7 belangrijke stappen in het besluitvormingsproces
We nemen elke dag beslissingen. Nemen we de bus naar het werk of bellen we een taxi? Chocolade- of vanille-ijs? Volle of halfvolle melk?
Er schuilt een compleet proces achter het nemen van deze piepkleine beslissingen. En dit zijn nog eenvoudige, gemakkelijke keuzes, hoe krijgen we het dan voor elkaar om moeilijkere beslissingen te nemen?
Op het werk zijn beslissingen niet zo eenvoudig als kiezen welke melk je 's morgens in je latte wilt. Daarom is het begrijpen van het besluitvormingsproces zo belangrijk.
Wat is het besluitvormingsproces?
Het besluitvormingsproces is een methode voor het verzamelen van informatie, het beoordelen van alternatieven en, uiteindelijk, het maken van een definitieve keuze.
Het volgende zevenstappenproces is bedoeld voor moeilijke beslissingen waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn, maar het proces kan ook worden gebruikt voor iets eenvoudigs als welk soort cornflakes je 's morgens in je kom schudt.
De 7 stappen van het besluitvormingsproces
Stap 1: Identificeer het besluit dat moet worden genomen
Wanneer je het besluit identificeert, moet je jezelf een paar vragen stellen:
Wat is het probleem dat moet worden opgelost?
Wat is het doel dat je van plan bent te bereiken door dit besluit te implementeren?
Hoe ga je het succes meten?
Deze vragen zijn allemaal gebruikelijke technieken voor het stellen van doelen. Ze zullen je uiteindelijk helpen bij het bedenken van mogelijke oplossingen. Wanneer het probleem duidelijk is omschreven, beschik je over meer informatie om tot het beste besluit te komen om het probleem op te lossen.
Stap 2: Verzamel relevante informatie
Het verzamelen van informatie met betrekking tot het besluit dat moet worden genomen is een belangrijke stap om tot een geïnformeerde beslissing te komen. Beschikt je team over historische gegevens die te maken hebben met dit probleem? Heeft iemand al eens eerder geprobeerd dit probleem op te lossen?
Het is ook belangrijk om buiten je team of bedrijf op zoek te gaan naar informatie. Effectieve besluitvorming vereist informatie uit veel verschillende bronnen. Ga op zoek naar externe bronnen, of je daarvoor nu marktonderzoek moet doen, een consultant in de arm moet nemen, of met collega's van een ander bedrijf met relevante ervaring moet praten. Het verzamelen van informatie helpt jou en je team verschillende oplossingen voor je probleem te identificeren.
Stap 3: Identificeer alternatieve oplossingen
Deze stap vereist dat je voor het probleem in kwestie naar veel verschillende oplossingen kijkt. Het vinden van meer dan één mogelijk alternatief is belangrijk bij de besluitvorming binnen een bedrijf, omdat verschillende belanghebbenden afhankelijk van hun rol verschillende behoeften hebben. Als een bedrijf bijvoorbeeld op zoek is naar een werkmanagementtool, kan het ontwerpteam wel eens andere behoeften hebben dan het ontwikkelteam. Meteen voor één oplossing kiezen is misschien niet de juiste stap.
Stap 4: Weeg het bewijs
Dit is het moment waarop je alle verschillende oplossingen erbij pakt en analyseert hoe ze je oorspronkelijke probleem aanpakken. Je team begint de voor- en nadelen van elke optie te identificeren en alternatieven uit deze opties te elimineren.
Er zijn een paar veel toegepaste manieren waarop je team het bewijs van de opties kan analyseren en afwegen:
Lijst met voor- en nadelen
Stap 5: Kies uit de alternatieven
De volgende stap is het nemen van je definitieve besluit. Neem alle informatie die je hebt verzameld en hoe dit besluit elke belanghebbende kan beïnvloeden in overweging.
Soms is het juiste besluit niet één van de alternatieven, maar een mix van een aantal verschillende alternatieven. Effectieve besluitvorming vereist het creatief oplossen van problemen en out-of-the-box denken. Beperk jezelf en je teams dus niet tot vastomlijnde opties.
