Prestaties meten met projectbasislijnen

Stel je dit voor: je bent op een boogschietbaan met een boog in je hand en richt op een enorme lege muur. Je laat los en je pijl schiet recht in de muur voor je. Je begint een overwinningsdansje, maar stopt dan - je denkt dat je recht vooruit hebt geschoten, maar je weet het niet zeker omdat elk deel van de muur er hetzelfde uitziet. 

Je besluit in plaats daarvan op een doelwit te richten. Je trekt terug en laat de pijl vliegen, en hij landt met een plof in de roos. Deze keer weet je dat je schot een succes was. 

Een doelwit vaststellen doet meer dan je het gevoel geven dat je Robin Hood bent (zij het zonder de maillot). Het hebben van een doel om naar te streven geeft je een referentiepunt om je vaardigheden te meten - net zoals projectbasislijnen je een benchmark geven om de prestaties van een project te meten.

Wat zijn projectbasislijnen?  

Projectbaselines zijn vooraf gedefinieerde doelen voor je projectschema, kosten en scope. Je bepaalt basislijnen als onderdeel van je projectplan. Naarmate je project vordert, gebruik je die basislijnen als referentiepunt om de prestaties van je project in de loop van de tijd te volgen.

Er zijn drie soorten project-basislijnen: 

• Een bereikbasislijn definieert duidelijk je Projectbereik. Het bevat een lijst met doelstellingen en projectdeliverables waarop je je voor je project zult concentreren.  

• Een planningsbasislijn bepaalt hoe lang je project moet duren. Je planningsbasislijn is je projecttijdlijn en moet duidelijk gedefinieerde vervaldatums bevatten voor elke deliverable, plus een definitieve deadline voor je project. 

• Een kostenbasislijn is je geschatte projectbudget. Je kostenbasislijn moet de middelen die nodig zijn voor elke deliverable opsplitsen en ze vervolgens samenvoegen om je geschatte totale projectkosten te illustreren.

Je projectplan moet al deze drie basislijnen bevatten. Tijdens je project kun je de werkelijke prestaties toetsen aan elke basislijn om ervoor te zorgen dat je bereik, schema en budget op schema blijven. 

Waarom zijn projectbasislijnen belangrijk? 

Projectbasislijnen zijn een essentieel onderdeel van elk succesvol project. Zo kunnen ze jou en je team helpen: 

Projectprestaties monitoren en aanpassen

Basislijnen geven je een standaard voor hoe je project zou moeten presteren. Naarmate het werk vordert, kun je de werkelijke prestaties meten ten opzichte van de basislijnen die je tijdens de planning hebt ingesteld. Op die manier kun je controleren of je Projectbereik, schema of budget op schema ligt (of niet) en vervolgens corrigeren voordat problemen te groot worden.  

Samen vormen de drie baselinetypes (bereik, schema en budget) je prestatiemetingsbaseline (PMB). Wanneer je de werkelijke prestaties vergelijkt met je geprojecteerde basislijnen in alle drie de gebieden, kun je begrijpen hoe je project het doet op een hoog niveau. 

Het is belangrijk om alle drie de basislijnen naast elkaar te meten om te visualiseren hoe een verandering in de ene component de andere beïnvloedt, zoals hoe een grotere scope de planning en kosten beïnvloedt. Dit helpt je erachter te komen hoe je je moet aanpassen wanneer je je geplande bereik, schema of budget moet wijzigen. En als het verschil tussen de werkelijke prestaties en je basislijnen te groot wordt, kun je beslissen of je opnieuw een basislijn wilt maken en je projectdoelen wilt wijzigen om ze beter haalbaar te maken. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je aan een blogserie werkt en je hebt net het bereik vergroot van 10 artikelen naar 11 artikelen. Als gevolg hiervan zal je project meer geld kosten en meer tijd in beslag nemen om te voltooien, waardoor je budget en planning van de basislijn afwijken. Als je geen buffertijd of extra budget hebt toegewezen aan je projectplan, moet je mogelijk je projectdoelen aanpassen.  

