Hoe begin je opnieuw met het herontwerpen van bedrijfsprocessen

Als het niet kapot is, repareer het dan niet, toch? Maar als iets niet zo efficiënt werkt als het zou kunnen, is de enige manier om het beter te maken soms om het allemaal uit elkaar te halen en het een beetje anders weer in elkaar te zetten. Dat is het concept achter bedrijfsprocesre-engineering. 

Wat is bedrijfsprocesre-engineering (BPR)?

Bedrijfsprocesre-engineering (BPR) is de volledige revisie van bestaande kernbedrijfsprocessen om de output te verbeteren, zoals winst, productkwaliteit, kosten of snelheid. BPR is een extreem betrokken proces dat de steun van de hele organisatie, nauwkeurige planning en een toegewijd team vereist om verder te gaan. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf kan BPR een paar maanden tot jaren duren om te voltooien.

Bedrijfsprocesre-engineering versus bedrijfsprocesverbeteringen

Deze twee strategieën voor procesverbetering hebben beide hetzelfde einddoel: wijzigingen aanbrengen in bedrijfsprocessen met als doel de prestaties te verbeteren. Het belangrijkste verschil is de omvang en de schaal van de wijzigingen die worden aangebracht. 

Bedrijfsprocesverbeteringen zijn kleinschalige veranderingen die bedoeld zijn om een specifiek proces binnen een organisatie te verbeteren. Als je team een model voor continue verbetering gebruikt, ben je waarschijnlijk bekend met bedrijfsprocesverbeteringen. 

Bedrijfsprocesre-engineering is het veranderen van processen op een veel grotere schaal. In plaats van naar kleinere individuele stappen te kijken, beoordeelt BPR het bedrijf als geheel en herconfigureert het hoe het hele bedrijf werkt. 

Stel je voor dat een auto representatief is voor een bedrijf en dat de auto een lekkende benzinetank heeft. Als het team procesverbeteringen zou gebruiken om de lekkende benzinetank te repareren, zouden ze een proces creëren om de oude benzinetank te vervangen door een nieuwe zonder lek. Bedrijfsprocesre-engineering zou naar de benzinetank kijken en overwegen of er een alternatieve brandstof is om te gebruiken in plaats van benzine. 

Wanneer bedrijfsprocesre-engineering gebruiken

Bedrijfsprocesre-engineering is een groot en allesomvattend proces. Het kan erg duur zijn - en hoe groter je bedrijf, hoe uitdagender het proces wordt. Denk aan het verschil tussen een start-up van ongeveer 25 werknemers en een bedrijf met 2.000 werknemers. Het grotere bedrijf zal veel meer gevestigde processen en workflows hebben, terwijl het kleinere bedrijf sneller wijzigingen kan aanbrengen. Als je moeite hebt om te beslissen of de inzet de moeite waard is, overweeg dan om een kosten-batenanalyse raamwerk te gebruiken om te bepalen of BPR geschikt is voor je bedrijf. 

Als je team het besluitvormingsproces doorloopt en ontdekt dat de enige oplossing is om het BPR-proces te doorlopen, doe het dan vroeg in het groeiproces van je team. Een goede reden om het BPR-proces te starten, is om de schaalbaarheid van je kernactiviteiten te waarborgen. BPR-implementatie kan helpen door een basis te creëren voor je bedrijf om te schalen, in plaats van voort te bouwen op inefficiënte en ingewikkelde processen. 

De 6 stappen van bedrijfsprocesre-engineering

Het bedrijfsproces re-engineering-proces volgt ongeveer dezelfde stappen als reguliere procesverbeteringen. Het doel van beide operaties is hetzelfde: ervoor zorgen dat je bedrijf de output verbetert. De reikwijdte van BPR is echter groter en dat kan van invloed zijn op je tijdlijn en aanpak. Zo kun je het bedrijfsproces-reengineeringproces in zes stappen starten.