Een van de belangrijkste waarden bij Asana is het verwerpen van valse afwegingen. Het kiezen van niet meer dan één beslissing kan betekenen dat de voordelen van andere oplossingen verloren gaan. Probeer indien mogelijk opties te vinden die de gepresenteerde alternatieven overstijgen.
Stap 6: Onderneem actie
Zodra de uiteindelijke beslisser het groene licht geeft, is het tijd om de oplossing uit te voeren. Neem de tijd om een implementatieplan te maken zodat je teamleden bij de volgende stappen op één lijn zitten. Daarna is het tijd om je plan in actie te zetten en de voortgang te monitoren om vast te stellen of het besluit een goed besluit was.
Stap 7: Evalueer je besluit en zijn impact (zowel positief als negatief)
Zodra je een beslissing hebt genomen, kun je de succesmetriek die je in stap 1 hebt vastgesteld, monitoren. Dit is de manier waarop je bepaalt of je oplossing voldoet aan de succescriteria van je team.
Hier zijn een paar vragen om over na te denken wanneer je je besluit evalueert:
Heeft het het probleem opgelost dat je team in stap 1 heeft geïdentificeerd?
Heeft het besluit een positieve of negatieve impact gehad op je team?
Welke belanghebbenden hadden baat bij dit besluit? Voor welke belanghebbenden was de impact negatief?
Als deze oplossing niet het beste alternatief was, kan je team baat hebben bij het gebruik van een iteratieve vorm van projectmanagement. Dit stelt je team in staat zich snel aan te passen aan veranderingen en de beste besluiten te nemen met de middelen waarover het beschikt.
Types besluitvormingsmodellen
Hoewel de meeste besluitvormingsmodellen rond dezelfde zeven stappen draaien, sommen we hier toch een aantal verschillende methodologieën op die je kunnen helpen bij het nemen van een goed besluit.
Rationele besluitvormingsmodellen
Dit type besluitvormingsmodel is het type dat je het vaakst tegenkomt. Het is logisch en houdt een vaste volgorde aan. De zeven stappen die hierboven zijn opgesomd zijn een voorbeeld van een rationeel besluitvormingsmodel.
Wanneer je besluit een grote impact heeft op je team en je de uitkomsten moet maximaliseren, is dit het type besluitvormingsproces dat je moet gebruiken. Het vereist dat je een breed scala aan standpunten in overweging neemt en daarbij vooringenomenheid zoveel mogelijk beperkt, zodat je het best mogelijke besluit kunt nemen.
Intuïtieve besluitvormingsmodellen
Dit besluitvormingsmodel wordt niet door informatie of gegevens gedicteerd, maar door intuïtie. Deze vorm van besluitvorming vereist eerdere ervaring en het herkennen van patronen, hierdoor wordt een sterke intuïtie gevormd.
Dit type besluitvorming wordt vaak gebruikt door besluitvormers met veel ervaring met soortgelijke problemen. Ze hebben al bewezen succes behaald met de oplossing die ze willen implementeren.
Het creatieve besluitvormingsmodel
Bij het creatieve besluitvormingsmodel draait het om het verzamelen van informatie en inzichten over een probleem en het bedenken van potentiële ideeën voor een oplossing, net als bij het rationele besluitvormingsmodel.
Het verschil is dat de besluitvormer, in plaats van de voor- en nadelen van elk alternatief te identificeren, een periode ingaat waarin hij of zij probeert helemaal niet actief na te denken over de oplossing. Het doel is dat het onderbewustzijn het overneemt en de besluitvormer naar de juiste beslissing leidt, vergelijkbaar met het intuïtieve besluitvormingsmodel.
Deze aanpak wordt het best gebruikt in de vorm van een iteratief proces zodat teams hun oplossingen kunnen testen en aanpassen als er dingen veranderen.
Houd belangrijke beslissingen bij met een werkmanagementtool
Het bijhouden van belangrijke beslissingen kan een uitdaging zijn als ze niet correct worden gedocumenteerd. Kom meer te weten over hoe een werkmanagementtool als Asana je team kan helpen belangrijke beslissingen bij te houden, samen te werken met teamgenoten en op de hoogte te blijven van de voortgang, allemaal op één plek.
