Een haalbaarheidsstudie gebruiken in projectbeheer

Een groot, complex project met een enorme potentiële impact op uw organisatie uitvoeren, kan spannend zijn. Aan de ene kant zorgt het voor echte verandering, maar aan de andere kant kan mislukking intimiderend zijn.

Dit is waar een haalbaarheidsstudie kan helpen. Dit artikel legt stap voor stap uit wat u nodig heeft om hiermee aan de slag te gaan als u nooit eerder een haalbaarheidsstudie voor projectbeheer gebruikt hebt.

Wat is een haalbaarheidsstudie?

Een haalbaarheidsstudie (soms ook een haalbaarheidsanalyse of haalbaarheidsrapport) is een manier om te bepalen of uw projectplan succesvol kan zijn. Een haalbaarheidsstudie evalueert hoe praktisch uw projectplan is zodat u kunt oordelen of u kunt doorgaan met het project of niet.

Dit gebeurt aan de hand van 2 vragen:

1. Heeft uw team de nodige tools en middelen om dit project te voltooien?

2. Zal het rendement hoog genoeg zijn om het project te voltooien?

Haalbaarheidsstudies zijn belangrijk voor projecten die significante investeringen betekenen voor uw bedrijf. Ook projecten met een grote potentiële impact op uw aanwezigheid in de markt, kunnen baat hebben bij een haalbaarheidsstudie.

Als projectbeheerder bent u misschien niet rechtstreeks verantwoordelijk voor het uitvoeren van de haalbaarheidsstudie, maar het is belangrijk te weten wat deze studies zijn. Door de verschillende elementen van een haalbaarheidsstudie te begrijpen, kunt u het team dat de haalbaarheidsstudie uitvoert beter ondersteunen. Zo verzekert u het beste resultaat voor uw project.

Wanneer een haalbaarheidsstudie uitvoeren

Een haalbaarheidsstudie moet uitgevoerd worden na de pitch van het project, maar vóór het eigenlijke werk is gestart. De studie maakt deel uit van het projectplanningsproces en wordt zelfs, afhankelijk van het project, vaak samen met een SWOT-analyse of projectrisicobeheeranalyse uitgevoerd.

Haalbaarheidsstudies helpen bij:

• Het bevestigen van marktkansen vóór u een project start

• Het beperken van uw bedrijfsalternatieven

• Het aanmaken van documentatie over de voor- en nadelen van het initiatief dat u voorstelt

• Het verstrekken van meer informatie voor het nemen van de beslissing om wel of niet verder te gaan

U hebt waarschijnlijk geen haalbaarheidsstudie nodig als:

• U al weet dat het project haalbaar is

• U in het verleden een gelijkaardig project uitgevoerd heeft

• Uw concurrentie succesvol is in de markt met een gelijkaardig initiatief

• Het project klein en duidelijk is, en een minimale impact heeft op uw bedrijf op lange termijn

• Uw team in de laatste 3 jaar een gelijkaardige haalbaarheidsstudie uitgevoerd heeft

Vergeet niet dat een haalbaarheidsstudie geen projectpitch is. Tijdens een projectpitch evalueert u of een project een goed idee is voor uw bedrijf, en of de doelen van het project in lijn liggen met uw algemene bedrijfsstrategie. Pas wanneer u hebt vastgesteld dat het project een goed idee is, voert u een haalbaarheidsstudie uit om te bevestigen dat het project mogelijk is met de beschikbare tools en middelen.

Haalbaarheidsstudie vs. project charter

Een project charter is een relatief informeel document waarmee u uw project pitcht bij belanghebbenden. De charter is als een elevatorpitch van de doelen, het bereik en de verantwoordelijkheden van uw project. Uw projectsponsor of de hoger geplaatste belanghebbenden zullen doorgaans de charter beoordelen vooraleer het project goed te keuren.

Een haalbaarheidsstudie moet geïmplementeerd worden nadat de project charter goedgekeurd werd. Dit is geen document dat aangeeft of uw project in lijn ligt met de doelen van uw team, maar eerder een manier om te verzekeren dat u en uw team dit project kunnen voltooien.

Haalbaarheidsstudie vs. business case

Een business case is een meer formele versie van het project charter. Terwijl u doorgaans een project charter maakt voor kleine of duidelijke initiatieven, maakt u een business case wanneer u een groot, complex initiatief met een enorme impact op uw bedrijf pitcht. Dit langere en meer formele document bevat ook financiële informatie en er zullen doorgaans meer hooggeplaatste belanghebbenden bij betrokken zijn.