1. Identificeer de reden voor verandering

Het herzien van hoe je bedrijfsproces functioneert is een grote, uitdagende en dure taak. Het is belangrijk om je reden te identificeren en te onderzoeken of het BPR-proces de tijd en inzet waard is. Wat is het einddoel? Wat wil je dat je bedrijf bereikt met dit re-engineeringproces? Het vaststellen van een duidelijk en definieerbaar doel is een goed startpunt. Gebruik een raamwerk zoals de slimme doelen-methode om ervoor te zorgen dat je reden voor verandering concreet en uitvoerbaar is. Dit maakt het ook gemakkelijker om een succesmaatstaf te kiezen. 

Je reden waarom moet heel duidelijk zijn voor je hele team. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een deel van je bedrijf moet herstructureren om plaats te maken voor een nieuw onderzoeks- en ontwikkelingsteam. Je team moet begrijpen dat de reden voor de reorganisatie is om plaats te maken voor het nieuwe team.

Voordat je met het re-engineeringproces begint, is het belangrijk om een benchmark te stellen met je reeds bestaande processen. Hierdoor kan je BPR-team een basislijn krijgen van de huidige bedrijfsvoering voordat er dramatische verbeteringen worden aangebracht. Het analyseren en meten van de basislijn van je bedrijfsvoering geeft het BPR-team ook de mogelijkheid om te kijken naar eventuele knelpunten in de huidige staat die het herontwerp van het bedrijfsproces kunnen beïnvloeden.

2. Stel je BPR-team samen

Bedrijfsprocesre-engineering is een complex proces dat moet worden uitgevoerd door een bekwaam en ervaren team. Je BPR-team moet bestaan uit mensen die al bekend zijn met hoe je bedrijf functioneert en de ins en outs van de belangrijkste processen begrijpen. Teams voor bedrijfsprocesre-engineering bestaan meestal uit:

• Senior management

• Operationele managers van bedrijfskritieke teams

• Een re-engineeringexpert of -leider

• Ervaren projectmanagers

Je BPR-team zal verantwoordelijk zijn voor het beheren van veel verschillende verwachtingen van verschillende belanghebbenden, dus het is belangrijk dat zowel je team als belanghebbenden gemakkelijk belangrijke informatie kunnen delen en openen. Om het beheer van belanghebbenden te vergemakkelijken, gebruik je een gezamenlijke werkbeheertool om alle informatie te verzamelen en te delen die je nodig hebt voor het re-engineeringproces. 

3. Stel belangrijke prestatie-indicatoren in om de prestaties te analyseren

Deze stap sluit nauw aan bij stap één, toen je het uiteindelijke doel van je bedrijfsprocesre-engineeringinspanning bepaalde. Het identificeren van het doel van je herontwerp helpt je bij het kiezen van de juiste statistieken voor succes. Een KPI kiezen. Helpt je de prestaties voor en na je proceswijziging te meten, zodat je de werkelijke impact van BPR kunt bepalen. 

Als je team er bijvoorbeeld voor kiest om een bedrijfsproces opnieuw te ontwerpen met als doel de tijd die nodig is om een bepaald product te produceren te verminderen, dan is de belangrijkste maatstaf die je team zou meten de ontwikkelingstijd. Onthoud dat het benchmarken van je doelen voordat je wijzigingen aanbrengt, de manier is waarop je team succes kan meten.

4. Ontwerp een toekomstige staat

Nadat je de tijd hebt genomen om de kernbedrijfsprocessen te analyseren en de huidige staat te benchmarken, is het tijd om die informatie te gebruiken en een toekomstige staat van je bedrijfsvoering te ontwikkelen. Denk terug aan de doelen die je wilde bereiken - wat zijn enkele strategieën die je kunt implementeren om die doelen te bereiken?

Bekijk je huidige processen en denk na over wat er kan worden veranderd om die doelen te bereiken. Gebruik procesmapping om workflows en processen op één plek visueel weer te geven. Een proceskaart van de huidige staat kan je ook helpen tijdens het besluitvormingsproces - hiermee kun je duidelijk identificeren waar je eventuele knelpunten kunt verlichten met automatisering of andere vormen van herontwerp.

