What is a needs assessment? 3 types and examples

Wanneer je meerdere groei-initiatieven en nieuwe projecten in evenwicht brengt, is het moeilijk om te weten welke teamverbeteringen prioriteit moeten krijgen. Waar moet je beginnen?

Probeer bij twijfel een behoeftenanalyse. Een beoordeling van de behoeften helpt je de belangrijkste proceslacunes te bepalen, zodat je het gewenste resultaat in de kortst mogelijke tijd kunt bereiken. Huidig processen beoordelen geeft je niet alleen inzicht in hoe je team werkt, maar het kan ook helpen bij het identificeren van gebieden met potentiële efficiëntieverbeteringen.

Het verminderen van werk over werk en het stroomlijnen van processen verhoogt niet alleen de productiviteit, het verhoogt ook het moreel van het team. Door naar je teamleden te luisteren en pijnlijke processen te verbeteren, kun je hen helpen hun werk met de grootste impact sneller te voltooien. We hebben een praktische handleiding geschreven om zelf een beoordeling van de behoeften te maken.

Wat is een beoordeling van de behoeften?

Een behoeftenanalyse is een proces om de behoeften, of 'hiaten', tussen een huidig en gewenst resultaat te bepalen. Het is een onderdeel van strategische planning - in wezen helpt een behoeftenanalyse je te bepalen hoe je je strategische doelen gaat bereiken. 

Een behoefte is een kans voor verbetering binnen een bepaald proces of systeem. Wanneer je behoeften identificeert en oplost, kun je inspelen op potentiële nieuwe kansen, zoals het efficiënter maken van processen, het stroomlijnen van de toewijzing van middelen en het identificeren van lacunes in middelen in je huidige workflow.  

Stel bijvoorbeeld dat je team werkt aan een proces om klantgegevens te organiseren. Een beoordeling van de behoeften zou een geweldige manier zijn om te begrijpen waar er hiaten bestaan in het gegevensverzamelingsproces - zoals ontbrekende of onnauwkeurige informatie - en waar interne middelen beter kunnen worden gebruikt.

Wat is het doel van een beoordeling van de behoeften?

Een beoordeling van de behoeften identificeert gebieden binnen je organisatie die verbetering behoeven. Gebruik een behoeftenanalyse op bestaande processen om gegevens te analyseren en interne veranderingen te informeren.

Voorbeelden van processen waarvoor je een beoordeling van de behoeften zou kunnen gebruiken, zijn:

• Een proces om dubbel handmatig werk te automatiseren

• Een klantreisproces dat ondermaats presteert

Het kan een uitdaging zijn om precies te bepalen waar verbeteringen nodig zijn. Wanneer je voor meerdere kansen staat, kan een behoeftenanalyse je helpen de beste verbeterpunten te identificeren. 

Voorbeeld van een behoeftenanalyse

Een behoefteanalyse is een geweldige manier om processen te verbeteren, maar het is niet altijd gemakkelijk om te beginnen. Bekijk eerst enkele voorbeeldvragen om een beter inzicht te krijgen in de gegevens die je zoekt.

Vragen over succespercentage

• Welke activiteiten moeten er worden uitgevoerd om onze doelstellingen te bereiken? 

• Wat is de kans dat onze oplossing een succes is? 

• Welke taken zijn nodig om onze behoeften met succes op te lossen?

Prestatievragen

• Welke KPI's gebruiken we om de prestaties te meten?

• Hoe ziet uitstekende prestatie eruit?

• Hoe ziet de huidige prestatie eruit?

Operationele vragen

• Welke belanghebbenden zijn erbij betrokken?

• Waar komt de behoefte voor binnen het proces?

• Hoe vaak stellen we de behoefte vast?

Het identificeren van behoeften vereist teamcommunicatie, probleemoplossende vaardigheden en out-of-the-box ideeën. Gebruik deze vragen als startpunt om de bal aan het rollen te brengen. Zodra je weet welke vragen je moet stellen, kun je beginnen met het verzamelen van gegevens. 

Een behoeftenanalyse uitvoeren

Een behoefteanalyse is een geweldige manier om relevante gegevens te analyseren en te interpreteren. Om dit te doen, moet je de basisbehoeften van je team begrijpen, evenals het algemene gewenste resultaat van het proces. 

Vragen over het succespercentage:

• Welke activiteiten moeten er worden uitgevoerd om onze doelstellingen te bereiken? 

• Wat is de kans dat onze oplossing een succes wordt? 

• Welke taken zijn nodig om onze behoeften met succes op te lossen?

Prestatievragen:

• Welke KPI's gebruiken we om de prestaties te meten?

• Hoe ziet uitstekende prestatie eruit?

• Hoe ziet de huidige prestatie eruit?

Operationele vragen:

• Welke belanghebbenden zijn erbij betrokken?

• Waar komt de behoefte voor binnen het proces?

