Organisatorische silo's: 4 veelvoorkomende problemen en hoe je ze kunt voorkomen

Ondernemingen zijn vaak georganiseerd op basis van een specifieke teamfunctie. Dit staat bekend als een organisatiestructuur en het is niet noodzakelijk een slechte zaak. Zonder de juiste tools en integraties kan het segmenteren van je onderneming per functie organisatorische silo's creëren. Hoewel sterke organisatorische silo's communicatieproblemen kunnen veroorzaken, zijn silo's niet per se een slecht onderdeel van een bedrijf. 

Wat is een organisatorische silo?

Een organisatorische silo is een team, afdeling of groep mensen die gesegmenteerd zijn van de informatiestroom van andere delen van je bedrijf. Dit kan zowel opzettelijk als onbedoeld gebeuren. Organisatorische silo's treden meestal op omdat verschillende teams unieke processen maken en hun eigen specifieke tools gebruiken om hun werk te voltooien. Dit betekent dat de workflow van je engineeringteam er anders uitziet dan het werk van je marketingteam. Onbedoeld komen deze teams in silo's van elkaar terecht.

Silo's kunnen ook met specifieke personen gebeuren. Wanneer een individueel lid van een organisatie essentiële informatie over een team of organisatie bezit, kan dit bijdragen aan een silo-mentaliteit. Een silo-mentaliteit is een mentaliteit waarbij individuen of teams geen kennis met elkaar delen, wat communicatieproblemen kan veroorzaken en samenwerking moeilijk kan maken. Meestal worden individuen niet opzettelijk silo's. Dit gebeurt vaak wanneer kleine teams beginnen uit te breiden - het meest vaste individu in het team kan de informatiesilo worden als het team processen niet standaardiseert en documenteert.

Er zijn een paar manieren waarop organisatorische silo's kunnen ontstaan, waarvan sommige opzettelijk zijn en sommige niet. Hier zijn een paar voorbeelden van veelvoorkomende organisatorische silo's:

• Afdelingssilo: dit is wanneer een afdeling van elkaar is afgesloten. Omdat ondernemingen vaak worden georganiseerd op basis van functie, is dit de meest voorkomende organisatorische silo. 

• Rang- of niveausilo: dit soort silo treedt op wanneer individuen of teams strategie, doelen of andere belangrijke informatie achterhouden voor teamleden boven of onder hen in niveau.

• Locatie-silo: deze silo's worden gemaakt wanneer teams worden gesegmenteerd door verschillende kantoorlocaties. Personen die samenwerken in hetzelfde kantoor kunnen informatie persoonlijk of ad hoc delen en vergeten deze te delen met anderen op verschillende locaties. 

• Silo's in de planning: voor teams die in verschillende ploegendiensten of verschillende uren werken, kunnen er informatiesilo's bestaan op basis van de ploeg van een teamlid. Nieuwe informatie kan worden doorgegeven aan degenen die in de dagploeg werken, maar niet aan leden die in de nachtploeg werken.

Kunnen silo's goed zijn voor een bedrijf?

Silo's zijn niet per se slecht voor het bedrijfsleven - het is belangrijk om een organisatiestructuur te bieden voor verschillende afdelingen. Goede silo's kunnen bijdragen aan een positieve bedrijfscultuur, effectieve communicatie en efficiëntere werkmethoden. 

Silo's kunnen echter negatief worden versterkt door territoriumstrijd, onduidelijke visie en een gebrek aan communicatie. Dit kan leiden tot verminderde interacties met noodzakelijke teams, dubbel werk en weerstand tegen verandering. Als dit het geval is, is het belangrijk dat je silo's afbreekt en een brug slaat tussen de twee teams.

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten

Wat veroorzaakt organisatorische silo's?

Organisatorische silo's kunnen op verschillende manieren worden geformuleerd. Hier zijn een paar manieren waarop ze zich vormen en oplossingen over hoe je silo's kunt afbreken om meer samenwerking op de werkplaats aan te moedigen.

