Projectbeheer voor ondernemingen: wat is het?

Projecten zijn als bouwstenen voor het succes van een bedrijf. Om ze soepel en efficiënt te laten verlopen, vertrouwen bedrijven op projectbeheer. 

Voor grote organisaties die meerdere projecten tegelijk hebben, kan projectmanagement worden opgeschaald tot het niveau van enterprise projectmanagement (EPM).

Een projectmanager voor ondernemingen houdt toezicht op de verschillende projecten die tegelijkertijd in verschillende afdelingen plaatsvinden om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de verwachtingen en doelen van het bedrijf. 

Vanuit een strategisch oogpunt kan het toepassen van deze praktijk rendement opleveren in termen van winst, productiviteit en verbeterde projectbeheerpraktijken. 

Overstappen naar EPM kan een aanzienlijke onderneming zijn, dus om je te helpen het proces beter te begrijpen, legt deze handleiding uit hoe EPM werkt, wat de voordelen zijn, hoe het de verschillende projectbeheerfasen beïnvloedt en hoe je EPM kunt implementeren om de teamsamenwerking te verbeteren. 

Wat is enterprise project management?

Enterprise project management is de praktijk van het beheren van meerdere projecten op een bedrijfsbrede schaal. Het vereist het ontwikkelen van standaardprocessen om het projectbeheer in het hele bedrijf te stroomlijnen.  

Het doel van EPM is om de doelen en doelstellingen van het bedrijf te koppelen aan lopende projecten om ervoor te zorgen dat het bedrijf zijn middelen op het juiste moment naar de juiste plaatsen stuurt. 

Het betekent ook het beheren van de onderling afhankelijke elementen tussen projecten en ervoor zorgen dat projecten op tijd en binnen budget de eindstreep halen. 

Bedrijfshiërarchieën en teamstructuur variëren, maar het enterprise project management office (EPMO) moet op het strategische planningsniveau zitten. EPM kan worden begeleid door ondernemingsprojectmanagers of leveringsmanagers. Het EPMO rapporteert aan C-suite-leiders, zoals de chief operating officer of chief project officer. 

Naast project-portfoliobeheer kan de EPMO ook:

• Mentorschap bieden aan projectmanagers

• Ervoor zorgen dat projecten zijn afgestemd op bedrijfsdoelstellingen op hoog niveau

• Toezicht houden op en coördineren van de inzet van projectbeheer kantoren (PMO's)

• Problemen in projecten oplossen of beperken 

• Regelmatig projectbeoordelingen uitvoeren

• Richtlijnen en beste praktijken voor projectbeheerteams vaststellen 

• Het beheer van middelen verbeteren

In essentie is het doel van EPM om de kwaliteit en effectiviteit van projectbeheer op grote schaal te verbeteren en ervoor te zorgen dat projecten waarde leveren aan het bedrijf.

Elementen van enterprise projectmanagement

Volgens de PMI bestaat het EPM-model uit zeven elementen. Sommige processen zijn afgeleid van traditioneel projectbeheer, maar worden op grotere schaal toegepast, en andere zijn uniek voor de EPMO. 

1. Risicoanalyse

Risicoanalyse heeft betrekking op het identificeren en beoordelen van de kwalitatieve en kwantitatieve impact van de risico's voor een project, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen om deze te beperken. 

Risicoanalyse kan complex zijn, omdat het ervaring en grondige kennis van de projectportfolio en het bedrijf vereist. Om risicoanalyse beter beheersbaar te maken, kun je EPM-normen toepassen, zoals:

• De productmanager van de onderneming ertoe brengen om projectmanagers verantwoordelijk te houden voor hun mitigatieplannen.

• Het vaststellen van een maatstaf om geprojecteerde risico's, Huidig risico's en onvoorziene reserves te meten.

• Een projectschattingstechniek gebruiken die risicobeperking mogelijk maakt door middel van noodplannen.

Het integreren van risicoanalyse met EPM-processen kan het managementteam meer controle geven bij het beslissen hoeveel risico het moet accepteren wanneer het wordt afgewogen tegen het rendement van het project. 

