Een exitgesprek voeren: sjabloon en voorbeelden

Wanneer een teamlid je bedrijf verlaat voor een nieuwe functie, is er een mogelijkheid om erachter te komen waarom. Een exitgesprek kan vertrekkende werknemers de tijd geven om hun ontslag kort toe te lichten. Wanneer je een veilige ruimte creëert waarin ze openhartig kunnen spreken, zul je de hoofdoorzaak van hun vertrek vinden en beoordelen of het bedrijf eraan heeft bijgedragen.

Stel doordachte, open vragen om waardevolle inzichten uit exitgesprekken te krijgen. Je doel moet zijn om de geïnterviewde op zijn gemak te stellen, zodat hij eerder geneigd is om eerlijk tegen je te zijn. De beste exitgesprekken helpen je te begrijpen waar je fout bent gegaan, zodat je je werkomgeving kunt versterken en het moreel van de werknemers kunt verbeteren.

Wat is een exitgesprek?

Een exitgesprek is een één-op-één gesprek tussen een HR-professional en een werknemer die ervoor kiest om het bedrijf te verlaten. Het is een kans om te begrijpen waarom je teamlid vertrekt en of het bedrijf kan verbeteren. Als je de oorzaak van een vrijwillig ontslag begrijpt, kun je een actieplan ontwikkelen om het beter te doen voor toekomstige werknemers.

Afgezien van het zoeken naar de oorzaak van ontslag, vertellen exitgesprekken je hoe het vertrekkende teamlid over je organisatie denkt. Teamleden die vertrekken, vinden het misschien gemakkelijker om eerlijk te zijn met lof en kritiek op bedrijfsprocessen, hun manager of hun teamrol. 

Wie moet een exitgesprek voeren?

Meestal voert een lid van het HR-team het exitgesprek. Dit geeft de geïnterviewde de kans om met iemand buiten zijn directe team te praten. Omdat de HR-afdeling niet betrokken is bij de dagelijkse functies, kan een lid van HR dienen als een vertrouwde vertrouwenspersoon.

Waarom zijn exitgesprekken belangrijk?

Exitgesprekken zijn waardevol voor bedrijven die voortdurend willen verbeteren. Vertrekkende teamleden hebben ervaring uit de eerste hand met hoe het bedrijf functioneert en wat er volgens hen beter kan. Dit interview is een kans voor teamleden om openhartig te spreken.

Voordelen van exitgesprekken:

• Ontvang eerlijke feedback van werknemers

• De hoofdoorzaak van het vertrek van een teamlid achterhalen

• Inzichten krijgen in waar het bedrijf kan verbeteren

• Manieren vinden om de retentie van werknemers te verbeteren

Stel vragen over de ervaring van het teamlid met onboarding, ontwikkeling en teammanagement. Door vooraf de juiste vragen te stellen, krijg je een duidelijk beeld van hoe het teamlid zich voelt.

7 veelvoorkomende exitgesprekvragen

De exitgesprekvragen die u kiest, hangen waarschijnlijk af van de rol van het teamlid. Als de persoon die ontslag neemt in leiderschap zit, heb je misschien andere vragen dan wanneer het een medewerker is. 

Er zijn echter enkele veelvoorkomende exitgesprekvragen die je kunt stellen om een goed inzicht te krijgen in waarom het teamlid vertrekt voor een nieuwe rol en hoe hij of zij zich voelt.

1. Wat heeft je ertoe aangezet om te vertrekken?

Je eerste vraag kan eenvoudig zijn. Vraag waarom het teamlid ontslag heeft genomen en kijk wat de reactie is. Als je wilt dat het teamlid de reden toelicht, stel dan vervolgvragen op basis van het antwoord. 

De reden voor het vertrek van de persoon heeft misschien helemaal niets met het bedrijf te maken. Vervolg het gesprek door vragen te stellen over de ervaring van de persoon.

Mogelijke vervolgvragen:

• Wat was de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe baan? 

• Is er een scenario dat je van gedachten zou hebben doen veranderen?

2. Wat doen we goed als bedrijf?

Wanneer je het interview begint met eenvoudige vragen, heeft het vertrekkende teamlid de tijd om zich op zijn gemak te voelen. Het is vaak gemakkelijker voor een teamlid om uit te drukken wat hij of zij leuk vindt aan het bedrijf en zijn of haar functie voordat hij of zij kritiek gaat uiten. 

