SOP-sjabloon: gratis sjabloon voor standaard werkprocedures

De meest efficiënte teams hebben processen voor alles, van beste praktijken tot het benoemen van bedrijfsbestandsmappen. Teams voeren deze processen routinematig uit en worden er na verloop van tijd beter in. Maar hoe weet je zeker dat iedereen elk proces op dezelfde manier uitvoert? Dat is waar het hebben van een standaardwerkwijze (SOP) nuttig wordt.

SOP's documenteren belangrijke bedrijfsprocessen en begeleiden teamleden bij het leren of opnieuw leren van taken. Je kunt SOP's schrijven op team- of bedrijfsniveau. Lees verder voor meer informatie over wat SOP's zijn en hoe je ze kunt maken.

Wat is een standaardwerkwijze (SOP)?

Standaardwerkwijzen (SOP's) zijn een reeks schriftelijke instructies die in kaart brengen hoe je team een specifiek proces zal voltooien. Ze worden gebruikt voor taken die teamleden regelmatig uitvoeren omdat ze de communicatie vereenvoudigen, fouten verminderen en consistentie bevorderen. 

SOP's maken meestal deel uit van een groter workflow-documentatieproces. Een workflow is een reeks herhaalbare, end-to-end processen die teams helpen hun doelen te bereiken door de juiste mensen op het juiste moment met de juiste gegevens te verbinden. Binnen elke workflow zijn er waarschijnlijk processen die je team regelmatig uitvoert - en deze processen kunnen baat hebben bij een SOP.

Door SOP's te maken voor elk proces binnen een workflow, kun je je team helpen end-to-end processen te voltooien en sneller resultaten te leveren.

Wat is een SOP-sjabloon?

Een SOP-sjabloon is een vooraf gemaakte handleiding die je kunt gebruiken om procedures snel te documenteren en te repliceren. Het biedt een duidelijke, consistente structuur voor taken zoals het onboarden van nieuwe werknemers, het beheren van workflows of het voltooien van projecten. Omdat een standaard operationele proceduresjabloon herbruikbaar is, bespaart het tijd en helpt het teams elke keer dezelfde betrouwbare stappen te volgen, waardoor processen sneller en gemakkelijker te implementeren zijn.

Gratis SOP-sjabloon

Teams hebben goed gedefinieerde processen nodig om hun doelen efficiënt te bereiken. De vraag is, hoe documenteert en communiceert je team bestaande processen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit?

Dit gratis SOP-sjabloon biedt je team een uniforme manier om interne procedures te documenteren door essentiële context te bieden over je operationele methoden en je projectbeheertools effectief te benutten.

Zo kan het integreren van een SOP-sjabloon je team ten goede komen:

• Marketing-SOP: gebruik een sjabloon voor standaardwerkprocedures om campagnes of promotionele activiteiten te begeleiden, zodat teamleden en belanghebbenden duidelijke instructies hebben, inclusief bedrijfsnamen en contactgegevens, voor het uitvoeren van taken.

• SOP voor verkoop: geef je verkoopteam duidelijke stappen voor het volgen van bedrijfsbrede praktijken via e-mail, CRM of verkooptools.

• SOP voor human resources: een HR SOP-sjabloon vereenvoudigt taken zoals onboarding, waardoor nieuwe werknemers efficiënt kunnen integreren vanaf hun ingangsdatum.

• Engineering en product-SOP: standaardiseer codeer-, test- en lanceringsfasen met procedures die tijdlijnen, kwaliteitscontrole en automatisering omvatten voor soepelere workflows.

• SOP voor klantondersteuning: definieer processen voor escalaties, terugbetalingen en veelgestelde vragen, zodat je klantervaringsteam de informatie heeft die nodig is voor realtime ondersteuning.

Hieronder vind je een gratis sjabloon voor standaardwerkprocedures. Gebruik dit stapsgewijze SOP-sjabloon voor eenvoudige onderwerpen met kleinere bereiken.

Een sjabloon voor standaardwerkprocedures gebruiken

Om het meeste uit een SOP-sjabloon te halen, moeten je instructies duidelijk, georganiseerd en aanpasbaar zijn. Hier volgen enkele belangrijke tips om ervoor te zorgen dat je standaardwerkprocedures zowel efficiënt als gebruiksvriendelijk zijn.