2. Gestructureerde schatting

Projectschatting is een belangrijk onderdeel van projectbeheer, waaronder het schatten van projectkosten, middelen of duur. EPM stelt de normen voor gestructureerde schattingen voor projectmanagers. Het EPMO zou bijvoorbeeld de standaard levenscyclus voor projectoplevering definiëren en voorbeelden geven van eerdere projecten waar projectmanagers naar kunnen verwijzen. 

Het EPMO zou ook training geven aan PMO's over schattingsstrategieën, zoals driepuntschatting en de Delphi-techniek. 

3. Projectbeoordelingen

Periodieke projectbeoordelingen kijken naar de voortgang van huidige projecten en naar potentiële risico's. De EPMO kan vier soorten beoordelingen uitvoeren: projecttoezegging, opstarten, voortgang en afsluiting. Het doel van deze beoordelingen is om de projectnormen, status en problemen te controleren en of er updates nodig zijn voor het risicobeperkingsplan.

Een benadering van projectbeoordelingen is om kleuren toe te wijzen die het belangniveau (rood/geel/groen) aangeven voor verschillende aspecten van het project, zoals levering, klantbeheer, Team en budget. Op die manier kunnen de meest urgente kwesties tijdens managementvergaderingen aan de orde worden gesteld en aangepakt. 

4. Projectbeheercoaching

Projectmanagement kan een stressvolle baan zijn zonder voldoende training en middelen. EPMO's investeren in PMO's door training te bieden om projectmanagers te helpen de technische en managementvaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn voor de taak. Training kan worden gegeven door  interne of externe projectmanagementexperts.

Bovendien bieden EPMO's mentoren aan projectmanagers om hen te ondersteunen tijdens projectplanning, projectuitvoering, besluitvorming en probleemoplossing.  

5. Escalatie van probleembeheer

Escalatie in projectbeheer verplaatst een probleem naar een hoger prioriteitsniveau. Deze problemen vereisen mogelijk tussenkomst van het uitvoerende team. Om het probleembeheersysteem te verbeteren, is de EPMO verantwoordelijk voor het ontwikkelen van gemeenschappelijke regels en processen voor escalatie die in alle afdelingen worden toegepast. 

De EPMO beoordeelt de lijst met open geëscaleerde problemen tijdens managementvergaderingen om veelvoorkomende oorzaken voor deze problemen te identificeren en noodzakelijke afdelings-, systeem- of organisatorische wijzigingen voor te stellen. 

6. Tijdregistratie

Tijd kan van essentieel belang zijn in de levenscyclus van het project. Het hebben van een goed tijdregistratiesysteem zorgt voor nauwkeurige metingen van waar tijd aan een project wordt besteed. De EPMO kan gegevens uit de urenstaten van elk team gebruiken om richtlijnen te ontwikkelen voor toekomstige projectplanning en -schatting.

7. Informatiesysteem

Het informatiesysteem is de ruggengraat van EPM. Het gebruik van robuuste projectbeheersoftware voor ondernemingen kan een enorme tijdsbesparing zijn als het gaat om het plannen, rapporteren en bijhouden van projecten. 

De rapportagetool van Asana is bijvoorbeeld handig om de voortgang van projecten in realtime bij te houden en biedt flexibiliteit bij het verzamelen en delen van inzichten tussen projectteams en afdelingen. 

De verzamelde projectgegevens kunnen worden gebruikt in deze vier soorten rapporten:

1. Middelenbenutting

2. Middelengebruik

3. Projectvoortgang

4. Projectactiviteit

Met inzichten uit deze rapporten ben je beter uitgerust om je team in staat te stellen om onderweg beter werk te doen.  

Enterprise projectbeheer implementeren

Huidig je teams moeite hebben om projecten bij te houden en de voortgang en resultaten effectief te monitoren, dan is EPM een mogelijke oplossing. 

Ten eerste moet de structuur van het bedrijf worden opgezet om het EPM-systeem te ondersteunen, wat veranderingen in het bedrijf kan teweegbrengen. Huidig managementteam moet de bedrijfsstructuur analyseren, potentiële belemmeringen vanuit een operationeel oogpunt identificeren en beslissen of het op lange termijn een goede strategie is.

