Trainingsplannen: hoe je het leren van teams stimuleert

Het ontwikkelen van een sterk team is geen kleinigheid. Het kost tijd om mensen te vinden die goed samenwerken en de sterke punten hebben die nodig zijn om je Doelen te bereiken. Bedrijven hechten veel waarde aan het wervingsproces omdat ze uitzonderlijke kandidaten willen die blijven. Maar zelfs de beste kandidaat zal niet blijven als ze zich niet gekoesterd en ondersteund voelen. 

Trainingsplannen zijn een manier om de vaardigheden van je teamleden te verbeteren. Deze plannen zijn wederzijds voordelig voor bedrijven en teamleden omdat ze de retentie verhogen en de teamproductiviteit verbeteren. Wanneer je je team ondersteunt door te leren, kunnen ze hun nieuwe vaardigheden op het werk toepassen.

Wat is een opleidingsplan voor teamleden?

Een trainingsplan voor teamleden is een methode om teamleden een specifieke vaardigheid te leren met behulp van een vooraf bepaald programma en een set materialen. Met een opleidingsplan kun je een standaard instellen voor hoe je dingen doet. Wanneer andere teams of individuen de vaardigheid willen leren, heb je dan overdraagbare documentatie over hoe je dit kunt doen.

Docenten en bedrijfstrainers passen vaak hetzelfde principe toe met een lesplansjabloon, dat doelen, materialen en leeractiviteiten standaardiseert, zodat elke sessie soepel verloopt en de doelstellingen bereikt.

Het doel van een trainingsplan is om:

1. Managers voor te bereiden voordat een training plaatsvindt.

2. Zorg voor structuur voor teamleden om te leren.

Zonder trainingsplannen is het voor teamleden moeilijk om te weten of ze aan de vereiste leerresultaten voor hun functie hebben voldaan. Daarnaast hebben teamleden die op zoek zijn naar extra training geen manier om hun prestaties te meten.

Wat zijn de basiscomponenten van een trainingsplan?

Hoewel er veel trainingsmethoden zijn die je kunt gebruiken om teamleden een proces te leren, moeten trainingsplannen een paar belangrijke componenten bevatten. Als je de onderdelen van een opleidingsplan kent, ben je er zeker van dat je klaar bent voor de opleiding wanneer het zover is.

1. Leerdoelen: zoals elk project moet je trainingsplan doelen bevatten voor succes. Vraag jezelf af wat je wilt dat je groep uit deze training haalt. Gebruik je leerdoelen als leidraad bij het schrijven van de rest van je plan.

2. Programmaoverzicht: het programmaoverzicht is het hart van het trainingsplan. Het legt uit hoe je de training zult uitvoeren en geeft stapsgewijze instructies voor de persoon die de leiding heeft.

3. Materialen: Afhankelijk van de trainingsmethode die je kiest, heb je mogelijk specifieke materialen nodig om deze te geven. Als je training bijvoorbeeld een workshop is, heb je misschien gedrukte hand-outs nodig voor alle deelnemers of een computer en projector.

Of je je cursussen nu op afstand of in een grote vergaderruimte geeft, het plannen van deze componenten is een belangrijk onderdeel van het beheer van de training.

7 stappen om een trainingsplan te maken

Nu je de componenten van een trainingsplan kent, moet je vaststellen waar je team hulp nodig heeft voordat je aan de slag gaat met de ontwikkeling. Zodra je een trainingsgebied in gedachten hebt, pas je het programma aan je team aan.

Gebruik de onderstaande stappen om een trainingsplan te maken. 

1. Beoordeel de trainingsbehoeften

Voer een beoordeling van de trainingsbehoeften uit voordat je je plan maakt. Deze inleidende stap geeft richting over wie of wat je moet trainen. Kijk bijvoorbeeld naar de behoeften van nieuwe werknemers. Beoordeel of de training die ze nodig hebben voor hun nieuwe rol wordt behandeld in het onboardingproces, of dat je een trainingsplan moet maken dat hen beter integreert in het bedrijf.

Om de opleidingsbehoeften van je bedrijf of Team te beoordelen, moet je het volgende in gedachten houden:

• Vraag feedback aan managers en Teamleden.

