstreeks bijvoegen op je projecttijdlijn.

Voor meer complexe projecten zal een eenvoudige spreadsheet waarschijnlijk niet voldoende aanpassingsmogelijkheden bieden. In plaats daarvan zou je misschien een projectbeheersoftware kunnen overwegen met meer functionaliteiten - bijvoorbeeld een tool waarmee je gegevens kunt manipuleren en informatie kunt invoeren op een plaats die toegankelijk is voor alle belanghebbenden.

Een Gantt-grafieksjabloon voor projectplanning gebruiken

Het maken van je sjabloon neemt de meeste tijd in beslag. Maar zodra dit klaar is, moet je enkel nog je sjabloon dupliceren en de blanco velden invullen. Zoals elk ander projectbeheerhulpmiddel, zal je Gantt-grafiek de meest gunstige scenario's en de beperkingen weergeven. Dit zal gedeeltelijk afhangen van de tool die je gebruikt. Als je ooit een Gantt-grafieksjabloon gezien of gebruikt hebt in een spreadsheet, weet je hoe handmatig en tijdrovend het kan zijn om dit te wijzigen. Maar als je je sjabloon maakt in een dynamische tool, kun je updates maken en wijzigingen zien in realtime. Bijvoorbeeld:

Je Gantt-grafieksjabloon kan...

• Alle belanghebbenden snel een overzicht van je project bieden in vogelperspectief.

• Je project op schema houden met makkelijk te refereren, duidelijk gedefinieerde deadlines.

• Verwarring en miscommunicatie verminderen.

• Processen automatiseren dankzij afhankelijkheden en robuuste aanpassingen, vooral wanneer het gemaakt is met ondersteunende software.

Je Gantt-grafieksjabloon kan niet...

• Als je Gantt-grafieksjabloon gemaakt is in een opmaak die niet dynamisch is, zal je het nadat je het hebt aangemaakt niet zo makkelijk meer kunnen aanpassen. Let op: je kunt dit vermijden door je Gantt-grafieksjabloon te maken met projectbeheersoftware.

• De plaats innemen van projectbeheer eens het project live gaat. Gantt-grafieksjablonen zijn het meest nuttig tijdens de projectplanningsfase.

Geïntegreerde functies

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafgrafiek. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die alles eerst moeten controleren en goedkeuren, kunnen subtaken helpen. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke onderdelen op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Splits taken op in kleinere onderdelen of leg de afzonderlijke onderdelen van een proces met meerdere stappen vast met subtaken.

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door mijlpalen in te stellen doorheen je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten aan welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van een ander blokkeert, zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen. Teams met samenwerkende workflows kunnen gemakkelijk zien op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze aan hun deel van het werk kunnen beginnen. Als de eerste taak af is, krijgt de verantwoordelijke persoon van de volgende een bericht dat hij/zij aan zijn afhankelijke taak kan beginnen. Of, als de taak waarvan je werk afhankelijk is opnieuw wordt ingepland, laat Asana je dat weten, zodat je weet of je de afhankelijke datum ook moet aanpassen.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. De Clockwise + Asana-integratie laat je toe de duur van taken te specifiëren, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en opmerkingen om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

Veelgestelde vragen