Sjabloon voor release notes

Je zet een update live en meteen beginnen de problemen. Gebruikers overspoelen ondersteuning met tickets over kapotte functies, marketing haast zich om berichten te herschrijven en belanghebbenden eisen te weten wat er daadwerkelijk is veranderd. Een release note-sjabloon biedt een gestructureerde ruimte om updates te registreren, oplossingen te communiceren en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van wat er is verzonden.

Door nieuwe functies, verbeteringen en bugfixes in één workflow vast te leggen, vervang je documenten en spreadsheets door een herhaalbaar systeem. Teams gebruiken het op elke releasedatum om te documenteren wat het belangrijkst is, of dat nu een snelle patch is of een grote productlancering. Met een consistent formaat informeer je belanghebbenden, help je eindgebruikers nieuwe functionaliteit te adopteren en stroomlijn je je releasebeheerproces.

Wie heeft er baat bij release-notitiesjablonen?

Een softwarebedrijf lanceerde ooit een nieuw product zonder een gestructureerde manier om updates te communiceren. Ontwikkelaars hielden wijzigingen in GitHub-commits bij, marketing probeerde ze samen te vatten in blogposts en ondersteuningsteams kregen boze telefoontjes van gebruikers die zich overrompeld voelden. Zonder consistente release notes voelden zelfs sterke nieuwe functies verwarrend in plaats van opwindend.

Als je softwarewijzigingen moet communiceren, helpt een release notes-sjabloon je om dit consistent en professioneel te doen.

Productmanagers

Je gebruikt een release notes-sjabloon om updates voor belanghebbenden samen te vatten, van nieuwe functies tot bekende problemen. Hetzelfde sjabloon coördineert ook productbeheer-, engineering- en marketingteams door updates op één plaats te bewaren.

Ontwikkelaars

Je gebruikt een release-notitiesjabloon voor software om technische details zoals API-wijzigingen, versienummers of bugfixes vast te leggen. Het gestructureerde formaat houdt het releasebeheer gesynchroniseerd en maakt het makkelijker om technische updates tussen teams te volgen.

Klantondersteuningsteams

Je zet technische updates om in gewone taal, zodat eindgebruikers weten wat er is veranderd en hoe dit hen beïnvloedt. Een release-notitiesjabloon voor software helpt je tickets sneller op te lossen en gebruikers naar tutorials met nauwkeurige context te leiden.

Marketingteams

Je gebruikt release notes om productverbeteringen, 'Wat is er nieuw'-updates en meldingen in de app te markeren. De notities fungeren ook als een productmarketingtool, ondersteunen campagnes en helpen klanten nieuwe functies te adopteren.

Waarom het release notes-sjabloon van Asana gebruiken?

Een groeiend SaaS-bedrijf verving wijzigingslogboeken en statische documenten door het Asana-sjabloon voor release notes. Ze verminderden onmiddellijk verwarring door updates op één plaats te registreren en belanghebbenden een enkel overzicht van de voortgang van het product te bieden.

Met Asana verandert je release notes-sjabloon in een georganiseerde workflow. Je stelt taken in voor elke release, voegt koppen of opsommingstekens toe voor nieuwe functies en bugfixes en volgt de voortgang in realtime.

Voordelen van het gebruik van een release note-sjabloon voor software zijn:

• Documenteer elke release met consistente opmaak.

• Registreer nieuwe functies, bugfixes en verbeteringen in één project.

• Voeg releasedatums, eigenaren en versienummers toe aan elke invoer.

• Automatiseer herinneringen zodat release notes elke sprint worden geschreven.

• Deel updates direct met belanghebbenden, eindgebruikers of klanten.

Zo gebruik je dit sjabloon voor release notes

Met een release notes-sjabloon kun je productupdates op een consistente, transparante en gemakkelijk te volgen manier communiceren. In plaats van updates uit verschillende documenten, e-mails of Jira-tickets te moeten verzamelen, organiseer je alles in één gestructureerde workflow.

