Wat is een schattingsmethode? 6 technieken voor projectplanning

Net als weten of je moet inpakken voor zon of sneeuw, kan het berekenen van de vereisten van een project voordat je het implementeert je behoeden voor een aantal ongemakkelijke fouten. Als je dacht dat het dragen van een bikini in een sneeuwstorm ongemakkelijk was, probeer dan je baas te vertellen dat je een deadlineverlenging nodig hebt voor een kritieke deliverable of vraag een paar duizend dollar extra om je project te voltooien. 

Projectschattingsmethoden kunnen je behoeden voor verrassingen bij het plannen van je projecten. Hoewel het onmogelijk is om rekening te houden met elk mogelijk scenario dat zich kan voordoen, kunnen jij en je belanghebbenden erop vertrouwen dat je hebt wat nodig is om van je project een succes te maken. 

Wat zijn projectramingsmethoden?

Projectramingsmethoden zijn technieken die je helpen de tijd, kosten en middelen die nodig zijn om je project te voltooien nauwkeurig in te schatten. Hoewel een nauwkeurige schatting misschien een oxymoron lijkt, zijn deze berekeningen nodig om ervoor te zorgen dat jij, je team en alle belanghebbenden van het project het allemaal eens zijn over wat er nodig is voordat een project begint.

Inschattingsmethoden gebruiken in projectbeheer

Nauwkeurige schattingen zijn van het grootste belang voor een goede projectplanning. In de vroege stadia van een projectlevenscyclus heb je echter mogelijk geen exact gevoel voor al je projectvereisten. 

Gebruik schattingsmethoden om ruwe berekeningen te maken van wat er nodig is om een project succesvol te voltooien. Traditioneel implementeert een projectmanager deze methoden direct na de projectinitiatiefase om de geprojecteerde projectbeperkingen te documenteren. Als de dingen echter niet volgens plan verlopen, kun je altijd teruggaan naar deze methoden om je schattingen bij te werken. 

Schattingsmethoden voor Agile-projectbeheer

In tegenstelling tot traditionele projectplanning gebruiken Agile-projecten een iteratieve aanpak om een project in korte sprints te leveren. Vanwege deze structuur zal je project een eerste prognosefase doorlopen om de projectfuncties en -vereisten vast te leggen en vervolgens tijdens elke sprint opnieuw te voorspellen. Om projectinschatting in je Agile-workflow op te nemen, gebruik je deze inschattingstechnieken tijdens de Sprint-evaluatie om de projectvereisten bij te werken op basis van de resultaten van de laatste sprint. 

De drievoudige beperkingen van projectbeheer

Met projectschattingstechnieken kun je een globale schatting maken die ruwweg overeenkomt met de drie belangrijkste projectbeperkingen: kosten, scope en tijd. 

Je moet deze drie elementen in elk project in evenwicht brengen, en dat kan een uitdaging zijn omdat ze elkaar allemaal beïnvloeden. Je project kan bijvoorbeeld alleen binnen het bereik blijven als je budget en tijdsbestek stabiel blijven. Als je een andere productfunctie of advertentiecampagne wilt toevoegen die je niet in de planningsfase hebt besproken, moet je je tijd en budget verhogen om rekening te houden met je grotere bereik. 

Kosten

Kostenbeperkingen omvatten het totale projectbudget en alle andere financiële middelen die nodig zijn om de taak te voltooien. Simpel gezegd, als je niet genoeg geld hebt om je project te voltooien, zal het mislukken. Daarom is het cruciaal om de kosten van je project vroegtijdig nauwkeurig in te schatten. Veel teams gebruiken ook een kostenvergelijkingssjabloon om leveranciers, productprijzen of budgetscenario's naast elkaar te evalueren voordat ze schattingen afronden.

Items die van invloed kunnen zijn op de totale kosten zijn:

• Apparatuur

• Salarissen

• Faciliteiten

• Reparaties

• Materialen

Kostenbeheer is geen eenmalige taak. Tijdens je project moet je in de gaten houden hoe goed je je aan je voorgestelde budget houdt. Het is ook belangrijk om flexibel te blijven over wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de kosten. 

Reikwijdte

Projectbereik verwijst naar de exacte resultaten, doelen en deliverables die in je project zijn opgenomen. Je scope is technisch gezien geen schatting, maar belanghebbenden verwachten mogelijk scope-risico en scope-tolerantiebereiken te zien bij het plannen van je project. 

