Kosten-batenanalyse: 5 stappen om betere keuzes te maken

In 1848 werkte een Franse ingenieur genaamd Jules Dupuit aan een brug. Als amateur-econoom besloot hij een experiment uit te voeren om deze vraag te beantwoorden: hoeveel moet de overheid aan tolgelden vragen om de bouw- en onderhoudskosten te dekken? Dit klinkt misschien eenvoudig, maar Dupuit gooide een curveball in - bij het overwegen van de nettokosten, trok hij het sociale voordeel af dat de brug zou brengen. 

Het berekenen van het sociale voordeel van een brug klinkt als een puzzel, maar niet voor Dupuit. Hij mat gewoon hoeveel mensen bereid waren te betalen om de brug te gebruiken. Met een aantal mooie berekeningen kon hij vervolgens een tolbedrag aanbevelen dat rekening hield met de kosten en baten van zijn brug.

En zo werd de kosten-batenanalyse geboren. Het proces is verfijnd sinds de tijd van Dupuit, en nu wordt het minder gebruikt voor het berekenen van brugtolling en meer voor het uitzoeken of beslissingen economisch haalbaar zijn. Maar het grote geheel blijft hetzelfde - als het gaat om besluitvorming, zijn kosten en baten de sleutel. 

Wat is een kosten-batenanalyse? 

Een kosten-batenanalyse (KBA) - ook wel een baten-kostenanalyse genoemd - is een besluitvormingstool die je helpt te kiezen welke acties de moeite waard zijn om na te streven. Het biedt een kwantitatief beeld van een probleem, zodat je beslissingen kunt nemen op basis van bewijs in plaats van op basis van opinie of vooringenomenheid.

CBA is bijzonder nuttig bij projectplanning; het vergelijkt de financiële haalbaarheid van nieuwe projecten met hun potentiële rendement.

Tijdens je analyseproces wijs je geldwaarden toe aan de kosten en baten van een beslissing en trek je vervolgens de kosten af van de baten om de nettowinst te bepalen. De resulterende kosten-batenverhouding helpt je om de volledige economische baten (of het gebrek daaraan) van je keuze in te schatten, zodat je kunt beslissen of het een goed idee is om ermee door te gaan.

Wanneer moet je een kosten-batenanalyse gebruiken? 

Een kosten-batenanalyse werkt het beste wanneer je wilt beslissen of je een specifieke aanpak wilt volgen. Het helpt ook wanneer je beslissing duidelijke economische kosten en baten heeft. Het is bijvoorbeeld gemakkelijker om een kosten-batenanalyse te maken om de haalbaarheid van een nieuw project te bepalen dan om te evalueren of een nieuwe medewerker geschikt is voor je Team. Dat komt omdat het moeilijk is om concrete financiële kosten en baten toe te wijzen aan iemands ervaring en werkpotentieel. 

Dit type economische analyse kost ook enige tijd om te voltooien, dus het is het beste voor wanneer je voor een grote beslissing staat die van invloed is op het succes van je team of project. Voor kleinere of minder complexe beslissingen kun je een eenvoudiger proces gebruiken, zoals een beslissingsmatrix. 

Hier zijn een paar voorbeelden van wanneer je een kosten-batenanalyse kunt gebruiken: 

• Een nieuwe bedrijfsstrategie ontwikkelen

• Het nemen van beslissingen over de toewijzing van middelen of aankopen

• Beslissen of je een nieuw project wilt nastreven

• Investeringsmogelijkheden vergelijken

• Het meten van de potentiële impact of wenselijkheid van nieuw bedrijfsbeleid

• Het beoordelen van voorgestelde wijzigingen in je bedrijfsstructuur of -processen

Een kosten-batenanalyse maken

Een kosten-batenanalyse maken kan in het begin ontmoedigend lijken, maar we hebben de methodologie vereenvoudigd tot vijf concrete stappen. Nadat je dit proces eenmaal hebt doorlopen, kun je deze stappen aanpassen aan de behoeften van je specifieke project of Team. 