Eens uw business case goedgekeurd is door de relevante belanghebbenden, voert u een haalbaarheidsstudie uit om te verzekeren dat het werk haalbaar is. Als u vaststelt dat het niet haalbaar is, kunt u eventueel bij uw hooggeplaatste belanghebbenden vragen om meer middelen, tools of tijd om de haalbaarheid van uw business case te verzekeren.

Haalbaarheidsstudie vs. businessplan

Een businessplan is een formeel document met de doelen van uw organisatie. Meestal schrijft u een businessplan bij het opstarten van uw bedrijf of wanneer uw bedrijf belangrijke veranderingen doormaakt. Uw businessplan bevat informatie voor veel andere bedrijfsbeslissingen, waaronder uw strategisch plan voor de komende drie tot vijf jaar.

Bij het implementeren van uw strategisch en businessplan investeert u in individuele projecten. Een haalbaarheidsstudie is een manier om te evalueren hoe praktisch haalbaar een individueel project of initiatief is.

De 4 elementen van een haalbaarheidsanalyse:

Een haalbaarheidsanalyse bestaat uit vier hoofdelementen: technische haalbaarheid, financiële haalbaarheid, markthaalbaarheid (of marktgeschiktheid) en operationele haalbaarheid. Het zou kunnen dat er naar deze elementen verwezen wordt als de vier soorten haalbaarheidsstudies. De meeste haalbaarheidsstudies bevatten echter alle vier deze elementen.

Technische haalbaarheid

Een technische haalbaarheidsstudie beoordeelt de beschikbare technische middelen voor uw project. Deze studie bepaalt of u beschikt over het juiste materiaal, genoeg materiaal en de nodige technische kennis om uw projectdoelen te behalen. Als uw projectplan bijvoorbeeld voorstelt om 50.000 producten per maand te maken, maar u kunt maar 30.000 producten per maand maken in uw fabrieken, dan is dit project niet technisch haalbaar.

Financiële haalbaarheid

Financiële haalbaarheid betekent of uw project al dan niet financieel levensvatbaar is. Een financieel haalbaarheidsrapport bevat een kosten-batenanalyse van het project. Het voorspelt ook de verwachte return on investment (ROI), alsook eventuele financiële risico's. Het uiteindelijke doel van de financiële haalbaarheidsstudie is om de economische voordelen van het project te begrijpen.

Markthaalbaarheid

De markthaalbaarheidsstudie is een evaluatie van de verwachtingen van uw team over de prestaties van de projectdeliverables op de markt. Dit deel van het rapport bevat een marktanalyse, een uitsplitsing van de marktconcurrentie, en verkoopprognoses.

Operationele haalbaarheid

Een operationele haalbaarheidsstudie evalueert of uw organisatie dit project al dan niet kan voltooien. Dit omvat personeelsvereisten, organisatorische structuur en alle toepasselijke juridische vereisten. Aan het einde van de operationele haalbaarheidsstudie heeft uw team een idee van of u al dan niet beschikt over de middelen, vaardigheden en competenties om het werk te voltooien.

Checklist voor haalbaarheidsstudies

De meeste haalbaarheidsstudies zijn gelijkaardig gestructureerd. Deze documenten dienen als beoordeling van de praktische kant van een voorgesteld bedrijfsidee. Het maken van een duidelijke haalbaarheidsstudie helpt de projectbelanghebbenden tijdens de beslissingsprocedure.

Een haalbaarheidsstudie omvat:

• Een executive summary dat de algemene levensvatbaarheid van het project beschrijft.

• Een beschrijving van de producten of diensten die ontwikkeld worden tijdens dit project.

• Alle technische overwegingen, waaronder technologie, materiaal of personeel

• Het marktonderzoek die een studie omvat van de huidige markt en de marketingstrategie.

• De operationele haalbaarheidsstudie evalueert of de huidige organisatorische structuur van uw team dit initiatief al dan niet kan ondersteunen.

• De tijdlijn van het project

• Financiële prognoses gebaseerd op uw financiële haalbaarheidsstudie

6 stappen voor het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie

Waarschijnlijk voert u de haalbaarheidsstudie niet zelf uit, maar u wordt mogelijk wel gevraagd om inzicht en informatie te bieden. Neem een getrainde consultant in dienst om de haalbaarheidsstudie uit te voeren. Als u een intern projectmanagementbureau (PMO)heeft, vraag dan of zij dit soort werk doen. Doorgaans zullen zij de volgende stappen doorlopen om dit werk te voltooien:

1. Een voorbereidende analyse uitvoeren

Een haalbaarheidsstudie maken is een tijdsintensief proces. Voordat u in de haalbaarheidsstudie duikt, is het belangrijk om het project te screenen op overduidelijke en onoverkomelijke obstakels. Als het project bijvoorbeeld aanzienlijk meer budget vereist dan uw organisatie beschikbaar heeft, zal u het waarschijnlijk niet kunnen voltooien. Ook indien de projectdeliverables beschikbaar moeten zijn in de markt tegen een bepaalde datum, maar pas beschikbaar zullen zijn meerdere maanden later, is het project waarschijnlijk niet haalbaar. Dit soort grote obstakels maken een haalbaarheidsstudie onnodig omdat het duidelijk is dat het project niet levensvatbaar is.

