Probleemregistratiesjabloon

Tegen problemen aanlopen tijdens het projectbeheerproces is nooit leuk. Maar door deze problemen te documenteren kun je voorkomen dat ze zich nog eens voordoen.

Dat is waar een probleemregistratie van pas komt. Deze registraties kunnen je helpen om problemen op te sporen en op te lossen wanneer ze zich voordoen. Leer hoe een sjabloon voor een probleemregistratie je team kan helpen om problemen snel op te sporen en op te lossen gedurende de hele tijdlijn van een project.

Wat is een probleemregistratiesjabloon?

Een probleemregistratiesjabloon is een schema dat je kunt gebruiken om problemen of moeilijkheden bij te houden terwijl ze zich tijdens een project voordoen. Dit hulpmiddel helpt je om een proces op te zetten voor het documenteren en bijhouden van problemen tijdens de tijdlijn van je project. En omdat het een sjabloon is, kun je het later voor nieuwe projecten opnieuw gebruiken.

Probleemregistraties zijn belangrijk voor projectmanagement omdat ze je een centrale plaats geven om problemen -en oplossingen- te documenteren wanneer ze zich voordoen. Dit wordt een waardevolle bron voor toekomstige projecten omdat je team gedocumenteerd bewijs heeft over hoe je problemen oplost. Als een toekomstige projectmanager een soortgelijk probleem tegenkomt, wordt je probleemregistratie de documentatie om dat specifieke probleem op te lossen.

Wat is een probleemregistratie?

Een probleemregistratie (of probleemlogboek) is een document dat projectmanagers gebruiken om alle problemen bij te houden die een project negatief beïnvloeden. Als projectmanager kun je deze tool gebruiken om problemen bij te houden en oplossingen te documenteren. 

Belangrijkste functies van een probleemregistratiesjabloon

Probleemregistratiesjablonen zijn er in alle soorten en maten, en je kunt ze op verschillende manieren gebruiken, afhankelijk van de unieke activiteiten van je bedrijf. Een marketingbureau kan bijvoorbeeld een probleemregistratiesjabloon gebruiken om de problemen bij te houden die zich tijdens een websitemigratieproject voordoen, terwijl een IT-team datzelfde sjabloon bij het dagelijks werk kan gebruiken om technische problemen in de gaten te houden.

Hoe je je probleemregistratiesjabloon ook wilt gebruiken, je moet er altijd deze vijf hoofdcomponenten in verwerken:

1. De naam van de persoon die het probleem registreerde

2. De datum waarop het probleem werd geregistreerd

3. Een beschrijving van het probleem

4. De prioriteit van het probleem 

5. De ernst of de impact van het probleem

Je kunt nog diepgaander te werk gaan en informatie opnemen zoals:

• Het soort probleem

• Het teamlid of projectteam dat verantwoordelijk is voor de oplossing van het probleem

• De status van de oplossing van het probleem

• De doeldatum van de oplossing

• Uiteindelijke datum van de oplossing

Beste praktijken voor het gebruik van een probleemregistratie

Het gebruik van een probleemregistratie is op zich niet ingewikkeld of uitdagend, maar er zijn wel een paar beste praktijken om je te helpen het meeste uit je projectprobleemregistratie te halen.

• Maak je registratie voor iedereen toegankelijk. Een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat je probleemregistratiesjabloon voor iedereen in je team toegankelijk is, is het zo onder te brengen dat je het gemakkelijker kunt dupliceren voor toekomstige projecten. Probeer digitale projectbeheersoftware te gebruiken, zodat teamleden altijd bij de probleemregistratie kunnen wanneer dat nodig is.

• Wijs oplossingen toe aan specifieke teamleden. Het toewijzen van problemen aan een specifiek teamlid zorgt ervoor dat er een aanspreekpunt is voor de oplossing. Die persoon is dan verantwoordelijk voor het documenteren van het probleem, het vinden van oplossingen, en het documenteren van de resultaten van de oplossing.

• Kleurcodering van problemen. Door problemen van een kleurcode te voorzien kan je team in één oogopslag zien welke problemen het belangrijkst zijn. De meest gebruikelijke manier om prioriteiten weer te geven is met stoplichtkleuren: rood, geel, en groen.

Een probleemregistratiesjabloon maken

Er zijn veel verschillende soorten probleemregistraties beschikbaar, sommige in de vorm van een spreadsheet en andere als afdrukbare PDF's. Hoewel deze prima werken voor individuele, eenmalige projecten die geen cross-functionele samenwerking vereisen, zijn ze niet ideaal voor complexe projecten of projecten waarbij meerdere teams betrokken zijn.

Door een digitaal, collaboratief probleemregistratiesjabloon te gebruiken kan je team informatie in realtime bijwerken. Door je probleemregistratiesjabloon in samenwerkingssoftware onder te brengen, kan je team je probleemregistratiesjabloon gemakkelijk dupliceren voor toekomstige projecten, en de manier waarop je dit sjabloon gebruikt in het hele bedrijf standaardiseren.

Geïntegreerde functies

• Formulieren. Als iemand een Formulier invult, verschijnt dat als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk tussen wal en schip valt. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en moeite die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren te verminderen, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken - ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, te leveren prestaties, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid handmatig werk dat je moet uitvoeren, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte.

Aanbevolen apps

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• Zendesk. Met Asana's Zendesk-integratie kunnen gebruikers snel en gemakkelijk Asana-taken aanmaken, rechtstreeks vanuit Zendesk-tickets. Voeg context toe en bestanden toe, en koppel bestaande taken om het werk bij te houden dat nodig is om het ticket af te sluiten. De integratie biedt ook doorlopend zicht op beide systemen, zodat iedereen op de hoogte blijft, ongeacht welke tool wordt gebruikt.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

Veelgestelde vragen