• Onder de kop 'Standaardwerkwijze (SOP) voor:' definieer je duidelijk de specifieke taak of het proces waarvoor het SOP-sjabloon zal worden gebruikt. Deze titel moet nauwkeurig en gemakkelijk identificeerbaar zijn.

• In de kop 'Dit document is gemaakt voor:' geef je beknopt het belangrijkste doel van de SOP aan. Leg uit waarom deze procedure belangrijk is en hoe deze de workflow ten goede komt.

• Gebruik de genummerde lijst om elke stap van de procedure op een opeenvolgende manier te schetsen. Zorg ervoor dat elke stap duidelijk en gedetailleerd is, zodat er geen ruimte is voor dubbelzinnigheid is.

• Gebruik een consistente stijl en taal in het hele document. Dit helpt bij het handhaven van helderheid en begrip, vooral voor complexe taken. Vermijd het gebruik van jargon, tenzij je zeker weet dat de lezer het begrijpt. Om verwarring te voorkomen, schrijf je afkortingen of acroniemen uit.

• Zodra de stappen zijn gedocumenteerd, bekijk je het voltooide SOP-sjabloon om de nauwkeurigheid en volledigheid te garanderen. Het kan nuttig zijn om het te laten valideren door iemand die de taak regelmatig uitvoert.

• Wees voorbereid om de standaardwerkwijze bij te werken naarmate processen veranderen of evolueren. Een SOP is een levend document dat de meest Huidige praktijken moet weerspiegelen.

Het opnemen van deze beste praktijken in je SOP-sjabloon verbetert de helderheid en efficiëntie van je workflows.

Een SOP schrijven

Welk SOP-formaat je ook gebruikt, ze hebben allemaal vergelijkbare componenten. Je SOP moet een duidelijke titel hebben, zodat teamleden gemakkelijk toegang hebben tot het document. Je moet ook een sectie opnemen waarin het doel van de SOP wordt uitgelegd en stapsgewijze instructies om de lezer te begeleiden. Gebruik de onderstaande stappen om het schrijfproces van de SOP te beginnen.

1. Identificeer je eindgebruiker

Zodra je hebt gekozen voor welk proces je je eerste SOP wilt schrijven, moet je duidelijk krijgen wie je eindgebruiker is. Als je deze SOP voor je team schrijft, stel dan de volgende vragen:

• Welke teamleden zullen deze SOP gebruiken?

• Wat is hun rol in het team in relatie tot anderen?

• Hoe vaak zullen ze dit document gebruiken?

• Zal deze SOP dienen als trainingsmateriaal of als referentie?

• Zal deze SOP meerdere toepassingen of eindgebruikers hebben? 

Je gebruikt SOP's intern, maar je kunt vergelijkbare strategieën toepassen als in een GTM-strategie. Maak een koperspersona en bepaal de belangrijkste berichten voor je document. Hoewel je niet probeert om een verkoop te doen, moet je lezer de meeste waarde halen uit de SOP die je maakt.

Tip: je kunt meerdere eindgebruikers hebben voor één SOP. Teamleden met verschillende functies kunnen bijvoorbeeld de algemene workflow-SOP van het project lezen om hun verschillende rollen in die workflow te begrijpen. Hoewel je in deze situatie niet meerdere SOP's hoeft te maken, moet je deze verschillende perspectieven overwegen en mogelijk je stappen opsplitsen, zodat elke gebruiker precies begrijpt wat hij moet doen.

2. Bepaal je doelen

Je wilt uiteindelijk je eindgebruiker helpen een procedure of proces uit te voeren. Maar je hebt misschien grotere doelen voor je SOP, afhankelijk van wat het proces is en of je in het verleden problemen hebt ondervonden. 

Je kunt bijvoorbeeld een SOP maken voor de onboarding van teamleden omdat je team lage retentiepercentages heeft. Na het bekijken van exit-interviewgegevens, heb je gemerkt dat mensen het team hebben verlaten vanwege slechte onboarding-ervaringen. Je slimme doelen voor de onboarding-SOP zijn:

• De eerste werkdagervaring verbeteren

• Een 30-60-90 plan schetsen

• De retentiepercentages het komende jaar met 20% verhogen

Tip: Net als elk ander doel dat je hebt, kun je KPI's of OKR's instellen voor je SOP-aanmaakproces. OKR's kunnen je helpen Stretchdoelen te stellen voor hoeveel SOP's je het komende jaar wilt maken. KPI's kunnen je helpen meten of elke SOP de teamproductiviteit verbetert.  