1. Bouw een raamwerk

Maak eerst een raamwerk dat de doelen van je analyse, je huidige situatie en de reikwijdte van wat je analyse zal omvatten, uiteenzet. 

Je raamwerk moet deze componenten bevatten: 

De vraag die je analyse zal beantwoorden

Een succesvolle CBA begint altijd met een goede vraag. Het helpt om zo specifiek mogelijk te zijn - het is bijvoorbeeld gemakkelijker om te antwoorden op "Moeten we onze mobiele app verbeteren?" dan een bredere vraag als 'Welke producten moeten we verbeteren om de adoptie te stimuleren?' 

Een overzicht van je huidige situatie

Een overzicht geeft context voor je analyse. Het geeft je een uitgangspunt om mee te werken, zodat iedereen begrijpt waar je vandaan komt en waarom je een verandering overweegt. Dit is wat je in je overzicht moet opnemen: 

• Achtergrond: Een korte beschrijving van je huidige situatie. 

• Huidige prestaties: Kwantitatieve gegevens om aan te tonen hoe het gaat in je huidige situatie.  

• Kansen: Alle verbeterpunten ten opzichte van je huidige situatie. 

• Voorspelde toekomstige prestaties met de status quo: kwantitatieve gegevens om te voorspellen hoe de dingen in de toekomst zullen gaan als er niets verandert. 

• Risico's van de status quo: wat er mis kan gaan als je niets verandert. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je probeert te beslissen of je je mobiele app moet reviseren. Zo zou je overzicht eruit kunnen zien: 

• Achtergrond: We hebben een mobiele app en een web-app. 

• Huidige prestaties: Onze mobiele app heeft 100.000 gebruikers en onze webapp heeft 400.000 gebruikers.

• Kansen: We hebben 300.000 gebruikers die de web-app gebruiken, maar niet mobiel. 

• Geprojecteerde toekomstige prestaties met status quo: de adoptie van onze web-app is jaarlijks met 50% gegroeid. We voorspellen dat dit zal doorgaan en dat er over een jaar 600.000 gebruikers zullen zijn. Ondertussen is de adoptie van onze mobiele app met 10% op jaarbasis gegroeid. We voorspellen dat dit zal doorgaan en dat er over een jaar 110.000 gebruikers zullen zijn. 

• Risico's van status quo: Gebrek aan mobiele adoptie betekent dat gebruikers minder flexibiliteit hebben. Concurrenten met betere mobiele apps kunnen de categorie winnen, terwijl ons merk bekend kan worden om een slechte mobiele ervaring. Zonder een effectieve mobiele app lopen we een groot aantal potentiële app-gebruikers mis. 

Bij het opbouwen van een raamwerk voor kosten-batenanalyse is het belangrijk om de verwachte kosten van je beslissing nauwkeurig in te schatten, inclusief zowel directe als indirecte kosten.

De reikwijdte van je analyse

Ten slotte moet je raamwerk de reikwijdte van je KBA bevatten. Projectbereik creëert grenzen voor je analyse en legt vast welk type informatie je in je berekeningen zult overwegen (en wat je niet zult overwegen). Doorgaans omvat je bereik: 

• Het tijdsbestek waarover je potentiële kosten en verwachte baten schat. Je kunt bijvoorbeeld besluiten om de prognoses te beperken tot een jaar vanaf nu. 

• De soorten kosten en baten die je opneemt (of uitsluit). Je kunt bijvoorbeeld besluiten om arbeidskosten en middelen op te nemen, maar geen alternatieve kosten. 

• Hoe je kosten en baten meet. Je kunt bijvoorbeeld geldwaarden toewijzen om tastbare kosten zoals arbeid en middelen te meten, en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) toewijzen om immateriële kosten of voordelen zoals merkbekendheid te meten. 