Zodra je bedrijf klaar is om EPM te implementeren, volg je deze stappen om aan de slag te gaan:

1. Bepaal hoe EPM zal worden gebruikt

De eerste stap is het bepalen hoe EPM zal worden gebruikt door Huidig processen te beoordelen en problemen te identificeren. Denk aan vragen zoals:

• Wat zijn de verantwoordelijkheden van de EPMO?

• Welke middelen zijn nodig om deze stap te zetten?

• Hoe zal EPM bijdragen aan de strategische doelstellingen van het bedrijf?  

• Wie neemt de nieuwe rol(len) op zich?

Elk van deze vragen helpt je bij het implementeren van een succesvol EPM-proces.  

2. Betrokkenheid van belanghebbenden

De volgende fase is het overbrengen van je plan aan belanghebbenden of bestuursleden. Leg de voordelen uit van de overstap naar EPM en hoe deze zal worden uitgevoerd. 

3. Uitrol EPM-processen

Om EPM operationeel te krijgen, moet je een lijst met vereisten en fasen voor je implementatieplan maken. Deze lijst beschrijft de wijzigingen in de huidige teams, technologieën en training die de belanghebbenden zijn overeengekomen. De uitrol kan in de tijd worden gefaseerd of een vaste datum hebben.

4. Controleer de EPM-implementatie

Voer periodieke beoordelingen uit van de voortgang van de EPM-implementatie. Controleer hoe de nieuwe EPMO het doet, hoe goed ze samenwerken met andere PMO's en identificeer mogelijke uitdagingen naarmate de overgang vordert. Dit is ook het moment om eventuele problemen aan het managementteam te melden en indien nodig aanpassingen aan het uitrolplan te maken. 

Naarmate teams verschuiven, moet de HR-afdeling mogelijk ook processen aanpassen om het nieuwe EPM-model te ondersteunen. EPMO-teamleden hebben mogelijk ook extra middelen nodig, zoals apparatuur, EPM-software en relevante training. 

Methodologieën voor enterprise projectbeheer

Er is geen one-size-fits-all aanpak voor EPM, omdat het afhangt van de middelen, processen en doelen van je bedrijf. Huidig EPM kan op verschillende manieren worden geïntegreerd met projectbeheerprocessen.

Projectselectie

Dit is het proces van het beoordelen van projectideeën en het prioriteren van ideeën die het algemene organisatiedoel ondersteunen. Projecten moeten worden goedgekeurd en bijdragen aan het succes van de organisatie, anders kunnen ze de middelen van het bedrijf verspillen. 

Projectplanning

Voordat je aan een project begint, is het belangrijk om te beginnen met een duidelijk projectplan met de fasen in kaart gebracht. Dit is vooral cruciaal voor complexe projecten met langere tijdlijnen of die met meerdere afdelingen samenwerken. Bij het plannen kan het nuttig zijn om Gantt-grafieken of Kanbanborden te gebruiken om taken op te splitsen en te plannen. De EPMO moet de normen vaststellen voor het opstellen van projectplannen en budgetprognose. 

Projectbeëindiging

Niet alle geselecteerde projecten zullen succesvol zijn of de verwachte resultaten opleveren. Projectmanagers moeten in staat zijn om projecten te herkennen die het potentieel hebben om beloofde rendementen te leveren en ondermaatse projecten die vroegtijdig moeten worden beëindigd. De EPMO moet ook beëindigingsplannen opstellen voor zowel succesvolle als mislukte projecten.

Projectbeheer

Projectcontroles zijn processen voor het verzamelen van projectgegevens en het bijhouden van de voortgang. Activiteiten kunnen bestaan uit het monitoren van kosten, het maken van een werkverdelingsstructuur om deliverables te visualiseren en het bedenken van strategieën om de projectprestaties te verbeteren.

Het standaardiseren van projectbeheerprocessen met behulp van EPM zal toekomstige projectlevenscycli stroomlijnen, wat zowel de PMO's als het bedrijf zelf ten goede komt. 

EPMO versus PMO

Enterprise projectbeheer en traditioneel projectbeheer hebben overlappende verantwoordelijkheden, maar ze verschillen in doel en reikwijdte. Hieronder vind je een meer gedetailleerde vergelijking van de twee systemen.

