Hoe je compliancebeheer stroomlijnt met Werkbeheertools

Verdrinken in regelgevend papierwerk? Je bent niet alleen. Naleving van de regelgeving is meer dan een vakje om aan te vinken - het is je bescherming tegen verlammende boetes en onherstelbare reputatieschade in snel veranderende regelgevingsomgevingen. Maar laten we eerlijk zijn: traditionele compliance-processen zijn ongeveer net zo spannend als verf zien drogen, en vaak net zo langzaam.

Maar stel je dit voor: je team werkt naadloos samen aan nalevingstaken, geautomatiseerde meldingen houden iedereen op het goede spoor en realtime dashboards tonen in één oogopslag de gezondheid van je naleving van de regelgeving. Het klinkt als een droom, toch?

Voer het dynamische duo van werkbeheertools in, zoals Asana en gespecialiseerde compliancebeheersoftware. Dit krachtige koppel kan je nalevingsprogramma omtoveren tot een goed geoliede machine. Stel je voor dat je potentiële problemen opvangt voordat ze problemen worden of moeiteloos interne auditsporen produceert.

In dit artikel zullen we onderzoeken hoe het integreren van Asana met je compliancebeheersoftware je kan helpen:

• De tijd die aan nalevingstaken wordt besteed te verminderen.

• Menselijke fouten te minimaliseren (want we zijn tenslotte maar mensen).

• Je compliance-team op één lijn en verantwoordelijk te houden.

Klaar om naleving van regelgeving om te zetten in je concurrentievoordeel? Laten we erin duiken!

Wat is compliance management?

Compliance management is het systematische proces dat organisaties gebruiken om ervoor te zorgen dat wetten, voorschriften, industrienormen en intern beleid worden nageleefd. Het omvat een reeks praktijken en tools die zijn ontworpen om nalevingsrisico's in een onderneming te identificeren, te beoordelen en te verhelpen.

Belangrijkste kenmerken van compliance management:

• Risicobeheer: identificeren en evalueren van potentiële nalevingsrisico's

• Beleidsbeheer: het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van nalevingsbeleid

• Regelgevingsmonitoring: het bijhouden van wijzigingen in de regelgeving en wettelijke nalevingsverplichtingen

• Training en opleiding: garanderen dat werknemers de nalevingsvereisten begrijpen

• Auditing en documentbeheer: regelmatig de nalevingsstatus beoordelen en bevindingen documenteren

Effectief compliance management helpt bedrijven de juridische, financiële en reputatierisico's die gepaard gaan met schendingen van de regelgeving te beperken. Voor organisaties, met name in gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg en financiële diensten, zijn naleving en risicobeheer essentieel voor het handhaven van operationele integriteit, het beschermen van de belangen van belanghebbenden en het ondersteunen van duurzame bedrijfsgroei.

Uitdagingen van traditioneel nalevingsbeheer

Als je compliance-team verdrinkt in spreadsheets, e-mailtjes heen en weer stuurt en moeite heeft om belangrijke documenten te vinden, ben je in goed gezelschap. Dit is de realiteit van traditioneel compliance management - een wereld waarin het bouwen van een betrouwbaar compliance-raamwerk aanvoelt als het bouwen van een wolkenkrabber met een handtroffel.

Maar ondanks deze flagrante inefficiënties houden veel organisaties koppig vast aan deze gefragmenteerde, handmatige methoden, waardoor ze onbewust hun inzet voor naleving ondermijnen.

1. Gesiloiseerde informatie en een gebrek aan centralisatie

Een van de meest urgente problemen in traditionele compliance management software is de silo-achtige aard van kritieke informatie. Compliancegegevens bevinden zich vaak in uiteenlopende systemen, afdelingen en documenten, waardoor een gefragmenteerd beeld ontstaat van de compliancestatus van een organisatie. Dit gebrek aan centralisatie kan leiden tot:

• Inefficiënt ophalen van informatie

• Inconsistent bijhouden van naleving

• Mogelijke hiaten in de regelgevende dekking

• Verhoogd risico op niet-naleving

2. Handmatige tracking en processen

Veel organisaties vertrouwen nog steeds sterk op handmatige methoden voor het bijhouden en rapporteren van naleving. Handmatige workflows hebben aanzienlijke nadelen.

