Wat is offboarding van werknemers? 6 best practices om aan de slag te gaan

Effectieve onboarding helpt nieuwe werknemers hun plek in het bedrijf te vinden en vermindert het gevoel van stress dat gepaard gaat met het starten van een nieuwe baan. Maar het is net zo desoriënterend om een baan achter te laten. En hoewel veel bedrijven een robuust onboardingproces implementeren voor nieuwe werknemers, zien sommige het belang van offboarding van werknemers over het hoofd wanneer diezelfde persoon besluit te vertrekken.

Werknemer-offboarding is meer dan een afscheidscadeautje en een aanbod voor een referentie. Als het goed wordt gedaan, kan het offboarden van werknemers je werkgeversmerk opbouwen, het moreel stimuleren en waardevolle feedback geven die je nergens anders krijgt.

Wat is offboarding van werknemers?

Werknemer-offboarding is het overgangsproces dat plaatsvindt wanneer een vertrekkende werknemer je bedrijf verlaat. Tijdens het proces doorlopen de vertrekkende werknemer en zijn of haar manager een reeks stappen om ervoor te zorgen dat ze op goede voet vertrekken en alle losse eindjes aan elkaar geknoopt zijn. Dit kan het vastleggen van alle institutionele kennis omvatten, het uitvoeren van een exitgesprek en het voldoen aan HR-vereisten. Offboarding heeft het extra voordeel dat je team wordt voorbereid op het werken met één teamlid minder, wat kan inhouden dat eerder uitgevoerde verantwoordelijkheden worden verdeeld of dat er een nieuw teamlid wordt opgeleid. 

Onboarding versus offboarding

Een onboardingproces helpt nieuwe werknemers te wennen aan hun nieuwe rol en het bedrijf in het algemeen wanneer ze in dienst treden. Onboarding kan leuk zijn, met swag bags en welkomstfeestjes, maar het omvat ook praktische trainingen, een Checklist voor nieuwe werknemers en de distributie van bedrijfsmiddelen zoals laptops of bedrijfscreditcards.

Offboarding keert deze processen om om de levenscyclus van de werknemer te voltooien. Je offboardingproces moet veel van dezelfde elementen bevatten als je onboarding, inclusief het retourneren van dezelfde bedrijfsmiddelen en het contact met HR- en IT-teams om een soepele overgang te garanderen. Je kunt bijvoorbeeld een afspraak maken met het HR-team om de laatste salarisbetaling van je werknemer te regelen en samenwerken met de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat je werknemer alle bedrijfsapparatuur retourneert.

7 beste praktijken voor offboarding van werknemers

Het offboarden van werknemers is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de manager en het HR-team. Je HR-team moet je vertrekkende werknemer door alle noodzakelijke juridische processen en papierwerk loodsen die hij of zij moet invullen om het bedrijf te verlaten. Maar als manager kun jij de medewerker ondersteunen tijdens het hele proces. Door van tevoren de tijd te nemen om een offboardingproces te coördineren, zorg je ervoor dat vertrekkende werknemers op de best mogelijke manier vertrekken. Maak je offboarding uitvoerbaar en herhaalbaar, met behulp van de beste praktijken die hieronder worden vermeld.

1. Managers, leid het offboardingproces van je werknemer

Als manager van de werknemer moet je tijdens het hele offboardingproces aanwezig zijn, net zoals je dat tijdens de onboarding was. Vaak is de manager de persoon die de vertrekkende werknemer het beste kent. Je wilt niet dat ze zich in de steek gelaten voelen alleen omdat ze vertrekken. Zorg ervoor dat je het offboardingproces van je teamleden nauwlettend volgt en de werknemer op zijn laatste dagen op dezelfde manier ondersteunt als op de eerste.

2. Leg institutionele kennis vast

Werk voordat de werknemer vertrekt samen met hem of haar om de workflows te doorzoeken. Waar zijn ze momenteel verantwoordelijk voor? Welke processen beheert hij of zij? Zorg ervoor dat alles goed wordt gedocumenteerd en gedeeld, inclusief:

• Verantwoordelijkheid overdragen van digitale informatie, zoals Google Docs of spreadsheets.

