Tips voor het maken van een document en sjabloon voor een informatieaanvraag (RFI)

Een verzoek om informatie (RFI) is de perfecte plek om te beginnen wanneer je op zoek bent naar een leverancier om je volgende project aan te pakken. RFI-sjablonen helpen je niet alleen om je gedachten te ordenen, maar ze kunnen ook informatie van leveranciers krijgen om je te helpen de beste consultants voor je project te vinden.

In deze handleiding wordt uitgelegd wat een RFI is, wanneer je het moet gebruiken en welke stappen je moet nemen  om dit document te maken. Gebruik vervolgens ons gratis RFI-sjabloon om je een voorsprong te geven in het proces.

Wat is een RFI?

Een verzoek om informatie (RFI) is een document dat een projectmanager naar potentiële leveranciers gestuurd om informatie te verzamelen over hun beschikbare diensten en producten. Het doel van het verzenden van een RFI is om voorgestelde aannemersoplossingen voor je bedrijfsprojecten te krijgen. Als zodanig hoef je het antwoord op je probleem niet te weten wanneer je begint. Een RFI kan deel uitmaken van het proces om erachter te komen wat de beste manier is om je probleem op te lossen.

Een RFI omvat:

• Projectdetails

• Evaluatiecriteria

• Kwalificaties

• Details van de indiening

• Deadline voor reactie

• Gevraagde informatie

Je bedrijf kan je RFI-formulieren aanpassen om leveranciers specifieke vragen te stellen over doelgroepen, eerdere projecten en bedrijfskenmerken. Dit is nuttig omdat het stellen van de meest relevante vragen aan je leverancier hen zal helpen sneller en op een effectievere manier een oplossing te vinden.

Een RFI helpt je team toekomstige fouten te verminderen door gedetailleerde informatie van je leveranciers op te vragen. Je kunt de combinatie van reacties van RFI-, RFP- en RFQ-documenten gebruiken om je definitieve beslissing te nemen over welke leverancier je gaat selecteren.

RFI versus RFP

Het grote verschil tussen een RFI- en een RFP-proces is wanneer je ze gebruikt. Je moet eerst een aanvraag voor informatie sturen - wanneer je wilt weten hoe potentiële leveranciers een projectprobleem zouden oplossen. 

Een offerteaanvraag (RFP) document biedt achtergrondinformatie, details en projectbudget. Je moet dit type sjabloon naar potentiële leveranciers sturen en hen vragen om een voorstel terug te sturen. Gebruik een aanvraag voor een voorstel wanneer je vraagt naar de specifieke stappen die een leverancier zal nemen om een project te voltooien - dit is ook de manier waarop leveranciers bieden op hun werk.

RFI versus RFQ

Een aanvraag voor informatie verzamelt algemene informatie over de potentiële leverancier. Een offerteaanvraag (RFQ) is een document dat bedrijven naar leveranciers sturen om hun prijzen te verduidelijken. 

Meestal verstuur je eerst een RFI en daarna een RFQ, maar je gebruikt beide om te beslissen welke leverancier het beste is voor het Voltooien van de taak. Een verzoek om informatie richt zich op de projectdetails en het grote geheel, terwijl een offerteaanvraag zich vooral richt op de kosten van de diensten of goederen van een leverancier.

Wanneer moet je een RFI gebruiken?

Je moet een aanvraag voor informatie gebruiken als de eerste stap van de projectplanningsfase. 

Een RFI-sjabloon is vooral handig als je een probleem hebt dat je moet oplossen, maar niet zeker weet waar je moet beginnen of hoe je het probleem moet oplossen. Door een beschrijving van het probleem naar leveranciers te sturen, kun je de optionele oplossingen vinden. Stel je bijvoorbeeld de volgende scenario's voor:

• Als je een mening wilt over het verbouwen van je startpagina, kun je een RFI sturen naar een interieurontwerper.

• Als je overstromingen in je kelder wilt voorkomen, kun je een verzoek om informatie sturen naar verschillende aannemers.

• Je kunt een RFI-sjabloon naar SEO-experts e-mailen als je de beste strategie wilt vinden om het verkeer naar je website te stimuleren.

Zodra je het voltooide RFI-document hebt beoordeeld, kun je beslissen in welke verkopers of leveranciers je nog geïnteresseerd bent. Vervolgens kun je deze verkleinde lijst gebruiken om te weten naar wie je een aanvraag voor een voorstel moet sturen om nog meer details te krijgen over hoe ze het project zullen voltooien.

Een RFI-document maken

Nadat je hebt vastgesteld dat je een probleem hebt dat je moet oplossen of een project dat ondersteuning van een aannemer vereist, is het tijd om je RFI-document te verzenden. Vergeet niet dat je de oplossing nog niet helemaal hoeft te hebben uitgezocht. 

Je leveranciers zullen reageren met manieren waarop ze je kunnen helpen bij je inspanningen. Hieronder staan de vier stappen om een RFI-document te maken om je te helpen de juiste aannemers voor je volgende project te vinden.