Zodra het teamlid je een algemeen antwoord geeft over wat het bedrijf goed heeft gedaan, vraag je hem of haar om uit te leggen.

Mogelijke vervolgvragen:

• Kun je je antwoord toelichten?

• Heb je voorbeelden die je wilt delen?

3. Wat kan het bedrijf verbeteren?

Vraag de persoon naar algemene bedrijfsverbeteringen waarvan hij of zij denkt dat je ze kunt implementeren. Deze vraag gaat hand in hand met hun reactie op wat het bedrijf goed doet. 

Gebruik hun antwoorden om op een natuurlijke manier over te gaan op dingen die ze misschien niet zo leuk vinden. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Dus je zei dat je de leiderschapsstijl van je manager waardeerde, maar is er iets aan de teamdynamiek dat je zou willen verbeteren?"

Mogelijke vervolgvragen:

• Je zei dat je [Werknemer response] leuk vond. Was er iets aan het [bedrijfskenmerk] dat je zou aanbevelen om te verbeteren?

4. Voelde je je gesteund door je manager?

Afhankelijk van de functie van het vertrekkende teamlid, heeft deze mogelijk geen uniek perspectief op de organisatiecultuur op een groter niveau. Een gebied waarvan je weet dat het teamlid er directe ervaring mee heeft, is de manager. 

Zodra je hebt vastgesteld of ze het gevoel hadden dat hun manager hen ondersteunde, vraag je wat hun manager wel of niet goed deed.

Mogelijke vervolgvragen:

• Wat hielp je om je werk goed te doen en wat belemmerde het?

• Heb je het gevoel dat leiderschap je bijdragen heeft erkend? Zo niet, hoe denk je dat dit kan worden verbeterd?

• Kun je voorbeelden geven om je antwoord uit te werken?

5. Had je het gevoel dat je opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden kreeg?

Het is essentieel om te weten of je bedrijf teamleden goed hebben opgeleid voor hun functies. Professionele ontwikkelingsmogelijkheden binnen het bedrijf zijn ook belangrijk voor het behoud van een team.

Veel mensen veranderen van bedrijf omdat ze hun carrière willen laten groeien. Gebruik de antwoorden uit exitgesprekken om je trainingsplan en ontwikkelingsprogramma's te verbeteren. Deze verbeteringen kunnen het verloop verminderen en het behoud van werknemers helpen verhogen. 

Mogelijke vervolgvragen:

• Wat zou je trainingservaring beter hebben gemaakt?

• Wat zou onze groei- en ontwikkelingsmogelijkheden hebben versterkt?

6. Wat zoek je in je volgende baan?

Vertrekkende teamleden geven mogelijk alleen positieve feedback over hun ervaring. Stel vragen op verschillende manieren om van hun vertrek te leren. Vraag wat ze zoeken in hun nieuwe functie en gebruik hun antwoord om te vergelijken wat jouw bedrijf biedt. 

Een teamlid kan bijvoorbeeld zeggen dat zijn of haar ervaring bij het bedrijf positief was. Maar wanneer je vraagt naar hun toekomstige verwachtingen, zeggen ze dat ze op zoek zijn naar een sterker pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, een betere balans tussen werk en privé of een nieuwe kans die beter aansluit bij hun loopbaan. Dat is een signaal dat je misschien je bedrijfscultuur en de werklast van het team opnieuw moet evalueren.

Mogelijke vervolgvragen:

• Wat aan deze rol paste niet bij je carrièrepad?

7. Zou [reden] je laten heroverwegen om te vertrekken?

Teamleden vertrekken soms vanwege specifieke tekortkomingen van een bedrijf. Het teamlid is misschien op zoek naar een hoger salaris of wil graag naar een andere afdeling. Overweeg of je aan deze eisen kunt voldoen. 

Als je niet aan de eisen van het teamlid kunt voldoen, bepaal dan of deze redelijk zijn en of dit dingen zijn die je voor anderen moet verbeteren. Als ze zeggen dat niets hen ervan weerhoudt om te vertrekken, wees dan begripvol en accepteer hun antwoord.

Mogelijke vervolgvragen:

• In welk scenario zou je overwegen terug te keren?