• Het wekelijks vastleggen van alle taken die ze uitvoeren.

• Bepalen met wie ze samenwerken voor projecten die ze bezitten.

• Het opschrijven van niet-gedocumenteerde processen of handleidingen die ze gebruiken.

3. Blijf op de hoogte van administratieve taken

Net als bij het aannemen van een werknemer, vereist het vertrek van een werknemer veel papierwerk en administratieve taken. Neem contact op met je HR- en juridische team om te bevestigen dat je werknemer alle informatie heeft die hij of zij nodig heeft om te vertrekken. Je HR-afdeling zal het teamlid door alle laatste administratieve taken leiden die ze moeten voltooien. Dit kan het volgende omvatten:

• IT op de hoogte stellen van de laatste dag van de werknemer, zodat ze de toegang tot specifieke software kunnen wijzigen.

• De salarisadministratie waarschuwen voor de laatste salarisbetaling.

• Contact opnemen met HR om de afsluiting van de secundaire arbeidsvoorwaarden te bespreken.

• Alle documenten laten ondertekenen, inclusief een ontslagbrief en geheimhoudingsverklaring, indien nodig.

• ID-badges, laptops en andere bedrijfseigendommen teruggeven.

• Het plannen van het exitgesprek.

4. Aankondiging voor het personeel

Schrijf een verklaring van jou en de werknemer om aan te kondigen dat hij of zij vertrekt. Het is belangrijk om de werknemer de kans te geven om het vertrek zelf aan de collega's te melden op een manier die goed voelt, in plaats van dat jij het doet.

5. Plan een exitgesprek

Een exitgesprek wordt meestal uitgevoerd door de HR-afdeling en geeft je zinvolle feedback over het team, je managementstijl en het bedrijf als geheel. Aangezien de werknemer vertrekt, is de kans groter dat de feedback eerlijk is. Exit-enquêtes zijn een van de weinige mogelijkheden waar je bedrijf inzichten kan krijgen over hoe retentie, processen en de algehele werknemerservaring kunnen worden verbeterd.

Voorbeeldvragen voor een exitgesprek:

• Wat vond je van het onboarding-/offboardingproces?

• Hoe kunnen we onze nieuwe werknemers het beste ondersteunen?

• Welke groeimogelijkheden had je hier willen nastreven?

• Wat maakte dit een positieve werkomgeving? Een negatieve?

• Voelde je je gesteund door je manager? En door je collega's?

• Wat motiveerde je om op zoek te gaan naar een nieuwe kans?

• Wat was je beste dag of prestatie hier? En je slechtste?

6. Ontwikkel een tijdelijk plan

Als er geen nieuwe werknemer is om de werknemer meteen te vervangen, heb je een tijdelijk werkplan nodig om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien. Laat de werknemer zijn dagelijkse taken documenteren. Terwijl je ze beoordeelt, evalueer je het werk dat ze doen en stel je mogelijk onnodig werk over werk uit, delegeert of verwijdert het. Wijs indien nodig taken die niet kunnen worden genegeerd tijdelijk toe aan andere leden van het team. 

Als dit een verandering op lange termijn wordt, wil je misschien wijzigingsbeheer gebruiken om je te helpen bij het proces. Als je bijvoorbeeld niet van plan bent deze positie opnieuw te vervullen, kun je een wijzigingsbeheerstrategie gebruiken om een plan te bedenken voor het herstructureren van het team en het herverdelen van het werk. 

