Projectbeheerder: 4 rollen in de levenscyclus van een project

Geen enkel project is een eenmans-show. Om uw project op schema te houden en uw doelen op tijd te behalen, moet u in elke fase samenwerken met een verscheidenheid aan projectteamleden. Een van deze mensen is de projectbeheerder.

U bent waarschijnlijk al vertrouwd met een projectmanager. Dit is de persoon die het project leidt en de voortgang ervan controleert. Daarnaast is er het team dat het eigenlijke project uitvoert. Hier tussenin staat de projectbeheerder.

Projectbeheerders werken nauw samen met projectmanagers doorheen de levenscyclus van het project. Dankzij het opbouwen van ervaring kunnen ze hun kennis gebruiken om zelf door te groeien tot projectmanagers. In dit artikel bespreken we de rollen en verantwoordelijkheden van een projectbeheerder en hoe u kunt uitblinken in deze functie.

Wat is een projectbeheerder?

Een projectbeheerder is verantwoordelijk voor een verscheidenheid aan administratieve taken rond een project. Deze taken kunnen het volgende omvatten: documentatie, vergaderingen beheren, het projectbudget beheren en tijdsbeheervaardigheden gebruiken om het team te helpen op schema te blijven.

Als projectbeheerder bent u de rechterhand van de projectmanager. Uw doel is om hun job makkelijker te maken. En terwijl u helpt bij de voortgang van het project zult u waardevolle projectbeheerervaring opdoen, die kan zorgen voor doorgroei in uw carrière.

Wat doet een projectbeheerder?

De taken van een projectbeheerder kunnen onvoorspelbaar zijn, maar er zijn een aantal taken die voor elk project hetzelfde zullen blijven. Als u naar deze job solliciteert, moet u beschikken over de nodige vaardigheden om deze taken uit te voeren.

Taken bijhouden

Een belangrijk onderdeel van de job van een projectbeheerder is het projectplan monitoren. Terwijl de projectmanager verzekert dat elk teamlid bijdraagt aan de voortgang van het project, is de projectbeheerder verantwoordelijk voor het bijhouden van individuele taken.

Projectbeheerders houden het projectschema nauw in het oog en krijgen van de teamleden updates op taakniveau over alle taken. Als zij bepalen dat er een risico is dat een deadline gemist zou kunnen worden, melden zij dit aan de projectmanager.

Sommige projecten hebben honderden taken. Daarom is voor het bijhouden hiervan de inzet van het hele team en een open communicatie tussen manager en beheerder nodig. Even belangrijk voor communicatie is het hebben van een centrale bron voor alle projectinformatie, zoals een projectbeheertool. Zo kan het hele team werken aan de hand van dezelfde bron en exact zien wie wat doet en tegen wanneer.

Documentatie verwerken

Bij projectbeheer komt heel wat papierwerk kijken en een manager zal niet altijd de tijd hebben om deze documentatie zelf te verwerken. Als projectbeheerder moet u beschikken over de harde vaardigheden die nodig zijn om snel procesdocumentatie te verwerken, formulieren in te vullen, met klanten te communiceren en notities te nemen. Dit klinkt misschien als een erg drukke agenda, maar de documentatie die u verwerkt als beheerder is cruciaal voor het succes van het project.

U zult als projectbeheerder niet alleen documenten schrijven, u zult documenten ook categoriseren, klasseren, delen, opslaan en bijwerken. U moet over uitzonderlijke organisatievaardigheden beschikken om deze taken te beheren en op een positieve manier bij te dragen aan de projectprestatie.

Beheren van budget en middelen

Projectbeheerders zijn vaak verantwoordelijk voor het bijhouden van de onkosten voor een bepaald project en het overzien van het middelenbeheerplan. Terwijl de projectmanager zich richt op het toewijzen van middelen en het faciliteren van transacties nodig voor het project, zal de projectbeheerder achter de schermen zorgen dat het project binnen het budget blijft.

Als de projectbeheerder bijvoorbeeld een budgetoverschrijding opmerkt tijdens de voortgang van het project, kan deze dit melden aan de projectmanager zodat deze actie kan ondernemen en kan bepalen waar het projectplan aangepast en kosten verminderd moeten worden.