Beheer de verwachtingen van belanghebbenden

Wanneer je basislijnen instelt en deze communiceert met belanghebbenden, weet iedereen wat je doet en wanneer, plus hoeveel het allemaal zal kosten. Zo helpt dat: 

• Je bereikbasislijn vertelt belanghebbenden precies wat je van plan bent te bereiken. Dit helpt je belanghebbenden te begrijpen wat wel en niet deel uitmaakt van de projectdeliverable. Stel je bijvoorbeeld voor dat je belanghebbenden een nieuw landingspagina-ontwerp met interactieve componenten hebben aangevraagd. Huidig budget laat je toe de landingspagina te bouwen, maar niet de extra interactieve componenten. Door een basislijn voor de scope in te stellen, weten ze die beperking van tevoren, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.

• Je planningsbasislijn verduidelijkt wanneer je elke deliverable zult voltooien. Dit helpt belanghebbenden te begrijpen hoe lang het duurt om elke deliverable te voltooien, zodat ze weten wanneer ze een eindproduct kunnen verwachten. En als belanghebbenden je projectbereik willen vergroten met extra aanvragen, kun je duidelijk aantonen hoe dat je projectschema en budget zal beïnvloeden. 

• Je kostenbasislijn bepaalt de middelen die nodig zijn voor elke deliverable. Als belanghebbenden extra aanvragen willen toevoegen, laat je budget duidelijk zien hoe je extra geld nodig hebt om dat te laten gebeuren. Als gevolg hiervan kun je verzoeken terugschroeven of een goede reden geven om extra budget te krijgen.

Samen helpen deze basislijnen belanghebbenden te begrijpen hoe wijzigingen in je bereik, tijdlijn of budget het succes van je project zullen beïnvloeden. Ze geven je een hulpmiddel om extra aanvragen terug te dringen en scope creep te voorkomen, plus een manier om de impact te communiceren die wijzigingen in de tijdlijn en kosten zullen hebben op de algemene projectdoelen. 

Verbeter toekomstige schattingen

Wanneer je project voorbij is, kun je de werkelijke prestaties vergelijken met je basislijnen om te zien hoe nauwkeurig je aanvankelijke schattingen waren. Dit helpt je om gebieden te identificeren waar je je basislijnproces kunt verbeteren, zoals factoren waarmee je geen rekening hebt gehouden bij het berekenen van je projectbudget, deliverables die langer duurden dan verwacht of taken die buiten het bereik hadden moeten vallen. 

Als je de werkelijke prestaties versus basislijnen voor elk project analyseert, kun je zien welke gebieden meestal onder- of overpresteren. Daarna kun je die kennis gebruiken om betere schattingen te maken voor toekomstige projecten. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat drie van de vijf van je projecten dit kwartaal een week te laat waren omdat teamleden ziek werden. In de toekomst kun je extra buffertijd inbouwen in elk projectschema om rekening te houden met afwezigheden op het laatste moment. 

Projectbasislijnen instellen in 5 stappen 

Het vaststellen van projectbasislijnen is een belangrijk onderdeel van elk solide projectbeheerplan. Volg deze stappen om basislijnen te maken en deze te communiceren met je cross-functional partners terwijl je je volgende onderneming plant.  

1. Bepaal de scope

Stel eerst je projectbereikbasislijn in, omdat dit zowel je planning als je budget bepaalt. Projectbereik stelt grenzen voor je project door precies te definiëren naar welke deliverables je toe werkt. Je kunt je bereik documenteren in de vorm van een Projectbereikverklaring of een werkomschrijving. 