2. Maak een lijst en categoriseer kosten en baten

Vervolgens is het tijd om alle kosten en baten van je beslissing op te sommen. Voor deze stap is het handig om samen te werken met belanghebbenden, zodat je kunt profiteren van hun specifieke expertise (je IT-team kan bijvoorbeeld inschatten hoeveel nieuwe software zou kosten). Zie je beslissing als een project dat je zult voltooien om je voorgestelde handelwijze te bereiken. Vraag jezelf af welke middelen je nodig hebt (zoals materialen of arbeid) en wat de resultaten van je beslissing zullen zijn (zoals extra inkomsten). 

Terwijl je de kosten en baten opsomt, sorteer je ze in de volgende categorieën. In de volgende stap schat je de bedragen van elk van deze items.  

Soorten kosten

• Directe kosten: kosten in verband met de productie van je product, dienst of project. Dit zijn meestal de materialen, apparatuur of arbeid die je nodig hebt om je voorgestelde actieplan uit te voeren. Dit kunnen bijvoorbeeld de directe kosten zijn van het vernieuwen van je mobiele app: uren van het productteam, een contract met een testbedrijf en nieuwe ontwikkelingssoftware. 

• Indirecte kosten: vaste kosten die niet direct verband houden met de productie. Dit zijn meestal lopende overheadkosten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen, zoals huur, nutsvoorzieningen of transportkosten. Dit kunnen bijvoorbeeld de indirecte kosten zijn om een nieuwe mobiele app te maken: internet voor je externe ontwikkelingsteam, plus abonnementen op nieuwe ontwikkelings- en samenwerkingssoftware.

• Immateriële kosten: kosten waaraan je geen eurobedrag kunt toewijzen, zoals impact op merkperceptie of klanttevredenheid. Dit kan ook alternatieve kosten omvatten, wat verloren kansen zijn wanneer je de ene beslissing neemt in plaats van de andere. Je kunt bijvoorbeeld deze immateriële kosten opnemen voor je project voor het aanmaken van apps: verminderde tevredenheid voor potentiële desktopgebruikers. Dit zijn alternatieve kosten, omdat je ervoor kiest om je mobiele app te upgraden in plaats van een desktop-app te maken. 

• Kosten van potentiële risico's: Kosten in verband met onverwachte blokkades. Met andere woorden, waar je geld aan moet uitgeven als een onvoorziene gebeurtenis je project uit de koers brengt. Denk aan tegenslagen die je zou opnemen in een projectrisicoregister, zoals inbreuken op de gegevensbeveiliging, vertragingen in de planning of ongepland werk. Je kunt bijvoorbeeld deze potentiële kosten voor je mobiele app-project vermelden: overuren voor ongepland werk, uren van het gegevensbeveiligingsteam om onvoorziene privacyproblemen met de app op te lossen en spoedtarieven om vertragingen in de planning op te vangen. 

Wanneer je tastbare kosten (zoals directe en indirecte kosten) opsomt, volg dan hetzelfde proces als bij het maken van een projectbudget. Denk aan alle taken die je moet voltooien om je beslissing op te volgen en som vervolgens de middelen op die nodig zijn voor elke deliverable. Voor immateriële kosten moet je iets creatiever zijn. Als je vastloopt, kijk dan eens naar vergelijkbare projecten die in het verleden zijn voltooid om te zien wat voor impact ze hadden. 

Soorten baten

• Directe voordelen: voordelen die je kunt meten met een valutawaarde, zoals de inkomsten die je uit een project haalt. Dit kan bijvoorbeeld inkomsten zijn uit nieuwe abonnementen op mobiele apps. 

• Indirecte voordelen: voordelen die je kunt waarnemen, maar niet kunt met valutawaarden. Dit kan bijvoorbeeld een verhoogde klanttevredenheid en een verbeterde merkbekendheid zijn.

3. Waarden inschatten

Nu is het tijd om de waarde van elke kosten en baten die je hebt vermeld te schatten. Dit is het eenvoudigst voor tastbare categorieën waaraan je een specifiek bedrag kunt toewijzen, zoals directe kosten, indirecte kosten en directe baten. Voor immateriële categorieën zoals immateriële kosten en indirecte baten wijs je KPI's toe in plaats van monetaire eenheden. Je kunt bijvoorbeeld de klanttevredenheid meten door het klantverloop bij te houden (het percentage klanten dat stopt met het gebruik van je service). Gebruik indien mogelijk dezelfde KPI's voor zowel kosten als baten, zodat je ze later gemakkelijk kunt vergelijken. 