Administratie van de vergadering

Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van de workflow van een project. Regelmatige vergaderingen kunnen de teamsamenwerking stimuleren en verzekeren dat er een open communicatie is tussen alle teamrollen. Managers bepalen de structuur van de vergadering, terwijl beheerders gewoonlijk verantwoordelijk zijn voor het plannen van de vergaderingen.

Naast het inplannen van de vergaderingen in de agenda, kan de projectbeheerder ook verantwoordelijk zijn voor het nemen van notities. Na elke vergadering verstuurt de projectbeheerder dan de vergaderingsnotities en actiepunten, en verzekert zo dat iedereen in het team op de hoogte is.

Projectbeheerder worden

Weten wat u nodig heeft om aangenomen te worden als projectbeheerder en uit te blinken in de rol, zorgt ervoor dat u op positieve manier zal bijdragen tot de levenscyclus van het project. Of u nu al klaar bent voor een voltijdse rol als projectbeheerder of nog werkt aan het opbouwen van jobervaring, hier volgen een aantal dingen die u in gedachten moet houden voor uw cv:

• Werkervaring in een gelijkaardige rol: Eerdere werkervaring is een van de belangrijkste vereisten als u als projectbeheerder wilt bijdragen aan uw team. De meeste projectbeheerderfuncties zijn niet op instapniveau. U zult dus waarschijnlijk moeten bewijzen dat u in een gelijkaardige rol heeft gewerkt, zoals een rol als projectcoördinator of de functie van projectassistent.

• Kennis van projectbeheersoftware: De meeste projectbeheerders gebruiken projectbeheersoftware om hun administratieve taken te beheren. Softwarekennis hebben zal u helpen uw taken uit te voeren, samen te werken met uw team en projectmanager, en zorgen dat u de best mogelijke projectbeheerder bent.

• Sterke organisatie- en tijdsbeheervaardigheden: Hoewel softwareautomatisering u kan helpen met een verscheidenheid aan taken in uw rol als projectbeheerder, zal u nog steeds moeten beschikken over sterke organisatie- en tijdsbeheervaardigheden om doeltreffend te zijn. Organisatievaardigheden zullen u helpen taken te sorteren, papierwerk te beheren en werk over te nemen van de projectmanager. Tijdsbeheervaardigheden zullen u helpen om taken doeltreffend te voltooien zonder uzelf te overwerken.

• PMP/PRINCE2-certificering is een pluspunt: Sommige projectbeheerders vinden dat certificeringen hen helpen doorgroeien in hun professionele carrière. De project management professional (PMP) certificering en de PRojects IN Controlled Environments (PRINCE 2) certificering worden allebei gerespecteerd in de projectbeheersector. Hoewel deze certificeringen geen vereisten zijn voor de rol van projectbeheerder, kunnen ze u wel helpen hogerop te klimmen.

Een masterdiploma in bedrijfsadministratie kan ook interessant zijn als u zelf initiatief wilt nemen en bijkomende kennis wil opdoen in uw sector. Hoewel voor de rol van projectbeheerder alleen een bachelordiploma nodig is, kan een MBA deuren open naar bedrijfsondernemingen en jobtypes in gerelateerde vakgebieden.

5 tips om een betere projectbeheerder te worden

De belangrijkste dingen die u moet leren als u een sterke projectbeheerder wilt zijn, zijn tijdsbeheer, communicatie en doeltreffendheid. Deze tips zullen uw vaardigheden verbeteren zodat u elke administratieve taak die u beheert met gemak kunt aanpakken.

Budgetteer uw agenda (en tijd)

Mensen budgetteren hun financiën om te weten waar uitgaven te elimineren of verminderen om binnen hun middelen te blijven. Waarom zou u niet hetzelfde kunnen doen voor uw tijd? Als projectbeheerder met een drukke agenda is uw tijd kostbaar. U kunt niet alles tegelijk doen, dus prioriteer en voltooi wat u kunt.

U kunt taakbeheertools gebruiken zoals een Eisenhower-matrix om uw productiviteit te verbeteren. Deze tools zullen u doeltreffende methoden bieden om uw taken te sorteren, items te elimineren waar nodig en de belangrijke zaken te prioriteren.