Sjabloon en voorbeeld van een exitgesprek

Hier is een voorbeeld van een formulier voor een exitgesprek en een vragenlijst voor vertrekkende werknemers. Inbegrepen zijn mogelijke antwoorden die je kunt ontvangen en manieren om die antwoorden op te volgen.

Gebruik het onderstaande sjabloon voor een exitgesprek om aantekeningen te maken en een verbeterplan te maken. 

Een effectief exitgesprek voeren

Effectieve exitgesprekken zijn een hoeksteen van continue verbetering in de betrokkenheid van werknemers en retentie-strategieën. Zo kunnen HR-professionals en managers efficiënt waardevolle inzichten verzamelen en tegelijkertijd een positieve relatie met vertrekkende werknemers onderhouden.

Stap 1: Bereid het gesprek voor en plan het in

Begin met het bekijken van de functiebeschrijving van de werknemer, de prestatiegegevens, eventuele feedback die hij eerder heeft gegeven en zijn ontslagbrief, als hij er een heeft ingediend. Ontwikkel een gestructureerde vragenlijst op basis van veelvoorkomende vragen voor een exitgesprek om het gesprek te begeleiden. Zowel een interviewgidsjabloon als een exitgesprek-scorecardsjabloon helpen bij het organiseren van de flow van vragen en het verzamelen van de meest nuttige feedback.

Timing is cruciaal voor een effectief exitgesprek. Plan de vergadering dicht bij de laatste dag van de werknemer, maar niet op de allerlaatste dag, om hen de tijd te geven om na te denken over hun ervaring zonder de druk van een aanstaand vertrek. Deze timing zorgt ook voor een meer openhartige en doordachte discussie.

Stap 2: Communiceer duidelijk het doel

Communiceer aan het begin van het gesprek duidelijk het doel ervan: eerlijke feedback krijgen voor organisatorische verbetering. Benadruk dat de gedeelde informatie vertrouwelijk en met respect wordt behandeld. Schets de structuur van het interview zodat de werknemer weet wat hij of zij kan verwachten.

Voer het exitgesprek in een privé, comfortabele omgeving uit om een open en eerlijke discussie te vergemakkelijken. Of het nu face-to-face is of via een videogesprek, de omgeving moet openhartige feedback aanmoedigen.

Stap 3: Ga een open dialoog aan

Gebruik de voorbereide vragenlijst als leidraad, maar laat het gesprek op een natuurlijke manier verlopen. Focus op open vragen om gedetailleerde inzichten te krijgen in de werktevredenheid van de werknemer, redenen om te vertrekken en suggesties voor het bedrijf.

Actief luisteren is belangrijk. Moedig de werknemer aan om eerlijk en open te zijn en verzeker hem of haar dat zijn of haar feedback waardevol is en constructief zal worden gebruikt. Erken hun gevoelens en ervaringen zonder oordeel of defensiviteit.

Stap 4: bespreek loopbaanontwikkeling en organisatorische feedback

Verken het carrièrepad van de werknemer en toekomstige kansen. Bespreek hoe hun ervaring met het bedrijf hen heeft voorbereid op hun nieuwe rol en wat er beter had gekund om hun loopbaanontwikkeling binnen de organisatie te ondersteunen.

Informeer naar de mening van de werknemer over het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket, initiatieven voor werknemersbetrokkenheid en welke verbeteringen de werkplaats volgens hen zouden kunnen verbeteren voor huidige en nieuwe werknemers.

Stap 5: Sluit af op een positieve noot

Beëindig het gesprek op een positieve manier, bedank de werknemer voor zijn of haar bijdragen en wens hem of haar veel succes in zijn of haar nieuwe baan. Deze stap helpt om een goede relatie te behouden en laat de deur open voor mogelijke toekomstige wederbetrekking.

Stap 6: Documenteer feedback en plan actie

Documenteer na het gesprek de ontvangen feedback en analyseer deze op patronen en bruikbare inzichten. Deze informatie moet worden gebruikt om HR-praktijken te informeren, de werkomgeving te verbeteren en strategieën te verbeteren om toptalent te behouden en een hoge mate van werktevredenheid onder toekomstige en huidige werknemers te garanderen.

