Projectcoördinatietips om het beste werk van je team te ontgrendelen

Toen Apollo 11 in 1969 werd gelanceerd, werden astronauten Neil Armstrong en Edwin 'Buzz' Aldrin de eerste mensen die op de maan liepen. Maar deze epische prestatie was meer dan alleen een kleine stap voor de mensheid - het was het hoogtepunt van bijna acht jaar dagelijks werk door honderden NASA-wetenschappers, -ingenieurs en -projectmanagers. En met alle bewegende delen die nodig zijn om een ruimtemissie te lanceren, kun je er zeker van zijn dat er iemand achter de schermen was die het allemaal coördineerde. 

Projectcoördinatie is niet zo sexy als ruimtereizen, maar het is absoluut essentieel om een initiatief tot een goed einde te brengen. Met effectieve projectcoördinatie kun je op schema blijven, workflows stroomlijnen en je project sneller naar de eindstreep brengen.

Wat is projectcoördinatie? 

Projectcoördinatie is het dagelijkse werk dat een projectmanager doet om een initiatief op schema te houden. Dit omvat het organiseren en communiceren van project- en opdrachtdetails aan belanghebbenden, het bewaken van de voortgang van het werk, het bijhouden van het projectbudget, het documenteren van belangrijke projectworkflows en het verwijderen van blokkades voor je projectteam. 

Projectcoördinatie versus projectbeheer 

Als je nog nooit eerder in een projectcoördinatierol hebt gewerkt, klinken deze twee termen misschien vergelijkbaar, maar ze zijn eigenlijk een beetje anders. Projectcoördinatie is gericht op de dagelijkse taken die nodig zijn om een project soepel te laten verlopen, terwijl projectbeheer meer planning op hoog niveau omvat, zoals het bepalen van projectdoelstellingen en deliverables.

Projectmanagers zijn vaak verantwoordelijk voor zowel projectbeheer als projectcoördinatie. Sommige teams kunnen echter een aparte rol van projectcoördinator hebben om essentiële dagelijkse administratieve taken uit te voeren. Als een projectmanager bijvoorbeeld een volledig projectplan maakt, zou een projectcoördinator helpen om dat plan dagelijks uit te voeren. 

Samenwerkingsrapport: Hoe de meest effectieve teams ter wereld samenwerken

Ontdek de belangrijkste eigenschappen die de meest effectieve teams ter wereld succesvol hebben gemaakt: hun strategieën, technieken en tips om goed samen te werken.

Krijg de inzichten

Waarom projectcoördinatie belangrijk is

Een projectplan is slechts zo goed als de uitvoering ervan. Ongeacht hoe zorgvuldig een initiatief is ontworpen, het is het dagelijkse coördinatiewerk dat het project draaiende en op schema houdt. In die geest kan effectieve projectcoördinatie je helpen:  

• De communicatie met belanghebbenden en teamleden te stroomlijnen

• Projectteamleden snel te deblokkeren en het werk gaande te houden

• De projecttijdlijn bewaken en ervoor zorgen dat het werk op tijd wordt voltooid

• Het projectbudget bij te houden en kosten te beheren

• Ervoor zorgen dat projectinformatie gemakkelijk toegankelijk is 

6 essentiële projectcoördinatievaardigheden, plus tips om ze onder de knie te krijgen

Het grootste deel van de dagelijkse projectcoördinatie bestaat uit zes kernvaardigheden. Wanneer je deze vaardigheden onder de knie hebt, kunnen ze je helpen om projecten soepel te laten verlopen, van planning tot uitvoering en oplevering. 

1. Houd het werk op schema

Vertragingen in de planning zijn een van de meest voorkomende redenen voor het mislukken van een project. Volgens de Anatomie van werk-index van 2021 missen kenniswerkers zelfs elke week 26% van de deadlines. Als zodanig is het vermogen om het werk op schema te houden een cruciaal onderdeel van een succesvolle projectcoördinatie. 

Zo doe je dat:

Maak een projectschema met duidelijke deadlines voor elke projectdeliverable en Sub-deliverable (de kleinere stappen die nodig zijn om een taak te voltooien). Om dit te doen, werk je achteruit vanaf je laatste deadline wanneer je vervaldatums toewijst, zodat je er zeker van kunt zijn dat je genoeg tijd toewijst voor elk onderdeel. Als je elke deliverable en sub-deliverable afvinkt, is het gemakkelijk om te zien hoe het werk in de loop van de tijd vordert - en je zult veel minder snel een stap missen.  