We kunnen de toekomst niet voorspellen, dus dit zijn uiteindelijk slechts schattingen. Om je berekeningen zo nauwkeurig mogelijk te maken, kun je de kosten en baten van vergelijkbare projecten die je in het verleden hebt voltooid, vergelijken. Oude projecten zijn een goudmijn aan historische gegevens en geleerde lessen. Ze kunnen je helpen de echte economische waarde van eerdere kosten en baten te zien, plus alle items of omstandigheden die je misschien over het hoofd hebt gezien. Het gebruik van een pojectbeheertool kan deze stap gemakkelijk maken - omdat al je projectinformatie en communicatie op één plaats is ondergebracht, kun je gemakkelijk terugkijken op eerdere initiatieven. 

4. Analyseer kosten versus baten

Nu komt het leuke gedeelte - de daadwerkelijke analyse van je kosten en baten. Voordat je begint, zijn hier enkele belangrijke termen om in gedachten te houden: 

• Totale kosten: de som van alle kosten.

• Totale baten: de som van alle baten.

• Netto kosten-baten: totale baten minus totale kosten. Dit wordt ook wel nettobaten genoemd. 

• Netto contante waarde (NPV): het verschil tussen de contante waarde van de inkomende geldstromen en de contante waarde van de uitgaande geldstromen over een bepaalde periode. In eenvoudigere termen is netto contante waarde een meer dynamische manier om netto kosten-baten te meten, omdat het omvat hoe je netto kosten-baten over een bepaalde periode zullen veranderen. 

• Intern rendement (IRR): Berekent de winstgevendheid van een investering door het jaarlijkse rendement te bepalen dat de totale waarde van alle kasstromen (positief en negatief) van de investering op nul brengt. 

• Baten-kostenratio: vertegenwoordigt de algehele relatie tussen kosten en baten over een bepaalde periode. Het is in wezen de voorgestelde totale geldelijke baten gedeeld door de voorgestelde totale geldelijke kosten, maar om de berekening dynamischer te maken, bereken je de netto contante waarde van je kosten en baten over de voorgestelde levensduur van je project. Als je baten-kostenratio groter is dan één, betekent dit dat de baten groter zijn dan de kosten. 

• Disconteringsvoeten: worden gebruikt om in te schatten hoe de waarden van je kosten en baten over een lange periode zullen veranderen, bijvoorbeeld hoe ze kunnen worden beïnvloed door inflatie. Met andere woorden, disconteringsvoeten zijn in wezen een rentevoet die je toepast op kosten en baten die in de toekomst zullen optreden, zodat je ze kunt omzetten in hun huidige waarde. Op die manier kun je nauwkeuriger inschatten wat de tijdswaarden van toekomstige  kosten en baten vandaag waard zouden zijn. 

• Gevoeligheidsanalyse: bepaalt hoe onzekerheid je beslissingen, kosten en winst beïnvloedt. Je kunt bijvoorbeeld een gevoeligheidsanalyse gebruiken om de worst- en best-case scenario's voor je beslissing te vergelijken. Als het worstcasescenario meer kosten dan baten met zich meebrengt, kun je strategieën bekijken om sommige van die risico's te beperken. 

Dit zijn veel moeilijke termen, maar laat je niet afschrikken. Als je geen complexere berekeningen wilt opnemen, zoals netto contante waarde, baten-kostenverhouding, disconteringsvoeten en gevoeligheidsanalyse, dan hoef je dat niet te doen. Om het simpel te houden, kun je gewoon je netto kosten-baten berekenen en het daarbij laten. 