Je kunt eigenaren toewijzen, vervaldatums instellen en ervoor zorgen dat elk detail op tijd het juiste publiek bereikt. Het sjabloon elimineert het giswerk van het schrijven van release notes, waardoor je minder energie hoeft te besteden aan het verzamelen van informatie en meer energie kunt besteden aan het leveren van zinvolle optimalisaties.

1. Leg release-informatie vast

Begin elke cyclus door de basis in te voeren: versienummer, releasedatum en platform. Voeg een verantwoordelijke toe om eigenaar te zijn van het documentatieproces en markeer het impactniveau zodat iedereen het belang van de release begrijpt.

Je wilt ook de velden voor documentatiestatus en feedbackkanaal bijwerken. Door dit te doen, weet je team of de notities klaar zijn om te delen, en weten belanghebbenden precies waar ze input of vragen kunnen indienen.

2. Markeer nieuwe functies

Gebruik deze sectie om nieuwe functionaliteit of belangrijke wijzigingen te beschrijven. Wijs taken toe aan het product- of marketingteam om de beschrijvingen op te stellen, visuals te verzamelen en de nauwkeurigheid te bevestigen. Voeg visuals of GIF's toe zodat eindgebruikers wijzigingen kunnen zien voordat ze ze proberen.

Door hier doordachte details te geven, begrijpen eindgebruikers de waarde van de update. Je zet de toon voor adoptie door de nieuwe functies te kaderen als oplossingen voor echte gebruikersbehoeften.

3. Documenteer verbeteringen en uitbreidingen

Leg verfijningen of kleinere updates in de bruikbaarheid vast. Voeg de reikwijdte van de verbetering toe, noteer welk platform het beïnvloedt en wijs iemand aan om te bevestigen dat het werkt zoals verwacht. Verbeteringen kunnen snelheidsverbeteringen, ontwerpwijzigingen of toegankelijkheidsupgrades omvatten.

Door deze wijzigingen vast te leggen, laat je belanghebbenden zien dat je niet alleen belangrijke functies levert, maar ook de gebruikerservaring continu optimaliseert op alledaagse manieren. Het documenteren van verbeteringen schept vertrouwen in je productontwikkelingsproces.

4. Houd bugfixes bij

Registreer oplossingen met versienummers en koppel ze terug naar gerelateerde tickets in Jira of GitHub. Wijs QA- of Engineering-teamleden toe om te bevestigen wanneer ze bugs oplossen. Als een visual de oplossing helpt verduidelijken, voeg deze dan toe zodat gebruikers het verschil kunnen zien.

Het opnemen van bugfixes in je release notes helpt eindgebruikers ervan te verzekeren dat je hun feedback serieus neemt. Het sluit ook de lus voor klantondersteuning, waardoor dubbele rapporten worden verminderd.

5. Bekende problemen noteren

Wees eerlijk over onopgeloste problemen. Gebruik deze sectie om de reikwijdte van het probleem uit te leggen, op te merken welke platforms worden beïnvloed en alle beschikbare oplossingen te documenteren. Wijs een eigenaar toe zodat de voortgang niet vastloopt.

Transparantie over bekende problemen bespaart je ondersteuningsteam tijd en wint het vertrouwen van gebruikers. Mensen waarderen het wanneer je problemen openlijk erkent in plaats van ze te laten raden wat er mis is gegaan.

6. Deel upgrade-instructies

Geef stapsgewijze instructies die eindgebruikers doorheen alle instellings- of installatievereisten leiden. Wijs taken toe aan technische schrijvers of ondersteuningsspecialisten om ervoor te zorgen dat instructies nauwkeurig en gemakkelijk te volgen zijn.

Upgrade-instructies verminderen de wrijving bij het adopteren van de nieuwste release. Door gebruikers van tevoren voor te bereiden, verbeter je hun algehele ervaring en verminder je het risico op fouten of verwarring.