• Tijdintensieve gegevensinvoer en -verificatie

• Verhoogde kans op fouten en weglatingen

• Moeite met het opschalen van nalevingsinspanningen

• Uitdagingen bij het handhaven van realtime compliance-zichtbaarheid

Bovendien maakt handmatige tracking het moeilijk om de inzet voor naleving op te schalen naarmate de organisatie groeit of naarmate de wettelijke vereisten complexer worden. Het gebrek aan automatisering in traditionele nalevingsprocessen betekent dat teams eerder vertragingen, gemiste deadlines en onvolledige nalevingstaken ervaren.

3. Inefficiënte rapportage en verantwoordelijkheid

Het genereren van uitgebreide nalevingsrapporten is belangrijk voor zowel interne governance als regelgevende audits. Traditionele rapportagemethoden blijken echter vaak:

• Arbeidsintensief en tijdrovend

• Gevoelig voor onnauwkeurigheden als gevolg van handmatige gegevensverzameling

• Moeilijk aan te passen voor verschillende belanghebbenden

• Ontoereikend voor het bieden van realtime inzichten in compliance

Bovendien kan een gebrek aan verantwoordelijkheid binnen traditionele compliance-managementsystemen leiden tot over het hoofd geziene taken en verantwoordelijkheden. Zonder duidelijke verantwoordelijkheid en volgmechanismen kan zelfs de beste compliance management software ervoor zorgen dat activiteiten over het hoofd worden gezien, waardoor de organisatie wordt blootgesteld aan compliance-risico's.

Wat is compliancebeheersoftware?

Compliancebeheersoftware is ontworpen om de processen die betrokken zijn bij het handhaven van de naleving van de regelgeving te automatiseren en te stroomlijnen. Deze softwareoplossingen bieden meestal functies zoals taakautomatisering, toezicht op naleving van regelgeving, auditbeheer en documentbeheer. Het is alsof je een digitale assistent hebt die nalevingsactiviteiten centraliseert op één gebruiksvriendelijk platform, waardoor je beter in staat bent om de naleving van de regelgeving te beheren en te monitoren.

Definitie en doel

In de kern biedt compliance management-software een gestructureerd raamwerk voor organisaties om hun compliance-verplichtingen bij te houden en te beheren. Beschouw het als je compliance-commandocentrum.

• Taken voor naleving automatiseren: het automatiseren van routinematige bedrijfsprocessen, zoals taaktoewijzingen, herinneringen en het bijhouden van deadlines, helpt de handmatige werklast en het risico op menselijke fouten te verminderen.

• Het bijhouden van wettelijke vereisten: sommige software kan bedrijven zelfs in staat stellen om de toepasselijke regelgeving en normen bij te houden, waardoor het gemakkelijker wordt om te blijven voldoen aan de nieuwste wijzigingen in de regelgeving.

• Rapporten genereren: compliance management-software vereenvoudigt het proces van het genereren van rapporten, biedt realtime inzichten in de compliance-status en helpt organisaties hun compliance-inspanningen aan toezichthouders en belanghebbenden te demonstreren.

Beperkingen van compliance management software

Hoewel compliance management software tal van voordelen biedt, is het belangrijk om realistische verwachtingen te stellen. Organisaties die op zoek zijn naar oplossingen voor nalevingsbeheer moeten de beperkingen begrijpen.

• Beperkte centralisatie tussen systemen: ondanks beloften van volledige integratie, hebben traditionele compliance management-platforms vaak moeite om alle controles en taken volledig te centraliseren. Dit kan leiden tot gefragmenteerde informatie over verschillende systemen, waardoor er potentiële hiaten in je nalevingsprogramma ontstaan en de algehele effectiviteit van de software wordt verminderd.

• Handmatige processen blijven: verwacht geen volledige eliminatie van handmatig werk. Ondanks indrukwekkende automatiseringsfuncties vereisen veel compliance management tools nog steeds een zekere mate van handmatige invoer voor updates, beoordelingen en tracking. Deze afhankelijkheid van handmatige workflows kan het potentieel voor menselijke fouten vergroten en de efficiëntieverbeteringen die automatisering biedt, verminderen.