Als je KPI's hebt gebruikt om immateriële kosten en baten te meten, kun je die afzonderlijk vergelijken. Om KPI's te analyseren, zijn er een paar verschillende benaderingen: 

• Als je dezelfde KPI's hebt voor kosten en baten, kun je de kosten aftrekken van de baten om de nettowinst te berekenen. Als je bijvoorbeeld een toename van 5% in het verlooppercentage schat vanwege je beslissing om geen desktop-app te gebruiken en een daling van 20% in het verlooppercentage vanwege je nieuwe mobiele app, zou je een netto daling van 15% in het verlooppercentage hebben. 

• Als je verschillende KPI's hebt voor kosten en baten, kun je ze allemaal vergelijken met de status quo. Je kunt bijvoorbeeld het voorspelde verlooppercentage vergelijken met je huidige verlooppercentage en de voorspelde adoptiepercentages met de huidige adoptiepercentages. Dit geeft je een beter idee van de omvang van deze kosten en baten, maar uiteindelijk moet je een subjectieve beslissing nemen over hoeveel je elke verschillende KPI waardeert. Daarom is het beter om dezelfde statistieken te gebruiken voor kosten en baten, zodat je ze nauwke kunt vergelijken. 

5. Doe aanbevelingen

Nu je je kosten-batenanalyse hebt voltooid (hoera!), kun je een aanbeveling doen. Hier zijn enkele factoren om te overwegen voor je beslissing: 

• Als je netto kosten-baten positief zijn, betekent dit dat de baten van het project opwegen tegen de kosten. Het is echter belangrijk om rekening te houden met de grootte van je netto kosten-baten - als deze te klein is, haal je misschien niet veel voordeel uit alle inzet die je erin steekt. In dat geval kun je een alternatieve beslissing overwegen. 

• Als je netto kosten-baten negatief zijn, betekent dit dat je projectkosten opwegen tegen de baten. In dit geval is het nuttig om te overwegen wat de grootste kosteninputs zijn. Is er een andere aanpak die je zou kunnen nemen om een deel van die extra kosten te beperken? 

• Als je KPI's hebt gebruikt om immateriële kosten en baten te meten, moet je die naast je netto kosten-baten overwegen. Als je netto kosten-baten bijvoorbeeld relatief klein waren, maar je berekende een grote daling van het verloop, dan is je mobiele app-project misschien toch de moeite waard. 

Voorbeelden van kosten-batenanalyse

Een kosten-batenanalyse biedt waardevolle inzichten door de voor- en nadelen van verschillende keuzes te kwantificeren en te vergelijken. Hier zijn drie praktische voorbeelden die laten zien hoe kosten-batenanalyse kan worden toegepast in drie verschillende scenario's.

Kosten-batenanalyse voorbeeld 1: Nieuwe software implementeren in een klein bedrijf

De beslissing om softwaresystemen in een klein bedrijf te upgraden, is een klassiek geval voor kosten-batenanalyse.

• Aan de ene kant zijn er de initiële financiële uitgaven en de opleidingskosten voor werknemers.

• Aan de andere kant zijn de voordelen een verbeterde efficiëntie, snellere klantenservice en besparingen op lange termijn.

Door deze factoren te kwantificeren, kan een bedrijf bepalen of een investering in nieuwe technologie een gunstig rendement op de investering zal opleveren.

Kosten-batenanalyse voorbeeld 2: Beoordeling van de impact van nieuwe milieuvoorschriften

Een productiebedrijf wordt geconfronteerd met nieuwe milieuvoorschriften die aanzienlijke veranderingen in zijn processen vereisen.

De kosten-batenanalyse hier omvat het vergelijken van de initiële kosten van het wijzigen van apparatuur en workflows met de langetermijnvoordelen, zoals:

• Minder impact op het milieu

• Naleving van wettelijke vereisten

• Mogelijke verbeteringen in het publieke imago

Deze analyse helpt besluitvormers te begrijpen of de voordelen van het naleven van deze nieuwe regelgeving opwegen tegen de bijbehorende kosten.

Kosten-batenanalyse voorbeeld 3: Evaluatie van een uitbreiding van het stedelijk openbaar vervoer

Een grondige kosten-batenanalyse is essentieel wanneer een stad overweegt haar openbaarvervoersysteem uit te breiden. 