2. Organiseer en houd deliverables bij

Projecten bevatten vaak veel bewegende delen. Elke individuele taak heeft zijn eigen unieke vervaldatum, eigenaar en prioriteit - en naarmate een project vordert, doorlopen taken verschillende stadia van voltooiing. Het vinden van een manier om die bewegende stukken te organiseren en bij te houden is een essentieel onderdeel van projectcoördinatie. 

Zo doe je dat:

Gebruik visuele tools om de  projectdeliverables bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld een Kanbanbord gebruiken om werk te laten zien dat door verschillende fasen gaat, een Gantt-grafiek om een horizontale tijdlijn te zien, of een projectagenda om het werk van een hele maand in één centrale weergave te visualiseren. In plaats van te proberen statische projecttrackers of spreadsheets up-to-date te houden, raden we aan een Pojectbeheertool te gebruiken om deliverables te bekijken en te beheren. Hiermee kunnen jij en je team eenvoudig projecttaken openen, er vanuit werken en ze in realtime bijwerken. 

3. Projectkosten monitoren

Geld kan je misschien geen liefde kopen, maar het helpt zeker om projecten over de eindstreep te duwen. In feite is het budget van een project vaak de beperkende factor die bepaalt of het werk kan worden voltooid. Dat betekent dat het bijhouden en beheren van projectkosten een van de belangrijkste taken is op de takenlijst van een projectcoördinator. 

Samenwerkingsrapport: Hoe de meest effectieve teams ter wereld samenwerken

Ontdek de belangrijkste eigenschappen die de meest effectieve teams ter wereld succesvol hebben gemaakt: hun strategieën, technieken en tips om goed samen te werken.

Krijg de inzichten

Zo doet u dat:

Maak een gedetailleerd projectbudget. Een duidelijk projectbudgetplan is de beste manier om de kosten in de loop van je project te plannen, te bewaken en te beheersen. Net als je projectschema, splitsen projectbudgetten meestal elke deliverable op in sub-deliverables, zodat je de vereiste middelen en kosten voor elk effectief kunt inschatten. Je budget moet de kosten van elke bron en deliverable bevatten, een tijdlijn van wanneer je verwacht geld uit te geven, de persoon die verantwoordelijk is voor elke taak en een plaats om gebudgetteerde versus werkelijke kosten bij te houden. 

4. Communiceer updates naar belanghebbenden

Het is belangrijk om je team te laten weten hoe je project vordert en hen op de hoogte te houden van onverwachte wijzigingen. Regelmatig rapporteren over de status van je project is daarom een cruciaal onderdeel van succesvolle projectcoördinatie. Het is de beste manier om ervoor te zorgen dat belanghebbenden op dezelfde lijn zitten, proactief risico's te herkennen en het werk op schema en binnen budget te houden. 

Zo doe je dat:

Beheers de kunst van projectstatusrapporten. Een projectstatusrapport geeft belanghebbenden in één oogopslag informatie over de voortgang van je project. Ze geven meestal de gezondheid van het project aan (op schema, risico, niet op schema), bevatten een overzicht van elk projectgebied en vatten alle belangrijke hoogtepunten, blokkades of onverwachte risico's samen. Afhankelijk van de lengte van je project kun je elke week (voor kortere projecten) of elke maand (voor langere projecten) een projectstatusrapport verspreiden.

In plaats van elk projectstatusrapport vanaf nul te beginnen, maak je een herbruikbaar sjabloon. Op die manier kun je werk over werk vermijden en ervoor zorgen dat je elke keer belangrijke informatie opneemt. Projectbeheersoftware kan dit proces nog makkelijker maken. Wanneer je deliverables bijhoudt in één gecentraliseerde tool, kun je een rapport maken waar je werk zich bevindt in plaats van handmatig door projectgegevens te graven in meerdere tools. Met de juiste pojectbeheertool wordt een taak die uren kan duren teruggebracht tot slechts een paar klikken. 

5. Documenteer projectinformatie

We hebben het allemaal meegemaakt - je bent een nieuw project begonnen dat je vreemd bekend voorkomt en je realiseert je dat je een jaar eerder iets soortgelijks hebt gedaan. Maar wanneer je probeert te achterhalen wat je hebt gedaan en hoe het oude project is gegaan, is je geheugen leeg. 