• Complexe integraties: het integreren van compliance-software met andere tools, zoals documentbeheersystemen of workflowplatforms, kan complex en tijdrovend zijn. Deze integratie-uitdagingen kunnen leiden tot inefficiënties en het vermogen van de software om nalevingsprocessen te stroomlijnen beperken.

• Gebrek aan realtime updates: veel nalevingsbeheertools bieden geen realtime mitigatie-updates, waardoor effectieve nalevingsbewaking een uitdaging is. Dit gebrek aan realtime inzichten kan het vermogen van een organisatie om snel te reageren op nalevingsproblemen belemmeren.

Hoe Asana compliancebeheersoftware verbetert

Voel je je overweldigd door de beperkingen van traditionele compliancebeheersoftware? Dit is een veelvoorkomende uitdaging. Dat is waar Asana van pas komt en een revolutie teweegbrengt in de manier waarop organisaties met hun nalevingsactiviteiten omgaan. Door een krachtige werkbeheertool zoals Asana te integreren, kun je de veelvoorkomende valkuilen van standaard compliance-softwareoplossingen aanpakken en je compliance-programma naar een hoger niveau tillen.

1. Centraliseer nalevingscontroles in één registratiesysteem

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Asana voor nalevingsbeheer is de mogelijkheid om nalevingscontroles te centraliseren. Door één enkel registratiesysteem te bieden, elimineert Asana de verspreide aanpak die vaak compliancebeheersoftware teistert.

• Leg alle controles vast in een centraal project: zeg vaarwel tegen verloren controles en hallo tegen organisatie. Met Asana kun je nalevingscontroles toewijzen aan verschillende raamwerken met behulp van aangepaste velden. Het is alsof je een digitale compliance-hub hebt, waar je moeiteloos controles kunt organiseren en bijhouden, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

• Stel regels in voor waarschuwingen: ben je het zat om kritieke compliance-deadlines te missen? Asana staat voor je klaar. Stel geautomatiseerde regels in om controle-eigenaren te waarschuwen wanneer beoordelingen, updates of corrigerende maatregelen nodig zijn. Het is alsof je een virtuele compliance-manager hebt die 24/7 werkt, je helpt om op de hoogte te blijven van je compliance-taken en het risico op toezicht vermindert.

• Volg de status met rapportagedashboards: de rapportagedashboards van Asana bieden realtime inzichten in de status van je nalevingscontroles. Het is alsof je een kristallen bol hebt, waarmee je de voortgang kunt volgen en potentiële problemen kunt identificeren voordat ze escaleren tot grote problemen.

Voorbeeld: stel je voor dat je SOX-naleving (Sarbanes-Oxley Act) beheert voor een financieel dienstverleningsbedrijf. Met Asana kun je een gecentraliseerd project maken dat al je SOX-controles, risicobeoordelingen en nalevingsinitiatieven bevat. 

Met aangepaste velden kun je elke controle toewijzen aan specifieke SOX-secties, risiconiveaus toewijzen en de status bijhouden. Met deze gecentraliseerde aanpak kun je realtime statistieken genereren over je SOX-nalevingsinspanningen, wat waardevolle inzichten biedt voor SEC-rapportage.

2. Stroomlijn het verzamelen van bewijsmateriaal en documentatie voor audits

Interne audits kunnen stressvol zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Asana stroomlijnt de vaak omslachtige processen van het verzamelen van bewijsmateriaal en documentatie, waardoor de voorbereiding van interne audits een fluitje van een cent wordt.

• Centraliseer documentatie: geen hectische zoektochten meer naar belangrijke documenten. Met integraties met populaire platforms zoals SharePoint, Box en Google Drive kun je met Asana alle vereiste documentatie op één centrale locatie opslaan. Het is alsof je een digitale archiefkast hebt die altijd georganiseerd en toegankelijk is.

