Wat is de projectbeheerdriehoek en hoe kan deze uw team helpen?

De projectbeheerdriehoek visualiseert het probleem van de 'drievoudige beperkingen' - de noodzaak om scope, kosten en tijd in balans te brengen om ervoor te zorgen dat het eindproduct van hoge kwaliteit blijft. Iedere projectmanager die de frustratie kent te weinig tijd, te weinig budget en een onmogelijk wijde scope te hebben om een team productief te houden, heeft de projectbeheerdriehoek ervaren.

Geen enkele variabele van de projectdriehoek kan worden veranderd zonder concessies te doen aan de andere twee punten van de driehoek. Het is de taak van de projectmanager om de drie elementen in evenwicht te houden, zodat het project niet alleen binnen het budget en de deadline blijft, maar ook voldoet aan de specificaties van de scope van het project.

Hieronder behandelen we de drie punten van de projectbeheerdriehoek in detail, alsook hoe ze met elkaar in verband staan en hoe projectmanagers ze in evenwicht kunnen houden en zo het succes van het project kunnen garanderen.

Wat is de projectbeheerdriehoek?

De projectbeheerdriehoek bestaat uit drie variabelen die de kwaliteit van het project bepalen: scope, kosten en tijd.

De driehoek laat zien hoe deze drie variabelen met elkaar zijn verbonden - als een van de variabelen wordt veranderd, moeten de andere twee worden aangepast om de driehoek gesloten. Als de driehoek breekt, d.w.z. als één punt wordt verplaatst zonder dat één of beide andere punten ook worden aangepast - zal de kwaliteit van het project eronder lijden.

Het is de taak van een projectmanager om de drie punten van de driehoek in balans te houden en zo de beste kwaliteit te bereiken en tegelijkertijd binnen budget te blijven, de deadline te halen en te voldoen aan de projectspecificaties.

Hoe scope, kosten en tijd samenhangen

Er zijn twee soorten relaties die een rol spelen in de projectdriehoek. De eerste is de relatie tussen scope en de twee andere projectvariabelen. Scope is direct evenredig met zowel tijd als kosten. Dit betekent dat scope in dezelfde richting beweegt als die factoren. Als de scope toeneemt, moeten tijd en geld ook toenemen. Er moet immers een groter project worden aangepakt.

Het tweede soort relatie is de relatie tussen tijd en kosten. Dit is een omgekeerd evenredige relatie. Deze twee factoren bewegen zich in tegengestelde richting. Als er op de kosten moet worden bespaard, moeten de deadlines worden verlengd. Omgekeerd, als u plotseling in tijdnood komt, hebt u extra budget nodig om u aan kortere deadlines aan te passen.

Deze twee relaties kunnen niet worden gewijzigd. Wat u ook doet, het is niet mogelijk om de ene variabele te veranderen zonder een overeenkomstige verandering te veroorzaken, hetzij direct evenredig of omgekeerd evenredig, aan de andere twee punten van de driehoek. Dit is de reden dat de projectdriehoek vaak de ijzeren driehoek van de drievoudige beperkingen wordt genoemd. Hoe goed een projectmanager ook is, de ijzeren driehoek laat zich niet naar zijn of haar hand zetten.

De drievoudige beperkingen van de driehoek

Om de drie elementen onder controle te houden, moet de projectmanager een diep inzicht hebben in elke afzonderlijke variabele en begrijpen waar de mogelijkheid bestaat flexibel te zijn om in te spelen op veranderingen tijdens het project.

Scope

Scope is de 'omvang' van het project in termen van kwaliteit, detail en omvang van de projectdeliverables. Naarmate de omvang van het project toeneemt, zal er uiteraard meer tijd en geld nodig zijn om het te voltooien.

Projectscope kan de volgende elementen omvatten:

• Projectcomplexiteit

• Kwantiteit van het voltooide product / de voltooide producten

• Dagelijkse output

• Kracht (bijvoorbeeld het aantal gebruikers dat een app op hetzelfde moment kan ondersteunen)

• Detailniveau

• Aantal en complexiteit van de functies

Zorg ervoor dat u “scope creep” voorkomt. Dit doet u door de projectplannen vooraf definitief af te ronden en alles door de belanghebbenden van het project te laten ondertekenen voordat de productie begint.

Kosten

Voor het doel van de projectdriehoek zijn kosten niet beperkt tot letterlijke bedragen in euro's. Dit punt van de driehoek, dat vaak wordt aangeduid als 'middelen', omvat alle tools, apparatuur en ondersteuning die nodig zijn om het project te voltooien.