2. De financiële haalbaarheid evalueren

De financiële haalbaarheidsstudie is een prognose van de resultaatrekening van het project. Dit deel van de haalbaarheidsstudie verduidelijkt het verwachte inkomen van het project en toont aan wat uw organisatie moet investeren, zowel op vlak van tijd als geld, om de projectdoelen te behalen.

Hou er tijdens de financiële haalbaarheidsstudie rekening mee in welke mate het project een impact zal hebben op de cashflow van uw bedrijf. Afhankelijk van de complexiteit van het initiatief zal uw interne PMO of externe consultant misschien willen samenwerken met uw financiële team om een kosten-batenanalyse van het project uit te voeren.

3. Een marktevaluatie uitvoeren

De marktevaluatie, of markthaalbaarheidsstudie, is een kans om de vraag in de markt te identificeren. Deze studie biedt een idee van de verwachte winst van het project en alle potentiële marktrisico's waar u tegenaan zou kunnen lopen.

Meer nog dan enig ander onderdeel van de haalbaarheidsstudie, is de markevaluatie een kans om te beoordelen of er een marktopportuniteit bestaat. Tijdens deze studie is het van cruciaal belang om de positie van uw concurrentie te evalueren en de demografie te analyseren om een idee te krijgen van hoe goed het project zal presteren.

4. Technische en operationele haalbaarheid overwegen

Zelfs als het financiële plaatje klopt en de markt er klaar voor is, is het toch mogelijk dat uw organisatie dit initiatief niet kan ondersteunen. Overweeg alle personeels- of materiaalvereisten voor dit project om de operationele haalbaarheid te evalueren. Welke organisatorische middelen, zoals tijd, geld en vaardigheden, zijn nodig om dit project succesvol te maken?

Afhankelijk van het project kan het ook nodig zijn om de juridische impact van het initiatief te overwegen. Als het bijvoorbeeld nodig is voor het project om een nieuw patent voor uw product te ontwikkelen, zal u uw juridisch team erbij moeten betrekken en deze vereiste opnemen in uw projectplan.

5. Kwetsbaarheden van het project beoordelen

In deze fase heeft uw intern PMO-team of externe consultant de vier elementen van uw haalbaarheidsstudie bekeken: het financiële plaatje, de marktanalyse, de technische haalbaarheid en de operationele haalbaarheid. Voorafgaand aan hun aanbevelingen voor u en uw belanghebbenden, zullen zij een beoordeling en analyse maken van de gegevens om tegenstrijdigheden te vermijden. Ze zullen zich ervan verzekeren dat de resultaatrekening overeenkomt met uw marktanalyse. Eveneens gaan ze na of er na het uitvoeren van de technische haalbaarheidsstudie eventuele grote risico's of waarschuwingen zijn. (Indien dit zo is, maak dan een noodplan!)

Afhankelijk van de complexiteit van uw project, zal er niet altijd een duidelijk antwoord zijn. Een haalbaarheidsanalyse biedt geen beslissing die overduidelijk zwart of wit is voor een complex probleem. Het biedt u echter wel de juiste vragen - en antwoorden - zodat u de best mogelijke beslissing kunt nemen voor uw project en uw team.

6. Een beslissing voorstellen

De laatste stap van de haalbaarheidsstudie is een executive summary die de belangrijkste punten aanhaalt en een oplossing voorstelt.

Afhankelijk van de complexiteit en omvang van het project, is het mogelijk dat uw interne PMO of externe consultant de haalbaarheidsstudie deelt met uw belanghebbenden, of ze aan de groep presenteert, om live op eventuele vragen te kunnen antwoorden. Met deze studie heeft uw team in elk geval nu alle nodige informatie om een geïnformeerde beslissing te kunnen nemen.

Maak uw projecten succesvol met Asana

Bent u klaar met uw haalbaarheidsstudie? Dan kunt u uw project uitvoeren! Maak uw project succesvol door uw voortgang bij te houden in een werkbeheertool zoals Asana. Van de kleine dingen tot het grotere plaatje, Asana organiseert werk zodanig dat teams weten wat te doen, waarom het belangrijk is en hoe het voor elkaar te krijgen.