Ideeënborden gebruiken voor effectieve teamsamenwerking

Wanneer je team samenkomt om nieuwe ideeën te bedenken, kunnen er veel vonken vliegen, maar het op de juiste manier vastleggen van ideeën op een manier die erna zinvol is, is een hele nieuwe uitdaging. Het opschrijven van ideeën op plakbriefjes kan leuk en efficiënt zijn in het heetst van de strijd. Maar wat gebeurt er daarna wanneer je de neonroze en groene stukjes papier moet omzetten in uitvoerbare items die aan je leiderschapsteam kunnen worden gepresenteerd?

Het gebruik van digitale ideeënborden is niet alleen een effectieve manier om te brainstormen met virtuele teams, ze zijn ook het perfecte hulpmiddel om al je geweldige (en niet zo geweldige) ideeën op één plek te bewaren. 

Lees verder voor meer informatie over de verschillende soorten ideeënborden, de voordelen van het gebruik van digitale ideeënborden en de Asana-integraties voor ideeënborden die iedereen zou moeten kennen.

Wat is een ideeënbord?

Een ideeënbord is een visuele verzameling van gedachten die je team samenstelt. Ideeborden zijn een uitstekende plek om je ideeën vast te leggen, te organiseren en te bewerken voordat je ze omzet in actieplannen.

Deze borden zijn er in net zoveel vormen en maten als de ideeën waaruit ze bestaan - je kunt ze opschrijven op een blanco vel papier, een verzameling plakbriefjes op een muur maken of alle gedachten van je team op een digitaal whiteboard verzamelen. 

Wanneer ideeënborden gebruiken

Ideeborden zijn een geweldige manier om frisse en creatieve ideeën te spuien. Meestal gebeurt dat tijdens een brainstormsessie. 

Ze kunnen worden gebruikt om ideeën vast te leggen wanneer je team brainstormt over een van de volgende zaken:

• Productnamen

• Creatieve concepten

• Oplossingen 

• Retrospectives of post-mortems

• Ontwerpideeën

• Reclameconcepten

• Evenementideeën

• Product- of procesverbeteringen

Elk type ideevormingsproces kan baat hebben bij een ideeënbord.

Een ideeënbord maken

Of je nu een fysiek whiteboard of een online ideeënbord gebruikt, de stappen om er een te maken zijn redelijk vergelijkbaar. Voor inspiratie op langere termijn en het stellen van doelen wenden veel teams zich ook tot een visiebordsjabloon dat visuals combineert met gestructureerde stappen om het momentum te behouden.

Stap 1: Stel een doel en timer in

Een brainstormsessie kan alleen doelgericht zijn als iedereen weet wat het doel is. Verzamel je teamgenoten en vertel ze wat je zoekt. Afhankelijk van de aard van de brainstorm kan het zelfs nuttig zijn om je team vóór de vergadering op de hoogte te brengen, zodat ze vooraf onderzoek kunnen doen en ideeën kunnen overwegen. 

Zodra je klaar bent om met de brainstormsessie te beginnen, stel je een timer in. Effectieve brainstormsessies duren tussen de 15 en 45 minuten. Het instellen van een timer helpt je team gefocust te blijven op de taak die voor hen ligt.

Afhankelijk van je specifieke doelen is het vaak handig om je sessie op te splitsen in kleinere stappen om je team te helpen op schema te blijven.

In een recente teambrainstorm voor kopieerideeën besteedde ons marketingteam de eerste tien minuten aan het bedenken van thema's en de volgende tien aan het bedenken van specifieke kopieerideeën voor die thema's. Wanneer je tijdsbeperkingen toevoegt aan je brainstorm, is de kans groter dat je team meteen aan de slag gaat en gefocust blijft - in plaats van te wachten op inspiratie.”

Stap 2: Creëer een open en positieve omgeving

Je teamgenoten zullen veel meer openstaan voor het bijdragen van hun ideeën als ze zich niet geïntimideerd voelen of bang zijn om slechte ideeën te pitchen. Het kan zelfs nuttig zijn om je team aan het begin van de brainstorm om hun 'slechte ideeën' te vragen om wat druk van hen af te nemen en de creatieve sappen te laten stromen. Wie weet, misschien is een van deze 'slechte ideeën' een briljant idee in vermomming.

Stap 3: Wijs een notulist aan of werk virtueel samen

Wanneer je je teamleden in dezelfde fysieke ruimte verzamelt, wijs dan een notulist aan om alle ideeën tijdens de brainstorm op te schrijven. Het is handig om een digitale brainstormtool te gebruiken waarmee je de ideeën direct na de vergadering kunt delen zonder ze eerst te hoeven transcriberen. 

Als je een ideeënbord op afstand gebruikt, kun je ook een virtueel brainstorming-sjabloon met je teamgenoten delen. Op die manier kunnen ze in realtime of asynchroon volgens hun eigen schema samenwerken aan het ideeënbord.

Stap 4: bespreek ideeën

Zodra alle ideeën zijn opgenomen, neem je ze één voor één door. Afhankelijk van hoeveel ideeën je team heeft bedacht, kan het nuttig zijn om eerst op de beste te stemmen en het aantal ideeën dat je in detail bespreekt te verminderen.

Geef het brein achter elk idee de kans om verder uit te leggen wat ze in gedachten hadden, stel vragen om hun gedachten te verduidelijken en nodig anderen uit om aan de ideeën toe te voegen. Blijf al deze toevoegingen vastleggen om een grondige verzameling ideeën te creëren.