3. Bepaal je bereik en formaat

Je zou nu het basisidee van je SOP moeten hebben, wat betekent dat je bijna klaar bent om het te schrijven. Je moet nu bepalen hoe je je informatie wilt weergeven en hoe diepgaand je document zal zijn. De volgende sleutel kan je helpen je bereik en formaat te bepalen:

• Eenvoudige onderwerpen: gebruik een stapsgewijs SOP-formaat, dat het beste werkt voor onderwerpen met een kleinere reikwijdte. Deze SOP zal waarschijnlijk slechts een paar secties hebben, met één sectie waarin het 'waarom' van de SOP wordt uitgelegd en de andere die werkinstructies geven. 

• Complexe onderwerpen: gebruik een hiërarchische SOP-indeling, die een groter bereik mogelijk maakt. Je moet een inhoudsopgave bij deze SOP opnemen, evenals koppen en meerdere secties. 

• Voorwaardelijke onderwerpen/goedkeuringen: gebruik een stroomdiagram-SOP-indeling, die een flexibele omvang biedt. Deze SOP kan verschillende beslissingen of voorwaardelijke items bevatten en je moet ervoor zorgen dat je deze op een manier opstelt die gemakkelijk te volgen is. Je kunt bovenaan ook een korte 'waarom'-sectie toevoegen.

Tip: je onderwerp moet je naar je SOP-indeling leiden, niet andersom. Als je bijvoorbeeld een complex onderwerp hebt, zoals onboarding, en je probeert het in een stroomdiagramformaat te zetten, zullen je lezers niet alle details hebben die ze nodig hebben en zullen ze moeite hebben om hun training te voltooien. 

4. Stel je SOP op

Het schrijven van standaard werkprocedures vereist dat je je proces of procedure opsplitst in secties en stappen. Het is belangrijk dat je gedetailleerde instructies geeft, zodat de SOP duidelijk is voor alle lezers. Zelfs je denkt dat een stap voor de hand ligt, moet je deze opnemen om verwarring te voorkomen en de kans op fouten te verkleinen. 

Als je bijvoorbeeld een nieuwe SOP maakt over hoe je een klantbetaling verwerkt, kan je SOP-concept een titel hebben, een sectie waarin het doel van het document wordt uitgelegd en een lijst met gedetailleerde instructies over zaken als:

• Hoe om de betaling te vragen

• Beveiligingsrichtlijnen voor het opslaan van betalingsgegevens van klanten

• Navigeren door het betalingsplatform

• Waar de verwerkte betaling te registreren

• Wat te doen zodra de betaling is verwerkt

Nadat je je SOP hebt opgesteld, kun je deze aan je eindgebruikers laten zien en om feedback vragen over de vraag of het document alles bevat wat ze nodig hebben om de taak te voltooien. Als je team vragen heeft, verbeter dan de SOP indien nodig.  Tip: Zodra je klaar bent met het schrijven van je SOP, moet je deze met tussenpozen opnieuw bekijken om er zeker van te zijn dat deze nog steeds relevant is. Processen vereisen continue verbetering. Door je SOP up-to-date te houden, kun je erop vertrouwen dat je team weet hoe het op een topniveau moet presteren.

Voorbeeld van een SOP

Hier is een voorbeeld van een stroomdiagram SOP. Deze SOP beschrijft hoe je een onkostendeclaratie indient en een vergoeding ontvangt. Boven het stroomdiagram staat een uitleg over het doel van de SOP.

Wanneer gebruik je een SOP-sjabloon?

Een SOP-sjabloon kan veel van de bedrijfsprocessen van je team verbeteren. Als je er voor het eerst een maakt, begin dan met het brainstormen over alle terugkerende interne processen die je team afhandelt. Denk na over de taken die je meestal aan nieuwe teamleden leert. Dit kan je helpen te bepalen welke processen baat zouden hebben bij een SOP en welke er misschien geen nodig hebben, zoals processen die eenvoudig zijn of praktische live training vereisen.