• Gebruik AI-gegenereerde rapporten: verdrinken in auditgegevens? Laat AI je redder in nood zijn. De AI-gegenereerde samenvattingen van Asana bieden snelle samenvattingen van de auditstatus, zodat je teams op de hoogte blijven zonder door bergen informatie te hoeven waden. Het is alsof je een compliance-expert hebt die je direct kan briefen over de belangrijkste auditdetails.

• Automatiseer taakherinneringen: vergeet het achterna zitten van teamleden voor updates. De automatiseringsfuncties van Asana kunnen tijdige herinneringen naar belanghebbenden sturen om taken binnen specifieke deadlines te voltooien. Het is alsof je een persoonlijke assistent hebt die ervoor zorgt dat je auditvoorbereidingen op schema en op tijd blijven.

Voorbeeld: Stel, je bereidt je voor op een (International Organization for Standardization) ISO 27001-audit op je IT-afdeling. Met de intuïtieve interface van Asana kun je sjablonen maken voor verschillende soorten taken voor het verzamelen van bewijs. 

Je kunt geautomatiseerde meldingen instellen voor teamleden om het beveiligingsbeleid bij te werken, regelmatig risicobeoordelingen uit te voeren en procedures voor incidentenrespons te documenteren. Wanneer auditors specifieke bedrijfscompliance-documenten opvragen, kun je deze snel vinden en rechtstreeks vanuit Asana delen, waardoor het hele auditproces wordt gestroomlijnd.

3. Integreer nieuwe nalevingsvereisten efficiënt in je programma

Naarmate nieuwe wijzigingen in de regelgeving zich voordoen, moeten organisaties hun compliancebeheersoftware snel aanpassen om compliant te blijven. Asana helpt je voorop te blijven lopen door snelle integratie van nieuwe nalevingsvereisten in bestaande workflows mogelijk te maken.

• CSV-bestanden importeren: wanneer nieuwe nalevingsvereisten op je bureau belanden, raak dan niet in paniek. Importeer snel CSV-bestanden met nieuwe vereisten of controleer hiaten in Asana en zet ze direct om in uitvoerbare taken. Het is alsof je een compliance-vertaler hebt die complexe regelgeving omzet in duidelijke, beheersbare acties.

• Beheer gevoelige toegang: beveiliging is van het grootste belang bij compliance management. Met de robuuste toestemmingen en bedieningselementen van Asana kun je de toegang tot gevoelige nalevingsinformatie met precisie beheren. 

• Houd teams op de hoogte met AI-gegenereerde statusupdates: de AI-gegenereerde statusupdates van Asana houden alle teams op de hoogte van de voortgang van nalevingstaken. Het is alsof je een compliance-nieuws kanaal hebt om ervoor te zorgen dat iedereen altijd op één lijn zit over je inzet voor compliance.

Voorbeeld: stel dat je een zorgverlener bent die een nieuw HIPAA-nalevingsprogramma implementeert. Je kunt Asana gebruiken om een uitgebreide GRC-module (Governance, Risk en Compliance) te maken voor HIPAA-naleving. 

Begin met het importeren van een CSV-bestand met alle HIPAA-vereisten, die Asana omzet in uitvoerbare taken. Je kunt deze taken vervolgens toewijzen aan relevante teamleden, deadlines instellen en de voortgang bijhouden. Gebruik tijdens de implementatie de AI-gegenereerde statusupdates van Asana om belanghebbenden op de hoogte te houden van je voortgang bij het beperken van HIPAA-gerelateerde risico's.

Zo upgrade je je compliance-managementsysteem met Asana

Wie had gedacht dat je favoriete werkbeheerplatform naleving van regelgeving kon aanpakken? Deze stapsgewijze handleiding laat zien hoe je de veelzijdige functies van Asana kunt gebruiken om een betrouwbaar nalevingsbeheersysteem te bouwen. Laten we eens kijken naar de integratie van je compliance-managementsoftware met Asana, van het centraliseren van processen tot realtime monitoring.

Stap 1: Centraliseer je nalevingsprocessen

Begin met het consolideren van je compliance-activiteiten op één intuïtief platform:

• Maak een speciaal Asana-project voor je nalevingsprogramma.