Silomentaliteit binnen leiderschap

Wanneer teamleiders een silo-mentaliteit hebben, kan deze houding doorsijpelen naar hun direct ondergeschikten. Het goede voorbeeld geven is aanstekelijk, en als hun leider negatieve oordelen heeft over een bepaald team, kan dit snel de rest van hun direct ondergeschikten beïnvloeden. Dit draagt bij aan onnodige concurrentie, miscommunicatie en een meer vijandige werkomgeving.

Hoe je dit oplost: wanneer je met leiderschapsteams werkt, zorg er dan voor dat je duidelijke, bedrijfsbrede doelen stelt. Dit geeft leiders een duidelijk idee van wat het einddoel is en hoe de doelen van hun specifieke team bijdragen aan een deel van een groter geheel. In dit ontwerp is het gemakkelijker om te begrijpen hoe elk team verantwoordelijk is voor een klein deel van het grotere geheel en waarom ze moeten samenwerken. De focus ligt op het bereiken van een groter Doel in plaats van met elkaar te concurreren.

Geen vaste processen voor samenwerking tussen teams

Zonder gecentraliseerde tools zal elk team zijn eigen tools en processen gebruiken om zijn werk te voltooien. Dit is prima voor intern werken binnen een specifieke afdeling, maar kan uitdagingen veroorzaken bij cross-functioneel werken. Externe teams hebben niet noodzakelijkerwijs hetzelfde proces, dus dit kan een informatiesilo veroorzaken.

Zonder een centraal registratiesysteem kunnen cross-functional teams geen informatie delen of met anderen communiceren. Teams verliezen informatie op verschillende communicatieplatforms en door miscommunicatie. Dit kan leiden tot gemiste deadlines, verloren documentatie en dubbel werk.

Hoe je dit oplost: Zet een centraal registratiesysteem op via een Werkbeheerplatform. Als je team momenteel geen vaste processen voor communicatie heeft, zorg er dan voor dat je de beste praktijken voor wijzigingsbeheer implementeert om ervoor te zorgen dat iedereen in je organisatie begrijpt hoe het platform te gebruiken. Zodra je werkbeheerplatform is geïmplementeerd, moet je training geven over het gebruik van het platform bij het onboarden van nieuwe werknemers. Dit stelt verwachtingen voor welke communicatie waar naartoe gaat en hoe teams samenwerken.

Uitsluitend extrinsieke prikkels

Het instellen van stimulansen is een veel voorkomende manier om teamleden aan te moedigen een gemeenschappelijk doel te bereiken. Maar als het werk dat de stimulans aanmoedigt niet aansluit bij de bedrijfsdoelen, zouden teamleden alleen kunnen bijdragen aan de stimulans. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat een leider een stimulans creëert voor een marketingteam. De teamleider vertelt teamleden dat ze een kleine bonus ontvangen voor elke aanmelding die ze ontvangen voor een specifieke webinar. Hoewel dit klinkt als een goede manier om nieuwe aanmeldingen aan te moedigen, kunnen teamleden het systeem bespelen door zoveel mogelijk mensen aan te moedigen zich aan te melden voor de webinar, ongeacht hoe gekwalificeerd ze zijn. Deze vorm van extrinsieke motivatie is niet per se een slechte zaak, maar het zou niet de enige motivatie moeten zijn die je team heeft. 

Hoe je dit oplost: als je een vorm van extrinsieke motivatie zoals een stimulans implementeert, zorg er dan voor dat deze specifiek genoeg is om te verbinden met overkoepelende bedrijfsdoelen. Het is ook belangrijk om de individuele intrinsieke motivatie van je team aan te moedigen. Als je ziet dat teamleden interesse tonen in een bepaald project of werk, zorg er dan voor dat je die nieuwsgierigheid en hun interesses aanmoedigt.

Doelen in een silo

Een team dat geen gemeenschappelijk doel heeft, is als een boot in open water zonder enige vorm van lokalisatieapparatuur. Zonder een gemeenschappelijk doel ontwikkelen individuele afdelingen individuele strategieën zonder samen te werken met andere teams. Dit gebrek aan een totaalbeeld veroorzaakt dubbel werk, inefficiënte processen en een ongeorganiseerde werkomgeving.