Om je bereikbasislijn te maken, maak je een lijst van alle deliverables die je met je project wilt bereiken. Verdeel vervolgens elke deliverable in uitvoerbare taken of sub-deliverables. Als een van je deliverables bijvoorbeeld is om een wervingsevenement te organiseren, kun je dat opsplitsen in de volgende sub-deliverables: 

• Evenementruimte reserveren

• Cateringbedrijf boeken

• Gastsprekers voltooien

• Herinneringse-mails sturen

Je kunt ook een werkverdelingsstructuur maken om alle deliverables en sub-deliverables van je project visueel weer te geven. Deze tool verdeelt het werk onder in verschillende niveaus, beginnend bij je hoofddoel bovenaan, en vertakt van daar verder in deliverables en sub-deliverables eronder. 

2. Breng je projectschema in kaart

Projectbereik bepaald? Dan is het tijd om je projectschema in kaart te brengen en je schemabasislijn te maken. Om je planningbasislijn te maken, definieer je duidelijke vervaldatums voor elke deliverable en sub-deliverable, plus een definitieve deadline voor je hele project. Zorg ervoor dat elke vervaldatum realistisch is en verduidelijk de afhankelijkheden tussen taken. Je moet bijvoorbeeld de lijst met gastsprekers voor je wervingsevenement afronden voordat je herinneringsmails kunt verzenden. 

Met sommige pojectbeheertools kun je afhankelijkheden binnen je projectschema zien, zodat je dienovereenkomstig einddatums kunt plannen en instellen. De tijdlijnweergave van Asana legt bijvoorbeeld taken en mijlpalen binnen je project vast en visualiseert afhankelijkheden, vergelijkbaar met een Gantt-grafiek. Je kunt ook zien welke taken zijn voltooid en aan wie ze zijn toegewezen, zodat je je projectschema in realtime kunt volgen en delen. 

3. Maak een projectbudgetplan

Nu je je bereik en planning hebt vastgelegd, kun je je projectbudgetbasislijn maken. Om je budget te maken, maak je een lijst van alle middelen die nodig zijn voor elke deliverable en Sub-deliverable binnen je project. Schat vervolgens in hoeveel elke resource zal kosten. 

Je definitieve budgetdocument moet regelitems bevatten voor elke deliverable, sub-deliverable en vereiste middelen, plus de verwachte kosten van elk. Je moet ook de tijdlijn opnemen voor wanneer je elke bron nodig hebt en wanneer je verwacht geld uit te geven. Daarnaast is het ook handig om de persoon die verantwoordelijk is voor elk budgetonderdeel en een totaal van de uitgaven voor je hele project op te nemen. 

In het onderstaande voorbeeld geeft de kolom met geschatte uitgaven de basislijn van het budget voor je project weer. Naarmate het werk vordert, kun je de werkelijke uitgaven bijhouden en deze vergelijken met je basislijn. 

4. Schets een wijzigingscontroleproces

Het feit dat je basislijnen instelt, betekent niet dat je project is gezonken als je bereik, schema of budget van koers raakt. In feite is het plannen van verandering een integraal onderdeel van het projectbasislijnproces. 

Nadat je je drie projectbasislijnen hebt afgerond, maak je een wijzigingscontroleproces om te schetsen hoe je omgaat met wijzigingsverzoeken van je Team en belanghebbenden. Een wijzigingscontroleproces is een manier om flexibel te blijven en belanghebbenden wijzigingen te laten aanvragen terwijl je project in behandeling is.  Dit helpt je projectbereik, schema en budget te beschermen tegen uit de hand lopen. In deze context kunnen wijzigingsverzoeken verzoeken omvatten voor aanvullende deliverables, tijdlijnupdates of budgetaanpassingen. 

Een wijzigingscontroleproces omvat meestal de volgende fasen: 

1. Initiatie: een belanghebbende dient een wijzigingsaanvraagformulier in om relevante informatie te verstrekken over waarom deze wijziging belangrijk is. Dit omvat meestal een beschrijving van de aanvraag, de prioriteit van de aanvraag en eventuele belangrijke deadlines.