• Stel secties in voor verschillende nalevingsgebieden (bijv. HIPAA, SOX, ISO).

• Gebruik aangepaste velden om wettelijke vereisten en deadlines bij te houden.

• Ontwikkel sjablonen voor terugkerende nalevingstaken en -beoordelingen.

Tip: Gebruik de documentbeheerfuncties van Asana om je beleid en procedures op te slaan en versiebeheer uit te voeren.

Stap 2: Automatiseer je nalevingsworkflows

Stroomlijn vervolgens je compliance-software met automatisering.

• Stel regels in om automatisch taken toe te wijzen op basis van je input en behoeften.

• Gebruik afhankelijkheden om ervoor te zorgen dat taken in de juiste volgorde worden voltooid.

• Maak aangepaste sjablonen voor verschillende soorten nalevingsaudits.

• Implementeer terugkerende taken voor regelmatige nalevingscontroles en -beoordelingen.

Tip: begin klein met automatisering. Kies eerst één repetitief nalevingsproces om te automatiseren en breid vervolgens geleidelijk uit. Met deze aanpak kun je je automatiseringsstrategie verfijnen en na verloop van tijd het vertrouwen van de gebruiker opbouwen.

Stap 3: Verbeter de nalevingsbewaking en -rapportage

Ontdek in realtime hoe compliant je bent.

• Ontwerp aangepaste dashboards om belangrijke nalevingsstatistieken weer te geven.

• Stel geautomatiseerde meldingen in voor aankomende deadlines en potentiële risico's.

• Gebruik de rapportagefuncties van Asana om nalevingsrapporten voor belanghebbenden te genereren.

• Integreer met andere tools (bijv. risicobeheersoftware) voor uitgebreid toezicht.

Tip: Regelmatige monitoring helpt potentiële problemen vroegtijdig te identificeren, wat het risico op niet-naleving en bijbehorende sancties vermindert.

Stap 4: Stroomlijn compliance-training en -bewustzijn

Zorg ervoor dat je je team up-to-date en betrokken houdt.

• Maak een speciaal project voor nalevingstrainingsinitiatieven.

• Gebruik Asana Formulieren om de voltooiing van de training bij te houden en feedback te verzamelen.

• Stel geautomatiseerde herinneringen in voor opfriscursussen en nieuwe wettelijke vereisten.

• Ontwikkel een kennisbank binnen Asana voor eenvoudige toegang tot nalevingsmiddelen.

Tip: wijs op elke afdeling een voorstander van naleving aan om betrokkenheid te stimuleren en bedrijfsbrede naleving te garanderen.

Stap 5: Integreer naleving in bedrijfsprocessen

Maak naleving een naadloos onderdeel van je dagelijkse activiteiten.

• Breng je bedrijfsprocessen in kaart in Asana.

• Identificeer contactpunten waar nalevingscontroles moeten plaatsvinden.

• Maak subtaken voor nalevingsbeoordelingen binnen relevante bedrijfsprojecten.

• Gebruik de API van Asana om te integreren met andere bedrijfskritische systemen.

Tip: betrek bij het integreren van compliance in bedrijfsprocessen belangrijke belanghebbenden van verschillende afdelingen. Hun inzichten kunnen helpen bij het identificeren van kritieke nalevingscontactpunten die je misschien over het hoofd hebt gezien en zorgen voor buy-in in de hele organisatie.

Door deze stappen te volgen, kan Asana je compliancebeheersoftware transformeren tot een proactief, waarde toevoegend onderdeel van je bedrijf.

Verbeter je compliance-managementsysteem met Asana

Stel je een scenario voor waarin naleving geen karwei is, maar een naadloos onderdeel van je workflow. Met Asana is dat scenario binnen handbereik. Stroomlijn taken, automatiseer processen en centraliseer bedieningselementen - allemaal op één krachtig platform.

Ontdek hoe Asana je compliancebeheersoftware kan transformeren. Klik nu om oplossingen op maat te verkennen die zijn afgestemd op je bedrijfsdoelen en nalevingsrisico's verminderen.

Je reis naar moeiteloze naleving begint hier. Laten we het samen bouwen.