5 projectcontroles en waar ze uit te voeren

Tijd en geld zijn twee dingen waarvan de meeste mensen zouden toegeven dat ze er meer van willen, maar het is niet altijd gemakkelijk om te besparen wat we ervan hebben. Bedrijven moeten echter prioriteit geven aan besparingen, omdat dit vaak is wat hen overeind houdt. De eenvoudigste manier om je bedrijf te helpen tijd en geld te besparen, is door projecten te beheren met projectbeheer. 

In dit artikel leggen we uit wat projectbeheersing is en hoe je het kunt gebruiken om de tijd en het geld dat aan je projecten wordt besteed te voorspellen en te begrijpen.

Wat zijn projectbeheersmaatregelen in projectbeheer?

Projectbeheersing is een reeks processen die worden gebruikt om de hoeveelheid tijd of geld die aan een project wordt besteed te begrijpen en te beïnvloeden. Elke projectbeheersing richt zich op een afzonderlijk onderdeel van het projectplan, zoals de planning, middelen of potentiële risico's.

Het doel van het gebruik van projectbeheersing is om binnen het projectbereik te blijven, het projectbudget waar mogelijk te minimaliseren en het projectschema te respecteren.

Projectbeheer vs. projectbeheer

Projectbeheer en projectmanagement hebben overlappende functies. Beide processen helpen je om een project op schema en binnen de scope te houden. Projectbeheer is echter niet zo breed in zijn doel als projectmanagement. 

Terwijl projectbeheer zich richt op het op schema houden van het hele project, inclusief mensen, processen en deliverables, richten projectbeheersmaatregelen zich specifiek op kwaliteitscontrole om tijd en geld te besparen. 

Waarom projectcontroles belangrijk zijn

Projectbeheersing biedt informatie waarmee projectmanagers weloverwogen en tijdige beslissingen kunnen nemen die projectrisico's voorkomen. Van projectinitiatie tot voltooiing, is het jouw taak als projectmanager om de zaken op schema en binnen het bereik te houden. 

Zonder een projectbeheerproces is het moeilijk om belangrijke vragen over het project te beantwoorden, wat het succes van het project kan beïnvloeden of compliceren. Enkele redenen waarom projecten zonder projectbeheersing van het spoor kunnen raken, zijn:

• Mensen: zonder projectbeheersing kunnen er vragen ontstaan over wie er beschikbaar is om aan een project te werken, wie verantwoordelijk is voor welke rollen en verantwoordelijkheden, en wie de verantwoordelijkheid moet nemen voor specifieke taken tijdens de projectontwikkeling.

• Kwaliteit: het projectbeheerproces zorgt ervoor dat aan de verwachtingen wordt voldaan, items in elke projectfase voltooid zijn en alles onderweg werkt.

• Kosten: wanneer de projectkosten niet worden gecontroleerd, kunnen er onvoorziene kosten ontstaan door wijzigingen van belanghebbenden of misberekeningen tijdens de projectplanning. 

• Tijd: het bewaken van de projecttijd voorkomt problemen zoals vertragingen in de planning, verschuivende prioriteiten en conflicten in middelen, wat kan leiden tot onbevredigende projectresultaten.

Door het controleproces kun je zien wanneer dingen niet gaan zoals gepland en snel corrigeren om je project op schema te houden. 

De 5 projectbeheercontroles

Dit zijn de vijf projectcontroles die je kunt implementeren om beter inzicht te krijgen in je projectplan.

1. Planning

Het vergroten van de zichtbaarheid in je projectschema helpt je te weten dat je verder gaat met je projecttijdlijn. Om dit te doen, moet je ervoor zorgen dat je al je projectwerk op één plaats bijhoudt, zoals een Pojectbeheertool. Zo krijg je in één oogopslag inzicht in je taken, deadlines en afhankelijkheden. Bovendien kun je projectmijlpalen instellen als controlepunten om je voortgang te meten.

