5 waaroms

Een projectdeadline wordt gemist. Een campagne presteert ondermaats. Een klant vertrekt onverwacht. Dit zijn dagelijkse uitdagingen voor teams in verschillende sectoren. Het behandelen van de zichtbare symptomen betekent echter vaak dat het echte probleem niet wordt gecontroleerd en blijft optreden. Dat is waar de 5-waarom-techniek om de hoek komt kijken. Door vijf keer 'waarom' te vragen, kun je de lagen van een probleem terugschroeven en de oorzaak ervan achterhalen.

Ons 5-waarom-sjabloon vereenvoudigt probleemoplossende processen, zodat je kunt stoppen met gissen en kunt beginnen met oplossen. Of je nu een technisch probleem oplost, teamworkflows verbetert of feedback van klanten aanpakt, met dit sjabloon kun je dieper graven, je denken structureren en blijvende veranderingen implementeren. Het is snel, gebruiksvriendelijk en ingebouwd in Asana, zodat je in realtime kunt samenwerken en onmiddellijk actie kunt ondernemen.

Wie heeft baat bij 5-waaromsjablonen?

Een van onze productmanagers deelde onlangs hoe ze een 5x waarom-sjabloon gebruikten om te ontdekken waarom een productlancering steeds uitbleef. Het was niet alleen de tijdlijn van het ontwikkelteam. De analyse bracht het probleem terug naar onduidelijke input van belanghebbenden.

De 5-waarom-techniek is ideaal voor iedereen die de hoofdoorzaak van een probleem moet achterhalen, niet alleen de oppervlakkige symptomen. Dat omvat:

• Product- en engineeringteams die complexe problemen oplossen.

• Ops- en QA-leads die een analyse van de hoofdoorzaak (RCA) uitvoeren na gemiste KPI's.

• Klantondersteuningsteams die terugkerende klachten behandelen.

• Agile-teams die de 5 x waarom-methode gebruiken voor Sprint-evaluaties.

• Teams in de gezondheidszorg, financiën en productie die gericht zijn op continue verbetering.

Als je team complexe problemen aanpakt en prioriteit geeft aan langetermijnoplossingen, dan is dit sjabloon iets voor jou.

Waarom het 5-waarom-sjabloon van Asana gebruiken

Tijdens een van onze Sprint reviews gebruikte het ontwerpteam dit 5-waarom-sjabloon om te bepalen waarom mockups consequent te laat waren. Het bleek dat het begon met inconsistente intakeverzoeken, wat een oplossing was die ze onmiddellijk konden implementeren.

Het 5x Waarom-analysesjabloon van Asana maakt dit geleerde-lessenproces niet alleen sneller, maar ook makkelijker te beheren tussen teams. Je hebt geen apart whiteboard of hulpmiddel nodig. Alles leeft waar je werk al gebeurt.

Dit is waarom teams dit sjabloon gebruiken:

• Volg een goed gedefinieerd, herhaalbaar proces om de oorzaken te achterhalen

• Voeg context en organisatie toe met gekoppelde taken, bestanden en eigenaren.

• Houd patronen en terugkerende problemen bij in de loop van de tijd.

• Betrek de juiste belanghebbenden zonder extra vergaderingen.

Zo gebruik je dit 5-waarom-sjabloon

Het 5 Waaroms-sjabloon is klaar voor gebruik. Dupliceer het gewoon en begin met het diagnosticeren van de hoofdoorzaken van het probleem. Je kunt meer sjablonen verkennen in de sjabloonbibliotheek van Asana om elk onderdeel van je projectbeheerproces te ondersteunen.

1. Definieer je probleemstelling

Begin met een goed gedefinieerde beschrijving van het specifieke probleem dat je probeert op te lossen. Streef naar een feitelijke samenvatting van het probleem, niet naar een gok naar de oorzaak. Bijvoorbeeld: 'De klant heeft zijn rapport niet op tijd ontvangen.'