Scope kan de volgende elementen omvatten:

• Financieel budget

• Aantal teamleden

• Apparatuur en faciliteiten

• Belangrijke mogelijkheden

De variabele kosten/middelen zijn meer dan alleen maar letterlijk geld. Hieronder valt over het algemeen alles binnen dit punt dat kan worden teruggevoerd op een financiële waarde. Het toevoegen van werknemers vereist bijvoorbeeld extra budget voor salarissen, een mogelijkheid aangrijpen om kantoren langer open te houden vereist aanvullend budget voor extra uren dat er elektriciteit wordt verbruikt.

Tijd

Houd er bij het aanpassen voor tijd rekening mee dat de hoeveelheid tijd net zo belangrijk is als het soort tijd dat u meet. Concessies kunnen langere deadlines vereisen, aanpassingen aan teamagendasoftware, eliminatie van planningsfasen, en meer.

Tijd kan de volgende elementen omvatten:

• Algemene tijdlijn van het project

• Aantal uren dat aan het project is gewerkt

• Interne agenda's en deadlines

• Tijd toegewezen voor planning en strategie

• Aantal projectfasen

Als er in het budget wordt gesneden of de scope wordt uitgebreid, moet u slimme manieren bedenken om dit te compenseren door een of meer van de tijdsbeperkingen van uw project te versoepelen, hetzij door deadlines te verlengen, uren toe te voegen, of andere aanpassingen in de planning aan te brengen.

De wildcard-factor: innovatie

Wanneer iemand een nieuwe manier vindt om iets te doen waardoor de kostenefficiëntie of de snelheid toeneemt, kan deze aanpassing worden doorgevoerd zonder een corresponderende wijziging aan de andere punten van de projectbeheerdriehoek.

Iemand uit uw team vindt bijvoorbeeld een manier om de functionaliteit van een voor uw project noodzakelijke tool te verbeteren. Dankzij deze aanpassing aan uw productiemethodologie kunt u wellicht meer bereiken binnen een korter projectschema, of met een kleiner projectteam werken.

Op dezelfde manier kan elke update van het productieproces die helpt bij het standaardiseren van workflows en de besluitvormingstijd verkort, uw team in staat stellen efficiënter te werken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Door te investeren in managementtools zoals gestandaardiseerde verkooptemplates of projectbeheersoftware kunt u kosten terugdringen en zorgen dat er minder tijd wordt verspild, zonder in te boeten op de kwaliteit of scope van een project.

Strategieën voor het beheren van de projectdriehoek

Nu u begrijpt wat de projectdriehoek is, vindt u hier een paar tips die u bij uw dagelijkse werkzaamheden kunt gebruiken. Het is een goed idee om de vijf projectbeheerfasen te bestuderen en de overlappende gebieden te identificeren.

Kies uw prioriteiten

Het centrale concept achter de projectbeheerdriehoek is dat geen project succesvol kan zijn met drie rigide vastgelegde punten. Er moet op z'n minst één punt flexibel zijn zodat u weet waar u ruimte voor aanpassing heeft wanneer deze noodzakelijk worden.

Als het uw prioriteit is om binnen het budget te blijven, kunt u een onverwacht obstakel oplossen door uw deadline te verschuiven in plaats van meer personeel in te huren en zo het probleem snel oplossen. Als de tijdlijn van uw klant rigide is, is het verstandig om vooraf extra budget goedgekeurd te krijgen, zodat u de middelen hebt om problemen aan te pakken zonder de productie te vertragen.

Stel duidelijke verwachtingen

Zodra u de beperkingen en prioriteiten van uw project kent, communiceert u deze duidelijk aan uw klant en alle belanghebbenden van het project om onvervulde verwachtingen en ongelukkige eigenaren te voorkomen.

In sectoren die vaak worden geconfronteerd met onvoorziene complicaties, zoals de bouw- en technieksector, bevatten contracten speciale elementen die de projectmanager helpen alle belanghebbenden op één lijn te krijgen voordat het project begint. Deze elementen omvatten:

1. Budgetten voor onvoorziene omstandigheden vooraf goedgekeurd door de klant

2. Een lijst met veel voorkomende potentieel vertragende factoren (weer, natuurrampen, lokale evenementen, enzovoorts)

3. Een lijst met vaak gebruikte actieplannen voor elke vertraging met een raming van de kosten en de tijd die in geval van elke onvoorziene omstandigheid zouden moeten worden toegevoegd

Geef belanghebbenden duidelijk inzicht in wat voor soort gebeurtenissen zich kunnen voordoen en hoe die van invloed kunnen zijn op kosten en tijdlijnen. Leg ook de voorkeuren van de klant vast, zodat u er later naar kunt verwijzen als u een aanpassing in uw projectdriehoek moet maken. Als het project klaar is zal er zo geen verwarring bestaan over waarom die aanpassingen zijn gemaakt.