Traditioneel projectbeheer

Projectbeheer draait om de vraag hoe je een project 'effectief en efficiënt' kunt uitvoeren, aldus Paul Dinsmore van het Project Management Institute (PMI). 

• Hoe het werkt: Een project management office (PMO) is verantwoordelijk voor het plannen, beheren en uitvoeren van projecten om aan de vereisten te voldoen zonder zich noodzakelijkerwijs te concentreren op de doelen op hoog niveau van het bedrijf. PMO's opereren op tactisch en operationeel niveau en rapporteren aan EPMO's. 

• Wat de rol vereist: Projectmanagers moeten bedreven zijn in leiden, communiceren en problemen oplossen. Projectmanagers moeten goed thuis zijn in projectroutekaarten, planning en taakbeheer. Bovendien moeten ze bekend zijn met verschillende managementstijlen zoals Agile, Scrum en waterval.  

Enterprise project management (EPM)

EPM is meer gericht op de vraag hoe het bedrijf 'meer aanpasbaar, responsief en dus winstgevender kan worden in een snel veranderende omgeving met meerdere projecten', aldus Dinsmore.

• Hoe het werkt: EPMO's hebben vergelijkbare verantwoordelijkheden als PMO's, met de extra taak om projectportfolio's af te stemmen op bedrijfsbrede doelen. EPMO's opereren ook op strategisch niveau. 

• Wat de rol vereist: Enterprise-projectmanagers moeten aandacht hebben voor detail, de afhankelijkheden van verschillende projecten in evenwicht kunnen brengen en een diep begrip hebben van het bedrijf en de branche. De functie kan gespecialiseerde training vereisen voor extra technische vaardigheden. 

Ongeacht hun verschillen kunnen PMO's en EPMO's samenwerken om zichtbaarheid te geven aan projecten die in het hele bedrijf worden uitgevoerd. 

Voordelen van ondernemingsprojectbeheer

De grootste verdienste van het introduceren van EPM in een bedrijf is dat het de huidige projectbeheerpraktijken aanzienlijk kan verbeteren om ze beter af te stemmen op de strategische doelstellingen van het bedrijf. 

Hier is een overzicht van hoe EPM jou en je Team kan helpen. 

Voorziet je van de middelen die je nodig hebt

De EPMO neemt de toewijzing van middelen op zich om ervoor te zorgen dat je de middelen krijgt die je nodig hebt voor je projecten. De EPMO kan ook ondergefinancierde projecten met potentieel herkennen en onder de aandacht brengen. Omgekeerd kan het onderpresterende projecten identificeren en de nodige wijzigingen aanbevelen om verliezen te verminderen.  

Biedt extra ondersteuning voor je team

Als je ooit problemen tegenkomt die de reikwijdte van je rol overschrijden, kun je hulp vragen aan het EPMO. Ze kunnen je begeleiden bij het oplossen van problemen of het leiderschapsteam vragen om in te grijpen als dat nodig is. De EPMO kan ook mentorschap en training bieden om je professionele groei te ondersteunen.   

Verbetert het succespercentage van projecten

Teams besteden elke week 30% meer tijd aan dubbel werk. EPM helpt dat probleem aan te pakken en de efficiëntie te verbeteren door de tijdregistratiegegevens van je team te analyseren en manieren te vinden om de projectworkflow te stroomlijnen om ervoor te zorgen dat je tijd goed wordt besteed.

Verbetert de algemene projectmanagementstandaarden

EPM omvat het opzetten van een consistent raamwerk voor rapportage, processen voor risicobeheer en het centraliseren van project- en taakbeheer. Het volgen van deze richtlijnen helpt je georganiseerd te blijven terwijl je projecten coördineert en rapporteert aan de EPMO. 

Breng je projectbeheer naar het ondernemingsniveau

Overstappen naar EPM is een grote stap voor een bedrijf, omdat het misschien wat herstructurering met zich meebrengt, maar het zal het projectbeheer op de lange termijn over de hele linie verbeteren. 

Profiteer bij het definiëren van nieuwe projectbeheerprocessen van EPM-tools zoals projectbeheersoftware voor gemakkelijkere projectplanning en -rapportage. 

Het beheren van projecten op bedrijfsniveau kan veel werk zijn. Lees onze gids met 9 strategieën om met succes meerdere projecten te beheren.