In het sjabloon zie je deze stap onder 'Het probleem definiëren'. Gebruik deze sectie om je team af te stemmen op wat je oplost en om relevante achtergronddetails in de taakbeschrijving in te voeren. Je kunt ook een eigenaar aan deze stap toewijzen.

2. Vraag waarom het probleem zich heeft voorgedaan

Begin de eerste 'waarom' door te vragen wat het oorspronkelijke probleem veroorzaakte. Moedig je team aan om feitelijk te denken. Bijvoorbeeld: "Waarom heeft de klant het rapport niet ontvangen? Omdat het een dag te laat werd afgeleverd.'

Het 5 Waaroms-analysesjabloon van Asana verdeelt dit proces in vijf duidelijke taken met de labels 'Vraag Waarom 1' tot 'Vraag Waarom 5'. Klik voor elke stap in de taak om je antwoord toe te voegen en de nodige links of documentatie te verstrekken. Wijs de taak toe aan een facilitator of SME om de nauwkeurigheid te bevestigen.

3. Blijf nog minstens vier keer 'waarom' vragen

Bouw voort op elk antwoord door opnieuw 'waarom' te vragen om diepere niveaus van begrip te bereiken. Streef naar minstens vijf waaroms. Dit helpt om onderliggende oorzaken te onthullen en voorkomt dat je vertrouwt op oplossingen op oppervlakteniveau.

Voer voor elke 'waarom' het volgende niveau van redeneren in onder de overeenkomstige sectie 'Vraag waarom'. Met de taakbeschrijvingen kun je elk antwoord uitbreiden terwijl je het gesprek op één plaats bijhoudt. Standaard bevat deze analysetool vijf 'waarom'-vragen, maar je kunt altijd meer taken of secties toevoegen als dat nodig is.

4. Werk samen en documenteer terwijl je bezig bent

Betrek teamleden door reacties en taakbeschrijvingen te gebruiken om belangrijke inzichten vast te leggen. Je kunt zelfs eigenaren toewijzen aan specifieke vervolgitems om de volgende stappen te verduidelijken.

Gebruik de velden die zichtbaar zijn in de Lijstweergave, zoals Hoofdoorzaak, Impactniveau en Verantwoordelijke partij, om kritieke bevindingen te documenteren en verantwoordelijkheid toe te wijzen. Vermeld teamgenoten in reacties om feedback uit te nodigen of anderen met kennis van het probleem op de hoogte te houden.

5. Zet inzichten om in actie

Nadat je de hoofdoorzaak van een probleem hebt geïdentificeerd, wijs je taken toe, stel je deadlines in en gebruik je de automatiseringsfuncties van Asana om corrigerende maatregelen te implementeren die herhaling voorkomen.

Rond de analyse af door de sectie 'Oplossingen ontwikkelen' van het sjabloon in te vullen. Hier kun je voorgestelde oplossingen registreren, de status van de oplossing bijhouden en opvolgingstaken toewijzen met behulp van ingebouwde kolommen zoals Oplossingsstatus, Geschatte inzet en Opvolgingsplan. 

Asana-functies voor het oplossen van problemen

Sjablonen zijn slechts het begin. Asana-functies veranderen een eenvoudige probleemoplossende techniek in een krachtig hulpmiddel voor systemische verbetering. Functies helpen je samen te werken, te documenteren en echte actie te ondernemen, allemaal op één plek. Hier zijn een paar van onze favorieten.

Projectweergaven

Visualiseer je 5-waarom-analysesjabloon in het formaat dat het beste past bij de stijl van je team. Je kunt een lijst kiezen voor stapsgewijze tracking, een Kanbanbord voor agile samenwerking of een tijdlijn voor het in kaart brengen van afhankelijkheden. Flexibele weergaven stellen belanghebbenden en facilitators in staat om effectief te begrijpen en bij te dragen, ongeacht hun favoriete werkstijl.

Aangepaste velden

Aangepaste velden helpen je oorzaken te categoriseren, risiconiveaus toe te wijzen of problemen per afdeling te labelen. Een goed gestructureerde veldopstelling zorgt voor Helderheid en maakt trendanalyse in de loop van de tijd gemakkelijker. Het labelen van hoofdoorzaken als proces, mensen of tools onthult bijvoorbeeld terugkerende thema's in teams.