• Verzamel inzichten uit prestatie-evaluaties.

• Beoordeel de prestaties van teamleden met behulp van werkbeheertools.

• Bereid enquêtes voor om te zien waar teamleden hun vaardigheden willen verbeteren.

Nadat je je onderzoek hebt uitgevoerd, moet je je behoeften prioriteren. Kies één vaardigheid of proces om je op te concentreren en maak een aangepast trainingsplansjabloon.

2. Kies je type trainingsplan

Voordat je je trainingsplan kunt maken, moet je een leveringsmethode kiezen. De ideale leveringsmethode die je kiest, hangt af van de vaardigheid die je aanleert en de grootte van je trainingsgroep. Hoewel sommige vaardigheden een online leveringsmethode vereisen, kun je anderen leveren door middel van praktische oefeningen. Je kunt meer betrokken raken bij kleinere groepen, terwijl grotere groepen misschien een meer hands-off aanpak nodig hebben.

Soorten opleidingsplannen:

• Workshops: Workshops omvatten actieve deelname van de groep.

• Onder leiding van een instructeur: ook wel bekend als training in conferentiestijl. Deze trainingsprogramma's kunnen persoonlijk of online plaatsvinden. 

• 1-op-1: Individuele trainingssessies kunnen helpen bij degenen die verschillende niveaus van ondersteuning nodig hebben.

• On-the-job: Veel training vindt van nature plaats op het werk, maar je kunt ook plannen dat teamleden specifieke vaardigheden leren tijdens het werk.

• eLearning: eLearning is anders dan online training onder leiding van een instructeur. Bij eLearning doorlopen teamleden een reeks online trainingen, meestal bestaande uit video's, quizzen en lezingen.

• Mentoring: Een unieke manier voor teamleden om te leren is van een mentor- of een andere ervaren professional - die helpt bij het laten groeien van hun carrière. Sommige mensen vinden zelf mentoren, maar je kunt ook een mentorprogramma opzetten.

• Op onderzoek gebaseerd: Op onderzoek gebaseerde training kan het verplicht lezen van artikelen en casestudy's of gegevensanalyse uit gerenommeerde bronnen omvatten.

Hier zijn enkele scenario's voor hoe je een type trainingsplan kunt kiezen: 

Scenario 1: Je bedrijf schakelt over op nieuwe projectbeheersoftware en iedereen heeft training nodig over het gebruik ervan. Omdat je trainingssessies een grote groep zullen hebben, gebruik je een plan met een instructeur of in conferentiestijl.

Scenario 2: Je bedrijf wil het bedrijf promoten op sociale media. Hiervoor moet je inhoud van tevoren plannen, dus je maakt een training in workshopstijl om teamleden te leren hoe ze inhoud voor verschillende sociale platforms kunnen plannen.

3. Bestudeer je team

Bestudeer, afgezien van de groepsgrootte, je team om een effectief trainingsprogramma te maken. Elke groep heeft verschillende ervaringen wanneer ze aan de training beginnen. Huidig teamleden bijvoorbeeld een opfriscursus geven over best practices voor sociale media, kun je ervan uitgaan dat ze enige achtergrondkennis hebben. 

Stel deze vragen wanneer je je team bestudeert:

• Is deze training optioneel?

• Zal deze training effectiever zijn als ik met teamleden in gesprek ga?

• Wat zijn de sterke punten van het team?

• Hoe kan ik deze training toepasbaar maken voor het Team? 

Teamleden zullen waarschijnlijk enthousiaster zijn over de training als deze op hen van toepassing is. Maak je training herkenbaar door voorbeelden op te nemen en de groep erbij te betrekken. Wijs op sterke punten in je team en gebruik ze in je voordeel. Als je team bijvoorbeeld 's ochtends het meest efficiënt is, stel dan je trainingsschema dienovereenkomstig in.

4. Maak leerdoelen

Zoals elk project, stel je doelen voor wat je wilt bereiken met je trainingsplan. Denk na over wat je wilt dat deelnemers uit je training halen. 