Asana-documentatiefuncties voor je sjabloon

Functies in Asana zetten release notes om in een gestructureerde workflow die je elke sprint of lanceringscyclus kunt herhalen. Bekijk de volledige lijst met functies voor nog meer inspiratie.

Projectweergaven

Met projectweergaven kun je schakelen tussen lijst-, agenda- en tijdlijnindelingen. Je ziet welke notities in concept zijn, welke in beoordeling zijn en welke gepubliceerd zijn. Door van weergave te wisselen, kun je eenvoudig knelpunten opsporen en de workflow in beweging houden.

Aangepaste velden

Aangepaste velden houden details bij zoals versienummer, updatetype, impactniveau en documentatiestatus. Je filtert op deze velden om vergelijkbare updates te groeperen, zoals bugfixes of verbeteringen. Filteren helpt belanghebbenden te vinden wat ze nodig hebben zonder lange lijsten te hoeven doorzoeken.

Terugkerende taken

Terugkerende taken herinneren je eraan om elke sprint of releasecyclus release-opmerkingen te maken. Je bespaart tijd en voorkomt dat je meer kleine updates vergeet die nog steeds belangrijk zijn voor gebruikers. Automatisering zorgt voor consistente releasecommunicatie, zelfs wanneer het team het druk heeft.

AI-samenvattingen

AI genereert samenvattingen van release notes voor nieuwsbrieven, 'Wat is er nieuw'-pagina's of interne updates. Je verandert lange technische lijsten in enkele seconden in gebruiksvriendelijke hoogtepunten. AI bespaart tijd voor productmanagers en maakt het gemakkelijker om updates via verschillende kanalen te delen.

Workflows

Workflows verbinden elke fase, van het opstellen tot het publiceren. Regels wijzen taken toe, stellen beoordelaars op de hoogte en werken velden automatisch bij. Je stroomlijnt de samenwerking zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

Aanbevolen integraties voor je release notes-sjabloon

Integraties verbinden je release notes met de tools die ontwikkelaars en productteams al gebruiken. Je houdt updates gesynchroniseerd tussen systemen, waardoor het handmatige werk van het kopiëren van informatie wordt verminderd. Blader door meer opties in de Asana-app-galerij.

Jira Cloud

Synchroniseer opgeloste problemen van Jira Cloud rechtstreeks in je workflow voor release notes. Je voorkomt dubbele invoer en geeft productmanagers, ontwikkelaars en belanghebbenden een gedeelde weergave van wat er is verzonden. Release-opmerkingen blijven nauwkeurig omdat technische oplossingen rechtstreeks vanuit de bron komen.

GitHub

Koppel GitHub pull-aanvragen of commits om notities vrij te geven. Je registreert PR-nummers, samenvattingen en statuswijzigingen zonder Asana te verlaten. Ontwikkelaars en productmanagers zien zowel de code als de communicatie naast elkaar.

GitLab

Verbind GitLab-issues en merge requests met Asana-taken. Je legt de voortgang in realtime vast, zodat verbeteringen, fixes en nieuwe functies in je release notes verschijnen naarmate de ontwikkeling vordert. GitLab en Asana blijven gesynchroniseerd zonder extra inzet.

Bitbucket

Breng Bitbucket-issues naar Asana, zodat je team technische updates en bugfixes kan bijhouden binnen hetzelfde release note-sjabloon. Je houdt engineeringwerk gekoppeld aan communicatietaken, waardoor het gemakkelijker wordt om notities te publiceren die gebruikers begrijpen.

Unito

Gebruik Unito om Asana te synchroniseren met GitHub, GitLab, Bitbucket of Azure DevOps. Je stelt regels in om updates automatisch te spiegelen, zodat elke wijziging die in een ontwikkeltool is geregistreerd, in je workflow voor release notes verschijnt. De integratie stroomlijnt de samenwerking tussen systemen en elimineert de noodzaak van handmatige updates.

Veelgestelde vragen over release-notitiesjablonen