Geef regelmatige updates

Zodra u een actieplan hebt opgesteld waar iedereen het over eens is en dat mogelijke aanpassingen aan het budget, de planning en de scope bevat voor verschillende potentiële omstandigheden, dient u ervoor te zorgen dat u alle belanghebbenden op de hoogte houdt van alle wijzigingen en voorspellingen gedurende uw project. 

Als een leverancier u laat weten dat er een tekort is aan een bepaald middel, brengt u uw klant en de projecteigenaar op de hoogte en laat hen weten dat er mogelijk vertraging optreedt. Als u zonder deze middelen op zijn, worden uw belanghebbenden op de hoogte gesteld van de situatie en voorbereid op eventuele aanpassingen die u moet doen. Als u niet zonder het middel komt te zitten, zullen u en uw klant zich zekerder voelen in de wetenschap dat u op alle scenario's was voorbereid.

Pas de driehoek aan uw managementstijl aan

Er zijn vele benaderingen van projectbeheer. Elke benadering prioriteert andere projectvariabelen en als gevolg daarvan hebben ze verschillende projectdriehoeken. Hieronder vindt u zeven veelvoorkomende projectbeheermethoden. We hebben ze gesorteerd op methoden die prioriteit geven aan lage kosten en methoden die prioriteit geven aan tijdsbesparing.

Middelenbesparende projectmethoden

Projecten met striktere budgets en meer flexibiliteit wat betreft de tijdlijn zullen van deze projectbeheermethoden profiteren. Deze methoden prioriteren efficiënt gebruik van middelen.

• Waterval: de projectfasen worden sequentieel voltooid, zodat de tijdlijnen flexibel moeten zijn omdat een vertraging in de ene fase aanpassingen in alle volgende fasen vereist.

• Lean: prioriteert minimale kosten en middelen. Hierbij zijn langere tijdlijnen of beperkingen van de scope toegestaan om het project binnen budget te houden

• Project Management Body of Knowledge (PMBOK®-waterval): een variatie op het traditionele sequentiële watervalproces dat de standaarden zoals gedefinieerd door The Project Management Institute’s Project Management Body of Knowledge toepast om de efficiëntie van het proces te verbeteren

Tijdbesparende projectmethoden

In situaties waarbij tijd essentieel is, kunnen deze projectbeheermethoden onnodige downtime elimineren en projectprocessen versnellen zodat teams snel kunnen blijven werken.

• Agile: geeft prioriteit aan flexibele processen, zodat teams klaar zijn om in te spelen op veranderingsaanvragen met aanpassingen die een minimale toename in tijd of kosten vergen. Teams die deze aanpak hanteren, gebruiken vaak specifieke Agile-managementsoftware

• Scrum: een specifieke vorm van Agile- projectbeheer die we het meest zien bij softwareontwikkeling en die gebruik maakt van facetten van Scrum-methodologie zoals sprints en dagelijkse touch-bases met het team om de tijd die verloren gaat aan werk-in-uitvoering-fasen te minimaliseren

• Kanban: gebruikt continue, goed zichtbare gezamenlijke processen om de tijd die verloren gaat aan werk-in-uitvoering te minimaliseren. Teams die deze benadering toepassen, maken vaak gebruik van specifieke kanbansoftware

• Scrumban: combineert het op samenwerking gebaseerde en continue karakter van het kanbanproces met de dagelijkse evaluaties met het team van Scrum om de tijd besteed aan werk-in-uitvoering tot een minimum te beperken

Natuurlijk is het doel van elke methode het vinden van de optimale balans tussen lage kosten, hoge snelheden en hoge kwaliteit. Omdat de projectbeheerdriehoek echter een prioritering van minstens één variabele vereist, hellen deze methoden over naar de variabele die het belangrijkst is voor het team.

Gebruik de drievoudige beperkingen in uw voordeel

Hoewel de ijzeren driehoek en haar systeem van drievoudige beperkingen in eerste instantie beperkend lijken, zult u als u eenmaal heeft geleerd hoe u ze moet toepassen in uw zakelijke projectbeheerproces, zien dat deze tools uw projecten juist soepeler laten verlopen. Wanneer u vooraf een beter inzicht heeft in uw beperkingen en flexibiliteit, kunt u kostbare tegenslagen vermijden.

Daarnaast helpt de ijzeren driehoek u de juiste projectbeheersoftware te kiezen, processen te maken en uw productie zo op te zetten dat uw team een vliegende start kan maken. Daarna heeft u geen idee wat u niet allemaal samen kunt bereiken.