Ideeënborden gebruiken voor effectieve teamsamenwerking

Wanneer je team samenkomt om nieuwe ideeën te bedenken, kunnen er veel vonken rondvliegen - maar het op de juiste manier vastleggen van ideeën op een manier die achteraf logisch is, is een hele nieuwe uitdaging. Ideeën op plakbriefjes noteren kan leuk en efficiënt zijn in een opwelling. Maar wat gebeurt er daarna wanneer je de neonroze en groene stukjes papier moet omzetten in uitvoerbare items die aan je leiderschapsteam kunnen worden gepresenteerd?

Het gebruik van digitale ideeënborden is niet alleen een effectieve manier om te brainstormen met virtuele teams, ze zijn ook de perfecte tool om al je geweldige (en niet zo geweldige) ideeën op één plaats te houden. 

Lees verder voor meer informatie over de verschillende soorten ideeënborden, de voordelen van het gebruik van digitale ideeënborden en de Asana-integraties voor ideeënborden die iedereen zou moeten kennen.

Wat is een ideeënbord?

Een ideeënbord is een visuele verzameling van gedachten die je team samenstelt. Ideeënborden zijn een uitstekende plek om je ideeën vast te leggen, te organiseren en te bewerken voordat je ze omzet in actieplannen.

Deze borden zijn er in zoveel soorten en maten als de ideeën waaruit ze bestaan - je kunt ze opschrijven op een blanco stuk papier, een verzameling plakbriefjes op een muur maken of alle ideeën van je team verzamelen op een digitaal whiteboard. 

Wanneer ideeënborden gebruiken?

Ideeënborden zijn een geweldige manier om nieuwe en creatieve ideeën te lanceren. Meestal gebeurt dat tijdens een brainstormsessie. 

Ze kunnen worden gebruikt om ideeën vast te leggen wanneer je team brainstormt over een van de volgende zaken:

• Productnamen

• Creatieve concepten

• Oplossingen 

• Retrospectieven of postmortems

• Ontwerpideeën

• Reclameconcepten

• Ideeën voor evenementen

• Product- of procesverbeteringen

Elk type ideeënproces kan baat hebben bij een ideeënbord.

Een ideeënbord maken

Of je nu een fysiek whiteboard of een online ideeënbord gebruikt, de stappen om er een te maken zijn redelijk vergelijkbaar. Voor langetermijninspiratie en het stellen van doelen wenden veel teams zich ook tot een visiebordsjabloon dat visuals combineert met gestructureerde stappen om het momentum te behouden.

Stap 1: stel een doel en timer in

Een brainstormsessie kan alleen doelgericht zijn als iedereen weet wat het doel is. Verzamel je teamgenoten en vertel hen wat je zoekt. Afhankelijk van de aard van de brainstorm kan het zelfs nuttig zijn om je team vóór de vergadering op de hoogte te brengen, zodat ze van tevoren ideeën kunnen onderzoeken en overwegen. 

Zodra je klaar bent om de brainstormsessie te beginnen, stel je een timer in. Effectieve brainstormsessies duren tussen de 15 en 45 minuten. Door een timer in te stellen, blijft je team gefocust op de taak die voor je ligt.

Afhankelijk van je specifieke doelen is het vaak handig om je sessie op te splitsen in kleinere stappen om je team op schema te houden.

In een recente brainstormsessie voor copy-ideeën besteedde ons marketingteam de eerste tien minuten aan het bedenken van thema's en de volgende tien minuten aan het bedenken van specifieke copy-ideeën voor die thema's. Wanneer je tijdsbeperkingen toevoegt aan je brainstorm, is de kans groter dat je team meteen aan de slag gaat en gefocust blijft - in plaats van te wachten om je geïnspireerd te voelen.”

Stap 2: Creëer een open en positieve omgeving

Je teamgenoten zullen veel meer openstaan om hun ideeën bij te dragen als ze zich niet geïntimideerd of bang voelen om slechte ideeën te pitchen. Het kan zelfs nuttig zijn om je team aan het begin van de brainstormsessie om hun "slechte ideeën" te vragen om wat van de druk van hen af te nemen en de creatieve sappen aan het stromen te krijgen. Wie weet, misschien is een van deze "slechte ideeën" een briljant idee in vermomming.

Stap 3: Wijs een notulist aan of werk virtueel samen

Wanneer je je teamleden in dezelfde fysieke ruimte verzamelt, wijs dan een notulist aan om alle ideeën tijdens de brainstormsessie op te schrijven. Het is handig om een digitale brainstormtool te gebruiken waarmee je de ideeën onmiddellijk na de vergadering kunt delen zonder ze eerst te hoeven transcriberen. 

Als je een ideeënbord gebruikt in een externe omgeving, deel dan een virtueel brainstormbord met je teamgenoten. Op die manier kunnen ze in realtime of asynchroon volgens hun eigen schema samenwerken aan het ideeënbord.

Stap 4: Bespreek ideeën

Zodra alle ideeën zijn vastgelegd, neem je ze één voor één door. Afhankelijk van het aantal ideeën dat je team heeft bedacht, kan het nuttig zijn om eerst op de beste ideeën te stemmen en het aantal ideeën dat je in detail bespreekt te verminderen.

Geef het meesterbrein achter elk idee de kans om verder uit te leggen wat ze in gedachten hadden, stel vragen om hun gedachten te verduidelijken en nodig anderen uit om aan de ideeën toe te voegen. Blijf al deze toevoegingen vastleggen om een grondige verzameling ideeën te creëren.