1. Maak een behoefteverklaring

Voordat je iets anders doet, moet je de behoefteverklaring in je RFI-document invullen. Deze sectie moet een kort overzicht geven van het probleem dat je probeert op te lossen en de criteria van de leverancier. Geef net genoeg informatie zodat een leverancier het probleem kan begrijpen, zelfs zonder voorafgaande achtergrondkennis van je bedrijf.

Een goed voorbeeld is als je contact opneemt met een marketingspecialist om te helpen met het marketingplan van je kledinglabel.  Je zou hen een RFI-sjabloon sturen met een verklaring van behoefte waarin je uitlegt dat je de merkbekendheid en inkomsten voor je bedrijf wilt vergroten. De marketingspecialisten reageren in de sectie 'gevraagde informatie' van het document en laten zien hoe ze het probleem kunnen oplossen.

2. Voeg je bedrijfsgegevens toe

Door extra details over je bedrijfsmodel te geven, kan je leverancier efficiënter een oplossing voor je probleem vinden. Vertel over je branche, doelgroep en bedrijfswaarden om hen te helpen hun antwoord aan te passen aan je behoeften. Het verstrekken van deze belangrijke achtergrondinformatie zal je leverancier ook helpen om de specifieke problemen die je probeert op te lossen in meer detail te begrijpen.

3. Voeg belangrijke projectdetails toe

Vraag jezelf vervolgens af wat de meest cruciale informatie is om op te nemen in je RFI-reactie. Zorg ervoor dat je alle informatie opneemt die een leverancier moet weten om je project te voltooien.

Hier zijn enkele factoren om op te nemen bij het maken van je RFI-document:

• Projectdoelen: geef de details en doelstellingen van het project op om leveranciers voldoende informatie te geven om een oplossing voor je probleem te vinden.

• Indieningsdetails: voeg je e-mailadres of postadres toe aan je document om ervoor te zorgen dat leveranciers weten waar ze je RFI naartoe moeten sturen.

• Deadline voor reactie: Door de deadline voor reactie en het tijdsbestek direct in het RFI-document te vermelden, kun je ervoor zorgen dat alle deelnemers begrijpen wanneer ze hun document op tijd moeten indienen om in aanmerking te komen.

• Evaluatiecriteria: met duidelijke evaluatievereisten kunnen potentiële aannemers weten of ze voldoen aan de minimumkwalificaties om geselecteerd te worden voor je project. 

Door al je projectdetails op te nemen, kun je een aannemer vinden die je project met succes kan voltooien en iemand vinden die een oplossing heeft voor je problemen. Het zal aannemers ook helpen hun reacties aan te passen aan je exacte projectbehoeften, dit kan je een goed idee geven van hoe goed ze bij je passen

4. Voeg een reactiesectie toe

Geef respondenten de kans om uit te leggen hoe ze het project zullen voltooien. Dit is van cruciaal belang, omdat je wilt evalueren of het al dan niet een goede potentiële oplossing is. Vraag hen ook uit te leggen waarom zij het beste Team zijn voor de klus. Dit geeft je inzichten in de manier waarop hun team is opgezet, hoe ze het werk benaderen en hoe hun arbeidsethos is. Deze antwoorden helpen je om de leveranciers te bepalen waarmee je verder moet gaan door een offerteaanvraag (RFP) te sturen.

Zorg er in het bijzonder voor dat je RFI-document secties heeft voor:

• Gevraagde informatie: Het is essentieel om een sectie op te nemen die leveranciers moeten invullen om alle vragen te beantwoorden die je bedrijf wil weten over het project.

• Kwalificaties: Zorg voor een sectie waar leveranciers hun kwalificaties kunnen invullen en opnemen om je te helpen een weloverwogen beslissing te nemen over met wie je het beste kunt samenwerken.  

RFI-sjabloon

Gebruik ons RFI-sjabloon hieronder om je te helpen de leverancier te vinden die je kan helpen je projectproblemen op te lossen. Wanneer je je RFI verzendt, moet je de secties bedrijfsgegevens, doelen, doelstellingen, bedrijfsvereisten, omvang van het werk en gevraagde informatie invullen. 

Zoals weergegeven in ons voorbeeld van een informatieaanvraag hieronder, laat je de sectie voor de reactie van de leverancier leeg, zodat je aannemer ruimte heeft om je vragen te beantwoorden.

Van RFI-sjabloon tot leveranciersbeheer

Met behulp van een gedetailleerd RFI-sjabloon kun je de beste oplossingen vinden voor de obstakels van je bedrijf. Een aanvraag voor een informatiedocument kan je helpen een shortlist van potentiële aannemers te maken en de basis te leggen voor verwachtingen over projectdeliverables. 

Maar een RFI is nog maar het begin. Probeer voor je volgende project Asana te gebruiken om je RFI-, RFP- en RFQ-documenten bij te houden.