Laten we ons voorbeeld van hierboven voortzetten. Voor een training over social media marketing kan je doel zijn dat alle deelnemers:

• De statistieken van Google Analytics begrijpen.

• Identificeren welke sociale platforms het publiek van het bedrijf gebruikt.

• Begrijpen hoe sociale media een rol spelen in de marketingfunnel.

• Eén stuk SEO-inhoud maken, het op sociale media plaatsen en de voortgang ervan bijhouden.

Gebruik je leerdoelen als trainingsvereisten. Je kunt besluiten dat deelnemers aan alle leerdoelen moeten voldoen om de training te voltooien en de vaardigheid onder de knie te krijgen.

5. Ontwikkel trainingsmateriaal

Trainingsmaterialen vormen het grootste deel van je presentatie. Sommige materialen helpen je om materiaal aan je team te presenteren, zoals een slide deck of PowerPoint, terwijl andere materialen deelnemers bij de les betrekken, zoals een werkblad. 

Trainingsmaterialen kunnen zijn:

• Diapresentaties 

• Werkboeken

• Video's

• Online lezingen

• SOP's en trainingshandleidingen

• Beoordelingen

Plan voor alle materialen die je nodig hebt en houd extra materialen bij de hand. Op die manier voel je je op de trainingsdag voorbereid op onverwachte gasten of ongelukken.

6. Zet de training om in actie

Je bent nu klaar om je trainingsprogramma te voltooien en aan teamleden te presenteren. Om je zelfverzekerder te voelen, schrijf je je programma in een stapsgewijs formaat uit. Het kan er ongeveer zo uitzien:

1. Trainer verwelkomt deelnemers met de eerste PowerPoint-dia op het bord.

2. De trainer instrueert de deelnemers om hun laptops te openen en naar de bedrijfswebsite te gaan.

3. Trainer doorloopt PowerPoint-dia's en instrueert deelnemers om mee te volgen op laptops.

4. Trainer stuurt werkbladen uit.

5. Deelnemers gebruiken laptops en werkbladen om deel te nemen aan een activiteit. 

6. Trainer vraagt deelnemers om hun ervaringen met de activiteit te delen. 

7. De trainer rondt de PowerPoint-presentatie af, die discussievragen bevat.

8. De trainer geeft de deelnemers de gelegenheid om andere vragen te stellen. 

Hoewel een programma je volledig voorbereidt op je training, wees niet bang om tijdens de besprekingstijd van het trainingsplan af te wijken, zolang het gesprek relevant en productief blijft.

7. Evalueer en herzie indien nodig

Om ervoor te zorgen dat je training effectief is, moet je je trainingsplansjabloon beoordelen en ernaar streven om er het beste van te maken. Een succesvol trainingsplan helpt deelnemers een proces onder de knie te krijgen. Als je geweldige dingen te zeggen hebt, maar de groep niet betrokken is, dan zal de informatie die je levert waarschijnlijk niet worden geregistreerd.

Voer na het houden van een paar trainingssessies een evaluatie uit. Met feedback van eerdere deelnemers en inzichten in hun vaardigheidsbeheersing, kun je je trainingsplan herzien om beter aan te sluiten bij de behoeften van je volgende groep. 

Trainingsplansjabloon en voorbeeld

Hier is een voorbeeld van een trainingsplan. In dit plan stelde het team vast dat ze een trainingsplan nodig hadden voor zoekwoordonderzoek binnen hun bedrijf. Ze willen deze cursus gebruiken voor nieuwe werknemers, maar ze geloven ook dat het kan dienen als een opfriscursus voor anderen op kantoor.

Gebruik het onderstaande gratis trainingsplansjabloon om de vaardigheden van je team te ontwikkelen.

Maak een trainingsplan met werkbeheersoftware

Om aangepaste trainingsplannen te maken, moet je weten waar je team ondersteuning nodig heeft. Werkbeheersoftware biedt een overzicht in vogelvlucht van de prestaties van je team, zodat je kunt identificeren waar training het nuttigst zou zijn.

Gebruik Asana om ideeën met anderen te bespreken, je programma te delen en het te herzien. Met deze gedeelde tool kun je op één plek een plan maken en actie ondernemen.