Dit omvat het berekenen van de directe kosten van bouw- en exploitatiekosten tegen de voordelen, waaronder:

• Minder verkeersopstoppingen

• Lagere vervuilingsniveaus

• Verbeterde toegankelijkheid voor bewoners

Door deze factoren te beoordelen, kan de stad beslissen of de voordelen van het project op lange termijn de aanzienlijke initiële investering rechtvaardigen.

Voor- en nadelen van een kosten-batenanalyse

Het is belangrijk voor besluitvormers om zowel de voordelen van kostenanalyse als de beperkingen ervan te begrijpen. Laten we eens kijken wat kosten-batenanalyse een krachtig, maar niet altijd eenvoudig hulpmiddel maakt.

Voordelen van kostenanalyse

• Stroomlijnen van besluitvormingsprocessen: kosten-batenanalyse helpt bij het vereenvoudigen van complexe beslissingen door ze te vertalen in kwantificeerbare termen. Deze aanpak is bijzonder nuttig in scenario's waarin rendement op investering en kosteneffectiviteit belangrijke overwegingen zijn.

• Het onthullen van over het hoofd geziene kosten en voordelen: sommige voordelen of uitgaven zijn niet direct duidelijk, maar een grondige kosten-batenanalyse maakt ze duidelijk en garandeert een grondige evaluatie.

• Een datacentrische methode benadrukken: door te focussen op kwantificeerbare gegevens, zoals geschatte kosten en voorspelde voordelen, bevordert kosten-batenanalyse objectiviteit, waardoor de invloed van subjectieve vooroordelen wordt verminderd.

Beperkingen van kosten-batenanalyse

Een kosten-batenanalyse is een handig hulpmiddel voor datagedreven besluitvorming. Maar zoals elke schattingstechniek is het niet perfect. Houd bij het beslissen of je een kosten-batenanalyse of een ander besluitvormingsproces wilt gebruiken, rekening met deze beperkingen: 

• Omzet en cash flow kunnen onvoorspelbaar zijn als gevolg van veranderende marktomstandigheden.

• In sommige gevallen kunnen de kosten of baten van een project of beslissing niet direct worden weerspiegeld in geldbedragen. 

• Waarde is subjectief wanneer je KPI's gebruikt om immateriële kosten en baten te meten. 

• Het kan moeilijk zijn om alle potentiële risico's nauwkeurig te voorspellen. 

• Een kosten-batenanalyse vereist een aanzienlijke tijdsbesteding om te voltooien. 

• Prognose nauwkeurigheid neemt af voor projecten die zich over een lange periode uitstrekken, wat de betrouwbaarheid van de analyse beïnvloedt.

• De complexiteit van het nauwkeurig voorspellen van elke variabele, zoals toekomstige kosten en immateriële voordelen, vormt een uitdaging.

• De effectiviteit van de kosten-batenanalyse hangt af van de nauwkeurigheid van de gebruikte gegevens. Misleidende of onjuiste gegevens kunnen leiden tot onjuiste conclusies.

Als je besluit dat een kosten-batenanalyse niet geschikt is voor jouw specifieke situatie, kun je in plaats daarvan overwegen om een beslissingsmatrix of beslissingsboomanalyse te maken. 

Zorg dat beslissingen tellen

Een kosten-batenanalyse helpt je om gegevens te gebruiken om de best mogelijke beslissing te nemen. Dat betekent dat je afscheid kunt nemen van het gooien van een muntje en met vertrouwen je opties kunt kiezen. 

Het maken van een kosten-batenanalyse kan op zichzelf al een project lijken, vooral als je met meerdere belanghebbenden werkt om de klus te klaren. Voordat je erin duikt, kun je overwegen een Pojectbeheertool te gebruiken om het werk te coördineren. Met Asana kun je taken maken en toewijzen, werk organiseren en rechtstreeks met belanghebbenden communiceren waar het werk gebeurt. Je kunt ook je hele kosten-batenanalyseproject in kaart brengen en opslaan als een sjabloon voor toekomstig gebruik.