Gebruik projectstatusrapportage om je belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang van het project. Deze tweewekelijkse of maandelijkse rapporten zijn een geweldige manier om te evalueren of je project op schema ligt of niet. Als het project niet verloopt zoals gepland, kun je snel de reden achterhalen en dienovereenkomstig problemen oplossen. Deel deze informatie vervolgens met belanghebbenden, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.

Snelle tip: gebruik een Gantt-grafiek om je projectschema te zien, uitgesplitst naar taken en mijlpalen. Een Gantt-grafiek is een horizontale staafdiagram die de tijdlijn van een project, programma of werk illustreert. Dit type grafiek kan je helpen beoordelen hoe lang een project zal duren en je de afhankelijkheden tussen taken laten zien.

2. Middelen

Elk project is afhankelijk van middelen, zoals tijd, geld of de beschikbaarheid van Teamleden. Middelenbeheer is een cruciaal onderdeel van het projectbeheerproces omdat het de kans is voor je team om de kosten effectief te beheersen en je beschikbare tijd en materialen te controleren. Kostenraming en middelenplanning tijdens de projectinitiatie kunnen je ook helpen om binnen het budget te blijven. 

Je hebt niet alleen een duidelijk idee nodig van welke middelen beschikbaar zijn wanneer het project begint, je hebt ook een manier nodig om de kosten en middelen bij te houden naarmate het project vordert. Als een deel van het project het budget overschrijdt of een teamlid niet meer beschikbaar is wanneer je dacht dat hij of zij dat zou zijn, kunnen proactieve projectbeheersmaatregelen je helpen snel een alternatief te vinden. 

Snelle tip: probeer de kostenvariantie te berekenen om te analyseren of je op het juiste tempo presteert om binnen je budget te blijven. Om je kostenafwijking te bepalen, trek je de werkelijke kosten af van de verdiende waarde. Verdiende waarde is de hoeveelheid van een taak die daadwerkelijk is voltooid. De werkelijke kosten zijn de hoeveelheid geld die is uitgegeven voor het werk dat al is gedaan.  De formule om de kostenafwijking te berekenen is CV = EV – AC.

3. Risico

Projectrisicobeheer is een cruciale projectcontrole om proactief risico's te identificeren en te voorkomen dat je project ontspoort. De beste manier om dit te doen is met een risicoregister, waarin je potentiële risico's rangschikt op prioriteit en beoordeelt hoe je ze dienovereenkomstig kunt beheren. 

Snelle tip: veelvoorkomende risicoscenario's die je in je project kunt tegenkomen, zijn gegevensbeveiliging, communicatieproblemen, vertragingen in de planning, ongepland werk en materiële diefstal. Je kunt deze categorieën gebruiken om te beginnen met het brainstormen over je risicoregister.

4. Wijziging

Wijzigingsbeheer is een van de beste manieren om projectbereik te voorkomen, wat kan leiden tot vertragingen in de tijdlijn, een hoger budget en projectdefecten. Wanneer je een wijzigingsbeheerproces implementeert, voel je je voorbereid op eventuele projectwijzigingen die op je pad komen. 

Dat komt omdat een wijzigingsbeheerproces je kan helpen te evalueren of voorgestelde wijzigingen belangrijk zijn en, zo ja, welke wijzigingen je kunt implementeren zonder je projecttijdlijn te verlengen of je projectbereik te beïnvloeden. Door dit proces te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat je team de verandering effectief aanpakt omdat ze zich geïnformeerd, betrokken en gevalideerd voelen.

Snelle tip: doorgaans is het wijzigingsbeheerproces projectspecifiek. Overweeg voor grotere, organisatorische veranderingen een proces voor wijzigingsbeheer te implementeren. Wijzigingsbeheer is het proces van voorbereiding op en beheer van elke nieuwe organisatorische verandering.