Als je bijvoorbeeld geld of tijd over hebt nadat de verplichte deliverables zijn voltooid, kun je mogelijk enkele extra deliverables opnemen voordat het project eindigt. Hetzelfde geldt voor het tegenovergestelde scenario - als je merkt dat je tijd of geld opraakt, wil je van tevoren weten welke deliverables niet nodig zijn om te voltooien.

Projectbereik is volledig afhankelijk van tijd en kosten, wat betekent dat je meer van beide nodig hebt naarmate je bereik groeit. Daarom moet je je bewust zijn van scope creep en vooraf gedetailleerde projectplannen maken om dit te voorkomen. 

Tijd

Tijdbeheer speelt een grote rol bij projectplanning. Tijdsbeperkingen verwijzen naar de reeks verwerkingstijden die nodig zijn om elke taak in een project te voltooien. Tijdens de planningsfase moet je in staat zijn om zowel de projectduur als de individuele taken te schatten die nodig zijn om het projectbereik te voltooien. 

Je moet ook rekening houden met mogelijke vertragingen, risico's en onzekerheden om je belanghebbenden het meest nauwkeurige tijdsbereik te geven. Geef jezelf wat ademruimte wanneer dingen niet gaan zoals gepland - en weet dat je project niet zal mislukken als je moet herplannen. 

Andere projectbeperkingen

Hoewel ze mogelijk niet zijn opgenomen in de drievoudige beperkingen van projectbeheer, kunnen risico-, middelen- en kwaliteitsbeperkingen zich voordoen gedurende de levenscyclus van je project. 

Risico

Projectrisico's zijn onverwachte gebeurtenissen die je project kunnen beïnvloeden. Planningsfouten, vertragingen van aannemers, gebrek aan communicatie en scope creep zijn allemaal voorbeelden van projectrisico's waarmee rekening moet worden gehouden in de planningsfase. 

Maar 'onverwacht' is niet altijd slecht. Sommige risico's kunnen een positief effect hebben op je projecten, zoals goedkeuringen voor een subsidie of de ontwikkeling van een nieuwe technologie die je waardevolle tijd bespaart.  

Middelen

Projectmiddelen zijn de dingen die je nodig hebt om het project gedaan te krijgen, zoals mensen, materialen, software, aannemers en meer. 

Middelen- en kostenbeperkingen gaan hand in hand omdat, simpel gezegd, middelen geld kosten. Zonder goed middelenbeheer kan je project vertragingen in de tijdlijn, verminderde kwaliteit en een overschot aan middelen ervaren, wat uiteindelijk leidt tot hogere kosten. 

Kwaliteit

Projectkwaliteit is de maatstaf voor hoe goed de deliverables van je project aan de verwachtingen voldoen. Projecten die moeten voldoen aan kwaliteitsnormen, zoals vereiste veiligheidsvoorschriften, hebben mogelijk meer geld, tijd en middelen nodig dan projecten met minder vereisten. 

Er zijn echter aspecten van een project die geen verband houden met de bovenstaande beperkingen die de kwaliteit kunnen beïnvloeden. Deze kunnen een gebrek aan communicatie, te veel projectwijzigingen, een gebrek aan de nodige vaardigheden en meer omvatten. 

Soorten schattingsmethoden

Afhankelijk van je scenario kan de ene schattingsmethode nuttiger blijken dan de andere. Lees verder om te leren hoe elk type techniek je kan helpen bij het plannen van het succes van je project.

1. Top-down raming

Zodra de reikwijdte van het project is geïdentificeerd, splitst de top-down schattingsmethode het project op in verschillende fasen, werk en taken, afhankelijk van de werkverdelingsstructuur (WBS) van je project. 

Met deze schattingstechniek kunnen primaire belanghebbenden met ambitieuze visies een algemene tijdlijn of budget voor een project maken zonder alle details te kennen. Dat plan kan dan in kleinere brokken worden opgesplitst, waarbij de details worden overgelaten aan anderen met meer kennis over de details van het project. 

Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf van plan is om binnen zes maanden een nieuw product uit te brengen. Dat zou bijna elk teamlid betreffen, van ontwikkelaars tot marketeers. Omdat je je algemene tijdlijn kent, kun je het project opsplitsen in kleinere fasen met afzonderlijke tijdlijnen die zijn toegewezen aan individuele teams. 

2. Bottom-up schatting

In tegenstelling tot top-down schatting, kijkt de bottom-up schattingsmethode eerst naar de afzonderlijke fasen van het project om de totale tijdlijn of kosten te bepalen. 

Bottom-up schatting heeft vaak de voorkeur boven top-down schatting, omdat de mensen die het werk doen dezelfde mensen zijn die de tijdlijn en het budget bepalen. Het zal waarschijnlijk ook resulteren in nauwkeurigere schattingen. 

