Projectdocumentatiesjabloon

Eindeloos zoeken naar documenten is meer dan vervelend, het heeft ook invloed op je concentratietijd. In feite is het zoeken naar informatie een belangrijke bijdrage aan werk over werk, dat elke dag bijna 60% van de tijd van een werknemer in beslag neemt. Maar wat gebeurt er als je cross-functional werkt, met teams en projecten waar je niet mee vertrouwd bent? Het vinden en organiseren van alle documenten die je nodig hebt om effectief over teams en afdelingen heen te werken is van cruciaal belang - maar het hoeft niet tijdrovend te zijn.

Dat is waar een projectdocumentatiesjabloon van pas komt. Het gebruik van een projectdocumentatiesjabloon zorgt ervoor dat iedereen in het hele bedrijf hetzelfde project documentatie proces gebruikt, zodat je altijd weet waar je belangrijke documenten kunt vinden (ongeacht wie ze maakt).

Wat is een projectdocumentatiesjabloon?

Een projectdocumentatiesjabloon is een opgeslagen overzicht van je project documentatie proces - het proces voor hoe je projectdocumenten maakt en waar je ze bewaart. Je kunt je sjabloon zo aanpassen dat het alle documenten opsomt die voor elk nieuw project gemaakt en gelokaliseerd moeten worden. Zo blijft al je informatie geordend op één centrale plaats, zodat ze gemakkelijk te raadplegen is door belanghebbenden. 

Heb je een projectdocumentatiesjabloon nodig?

Kort gezegd: ja, vooral als je werk over meerdere teams coördineert. Als je een project start, maak je meestal contact met veel verschillende teams om projectdocumenten te bronnen en te maken. Je maakt bijvoorbeeld een wijzigingsaanvraagformulier voor het productteam of werkt samen met het marketingteam aan een projectcommunicatieplan. Maar als elk team zijn eigen manier heeft om informatie te documenteren, kan het moeilijk zijn om projectkennis te vinden en te verzamelen.

Dit is op zijn minst verwarrend. Maar het kan ook ronduit storend zijn, met vertragingen en onnodige stress tot gevolg als teamleden eindeloos naar informatie moeten zoeken. Dat is waar een projectdocumentatiesjabloon van pas komt: iedereen in je bedrijf kan hetzelfde proces gebruiken om alle relevante documenten te vinden, sorteren, en onder te brengen in één centrale bron van waarheid. Als een teamlid het sjabloon gebruikt, dient het als een geheugensteuntje - dit zijn documenten die ik moet maken en toevoegen, en hier moeten ze komen te staan. 

Versterken van cross-functional samenwerken op het werk

Een projectdocumentatiesjabloon is de eerste stap om het containermodel te verstoren en werkpleksilo's te doorbreken. Het containermodel - een gegevensmodel waarin werk maar op één plaats kan leven - beperkt teams door elke taak, project en map te dwingen binnen een één-op-één relatie te leven. Maar als je je projectdocumentatiesjabloon naast andere projectbeheersjablonen gebruikt, kun je je bedrijfsprocessen verbeteren om cross-functional samenwerking te bevorderen. Daarom creëerden we het Asana Work Graph®-gegevensmodel, een systeem waarin al je werk de mogelijkheid heeft om met veel verschillende relaties tegelijk te verbinden.

Een projectdocumentatiesjabloon gebruiken bij projectbeheer

Om je projectdocumentatieproces effectief te overzien, moet je het zo aanpassen dat het aan de behoeften van je bedrijf voldoet. Je kunt precies aangeven welke documenten gemaakt moeten worden, ze op een gemakkelijk te begrijpen manier structureren, en van teamleden feedback krijgen over hoe het sjabloon voor hen het beste werkt. Bovendien kunnen deze beste praktijken je helpen om het meeste profijt uit je sjabloon te halen:

1. Vind niet steeds het wiel uit. Als je al een succesvol proces voor projectdocumenten hebt, baseer je sjabloon dan op je huidige workflow. Houd bij naar welke documenten je gedurende de hele levenscyclus van het project verwijst - alles van de planningsfase van het project tot je eindrapport over de projectstatus. Neem deze dan op in je sjabloon. Zo zou je bijvoorbeeld je projectvoorstel, projectdoelen, projectafsluitingsrapporten, en eindcijfers aan je sjabloon kunnen toevoegen. 

2. Verfijn en veranker je proces. Een van de nuttigste onderdelen van je sjabloon is hoe het cross-functional samenwerken bevordert. Vraag feedback van andere teams en afdelingen, zodat je één, consistent sjabloon kunt gebruiken dat voor veel verschillende groepen werkt. Als je de belangrijkste stappen van je meest succesvolle projectdocumentatieproces hebt vastgesteld, sla je het op als sjabloon.

3. Gebruik een tool om samen te werken. Met een werkbeheertool kun je elke stap van je workflow voor projectdocumentatie synchroniseren en stroomlijnen. Door alles op één plaats op te slaan, kun je minder van app wisselen - wat cruciaal is, want de gemiddelde medewerker wisselt 25 keer per dag tussen 10 apps. Bovendien is het gemakkelijker om informatie te delen: belanghebbenden kunnen je projectdocumentatieproces bekijken met een eenvoudige link naar je sjabloon.

Wat op te nemen in je projectdocumentatiesjabloon

Je projectdocumentatiesjabloon moet aan je behoeften aangepast worden, maar hier zijn enkele nuttige secties om op te nemen als je begint:

• ​​Documentbeschrijving: Voeg het doel en de business case van het document toe

• Locatie: Link naar de plaats waar het document zich bevindt

• Deliverables: Bijbehorende deliverables en afhankelijkheden

• Ondersteunende initiatieven: Sluit aan bij alle doelstellingen die het document ondersteunt

• Verantwoordelijke: Een verantwoordelijk teamlid dat verantwoordelijk is voor elk document

Voorbeelden van documenten die je aan je sjabloon kunt toevoegen:

• Projectplandocument

• Projectcharter

• Projectbereikverklaring

• Projectdoelstellingen

• Projectplanning (met inbegrip van relevante deadlines en mijlpalen)

• Projectroutekaart

• Projectbudget

• Communicatieplan

• Wijzigingsbeheerplannen

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

Veelgestelde vragen