2. Beoordeling: de project- of afdelingsleider bekijkt de details van de aanvraag en bepaalt de middelen die nodig zijn, de impact die de aanvraag zou hebben en aan wie de aanvraag moet worden doorgegeven. 

3. Analyse: de juiste projectleider beslist of de aanvraag wordt goedgekeurd of afgewezen. Tijdens deze fase overweeg je het verzoek in de context van je projectbasislijnen om te bepalen hoe het je bereik, schema en budget zal beïnvloeden. 

4. Implementatie: als het verzoek wordt goedgekeurd, werk je samen met belanghebbenden om de wijziging door te voeren. Zorg ervoor dat je registreert welke wijzigingen zijn aangebracht en hoe deze de basislijnen van je project zullen beïnvloeden. Als de wijziging aanzienlijk is, moet je mogelijk je projectdoelen aanpassen en nieuwe basislijnen maken.  

5. Afsluiting: Sluit het verzoek en sla alle documentatie, wijzigingslogboeken en communicatie op in een gedeelde ruimte die belanghebbenden later gemakkelijk kunnen openen. 

Het opzetten van een wijzigingscontroleproces zorgt ervoor dat elke potentiële update wordt overwogen in de context van alle drie de projectbasislijnen. Als je bijvoorbeeld een verzoek ontvangt om een extra deliverable aan je Projectbereik toe te voegen, kun je analyseren hoe die toevoeging je planning en budget zal beïnvloeden. Als het je project te ver van de basislijn afduwt, kun je de wijziging afwijzen en het wijzigingsverzoek afsluiten. 

5. Neem feedback van projectbelanghebbenden op

Last but not least, presenteer je projectbasislijnen aan de belangrijkste belanghebbenden om hun feedback te verzamelen en op te nemen. Deze stap is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat jij en je belanghebbenden op één lijn zitten wat betreft de scope, planning en budgetdoelen voor je project. Als taken binnen je project bijvoorbeeld afhankelijk zijn van middelen van het ontwerpteam, helpt het delen van basislijnen het team te begrijpen waarom deadlines voor het leveren van die middelen belangrijk zijn. En als het ontwerpteam de voorgestelde deadline niet kan halen, kun je je basislijn voor de planning dienovereenkomstig bijwerken. 

Dit is ook een gelegenheid om je basislijnen aan te passen en te verbeteren, vooral omdat belanghebbenden mogelijk meer gespecialiseerde kennis hebben over bepaalde aspecten van je project. Het financiële team kan bijvoorbeeld inzicht geven in hoeveel deliverables kunnen kosten of wanneer betalingen verschuldigd zijn. 

Kun je een projectbasislijn wijzigen?

Kortom, ja. Maar je moet je basislijnen niet te vaak veranderen - probeer ze alleen te veranderen als het echt nodig is. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om je project opnieuw te baseren wanneer er een belangrijke wijziging plaatsvindt, bijvoorbeeld als een teamlid vertrekt en je verantwoordelijkheden opnieuw moet toewijzen. 

Het te vaak opnieuw baselinen van je project maakt je baselines minder zinvol. Onthoud dat je basislijnen doelen vertegenwoordigen die je nastreeft, dus je eindresultaten hoeven er niet exact mee overeen te komen. Het is prima als een project afwijkt van de basislijn voor bereik, schema of budget, zolang je het verschil op andere gebieden kunt compenseren. Projectbereik bijvoorbeeld vergroot, maar je kunt budget en tijd op andere gebieden inkorten, dan hoef je je project niet per se opnieuw te baseren.

Vind je startpagina

Projectbasislijnen zijn een essentiële manier om de prestaties van je project in de loop van de tijd te volgen. Als je je basislijnen gemakkelijk toegankelijk en zichtbaar wilt maken voor belanghebbenden, overweeg dan om ze te maken met projectbeheersoftware. Op die manier kunnen je team en belanghebbenden samenwerken en rechtstreeks reageren op je basislijnen, en eventuele wijzigingen in realtime bekijken.