Taakafhankelijkheden

Sommige oorzaken zijn afhankelijk van andere om volledig begrepen te worden. Met taakafhankelijkheden kun je logische koppelingen maken tussen elke stap in het onderzoek naar de vijf waarom-vragen. Het in kaart brengen van deze relaties ondersteunt een transparantere RCA-structuur en verbetert de projectflow.

Reactie-threads en vermeldingen

Gebruik reacties om inzichten uit elke stap te documenteren, vooral wanneer je in verschillende teams of tijdzones werkt. Vermeld specifieke teamleden om hun expertise of feedback in te brengen. Het creëren van een gedetailleerde, samenwerkingsruimte zorgt ervoor dat je RCA zowel verantwoordelijk als transparant blijft.

Sjablonen en taakduplicatie

Je kunt je aanpak van de analyse van de hoofdoorzaak standaardiseren door een voltooid vijf-waarom-project te dupliceren of te beginnen met het originele sjabloon. Het gebruik van consistente indelingen helpt teams snel te handelen en een betrouwbaar proces te ontwikkelen voor het oplossen van terugkerende problemen.

Rapportage-dashboards

Wanneer je team meerdere 5-waarom-analyses voltooit, bieden rapportagedashboards inzicht in langetermijntrends. Gebruik ze om bij te houden welke oorzaken het vaakst voorkomen, risico-afdelingen te identificeren en de effectiviteit van je corrigerende maatregelen in de loop van de tijd te controleren.

Aanbevolen integraties

Met integraties kan Asana verbinding maken met andere apps die je team al gebruikt, zoals Slack, Google Drive of Jira, zodat alles wat je nodig hebt om een probleem op te lossen op één plaats is.

Integraties verminderen het wisselen van context door relevante bestanden, updates en gesprekken rechtstreeks in je workflow te trekken. Je kunt de volledige lijst bekijken in onze app-galerij.

Slack

Verbind Slack met je 5 Whys-project om belanghebbenden in realtime op de hoogte te houden. Je kunt automatisch updates naar relevante kanalen pushen wanneer er voortgang wordt geboekt, nieuwe taken worden toegevoegd of een hoofdoorzaak wordt geïdentificeerd. Het team op één lijn houden wordt veel gemakkelijker met geïntegreerde communicatie.

Google Werkruimte

Voeg belangrijke documenten, spreadsheets en bewijs van Google Drive rechtstreeks toe aan je Asana-taken. Het hebben van dit referentiemateriaal op de exacte locatie als je analyse vermindert de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar informatie. Het resultaat is een schonere, beter georganiseerde workflow.

Lucidchart

Maak en sluit visuele diagrammen in, zoals visgraatdiagrammen of proceskaarten, om je 5-waarom-analyse aan te vullen. Het bieden van visuele context helpt teams om complexe problemen gemakkelijker te begrijpen. Deze diagrammen ondersteunen ook transparantere communicatie tijdens teambeoordelingen of postmortems.

Zoom

Voer brainstormsessies of vervolgvergaderingen uit zonder Asana te verlaten. Met de Zoom-integratie kun je gesprekken plannen, vergaderingslinks aan taken toevoegen en automatisch gesprekstranscripties en opnames terugkoppelen naar je project. Het is een eenvoudige manier om realtime discussies te koppelen aan je analyse van de hoofdoorzaak.

Jira Cloud

Integreer Jira met Asana om technische onderzoeken te koppelen aan bredere RCA-taken. Ontwikkelaars kunnen zich blijven concentreren op het bijhouden van bugs terwijl ze nog steeds inzichten bijdragen aan het 5 x waarom-proces. Door beide tools te verbinden, weet je zeker dat je analyse de volledige omvang van het probleem weerspiegelt.

Veelgestelde vragen over de 5x waarom-sjablonen voor oorzaakanalyse