7. Neem de vervangende werknemer aan

Werk samen met je HR-team om zo snel mogelijk het vervangingsproces te starten. Gebruik in de tussentijd het overgangsplan dat je hebt gemaakt om het werk op schema te houden. Op die manier voel je je niet onder druk gezet om de eerste kandidaat aan te nemen met wie je spreekt en kun je je alleen concentreren op het vinden van de beste persoon voor de rol. Als je een langere aanloop hebt voordat de vertrekkende werknemer vertrekt, is het ideaal om de vervangende werknemer in te huren terwijl de vertrekkende werknemer er nog is, voor een soepelere overgang. Deze overlap laat de vertrekkende werknemer de tijd om kennis over te dragen aan de nieuwe werknemer, hem of haar op te leiden en voor te bereiden op de rol. 

Wat zijn de voordelen van het offboarden van werknemers?

Het offboarden van een werknemer helpt iedereen die ermee te maken heeft - de werknemer, het team, de manager en het bedrijf in het algemeen. Hier volgen enkele van de vele voordelen:

• Werknemerservaring: zorg voor een goede ervaring voor je werknemers, van de eerste tot de laatste dag. 

• Versterkt het werkgeversmerk: offboarding geeft de werknemer een positieve laatste ervaring, waardoor de kans groter is dat ze vertellen over de voordelen van werken voor jouw bedrijf.

• Werknemer die terugkomen: werknemers die vertrekken en terugkeren naar hetzelfde bedrijf staan bekend als boemerang-werknemers. Je weet nooit waarom een werknemer vertrekt. Misschien hebben ze een burn-out gehad of hadden ze een sabbatical nodig, en willen ze graag terugkeren nadat ze wat ruimte hebben gehad. Een offboardingproces helpt hen zich meer op hun gemak te voelen om weer aan het werk te gaan als en wanneer het de juiste keuze is.

• Vermindert beveiligingsrisico's: haal computers terug, wijzig accountwachtwoorden en trek de toegang tot bedrijfssoftware in om beveiligingsinbreuken te voorkomen.

• Krijg waardevolle feedback: werknemers zijn meestal eerlijker wanneer ze vertrekken. Dit is een goed moment om mogelijkheden voor verbetering te identificeren en feedback te horen die echt een verschil kan maken voor je team, leiderschapsstijl en organisatie.

Wat moet er in je offboarding staan? 

Het offboardingproces is de laatste indruk die je vertrekkende werknemer van jou en je bedrijf zal hebben. Het moet doordacht en inclusief zijn, met duidelijke stappen die ervoor zorgen dat iedereen zich lang voor de laatste dag op zijn gemak voelt.

Hier zijn enkele dingen die je in je offboardingproces moet opnemen om er een succes van te maken:

• Exitgesprek

• Checklist voor de offboarding van werknemers

• HR-offboarding-vergadering om secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisvragen te bespreken

• Proces om bedrijfseigendommen te verzamelen, waaronder creditcards en laptops

Het beste offboardingproces? Een geautomatiseerd proces

Minder werk voor jou betekent meer tijd om de relatie tussen jou en de vertrekkende werknemer te versterken en je te concentreren op wat je team nodig heeft tijdens zijn of haar afwezigheid. Automatisering vermindert dit werk, waardoor je een herbruikbaar offboardingproces kunt maken met triggers en afhankelijkheden die elke stap vereenvoudigen.

Met een pojectbeheertool kun je het volgende maken: 

• Offboarding-sjablonen om herhaaldelijk te gebruiken wanneer een werknemer vertrekt.

• Offboarding-workflows, zodat elk teamlid weet waar ze verantwoordelijk voor zijn en wanneer ze beschikbaar moeten zijn tijdens het offboardingproces. 

Een offboardingproces voor werknemers opzetten dat werkt

Offboarding van werknemers kan het verschil betekenen tussen een werknemer die weggaat met een goed gevoel of vol hoop dat hij op een dag kan terugkeren. Ze hebben immers hard voor je gewerkt. Offboarding is de laatste stap in wat hopelijk een lange, bevredigende werkrelatie was - zorg ervoor dat het telt.

Het automatiseren van je offboardingproces vermindert de tijd die je besteedt aan werk over werk. Op deze manier kun je gefocust blijven op wat het belangrijkst is - bij elke stap de best mogelijke werknemerservaring creëren.