Stap 5: Bewerk je ideeënbord

Bewerk ten slotte het ideeënbord door ideeën die niet de eindversie halen te archiveren of te verwijderen en markeer de ideeën die je in actiepunten wilt omzetten. Een digitaal ideeënbord maakt deze stap een stuk eenvoudiger voor je team, omdat je items heen en weer kunt slepen en neerzetten en een beter georganiseerd en gestructureerd document kunt maken. Het stelt je ook in staat om ideeën opzij te zetten en ze op te slaan voor de volgende brainstormsessie zonder het risico om ze te verliezen.

Soorten ideeënborden

Om te beginnen zijn er zowel fysieke als digitale ideeënborden. Je kunt ideeën en informatie verzamelen op papier, whiteboards, plakbriefjes, glazen wanden - of je kunt de digitale route volgen, waardoor het delen van je ideeën met teamleden in verschillende kantoren of zelfs landen veel gemakkelijker wordt.

Ideeborden zijn er in verschillende vormen en ontwerpen:

• Grafieken of borden: met deze ideeënborden kun je je ideeën tijdens het brainstormen in verschillende categorieën organiseren. Een van de populairste tools is een Kanbanbord dat je ideeën in taken sorteert. Je Kanbanbord kan bijvoorbeeld kolommen hebben die open taken, taken in uitvoering en voltooide taken aangeven.

• Mindmaps of clusters: deze diagrammen zijn een geweldige manier om verbindingen tussen ideeën te  visualiseren. Je kunt deze verbindingen gebruiken om prioriteiten verder te benadrukken via hiërarchieën.

• Moodboards: als je aan iets meer aan de creatieve kant werkt, zoals een nieuw productontwerp of een reclamecampagne, maak dan een ideeënbord vol afbeeldingen, kleuren en illustraties om nieuwe ideeën te verzamelen.

Voordelen van digitale ideeënborden

Het gebruik van digitale of virtuele ideeënborden in plaats van fysieke kan je team op veel manieren ten goede komen.

• Inclusiviteit: iedereen in je team kan meedoen. Omdat het ideeënbord digitaal wordt ingevuld, hebben zelfs de meer gereserveerde teamleden de kans om hun ideeën bij te dragen zonder het gevoel te hebben dat de schijnwerpers op hen gericht zijn.

• Deelbaarheid: of je nu een virtuele brainstormsessie doet of met je team in dezelfde fysieke ruimte vergadert, je kunt het ideeënbord gemakkelijk met iedereen delen. Nooit meer foto's van het whiteboard maken en gekrabbeld handschrift proberen te ontcijferen - het delen en bewerken van je ideeën is nog nooit zo eenvoudig geweest.

• Onbeperkt bewerken: over bewerken gesproken, aangezien je ideeënbord digitaal is, kun je het bord zoveel en zo vaak als je hartje begeert toevoegen, verwijderen en herstructureren zonder een puinhoop van plakbriefjes te creëren. 

• Flexibiliteit: soms zijn teamleden niet allemaal tegelijkertijd beschikbaar. Als je een geografisch verspreid of extern team beheert, kunnen je teamgenoten met digitale ideeënborden hun ideeën in hun eigen tijd toevoegen.

• Organisatie: met digitale ideeënborden hoef je je geen zorgen te maken over het bedenken van een ontwerp of volgorde voordat je je ideeën opschrijft. Kies een ideeënbordsjabloon dat bij je visie past en begin gewoon met brainstormen. Alle ideeën van je team worden in realtime opgeslagen en kunnen met één klik op een knop worden gerangschikt. Ideeën die je nu niet nodig hebt, maar die je wilt bewaren voor toekomstige referentie, kunnen worden gearchiveerd en op een later tijdstip opnieuw worden gebruikt.

• Detail: je kunt links, afbeeldingen, video's of documenten toevoegen aan je digitale ideeënborden om je punten verder te ondersteunen. Dit maakt het gemakkelijker om al je ideeën op één plek te houden en relevante informatie te verbinden.

• Eenvoudige implementatie: zodra je je favoriete ideeën hebt gekozen, hoef je ze alleen maar te kopiëren en in je agenda, Kanbanbordtool of werkbeheersoftware te plakken.

Digitale ideeënborden gebruiken in Asana

Asana kan je helpen je digitale ideeënborden met je team te delen met behulp van integraties zoals Lucidchart. Breng al je tools en ideeën samen op één plek, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: contact maken met je team om te brainstormen over innovatieve ideeën.

Lucidchart 

Met Lucidchart kun je virtuele diagrammen en ideeënborden maken. Met de Lucid visuele samenwerkingsreeks kun je snel en eenvoudig de brainstorms, processen, systemen en mensen van je organisatie in kaart brengen. Dankzij de integratie met Asana kun je je diagrammen en ideeënborden gemakkelijk delen met je team.

Onderneem actie op basis van ideeën

Visualisatieborden zijn niet alleen handig wanneer je aan het brainstormen bent over nieuwe ideeën. Ze kunnen je ook helpen je taken te organiseren door actiepunten te sorteren in categorieën die je helpen de voortgang van elke taak bij te houden. 

Een virtueel Kanbanbord is de perfecte plek om een dynamisch overzicht te maken van het werk van je project, zodat je teams op de hoogte kunnen blijven van wat er moet gebeuren, wat er in behandeling is en wat er is voltooid.