6 technieken voor nauwkeurige projectramingen

Als je aan het koken bent voor je gezin, heb je een kleine groep hongerige mensen die zich afvragen wanneer het tijd is om te eten. Je weet dat je groenten moet bereiden, de oven moet voorverwarmen en de tafel moet dekken. Wanneer je het je familie vertelt, hoe vertel je ze dan nauwkeurig de juiste hoeveelheid tijd om te wachten?

Het inschatten van hoe lang het duurt om dingen te voltooien is een essentieel onderdeel van zowel de voorbereiding van het diner als het projectbeheer. Beide vereisen nauwkeurige informatie en communicatie met belanghebbenden - hoe nauwkeuriger de schatting, hoe gelukkiger de belanghebbenden zullen zijn.

Wat is een projectraming?

Een projectschatting is een weloverwogen voorspelling voor de tijd, kosten en middelen die een project van begin tot eind nodig heeft. De meeste projectschattingen gebruiken informatie uit het verleden om een weloverwogen voorspelling te doen. Deze informatie kan bijvoorbeeld tijdlijnen en budgetten van vergelijkbare projecten, eerdere ervaring met projectinschattingen en eerdere vereisten van belanghebbenden bevatten.

Stakeholderbeheer en het verzamelen van vereisten zijn ongelooflijk belangrijke onderdelen van projectinschatting, omdat je precies moet weten welke vereisten nodig zijn om een project te voltooien. Hebben je belanghebbenden het eindresultaat bijvoorbeeld op een specifieke datum nodig? Zijn er projectbeperkingen of vereisten nodig om ervoor te zorgen dat het een succes wordt? Al deze informatie kan je helpen om een nauwkeurige projectinschatting te maken. 

Projectschatting is belangrijk voor projectmanagers omdat het je helpt bij het vaststellen van je projectbereik. Projectbereik helpt vervolgens projectteamleden te begrijpen welke deliverables ze moeten voltooien, wie aan welke taken werkt en welke deadlines er nodig zijn. 

Hoe maak je een accurate raming van een project

Het inschattingsproces begint met dezelfde tool: de projectbeheerdriehoek. De projectbeheerdriehoek bestaat uit drie hoofdvariabelen:

• Kosten

• Reikwijdte

• Tijd

Het idee is dat elk project een perfecte balans van alle drie de variabelen vereist. Als je een deel van de driehoek moet vergroten, moet er iets anders veranderen om het project in balans te houden. Projectbereik bijvoorbeeld toeneemt, dan moeten vaak ook de kosten of de tijd toenemen. Als de tijd van een project afneemt, moeten de scope of de kosten toenemen om het in evenwicht te brengen.

De projectbeheerdriehoek is een belangrijk onderdeel van het projectramingsproces. Vanwege de relatie tussen deze drie variabelen kun je de derde variabele nauwkeurig inschatten als je genoeg informatie hebt over de andere twee variabelen. 

6 veel voorkomende projectramingsmethoden

Als je niet in staat bent om een project in te schatten met de projectbeheerdriehoek, probeer dan deze zes aanvullende schattingstechnieken. Deze technieken helpen je voldoende informatie te ontdekken om een nauwkeurige inschatting te maken. 

1. Top-down raming

De top-down schattingsstrategie schat een totale tijd voor een project en splitst dat project vervolgens op in kleinere fasen en taken op basis van die geschatte eindtijd. Deze schattingstechniek wordt vaak gecombineerd met de projectbeheerstrategie Werkverdelingsstructuur (WBS). De WBS-strategie helpt om grotere deliverables op te splitsen in kleinere subtaken. 

Top-down schatting in actie

Als je een project als een pizza beschouwt, is top-down schatting als het verdelen van die pizza in kleinere stukken.

Als je team een deadline heeft om een project binnen een agenda-jaar te voltooien, neem je de tijdlijn van één jaar en verdeel je het project in verschillende delen met belangrijke mijlpalen ertussen. Een productontwikkelingsteam zal bijvoorbeeld binnen één agenda jaar een nieuw product lanceren. De projectmanager stelt belangrijke mijlpalen vast, zoals het voltooien van de productwireframe, de alfabuild, het testen van het product en de uiteindelijke lanceringsdatum binnen dat agenda-jaar. 

Met behulp van de pizza-analogie is elke sectie van het project een 'punt' en het hele project van begin tot eind is de hele pizza.

2. Bottom-up schatting

Bottom-up schatting is het tegenovergestelde van top-down schatting. In plaats van te weten hoe lang het project zal duren en het vervolgens op te delen in kleinere taken, kijkt bottom-up schatting naar hoe lang elke kleinere taak zal duren en voegt deze samen om de uiteindelijke projectdeadline te schatten. 

Deze techniek is vergelijkbaar met de kritieke-padmethode. Het belangrijkste verschil tussen de twee is echter dat bottom-up schatting rekening houdt met elke taak die een project vereist, terwijl de kritieke-padmethode alleen kijkt naar de essentiële taken die moeten worden voltooid.

Bottom-up schatting in actie

Als we de vorige pizza-analogie gebruiken, is bottom-up schatting het nemen van alle stukjes van de hele pizza om erachter te komen hoe groot de uiteindelijke pizza is. 

Je hebt de taak om een e-commerce marketingwebsite te ontwikkelen en de klant wil ongeveer weten hoe lang het zal duren. Als projectmanager som je alle taken op die nodig zijn om het project te voltooien en tel je vervolgens de geschatte tijd van elke taak op om de definitieve geschatte tijdlijn voor de klant te berekenen.