Oplossing: Stel teamdoelen vast en geef duidelijk aan hoe deze bijdragen aan het bereiken van grotere bedrijfsdoelen. De beste manier om dit te doen is door samenwerkingstools te gebruiken die het werk dat je team voltooit, verbinden met bedrijfsdoelen. 

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten

5 tips om je bedrijf te organiseren om silo's te voorkomen

Hier zijn een paar tips die je kunt gebruiken om je bedrijf te helpen organiseren op een manier die schadelijke silo's voorkomt en cross-samenwerkende communicatie aanmoedigt. 

1. Stimuleer transparante communicatie

Een van de gemakkelijkste manieren om organisatorische silo's af te breken, is door eenvoudig een brug te bouwen met duidelijke communicatie. Wanneer dit begint met het leiderschapsteam, heeft de hele organisatie een goed voorbeeld van hoe de informatiestroom moet verlopen, hoe teamsamenwerking werkt en hoe de organisatiecultuur bijdraagt aan het bereiken van doelen. Wanneer het leiderschapsteam het goede voorbeeld geeft, zullen hun direct ondergeschikten hun gedrag nabootsen. Hoe meer mensen in je organisatie effectief communiceren, hoe beter.

2. Moedig regelmatige cross-samenwerking aan

Als je wilt dat je team zich op zijn gemak voelt bij het werken en verbinden met teams buiten hun eigen team, zorg er dan voor dat ze de kans krijgen om dat te doen. Stel cross-functional tijgerteams samen voor specifieke projecten, of leg regelmatig contact met cross-functional partners om ervoor te zorgen dat de banden sterk blijven. Creëer beste praktijken voor het communiceren met andere afdelingen en leg de basis voor een langdurig partnerschap. 

3. Stel één consistent registratiesysteem op

Een van de gemakkelijkste manieren om ervoor te zorgen dat je verschillende teams informatie delen, is door één centraal registratiesysteem op te zetten. Wanneer iedereen toegang heeft tot het verschillende werk waar cross-functional teams aan werken, is het veel moeilijker voor silo's om zich te vormen. Dit soort transparantie helpt cross-functionele teams om hun werk beter samen te plannen.

4. Verbind werk met meetbare doelen

Het gaat niet alleen om het stellen van doelen, het gaat om het stellen van doelen die je team daadwerkelijk kan bereiken. Zorg ervoor dat je meetbare technieken voor het stellen van doelen gebruikt, zoals slimme doelen of OKR's, zodat cross-functionele teamleiders complementaire strategieën kunnen maken en dubbel werk kunnen voorkomen. Zodra de doelen zijn vastgesteld, verbind je het werk dat je team voltooit met die meetbare resultaten. Door het werk van je team rechtstreeks te verbinden met die meetbare doelen, kun je hen helpen begrijpen hoe belangrijk hun werk is. 

5. Een systeem van checks and balances instellen

Geen enkel team zou controle moeten hebben in de besluitvorming - stel manieren vast voor teams die vaak samenwerken om wat checks and balances te hebben, zodat er geen monopolie is op besluitvorming. Hoewel het niet vaak voorkomt, is het mogelijk dat het ene team het andere domineert als ze meer middelen hebben of een hoger belang in de zaak hebben. Een manier om ervoor te zorgen dat iedereen inspraak heeft, ongeacht in welk team ze zitten, is om groepsbeslissingstechnieken te gebruiken.

Overbrug organisatorische silo's om de productiviteit te verhogen

Vergroot cross-functional samenwerking en optimaliseer je organisatiestructuur om teams te helpen op één lijn te blijven. Op die manier kunnen teams zich minder concentreren op dubbel werk en het beheren van interpersoonlijke relaties tussen teams, en meer op het kenniswerk dat nodig is om je doelen te bereiken. 

Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams

In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.

Krijg de inzichten