Het is belangrijk op te merken dat hoewel bedrijfsprocesre-engineering een volledige revisie van je bedrijfsvoering vereist, dat niet noodzakelijkerwijs betekent dat je elk aspect van je huidige bedrijfsproces moet verwijderen. Sommige van die kernbedrijfsprocessen kunnen nog steeds een levensvatbaar onderdeel van je workflow zijn, maar het is aan je team om te beslissen hoe en waar ze in je nieuwe toekomstige staat moeten worden geïmplementeerd.

5. Test het nieuwe proces op kleine schaal 

Zodra je precies weet hoe het herontwerp van je bedrijfsproces eruit zal zien, is de volgende stap om het proces op kleine schaal te testen voordat je het voor het hele bedrijf uitrolt. Deze test is vergelijkbaar met kwaliteitscontroletests van een product. Net zoals je wilt dat een eindproduct aan de behoeften van je klanten voldoet, kijk je naar je bedrijf om te zien of dit bedrijfsproces voldoet aan de doelen die je wilde bereiken. 

Het testen van het proces op kleine schaal is een kans om fouten te maken in een veilige omgeving - en dat is ook de bedoeling. Een kleine pilot is risicoloos en geeft je team de mogelijkheid om gemakkelijk wijzigingen aan te brengen voordat het proces op grotere schaal wordt geïmplementeerd. De pilotfase kan helpen voorkomen dat onverwachte problemen volledige bedrijfsstoringen worden.

6. Gebruik wijzigingsbeheer om het nieuwe herontwerp van het bedrijfsproces uit te rollen

Het uitrollen van het nieuwe ontwerp van het bedrijfsproces is een cruciale stap die het succes van je BPR-project kan maken of breken. Gebruik een wijzigingsbeheerstrategie om eventuele wrijving met je team over het implementeren van nieuwe bedrijfsprocessen te verminderen. Wijzigingsbeheer is het proces van het voorbereiden van je team op organisatorische verandering. Als mensen zijn we van nature afkerig van verandering, dus het is belangrijk om je team onderweg te helpen. In het BPR-proces kun je vroeg beginnen door duidelijk de bedrijfsstrategie achter de re-engineering van je team te vermelden. 

Zodra je het opnieuw ontworpen proces hebt geïmplementeerd, is de volgende stap het monitoren en meten van dezelfde KPI's die je in stap drie hebt vastgesteld. Houd contact met kernleden van je bedrijfsvoeringsteam om op de hoogte te blijven van hoe het nieuwe proces presteert en of teamleden problemen hebben. Vanaf hier kun je een model van continue verbetering implementeren voor je bedrijfsvoering. 

Bedrijfsprocesre-engineering in actie

Voordat ze een nieuwe oplossing implementeerden, hield het Digital Studios-inhoudsteam van Discovery Inc. de videoproductie bij met spreadsheets en e-mailconversaties. Video's werden nooit  voltooid, anderen zaten verloren in schijven en rapportage was een uitdaging. Het was moeilijk voor hen om informatie te delen met cross-functional teams omdat informatie verspreid was over verschillende tools.

Senior Director of Global Creative Operations, Mike Singer, gebruikte dit als een gelegenheid om een nieuw proces te implementeren om hun productie te laten Flow

Vóór Asana was er geen helder en consistent proces, en werden projecten niet bijgewerkt in spreadsheets naarmate ze vorderden. Soms vielen ze buiten de boot en verdwenen ze. We zouden aannemers inhuren om enorme opruimprojecten van zes maanden uit te voeren.”

Het Digital Studios-team van Discovery Inc. implementeerde Asana om hun inhoudproductieproces te beheren. Het heeft hen geholpen stappen te automatiseren, de productie voor duizenden video's tegelijk te beheren en de samenwerking aanzienlijk te verbeteren.

Het radicale herontwerp van hun inhoudproductieproces zorgde ervoor dat hun team snel kon overschakelen van werken op kantoor naar werken vanuit huis tijdens de COVID-19-pandemie zonder iets te missen. 

Met hun nieuwe workflow voor inhoudproductie heeft het team helderheid over de status van hun projecten en kunnen ze elke maand efficiënt duizenden video's produceren.