3. Driepuntsschatting

Driepuntsschatting kan een bottom-up schatting nauwkeuriger maken. Deze techniek neemt het gemiddelde van drie verschillende variaties van een bottom-up schatting: de meest optimistische tijdlijn, de meest pessimistische tijdlijn en de meest waarschijnlijke tijdlijn om de uiteindelijke tijdschatting voor het project te berekenen. Je kunt deze drie schattingen vinden met behulp van een PERT-grafiek.

Een team kan bijvoorbeeld drie schattingen hebben voor hun project: 10 dagen voor hun meest optimistische tijdlijn, 14 dagen voor hun waarschijnlijke uitkomst en 30 dagen voor de meest pessimistische uitkomst. Wanneer je het gemiddelde van deze tijdlijnen vindt, komt het uit op ongeveer 21 dagen. 

4. Analoge schatting

Analoge schattingen kijken naar eerdere projecten en identificeren specifieke details die vergelijkbaar zijn met het huidige project. De informatie uit eerdere projecten wordt vervolgens toegepast op het huidige project. Vervolgens schat de projectmanager, op basis van de overeenkomsten en verschillen, de kosten, scope en tijd van het huidige project. 

Een website-ontwikkelingsteam kan bijvoorbeeld de taak krijgen om de website voor hun nieuwe product bij te werken. Ze kunnen terugkijken naar de laatste keer dat ze de website hebben bijgewerkt met een product en dat gebruiken om de tijdlijn voor dit project in te schatten.

5. Parametrische schatting

Parametrische schatting maakt gebruik van historische gegevens van eerdere projecten om elk deel van een project te schatten, inclusief middelen, budget, apparatuur en projecttijdlijn. Parametrische schatting wordt vaak gebruikt in combinatie met analoge schatting om tot een nauwkeurigere schatting te komen. Dit komt omdat het zowel historische gegevens als ervaring in aanmerking neemt om een nauwkeurigere schatting te maken. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een IT-projectmanager bent en dat het je taak is om een specifieke software op 150 verschillende apparaten te installeren. Aangezien je weet dat het installatieproces ongeveer 10 minuten duurt op één apparaat, zou je die schatting gebruiken en deze met 150 vermenigvuldigen om een schatting te krijgen van hoe lang dit proces zou duren. 

6. Op expertise gebaseerde schatting

Deze schattingsmethode is volledig gebaseerd op de ervaring van de projectmanager. Zeer ervaren projectmanagers weten misschien hoe lang een specifiek type project zal duren omdat ze een soortgelijk project vele malen hebben voltooid. Als je overweegt een op expertise gebaseerde inschatting te gebruiken, kun je dit het beste bespreken met iemand die een expert is in zijn vakgebied. Anders kun je deze techniek het beste gebruiken in combinatie met andere schattingsmethoden.

Een webontwikkelaar is bijvoorbeeld mogelijk al in het begin van de jaren 2000 begonnen met het bouwen van websites. Met meer dan 20 jaar ervaring zou deze webontwikkelaar precies weten hoe lang het zou duren om een eenvoudige website te bouwen, op basis van alle sites die ze eerder hebben voltooid. 

Waarom inschatting belangrijk is voor projectbeheer

Schattingen zijn een noodzakelijk onderdeel van het projectplanningsproces. Bijna elk type project - van Agile-projecten tot meer lineaire watervalprojecten - kan baat hebben bij projectramingen. Dit is waarom.

Schattingen houden je team op schema

Een veel voorkomende manier waarop projectmanagers projecten soepel laten verlopen, is door ervoor te zorgen dat hun teams de inschattingen zo goed mogelijk laten kloppen. Omdat ze precies weten hoeveel tijd, budget en middelen ze beschikbaar hebben voor een bepaalde fase van een project, kunnen ze het team helpen binnen die grenzen te blijven.

Wanneer projectmanagers, teamleden en belanghebbenden allemaal op de hoogte zijn van de inschatting van het project, kan iedereen elkaar ter verantwoording roepen. Om dit te laten gebeuren, moet je ervoor zorgen dat je je projectschatting op één centrale locatie deelt, zoals een digitale projectbeheersoftware. 

Vereist een projectplan voordat het project begint

Om een nauwkeurige projectinschatting te maken, moet een projectmanager eerst de belangrijkste taken identificeren die moeten worden voltooid voordat het project daadwerkelijk van start gaat. Dit betekent dat projectmanagers het kritieke pad en de belangrijkste afhankelijkheden duidelijk zullen identificeren voordat het project van start gaat. Het vaststellen van het kritieke pad geeft je ook een overzicht op hoog niveau van welke taken moeten worden voltooid en welke middelen je nodig hebt om die taken te voltooien.

Het hebben van al deze informatie voordat een project begint, kan helpen om verwarring te voorkomen. Als een projectlid vragen heeft of als hij niet zeker weet wat er daarna komt, kan hij terugverwijzen naar het projectplan dat tijdens de inschattingsfase is opgesteld. 

Helpt risico's te beperken

Projectschattingen kunnen projectmanagers helpen risico's te beperken naarmate het project vordert. Het opstellen van een duidelijke tijdlijn voordat het project begint, is een goede manier voor je team om de projecttijdlijn en het budget te raadplegen. Om het risico te beperken, voeg je een beetje extra tijd, budget en middelen toe aan je projectplan om te voorkomen dat het risico de deadline overschrijdt of de budgetbeperkingen overschrijdt.

Als je team toch tegen problemen aanloopt, noteer dan snel problemen en oplossingen in een probleemlogboek en help het team terug naar het plan dat tijdens het inschattingsproces is gemaakt. De projectschatting en het kritieke pad kunnen samen worden gebruikt als referentiepunt, zodat het projectteam begrijpt waar ze zich in het projectproces bevinden.