5. Prestaties

Prestatiebeheer is het brede proces van het monitoren van het succes van je project. De eenvoudigste manier om dit te doen is door key performance indicators (KPI's) in te stellen om de projectprestaties te beoordelen. Deze kunnen het bijhouden van kosten ten opzichte van baselines, tijdige voltooiing, gefactureerde uren en rendement op investering omvatten.

Welke doelen je ook stelt, zorg ervoor dat ze kwantificeerbaar, specifiek en meetbaar zijn. Gebruik bij twijfel de SMART-doelmethode. SMART is een acroniem dat staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. 

Snelle tip: Een goede KPI moet één meetbare waarde bijhouden die door jou of je team op tijd kan worden beïnvloed. Het moet je ook helpen je strategische doelstellingen te bereiken en teamleden een duidelijk idee te geven van hoe hun projecten bijdragen aan de bedrijfsdoelen. 

Wanneer je deze projectbeheersing gebruikt, kun je erop vertrouwen dat je je project vanuit alle hoeken bewaakt. Dit zal je uiteindelijk tijd en geld besparen en je helpen succesvolle projectdeliverables te maken. 

Waar projectbeheersing gebruiken

Het beheren van je project is net zo belangrijk als het maken van je projectdeliverables. Implementeer projectbeheersing in elke fase van de projectlevenscyclus als je onverwachte verrassingen wilt voorkomen.

Projectplanning (initiatie)

De projectplanningsfase is je kans om projectbeheersing in te bouwen in de basis van je project. Hoe gedetailleerder je plan is, hoe minder controlebeheer je later hoeft te doen. 

Projectplanning omvat:

• Het schetsen van je projecttijdlijn

• Het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden

• Een werkverdelingsstructuur (WBS) maken

• Belanghebbenden identificeren

• Projectdoelstellingen maken

Je moet ook je budget plannen tijdens de projectplanningsfase en proberen toekomstige kosten in te schatten. Het voorbereiden op wat er gaat komen, maakt deel uit van het controleproces omdat het je project op schema houdt voordat het begint.

Projectuitvoering

Zodra je project in ontwikkeling is, is het tijd voor je controleprocessen. Terwijl je teamleden je product ontwerpen, coderen en maken, helpen je projectbeheersmaatregelen je de voortgang van het project te volgen.

Zorg ervoor dat je de vijf projectbeheersmaatregelen hebt verantwoord tijdens elke fase van het project. Tijdens de implementatie geven ze je een beeld van hoe je werk vordert en waar aanpassingen nodig kunnen zijn. Als je een snellere manier wilt om updates te delen, probeer dan een voortgangsrapportsjabloon te gebruiken. Het verandert die voortdurende check-ins in snelle, consistente samenvattingen voor je team.

Afsluiten van het project

Nadat je je voltooide deliverables hebt ingediend bij alle belanghebbenden van het project, gebruik je de informatie die je hebt verzameld uit je projectcontroleprocessen om een post-mortem vergadering te leiden. 

De post-mortem vergadering is een kans om te beoordelen wat je hebt geleerd en om begeleiding te krijgen voor toekomstige projecten. Of je nu geld en tijd hebt verloren door fouten of de dingen uitzonderlijk goed hebt aangepakt, met deze stap kun je alle lessen uit deze ervaring meenemen in toekomstige projecten.

Beheer je project met projectbeheersoftware

Het beheren van verschillende delen van je project tegelijk kan chaotisch worden. Omdat het controleproces plaatsvindt terwijl het project in beweging is, moet je de projectcontroles bijhouden en er tegelijkertijd voor zorgen dat je projectteam betrokken blijft en gefocust blijft op werk met een hoge impact. 

Met projectbeheersoftware kun je de voortgang van het project bijhouden en bewaken, op de hoogte blijven van belangrijke statistieken en statuswijzigingen en het overzicht krijgen dat je nodig hebt om je project op schema en binnen budget te houden.