Als je het bovenstaande voorbeeld opnieuw zou bekijken, zou je je kunnen afvragen hoe dit managementteam heeft besloten tot een tijdlijn van zes maanden voor een productrelease. Als het management eerst met elke afdeling afzonderlijk had overlegd, hadden ze misschien geconcludeerd dat acht maanden een realistischer tijdlijn was. 

Hoewel bottom-up schatting niet altijd een optie is wanneer er tijd of geld nodig is, geven managers er meestal de voorkeur aan boven top-down schatting. Hoewel deze methode nauwkeuriger is, duurt het wel iets langer om deze samen te stellen. 

3. Driepuntsschatting

De driepuntsschattingsmethode neemt gemiddeld drie cijfers om de hoeveelheid werk te bepalen die nodig is voor een individuele taak:

• Je beste gok

• Je optimistische gok

• Je pessimistische gok

Deze techniek wordt vaak gecombineerd met de bottom-up-methode om nog nauwkeurigere schattingen te maken. 

Stel bijvoorbeeld dat je de ontwikkelingsfase voor je product plant. Als alles volgens plan verloopt, zou je binnen drie weken een bètaversie moeten hebben - hun beste schatting. Als het team goedkeuringen kan krijgen voor betere software, dan kan de ontwikkeling zo kort zijn als twee weken - een optimistische schatting. Maar als ze meerdere foutmeldingen of storingen tegenkomen, kan de taak tot vijf weken duren - hun pessimistische gok. 

Door het gemiddelde te nemen van drie, twee en vijf weken, kun je redelijkerwijs voorspellen dat de taak ongeveer drie en een half week zal duren.

4. Analoge schatting

De analoge of vergelijkende schattingstechniek vergelijkt vergelijkbare eerdere projectvereisten om een schatting voor je huidige project te maken. Combineer deze methode met de top-downtechniek om het totale project op te splitsen in afzonderlijke fasen.

Laten we nog eens kijken naar onze productrelease. Als je in het verleden een soortgelijk product hebt uitgebracht dat acht maanden in beslag nam om te voltooien, kun je redelijkerwijs verwachten dat dit project acht maanden in beslag zal nemen. Met een totale tijdlijn van acht maanden kun je het project opsplitsen in kleinere taken.

Gebruik analoge schatting wanneer je weinig tot geen gegevens over je huidige project hebt. Geen twee projecten zijn hetzelfde, maar vergelijkende schatting kan jou en je team nog steeds een ruw idee geven van wat er nodig is.

5. Parametrische schatting

Parametrische schatting maakt ook gebruik van historische gegevens van vergelijkbare projecten, maar probeert te corrigeren voor verschillen tussen vroegere en huidige projecten. 

Voor deze schattingstechniek berekent een set algoritmen de schatting. Stel dat het je marketingteam vier weken kostte om een campagne te ontwikkelen voor de laatste productrelease. Dat was een jaar geleden en je team is nu twee keer zo groot. Als elke persoon in het team bij de campagne betrokken is, kun je ervan uitgaan dat het deze keer slechts twee weken duurt om dezelfde taak te voltooien.

6. Deskundig oordeel

Vaak de snelste en gemakkelijkste techniek, vertrouwt het oordeel van een expert op het 'onderbuikgevoel' van een expert om projecten in te schatten.

Deze methode houdt rekening met vaardigheid, expertise en gespecialiseerde kennis bij het opstellen van een schatting. Het kan zijn dat je met andere leden van je team, projectbelanghebbenden, consultants of vakexperts moet samenwerken om de informatie te krijgen die je nodig hebt.

Deskundig oordeel is een nuttige techniek als het evalueren van risicoreacties of projectkansen een prioriteit voor je is. Wees je echter bewust van vooroordelen, zoals overmoed, die je gegevens kunnen vertekenen.

Zorg ervoor dat je alle bases hebt gedekt

Als je een nauwkeurige schatting hebt van wat er nodig is om je project te voltooien, voorkom je dat je onderweg wordt verrast. Hoewel je niet alle dingen kunt voorzien, is het hebben van tijds-, bereik- en kostenramingen voordat je je implementatieplan ontwikkelt cruciaal voor het algehele succes van je project.

Projectplanningssoftware kan je helpen op schema te blijven bij het beheren van projectbeperkingen en taken. Als je online software gebruikt om budget, deadlines, planningen en middelen te beheren, kun je in realtime bewerken, zodat je flexibel blijft wanneer dingen niet altijd gaan zoals gepland.