Veel voorkomende SOP-documenten zijn:

• Een nieuwe klant onboarden

• Een stapsgewijze handleiding voor de eerste werkdag

• Bestandsnaamgevingsconventies op basis van type en locatie

• Tips voor het plannen van vergaderingen en taken

• Begeleiding bij de standaard projectworkflow van je team

• Hoe navigeer je door projectbeheersoftware?

• Een overzicht van je prestatiebeoordelingsproces

Wanneer geen SOP gebruiken:

• Eenmalige taken

• Individueel-specifieke processen

• Snel veranderende gebeurtenissen

• Taken die gedetailleerde training vereisen

Het in kaart brengen van je processen helpt te identificeren waar een SOP-sjabloon de meeste waarde toevoegt.

Voordelen van standaard werkprocedures

SOP's kunnen tijdrovend zijn om aan te maken, maar ze bieden veel voordelen op lange termijn voor teamleden in hun dagelijkse workflow. Ze verbeteren ook de algehele efficiëntie van het bedrijf.

De voordelen van SOP's zijn:

• Creëren van uniformiteit: SOP's helpen teamleden om processen op dezelfde manier uit te voeren.

• Verminder trainingstijd: het hebben van schriftelijke richtlijnen maakt het gemakkelijker om teamleden te trainen (en bij te scholen) in taken en tools.

• Snelle antwoorden op veelgestelde vragen bieden: teamleden kunnen SOP's gebruiken om zelf antwoorden op procedurele vragen te vinden.

• Stroomlijn communicatie: SOP's bieden een gemeenschappelijke bron van waarheid voor hoe teamleden interne taken moeten voltooien.

• Tijd besparen: SOP's bieden snelle verduidelijking voor teamleden, waardoor iedereen die bij de gerelateerde workflow betrokken is tijd bespaart.

• Werkfouten verminderen: teamleden kunnen SOP's volgen bij het uitvoeren van taken en weten dat ze nauwkeurige informatie ontvangen. Dit voorkomt dat ze hun toevlucht nemen tot giswerk. 

Soorten SOP-formaten

Het kiezen van het juiste SOP-formaat hangt af van je publiek, doelstellingen en het vereiste detailniveau. Maak SOP's die bedrijfsbrede processen ondersteunen of specifieke teamworkflows verduidelijken. Veelvoorkomende toepassingen zijn onboarding van nieuwe medewerkers, offboarding, verlofaanvragen, audits, betalingen, inhoudsrevisiegeschiedenis en indiening van projectwijzigingen.

SOP-formaten vallen meestal in drie categorieën uiteen: stapsgewijs, hiërarchisch en stroomdiagram.

Stapsgewijze SOP

Dit formaat is ideaal voor eenvoudige processen zoals het ontvangen van betalingen en splitst een taak op in duidelijke stappen. Opnemen:

• Doelverklaring

• Briefing

• Duidelijke instructies met opsommingstekens

• Specificatie van de verantwoordelijke persoon voor elke stap

Hiërarchische SOP

Dit formaat is ontworpen voor complexe processen zoals de onboarding van teamleden en organiseert informatie in gedetailleerde secties. Opnemen:

• Inhoudsopgave

• Doelstelling en samenvatting

• Gedetailleerde instructies met links naar checklists of normen

• Identificatie van verantwoordelijke teams of belanghebbenden

Stroomdiagram SOP

Perfect voor processen met voorwaardelijke stappen, zoals goedkeuringen. Dit SOP-formaat biedt een visuele gids. Opnemen:

• Doelverklaring

• Duidelijk stroomdiagram of diagram voor scenario's

• Aanwijzing van verantwoordelijke personen

Bouw en schaal je workflows met SOP-sjablonen

SOP's zijn een belangrijk onderdeel van het documenteren van je teamworkflows. Workflows kunnen je activiteiten stroomlijnen en je team helpen hun doelen te bereiken. Gebruik werkbeheersoftware zoals Asana om workflows te bouwen die de weg kunnen vrijmaken voor sterkere processen en prestaties.

Veelgestelde vragen over sjablonen voor standaardwerkprocedures