Beste praktijken voor exitgesprekken

Bij het uitvoeren van exitgesprekken zijn er beste praktijken die je kunt volgen om het vertrekkende teamlid op zijn gemak te stellen. Wanneer je een veilige en vriendelijke omgeving creëert, krijg je eerlijkere feedback.

Tips om exitgesprekken te verbeteren:

• Kies het juiste moment: de beste tijd om een exitgesprek te voeren, is op de laatste werkdag van de vertrekkende medewerker. Dit zorgt ervoor dat het teamlid eerlijk kan zijn zonder zich zorgen te maken over hoe het zijn of haar werkrelaties kan beïnvloeden. 

• Houd het informeel: er moet structuur zijn in je exitgesprek, maar het hoeft niet formeel te zijn. Volg elk antwoord dat je krijgt op, zodat het interview aanvoelt als een gesprek. 

• Let op non-verbale signalen: luister actief naar de antwoorden van het teamlid om te begrijpen wat ze zeggen. Hoewel de woorden van het individu belangrijk zijn, moet je aandacht besteden aan hun non-verbale communicatie, zoals lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en toon.

• Leid het gesprek: je hebt een lijst met vragen voorbereid voordat het interview begint, maar het interview moet vloeiend zijn. In plaats van het gesprek te leiden op basis van je vragen, leid je het met de antwoorden van het teamlid. 

• Moedig transparantie aan: om oprechte antwoorden van het teamlid te krijgen, vraag je hem of haar om transparant te zijn aan het begin van het interview. 

• Maak aantekeningen: om de feedback die teamleden je geven te onthouden, moet je aantekeningen maken. Laat je notities de flow van het exitgesprek niet verstoren, maar noteer briefing opmerkingen zodat je alle feedback die je ontvangt kunt bewaren. 

Streef ernaar om het exitgesprek comfortabel te laten aanvoelen. Het is een kans om inzichten te krijgen van het vertrekkende teamlid.  

Gebruik exitgesprekken om een betere werkplaats te creëren

Het exitgesprek is uiterst waardevol wanneer het goed wordt uitgevoerd. Het is een kans voor jou en het vertrekkende teamlid om een openhartig gesprek te voeren zonder terughoudendheid. Als je het vertrekkende teamlid openlijk kunt laten praten over zijn of haar ervaring, ontvang je constructieve feedback. Met deze feedback kun je de werkomgeving voor huidige werknemers verbeteren en de werknemerstevredenheid verhogen.

FAQ: Exitgesprek

Wat is het nut van exitgesprekken?

Exitgesprekken geven HR-afdelingen essentiële inzichten in de werknemerservaring, waardoor ze de redenen achter het vertrek van een werknemer kunnen achterhalen. Deze feedback is van onschatbare waarde voor het verbeteren van de cultuur op de werkplaats en strategieën om het moreel van werknemers te verhogen, wat uiteindelijk zal helpen bij het behouden van toptalent.

Wat kun je verwachten in exitgesprekken?

Tijdens exitgesprekken kunnen werknemers een één-op-één, persoonlijk of face-to-face gesprek verwachten waarin hun werktevredenheid en redenen voor het zoeken naar een nieuwe kans worden onderzocht. De discussie kan betrekking hebben op hun functiebeschrijving, werkomgeving en de factoren die van invloed zijn op hun zoektocht naar een nieuwe kans. Het is een kans om op een positieve manier afscheid te nemen en feedback te delen die de ervaring voor toekomstige werknemers kan verbeteren.

Moet je eerlijk zijn in een exitgesprek?

Eerlijk zijn tijdens een exitgesprek is essentieel om de organisatie de feedback te geven die het nodig heeft om de betrokkenheid van werknemers te verbeteren en veranderingen door te voeren. Tijdens het offboardingproces is het belangrijk om zowel professionaliteit als eerlijkheid te behouden om te garanderen dat iedereen op goede voet vertrekt.

Zijn exitgesprekken verplicht?

Exitgesprekken zijn niet universeel verplicht; hun vereiste varieert tussen organisaties. Sommige bedrijven beschouwen ze als essentieel voor continue verbetering, terwijl andere ze misschien niet zo strikt afdwingen. Deze discussies, of ze nu worden geformaliseerd door middel van een formulier voor een exitgesprek of informeler worden gevoerd, helpen een organisatie om te groeien en de voorwaarden voor nieuwe werknemers te verbeteren.