Technische documentatie

Je beheert een productlancering, lost bugs op en behandelt last-minute beoordelingen van belanghebbenden. Dan markeert iemand een kapotte link in je installatie-instructies. Ondersteuning verwijst nog steeds naar een verouderde veelgestelde vraag en je ontwikkelaar heeft zojuist niet-gedocumenteerde wijzigingen doorgevoerd. Zonder een betrouwbaar sjabloon voor technische documentatie kunnen kleine hiaten escaleren tot grotere problemen, zoals vertragingen, verwarring en ontevreden gebruikers.

Dit sjabloon biedt een gestructureerde, herhaalbare aanpak voor het schrijven, organiseren en onderhouden van technische documentatie. Het wordt geleverd met vooraf gedefinieerde secties voor introducties, installatie-instructies, gebruiksdetails, veelgestelde vragen, probleemoplossing en versie-tracking. Zo verspil je geen tijd met beslissen wat je moet opnemen of hoe je het moet formatteren. 

Elke sectie is gestructureerd als een taak of subtaak, waardoor het eenvoudig is om verantwoordelijkheid toe te wijzen, feedback te verzamelen en de beoordelingsstatus in realtime te volgen. Je kunt screenshots toevoegen, naar specificaties linken en visuals rechtstreeks in het document insluiten. Aangezien dit sjabloon voor technische documentatie wordt gehost in Asana, kan je hele team eenvoudig bijdragen, bijwerken en de voortgang bijhouden zonder verdwaald te raken in mappen of problemen met versiebeheer. 

Wie heeft baat bij technische documentatiesjablonen?

Bij Asana hebben we gezien hoe snel dingen kapot gaan wanneer technische documentatie niet georganiseerd of consistent is. Teams dupliceren werk, eindgebruikers raken in de war en ondersteuning besteedt uren aan het beantwoorden van dezelfde installatie- en probleemoplossingsvragen. Zonder een gedeeld sjabloon voor documentatie kunnen zelfs routinetaken zoals het schrijven van een gebruikershandleiding of het bijwerken van release-notities een tijdrovende klus worden.

Dit technische documentatiesjabloon is ontworpen voor snel bewegende product- en engineeringteams die georganiseerde, consistente documenten op schaal moeten verzenden. Het is ideaal voor:

• Startup CTO's en engineering die een nieuw softwareproduct tussen sprints moeten documenteren.

• Solo-ontwikkelaars die readme-bestanden, installatiestappen en API-documentatie in meerdere tools beheren.

• Productmanagers die onboarding willen stroomlijnen en teams willen samenbrengen rond één documentatiestandaard.

• Technische schrijvers en consultants die een aanpasbaar raamwerk nodig hebben om inhoud te plannen, schrijven en onderhouden.

• QA- en nalevingsleads die functionaliteit, technische specificaties en versiegeschiedenis voor audits documenteren.

• Ondersteuningsteams die artikelen in de kennisbank, veelgestelde vragen en handleidingen voor probleemoplossing voor eindgebruikers maken.

Gebruik dit sjabloon om alles te maken, van gebruikersdocumentatie en API-referenties tot onboarding-tutorials en procesdocumentatie, zonder vanaf een lege pagina te hoeven beginnen.

Waarom het technische documentatiesjabloon van Asana gebruiken?

Een softwareontwikkelingsteam had moeite om productwijzigingen bij te houden. Hun softwaredocumentatie was verspreid, gevuld met verouderde vereisten en onverklaarbaar jargon. Nadat ze waren overgestapt op dit technische documentatiesjabloon, coördineerden ze hun schrijvers en ontwikkelaars, verbeterden ze de gebruikerservaring en verminderden ze de tijd die aan beoordelingen werd besteed.

Dit sjabloon biedt een consistente en schaalbare manier om je productontwikkelingsproces te documenteren, van gebruikershandleidingen tot release notes.

• Bespaar tijd met een kant-en-klare structuur die de aanmaak van inhoud versnelt.

• Documenteer productfuncties en softwarevereisten in een georganiseerd, consistent formaat.

• Verbeter de gebruikerservaring met gebruiksvriendelijke taal en indeling.

• Verduidelijk jargon en acroniemen met ingebouwde woordenlijst- en definitievelden.

• Ondersteun projectbeheerworkflows met realtime samenwerking.

Zo gebruik je dit technische documentatiesjabloon

Je vindt deze en andere sjablonen in de sjabloonbibliotheek van Asana om je documentatieworkflows te vereenvoudigen. Of je nu installatie-instructies of interne wiki's schrijft, dit technische documentatiesjabloon geeft je een goed gedefinieerde structuur om te volgen. Zodat je je kunt concentreren op de inhoud, niet op de opmaak. Volg deze stapsgewijze instructies om je technische documenten met vertrouwen te bouwen, onderhouden en te schalen.

Stap 1: Dupliceer het sjabloon en geef je project een naam

Begin met het dupliceren van het sjabloon voor technische documentatie uit de Bibliotheek van Asana. Geef je project een specifieke naam die de inhoud weerspiegelt, zoals 'Handleiding voor onboarding van mobiele apps' of 'v3.5 Release-opmerkingen'. 

Je ziet vooraf gebouwde secties zoals Inleiding, Instellingen, Gebruik en Probleemoplossing. Deze bieden een flexibel startpunt voor een reeks technische documentatie, van gebruikershandleidingen tot interne procesdocumentatie.

Stap 2: bepaal je bereik, publiek en indeling

Beschrijf in de sectie Overzicht wat de documentatie omvat, voor wie deze bedoeld is en waar deze wordt opgeslagen. Schrijf je voor ontwikkelaars, eindgebruikers, QA-beoordelaars of nieuwe werknemers? Zal dit deel uitmaken van een kennisbank, een Confluence-wiki of in je App worden ingesloten?