Daarom is het documenteren van projectinformatie zo'n belangrijk onderdeel van projectcoördinatie. Het is veel gemakkelijker (en sneller) om processen en notities vast te leggen terwijl je midden in het werk zit, in plaats van later kritieke details te proberen te onthouden. 

Zo doe je dat:

Maak procesdocumentatie - een intern document dat de taken en stappen beschrijft die nodig zijn om een nieuw project of proces te lanceren. Je kunt bijvoorbeeld procesdocumentatie maken waarin alle stappen worden beschreven die nodig zijn om nieuwe werknemers te onboarden, vereisten om een nieuwe webfunctie te testen of de workflow om blogartikelen bij te werken en te publiceren. Bedenk dat procesdocumentatie bedoeld is als een levend document dat je indien nodig bijwerkt, dus zorg ervoor dat het gemakkelijk bewerkbaar en toegankelijk is voor je Team. 

6. Plan en plan vergaderingen

Projectcoördinatie omvat vaak het plannen en organiseren van vergaderingen met je Team en externe belanghebbenden. Maar om ieders tijd optimaal te benutten, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat elke vergadering een strategisch doel en een concreet vergaderplan heeft. Hoe efficiënter je vergaderingen zijn, hoe meer tijd en denkkracht je team heeft om projectdoelstellingen aan te pakken. 

Zo doe je dat:

Organiseer vergaderingen met intentie. In plaats van vergaderingen automatisch te plannen, kun je overwegen of je ze überhaupt nodig hebt. Kun je bijvoorbeeld een statusrapport of een asynchrone update sturen? 

Als je besluit dat een vergadering nodig is, zorg er dan voor dat deze efficiënt en waardevol is voor alle betrokkenen. Je kunt dit doen door een agenda te maken en vooraf items te identificeren die vooraf gelezen moeten worden, vergadernotities te maken en deze te verspreiden nadat de vergadering voorbij is, en duidelijke actiepunten te bepalen om op te volgen. 

4 kwaliteiten van een succesvolle projectcoördinator

Of je nu je coördinatievaardigheden wilt verbeteren of een projectcoördinator voor je team wilt inhuren, hier zijn vier essentiële kwaliteiten om op te letten. 

• Communicatievaardigheden. Het coördineren van werk vereist dat je dagelijks met belanghebbenden en teamleden praat. Dit omvat het toewijzen van taken, het verstrekken van projectupdates, het coördineren van vergaderingen en het aanspreekpunt zijn voor goedkeuringen en middelenverzoeken.  

• Tijdbeheer. Goed tijdbeheer is van cruciaal belang, vooral wanneer je met alle bewegende delen van een heel project jongleert. Dit geldt zowel voor persoonlijk tijdbeheer als voor het vermogen om de planning van een project te beheren en ervoor te zorgen dat de deliverables op tijd voltooid zijn. 

• Probleemoplossend vermogen. Wanneer zich onvermijdelijk onverwachte ontwikkelingen voordoen, is het belangrijk om problemen rustig aan te pakken en ze strategisch op te lossen. Daarom zijn effectieve probleemoplossende vaardigheden vaak nuttig voor een projectcoördinator. 

• Aandacht voor detail. Details zijn belangrijk voor een projectcoördinator, vooral wanneer je vervaldatums instelt voor taken, vergaderingen plant en gedetailleerde procesdocumentatie maakt. Als je de kleine dingen goed doet, kan je team gerust zijn in de wetenschap dat ze je werk niet hoeven te controleren. 

Coördinatie is de sleutel

Projectcoördinatie is van cruciaal belang voor het succes van elk project, gedurende de hele levenscyclus. Projectbeheer op hoog niveau en een zorgvuldig opgesteld projectplan, doelstellingen, mijlpalen en Projectbereik kunnen je maar tot een bepaald punt brengen - het is de dagelijkse coördinatie die helpt bij het benutten van deze planningsmethodologieën en je initiatief van planning naar voltooiing brengt. 

Samenwerkingsrapport: Hoe de meest effectieve teams ter wereld samenwerken

Ontdek de belangrijkste eigenschappen die de meest effectieve teams ter wereld succesvol hebben gemaakt: hun strategieën, technieken en tips om goed samen te werken.

Krijg de inzichten