Delegeer doeltreffend

Een belangrijk onderdeel van tijdsbeheer is begrijpen wanneer u taken moet delegeren. Als u doeltreffend delegeert, kunt u tijd vrijmaken om de taken te verwerken die topprioriteiten zijn. U moet ook zeker zijn dat u vertrouwen heeft in de persoon naar wie u uw taken delegeert. Een aantal tips om doeltreffend te delegeren, zijn:

• Zet in op de sterke punten van uw teamlid

• Verstrek de juiste middelen

• Verstrek heldere communicatie

• Wees geduldig

• Geef feedback

Delegeren is onderdeel van een sterke leider zijn, dus als u het goede voorbeeld wilt geven, dan is dit een cruciale vaardigheid om te leren. Hou in gedachten dat werk delegeren niet alleen vermijdt dat u overwerkt raakt, het geeft uw teamleden ook de kans op een waardevolle blootstelling aan en ervaring met andere vakgebieden. Het is oké als het delegeren van taken niet natuurlijk aanvoelt. Zoals vele zachte vaardigheden kunt u dit door oefening verder ontwikkelen.

Communiceren en samenwerken

Als projectbeheerder zult u regelmatig moeten communiceren en samenwerken met uw projectmanager en teamleden. Uw rol is om het projectteam te helpen georganiseerd te blijven en succesvol te zijn van projectstart tot voltooiing.

Een aantal manieren om de communicatie met uw team te bevorderen, zijn:

• Verstuur elke week een update over de voortgang

• Stel een herinnering in voor een check-in met de belanghebbenden

• Plan wekelijkse gesprekken met u team ter controle

U kunt projectbeheersoftware gebruiken om verbonden te blijven over het werk, doeltreffend te communiceren en de voortgang bij te houden ten opzichte van het projectplan. Niettemin zijn videogesprekken, online chats en fysieke vergaderingen even belangrijk voor de samenwerking en het teammoraal.

Benut projectautomatisering

Projectbeheersoftware kan uw job als beheerder exponentieel makkelijker maken. U kunt software gebruiken om informatie te delen onder teamleden, vergaderingen plannen, deadlines en tijdsbestekken van een project instellen en taken beheren. Bovendien kan software gebruikt worden voor documentatie en budgetbeheer, en om deze informatie te delen met belanghebbenden wanneer nodig.

Projectbeheersoftware zal uw workflow als projectbeheerder doeltreffender maken en potentiële fouten verminderen. De belangrijkste projectbeheerfuncties om u te helpen uw werk te coördineren, zijn:

• Automatisering: Automatiseer uw processen om manueel werk te verminderen.

• Statusrapportage: Maak rapporten van de status van uw project om te delen met teamleden en belanghebbenden

• Projectweergave: Zorg voor een betere visualisatie van uw project en de voortgang ervan.

• Al uw informatie op één plaats: Hou al uw projectinformatie toegankelijk voor iedereen in een gedeelde locatie.

• Het stellen en bijhouden van doelen: Bekijk uw werk in de juiste context. Stel doelen en hou de voortgang van uw project bij ten opzichte van deze doelen.

Wees een teamspeler

Elk project is een teaminspanning. Als u geen teammentaliteit heeft, zult u uiteindelijk moeite hebben om het project tot een goed einde te brengen. Iedereen heeft professionele doelen die men hoopt te behalen, maar een teamspeler zijn, is de snelste manier om uw persoonlijke en de teamdoelen te halen.

U en uw team zouden een gedeelde visie voor het project moeten hebben waarnaar u kunt toewerken. Wanneer er een open communicatie is en u als team samenwerkt, kunt u uw einddoelen halen en dit succes samen vieren.

Vereenvoudig projectbeheer met projectbeheersoftware

Een projectbeheerder worden kan jaren ervaring vereisen en de juiste mix van opleidingen. Maar eens u de job hebt, is de beste manier om erin uit te blinken uzelf vertrouwd te maken met projectbeheersoftware.

Eens u het reilen en zeilen van projectbeheersoftware kent, kunt u dit gebruiken om uw taken als projectbeheerder te vereenvoudigen en uw projectbeheervaardigheden te versterken.