Projectscoping helpt om later herbewerking te verminderen. Als je publiek bijvoorbeeld niet technisch is, vermijd dan het gebruik van jargon en acroniemen, of zorg ervoor dat je ze definieert. Als dit deel uitmaakt van een grotere productontwikkelingscyclus, koppel het dan aan relevante projecten of documentatietaken in Asana.

Stap 3: organiseer je documentstructuur

Gebruik taaksecties om een standaard documentatie-indeling te repliceren. Het sjabloon bevat tijdelijke aanduidingen zoals:

• Inleiding: definieer het doel, het publiek en het bereik.

• Inhoudsopgave: voeg links of koppen toe voor snelle navigatie.

• Instellen/installeren: voeg stapsgewijze instructies met afbeeldingen toe.

• Gebruik en functies: documenteer belangrijke workflows en productfunctionaliteit.

• Probleemoplossing: voeg veelvoorkomende problemen, veelgestelde vragen en oplossingen toe.

• Woordenlijst of bijlage: definieer termen en bied extra bronnen.

Gebruik subtaken om gedetailleerde onderwerpen uit te splitsen, links naar ondersteunende informatie toe te voegen of specifieke onderdelen aan teamleden toe te wijzen.

Stap 4: Wijs verantwoordelijkheid toe en verzamel feedback

Wijs taken toe aan je technische schrijvers, producteigenaren of ontwikkelaars op basis van hun expertisegebieden. Een ontwikkelingsleider kan bijvoorbeeld eigenaar zijn van de open source-routekaart, terwijl ondersteuning wordt toegevoegd aan de sectie voor probleemoplossing.

Gebruik de reacties van Asana om rechtstreeks in de taak feedback te verzamelen. Je kunt ook vervaldatums, prioriteiten en statusvelden instellen om de voortgang bij te houden. Dit houdt de documentatie in combinatie met je softwareontwikkelingscyclus vooruit.

Stap 5: Voeg ondersteunende visuals en documenten toe

Goede documentatie bevat vaak diagrammen, schermafbeeldingen of stroomdiagrammen om de belangrijkste punten te illustreren. Voeg deze rechtstreeks toe aan relevante taken met behulp van integraties zoals Google Drive, Dropbox of Figma. Je kunt ook een link naar softwarevereisten, ontwerpdocumenten of gerelateerde projectplannen plaatsen. Dit maakt van je documentatie een centrale hub voor kennisbeheer voor alle betrokkenen.

Stap 6: publiceren, onderhouden en opnieuw bezoeken

Zodra de inhoud is beoordeeld, markeer je secties als definitief en werk je de documentstatus bij met behulp van aangepaste velden. Voeg een wijzigingslogboek of versietabel toe om updates in de loop van de tijd bij te houden.

Stel herinneringen in om deze documentatie regelmatig opnieuw te bekijken, zoals na elke productrelease of driemaandelijkse audit. Met deze workflow maak je niet alleen een eenmalig document, maar een levende bron die evolueert met je softwareproduct.

Asana-documentatiefuncties

Asana-functies zijn ingebouwde tools die je helpen je workflow aan te passen en te beheren. Wanneer ze worden gebruikt in combinatie met dit technische documentatiesjabloon, maken functies zoals taaktoewijzingen, aangepaste velden en tijdlijnen het gemakkelijker om inhoud bij te houden, input te verzamelen en alles up-to-date te houden.

We hebben hieronder een paar van onze favoriete functies uitgelicht, maar je kunt hier de volledige lijst met Asana-functies bekijken om je documentatie-instellingen nog verder aan te passen.

Taken en subtaken: verdeel technische documentatie in duidelijke, toewijsbare componenten om de verantwoordelijkheid bij te houden van schets tot publicatie.

Aangepaste velden: voeg statustags, versienummers, doelgroep of documentatietype toe om inhoud eenvoudig te filteren en te sorteren.

Tijdlijnweergave: visualiseer de voortgang van documenten en plan rond releasecycli of engineering-sprints.

Opmerkingen en bijlagen: verzamel feedback, tag teamleden en voeg screenshots of diagrammen toe op één plaats.

Asana AI: automatiseert routinetaken zoals het organiseren van inhoud, het voorstellen van volgende stappen of het markeren van hiaten in documentatie op basis van je projectactiviteit.

Formulieren: verzamel input van engineering-, ondersteunings- of productteams om veelgestelde vragen en handleidingen voor probleemoplossing vorm te geven.

Aanbevolen integraties

Integraties verbinden Asana met de tools die je team al gebruikt. Je kunt bestanden bijvoegen, agenda's synchroniseren en updates automatiseren zonder van platform te wisselen. Ze helpen om van dit sjabloon een volledige, verbonden documentatieworkflow te maken.

We hebben hieronder een paar integraties geselecteerd om je op weg te helpen. Je kunt door de volledige Asana-integratiehub bladeren om nog meer manieren te ontdekken om je werk te verbinden.

Google Drive: voeg productspecificaties, stroomdiagrammen of diagrammen rechtstreeks toe aan relevante documentsecties.

Slack: houd je team in realtime op de hoogte van documentatietaken, beoordelingen en updates.

GitHub of Jira Cloud: koppel Asana-taken aan relevante issues, pull-aanvragen of functies in ontwikkeling.

Microsoft Teams: werk samen tussen afdelingen door documentatiewerk te tonen tijdens standups of productbeoordelingen.

Dropbox: centraliseer afbeeldingsmiddelen, whitepapers of gearchiveerde documenten naast je takenlijst.

Veelgestelde vragen over sjablonen voor technische documentatie