• Hoe vaak zien we de behoefte?

Het identificeren van behoeften vereist teamcommunicatie, probleemoplossende vaardigheden en out-of-the-box ideeën. Gebruik deze vragen als startpunt om de bal aan het rollen te brengen. Zodra je weet welke vragen je moet stellen, kun je beginnen met het verzamelen van gegevens.

6 stappen voor het uitvoeren van een behoefteanalyse

Een beoordeling van de behoeften is een geweldige manier om relevante gegevens te analyseren en te interpreteren die je besluitvorming zullen beïnvloeden. Om dit te doen, moet je de basisbehoeften van je team begrijpen, evenals het algemene gewenste resultaat van het proces. 

Schakel de hulp in van belangrijke belanghebbenden, financiers en besluitvormers en verzamel feedback via vergaderingen of brainstormsessies. Hoe je ook begint, hier zijn de vier stappen die je moet volgen bij het uitvoeren van een behoeftenanalyse. 

1. Identificeer de behoeften van je team

Om de hiaten tussen bestaande en ideale processen te bepalen, moet je eerst begrijpen hoe het ideale proces eruitziet. Duidelijke doelstellingen zijn de beste manier om ervoor te zorgen dat je een meetbare, uitvoerbare en resultaatgerichte beoordeling van de behoeften maakt. 

Voordat je kunt beginnen met het verzamelen en analyseren van informatie voor je behoeftenanalyse, moet je even de tijd nemen om na te denken over je gewenste resultaten. Stel doelstellingen en verzamel gegevens over kansen om deadlines te plannen en het beoogde resultaat te begrijpen. 

Je teamleden staan waarschijnlijk dichter bij het proces dan jij, en ze hebben waardevolle inzichten in mogelijke procesverbeteringen. Verzamel feedback van je projectteam of organiseer een algemene brainstormsessie om de grootste hiaten van je team te identificeren. 

Werk samen met je team om de volgende vragen te beantwoorden: 

• Welke behoeften probeer je op te lossen? 

• Hoe wordt dit proces momenteel geïmplementeerd? 

• Waar zijn de grootste kanskloven? 

• Wat is je gewenste resultaat? 

• Wil je een specifiek probleem of een algemener proces oplossen? 

• Heb je duidelijke, meetbare gegevensbronnen? 

• Hoe ga je het succes meten?

2. Meet en wijs je middelen toe

Voordat je aan je evaluatie begint, moet je precies bepalen hoeveel bandbreedte je team heeft en hoeveel je bereid bent te besteden aan het project. Bepaal ook hoeveel tijd je jezelf geeft om je doelen te bereiken. Wil je de hiaten in zes maanden opvullen? Een jaar? Als je precies weet hoeveel bandbreedte je hebt, kun je je rapport systematisch benaderen. 

De beschikbaarheid van je team en de middelen van je organisatie hebben invloed op de volledigheid van je beoordeling van de behoeften. Als je meer tijd besteedt aan je beoordeling van de behoeften, kun je meer tijd besteden aan het verzamelen van gegevens. 

3. Verzamel interne informatie

Verzamel vervolgens informatie en gegevens over hoe je de geïdentificeerde hiaten het beste kunt oplossen. Onthoud dat het doel van een behoeftenanalyse is om te begrijpen hoe je van je huidige proces naar het gewenste resultaat kunt komen. 

Verzamel gegevens van verschillende afdelingen en belanghebbenden die het dichtst bij het proces staan. Op dit punt heb je al gebrainstormd met je directe projectteamleden, maar het is ook belangrijk om te begrijpen wat je cross-functional partners ook nodig hebben van deze procesverbetering. 

Om een goede beoordeling van de behoeften te maken, heb je gedetailleerde informatie nodig, dus moedig belanghebbenden aan om diepgaande gegevens over hun specifieke behoeften te delen. Hoe meer informatie je hebt, hoe groter de kans dat je behoeftenanalyse slaagt.

Enkele vragen om over na te denken bij het verzamelen van informatie zijn: 

• Waar zijn verbeteringen nodig?

• Waarom presteren de huidige methoden ondermaats?

• Hebben we genoeg middelen om een succesvoller proces uit te voeren?

Deze vragen helpen je de nodige details te verzamelen om door te gaan naar stap vier.

4. Verzamel externe informatie

Zodra je informatie hebt verzameld van je projectteam en van cross-functionele belanghebbenden, hoef je alleen nog maar informatie te verzamelen van externe bronnen. Medewerkers van externe bronnen, naast je interne medewerkers, geeft je een overzicht in vogelvlucht van het proces van begin tot eind. 