Stap 5: Bewerk je ideeënbord

Bewerk ten slotte het ideeënbord door ideeën die niet in aanmerking komen te archiveren of te verwijderen en de ideeën die je in actiepunten wilt omzetten te markeren. Een digitaal ideeënbord maakt deze stap een stuk eenvoudiger voor je team, omdat je items heen en weer kunt slepen en neerzetten en een beter georganiseerd en gestructureerd document kunt maken. Het stelt je ook in staat om ideeën opzij te zetten en ze op te slaan voor de volgende brainstorm zonder het risico te lopen ze te verliezen.

Soorten ideeënborden

Om te beginnen zijn er zowel fysieke als digitale ideeënborden. Je kunt ideeën en informatie verzamelen op papier, whiteboards, plakbriefjes, glazen wanden - of je kunt de digitale route nemen, waardoor het delen van je ideeën met teamleden in verschillende kantoren of zelfs landen veel gemakkelijker wordt.

Ideeborden zijn er in verschillende vormen en ontwerpen:

• Grafieken of borden: met deze ideeënborden kun je je ideeën in verschillende categorieën organiseren tijdens het brainstormen. Een van de populairste tools is een Kanbanbord dat je ideeën in taken sorteert. Je Kanbanbord kan bijvoorbeeld kolommen hebben die open taken, taken in behandeling en voltooide taken aangeven.

• Mindmaps of clusters: deze diagrammen zijn een geweldige manier om verbindingen tussen ideeën te visualiseren. Je kunt deze verbindingen gebruiken om prioriteiten verder te benadrukken via hiërarchieën.

• Moodboards: als je aan iets meer aan de creatieve kant werkt, zoals een nieuw productontwerp of een advertentiecampagne, maak dan een ideeënbord vol met afbeeldingen, kleuren en illustraties om nieuwe ideeën te verzamelen.

Voordelen van digitale ideeënborden

Het gebruik van digitale of virtuele ideeënborden in plaats van fysieke kan je team op veel manieren ten goede komen.

• Inclusiviteit: Iedereen in je team kan meedoen. Omdat het ideeënbord digitaal wordt gevuld, hebben zelfs de meer gereserveerde leden van je team de kans om hun ideeën in te brengen zonder het gevoel te hebben dat de schijnwerpers op hen gericht zijn.

• Deelbaarheid: of je nu een virtuele brainstormsessie doet of met je team in dezelfde fysieke ruimte vergadert, je kunt het ideeënbord gemakkelijk met iedereen delen. Nooit meer foto's van het whiteboard maken en proberen om gekrabbeld handschrift te ontcijferen - het delen en bewerken van je ideeën is nog nooit zo eenvoudig geweest.

• Onbeperkt bewerken: over bewerken gesproken, omdat je ideebord digitaal is, kun je het bord zo vaak en zoveel als je hartje begeert toevoegen, verwijderen en herstructureren zonder een puinhoop van plakbriefjes te creëren. 

• Flexibiliteit: soms zijn teamleden niet altijd tegelijkertijd beschikbaar. Als je een geografisch verspreid of extern team beheert, kunnen je teamgenoten met digitale ideeënborden hun ideeën in hun eigen tijd toevoegen.

• Organisatie: met digitale ideeënborden hoef je je geen zorgen te maken over het bedenken van een ontwerp of bestelling voordat je je ideeën opschrijft. Kies een ideeënbordsjabloon dat bij je visie past en begin gewoon met brainstormen. Alle ideeën van je team worden in realtime opgeslagen en kunnen met één klik op de knop worden gerangschikt. Ideeën die je nu niet nodig hebt, maar die je wilt bewaren voor toekomstig gebruik, kunnen worden gearchiveerd en op een later tijdstip opnieuw worden weergegeven.

• Detail: je kunt links, afbeeldingen, video's of documenten toevoegen aan je digitale ideeënborden om je punten verder te ondersteunen. Dit maakt het gemakkelijker om al je ideeën op één plek te bewaren en relevante informatie te verbinden.

• Eenvoudige implementatie: zodra je je favoriete ideeën hebt gekozen, hoef je ze alleen maar te kopiëren en in je agenda, Kanbanbord of werkbeheersoftware te plakken.

Digitale ideeënborden gebruiken in Asana

Asana kan je helpen je digitale ideeënborden te delen met je team met behulp van integraties zoals Lucidchart. Breng al je tools en ideeën samen op één plek, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: contact leggen met je team om te brainstormen over innovatieve ideeën.

Lucidchart 

Met Lucidchart kun je virtuele diagrammen en ideeënborden maken. Met de Lucid visuele samenwerkingssuite kun je snel en eenvoudig de brainstorms, processen, systemen en mensen van je organisatie in kaart brengen. Dankzij de integratie met Asana kun je je diagrammen en ideeënborden eenvoudig delen met je team.

Onderneem actie op basis van ideeën

Visualisatieborden zijn niet alleen handig wanneer je aan het brainstormen bent over nieuwe ideeën. Ze kunnen je ook helpen bij het organiseren van je taken door actiepunten te sorteren in categorieën die je helpen de voortgang van elke taak bij te houden. 

Een virtueel Kanbanbord is de perfecte plek om een dynamisch overzicht van het werk van je project te maken, zodat je team op de hoogte kan blijven van wat er moet gebeuren, wat er in behandeling is en wat er is voltooid.