Er zijn meerdere manieren om externe informatie over je doelgroep te verzamelen, waaronder:

• Klantvragenlijsten: gebruikt om snelle, hoogwaardige klantgegevens te verzamelen van meerdere geografische locaties

• Focusgroepen: gebruikt om diepgaande informatie te verzamelen van een specifieke geografische locatie

Het is ook een goed idee om een nieuw paar ogen in te schakelen om het proces van begin tot eind te volgen om extra inefficiënties op te vangen. Hoewel het type techniek voor behoeftenanalyse dat je gebruikt, afhangt van je situatie, moet je kiezen voor de techniek die je de beste kans geeft om inefficiënties te corrigeren.

5. Feedback krijgen

Een behoeftenanalyse draait om de behoeften van het bedrijf en de gemeenschap. Test je bevindingen met verschillende groepen mensen die verschillende perspectieven (en vooroordelen) op je gegevens kunnen hebben. Deel het met zowel belanghebbenden als leden van de gemeenschap om te peilen hoe zowel je leidinggevenden als je doelgroep zullen reageren op eventuele proceswijzigingen. 

Een paar mensen die je beoordeling misschien willen zien, zijn: 

• Projectpartners

• Gemeenschapsleden

• Investeerders

• Belanghebbenden

• Management

• Collega's

Met de feedback die je ontvangt, kun je de nodige aanpassingen aanbrengen in het rapport voordat je grootschalige wijzigingen aanbrengt in je geïdentificeerde behoeften. 

6. Gebruik je gegevens

Op dit punt heb je alle informatie verzameld die je kunt. Het enige wat je nog moet doen, is je resultaten en inzichten van de behoeftenanalyse gebruiken om een eindrapport en een actieplan te maken.

Gebruik de informatie die je in stap één tot en met vijf hebt verzameld om je gegevens over de beoordeling van de behoeften om te zetten in een cumulatief rapport. Voeg naast de notities, details en observaties die je tijdens je brainstormsessies hebt gemaakt, een samenvatting toe waarin de volgende stappen worden gedocumenteerd, met name de fasen, technische bijstand, trainingsprogramma's en andere componenten die je zullen helpen de proceswijzigingen te implementeren. 

Het implementeren van de resultaten van je behoeftenanalyse kost tijd. Zorg ervoor dat je team een effectief proces heeft om de verbetering te begeleiden, zoals:

• Projectbeheertools:helpen bij het organiseren van informatie en communiceren met teamleden

• Wijzigingsbeheer: helpt bij het documenteren van veranderingen in behoeften en hiaten

• Bedrijfsprocesbeheer (BPA): helpt bij het analyseren en verbeteren van processen

• Procesimplementatieplanning: schetst de stappen die nodig zijn om een gezamenlijk doel te bereiken

Voorbeelden van behoeftenanalyse

Er zijn veel verschillende methoden voor het verzamelen van gegevens - van kwantitatieve technieken zoals enquêtes tot kwalitatieve technieken zoals focusgroepen. Je doelgroep kan je methodologie beïnvloeden, dus houd rekening met wiens perspectief je zoekt voordat je beslist. 

Behoeftenanalyses leveren cruciale gegevens over bestaande processen en helpen teams effectievere systemen te creëren. 

Hier zijn drie van de meest populaire methoden voor het verzamelen van gegevens voor een behoeftenanalyse:

Vragenlijsten

Vragenlijsten en interviews zijn de meest populaire methoden voor het verzamelen van gegevens. Een vragenlijst is een formulier op oppervlakkeniveau met algemene ja- of nee-vragen. Dit is een geweldige manier om snel informatie van respondenten te krijgen.

Gebruik voor zaken als: het evalueren van de effectiviteit van je merkidentiteit

Enquêtes

Veel teams gebruiken enquêtes om externe informatie over de klantervaring te verzamelen. Enquêtes bevatten vaak open vragen, zodat ze meer diepgaande informatie bieden dan vragenlijsten. Dit is een geweldige manier om nauwkeurige maar snelle informatie te vinden.

Gebruik voor dingen zoals: Het evalueren van het succes van je ervaring na aankoop vanuit het perspectief van de klant

Focusgroepen

Een focusgroep is een interview met een klein aantal deelnemers die gemeenschappelijke eigenschappen of ervaringen delen. Hoewel ze aanzienlijk meer tijd vergen dan de andere twee methoden, bieden focusgroepen uitgebreide informatie over behoeften en klantervaring. Dit is een geweldige manier om diepgaande informatie te verzamelen.

Gebruik voor dingen zoals: evalueren hoe je klanten je merk ervaren en wat ze denken dat er verbeterd kan worden

Identificeer de behoeften van je team met een analyse

Huidig procesanalyse is een geweldige manier om te begrijpen hoe huidige processen worden uitgevoerd en hoe je taken en communicatie kunt stroomlijnen. Het is niet altijd duidelijk welke behoeften het belangrijkst zijn. Met een behoeftenanalyse kun je de gegevens verzamelen die je nodig hebt om je team efficiënter te maken.