Geleerde lessen

Je hebt net een groot project afgerond. Alles leek in orde totdat je je realiseerde dat je team het werk opnieuw moest doen omdat belangrijke bestanden niet op tijd werden gedeeld. Het was frustrerend, en erger nog, je had het kunnen voorkomen als je dit inzicht eerder had opgemerkt.

Elk voltooid project biedt waardevolle lessen. Maar zonder een gestructureerde manier om ze vast te leggen, riskeert je team fouten te herhalen of successen over het hoofd te zien. De geleerde lessen-sjablonen van Asana helpen je na te denken over projectresultaten, input van belanghebbenden te verzamelen en belangrijke punten te documenteren, zodat je slimmere beslissingen kunt nemen en je workflows voortdurend kunt verbeteren.

Wie heeft baat bij dit geleerde-lessensjabloon?

Bij Asana gebruiken we na elk groot initiatief geleerde lessen om te identificeren wat werkte, wat niet werkte en waarom. Het vastleggen van geleerde lessen met een kant-en-klaar sjabloon helpt ons dit sneller en effectiever te doen. Een sjabloon voor geleerde lessen zorgt ervoor dat bruikbare inzichten niet verloren gaan en elk team profiteert van een gestructureerd, herhaalbaar proces. Deze reflectie helpt teams sterker te worden met elk project dat ze ondernemen.

Dit geleerde-lessensjabloon is ideaal voor:

• Projectmanagers die lessen uit voltooide projecten vastleggen

• Teams die Sprint-evaluaties, post-mortems of projectafsluitingsbeoordelingen uitvoeren

• Belanghebbenden die de projectplanning en -uitvoering willen verbeteren

• PMO-teams die een bibliotheek van geleerde projectlessen maken voor toekomstige referentie

Gebruik dit sjabloon voor geleerde lessen in projectbeheer om toekomstig projectsucces te verbeteren, herhaling van fouten te voorkomen en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Waarom het geleerde-lessen-sjabloon van Asana gebruiken?

Na het voltooien van een heel project wil je ervoor zorgen dat je team belangrijke inzichten vastlegt voordat je verder gaat. Een speciaal sjabloon maakt dit proces consistent, uitvoerbaar en gemakkelijk om opnieuw te bekijken.

Met dit geleerde-lessensjabloon van Asana kun je:

• Discussies richten op belangrijke thema's: gebruik gestructureerde prompts om te onderzoeken wat goed ging, wat niet, en waarom, zoals een gemiste Deadline of een last-minute wijziging in de scope.

• Input van belanghebbenden in realtime vastleggen. Gebruik reacties en formulieren om inzichten van je projectteam en belanghebbenden te verzamelen.

• Inzichten omzetten in actiepunten. Zet lessen om in duidelijke, praktische volgende stappen. Als de verantwoordelijkheid voor een taak bijvoorbeeld onduidelijk was, bepaal dan de volgende keer van tevoren wie er verantwoordelijk is.

• Voorkom het herhalen van fouten. Identificeer de hoofdoorzaken, zoals communicatiehiaten of onduidelijke vereisten, en definieer actiepunten om toekomstige projectplanning en -uitvoering te begeleiden, zoals het verduidelijken van tijdlijnen of het verbeteren van overdrachtsprocedures.

• Houd de voortgang van opvolgingen bij. Wijs eigenaren en deadlines toe voor actiepunten, zoals het inchecken met projectbelanghebbenden om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit met een nieuw goedkeuringsproces.

• Creëer een doorzoekbare kennisbank. Houd geleerde-lessenrapporten toegankelijk en gekoppeld aan het oorspronkelijke project

• Stem af op continue verbetering. Documenteer wat goed werkte om succes te herhalen in vergelijkbare projecten

Zo gebruik je dit sjabloon voor geleerde lessen

Plan na afloop van je project een sessie met geleerde lessen en nodig je projectteam en belanghebbenden uit. Vervolgens:

1. Dupliceer het sjabloon en geef het een andere naam. Maak een kopie van het sjabloon voor geleerde lessen en geef het een duidelijke, doorzoekbare naam. Voorbeelden zijn 'Q2-campagne: geleerde lessen', 'Website-herontwerp postmortem' of 'Werknemer-onboarding-evaluatie'. Dit helpt je werkruimte georganiseerd te houden en maakt het gemakkelijk om rapporten later te vinden.

2. Stel de agenda van de sessie in. Schets onderwerpen zoals successen, uitdagingen, projectdoelstellingen en toekomstige aanbevelingen. Begin met een briefing van het project en leg het doel van de sessie uit.

3. Verzamel feedback. Gebruik formulieren of gedeelde documenten om van tevoren individuele reflecties te verzamelen. Vraag bijdragers om te delen wat er goed ging, wat er niet ging en eventuele terugkerende uitdagingen.

4. Bespreek het als groep. Loop door de belangrijkste projectfasen en -resultaten. Analyseer de redenen voor successen en tegenslagen, niet alleen de symptomen aan de oppervlakte.

5. Documenteer de belangrijkste punten. Leg belangrijke lessen vast onder categorieën zoals overwinningen, missers en hoofdoorzaken. Voeg waar mogelijk ondersteunend bewijs of voorbeelden toe.

6. Wijs actiepunten toe. Vertaal lessen in concrete volgende stappen. Maak uitvoerbare taken, wijs eigenaren toe en stel tijdlijnen in om op te volgen.

7. Deel het rapport. Sla je geleerde-lessenrapport op bij het project. Tag het voor toekomstig gebruik en maak het toegankelijk voor teams die later vergelijkbare projecten uitvoeren.

Asana-functies die de beoordelingen van geleerde lessen vereenvoudigen

Je hebt geen ingewikkelde opstelling nodig om zinvolle takeaways vast te leggen. Deze Asana-functies maken het gemakkelijker om feedback te verzamelen, inzichten te documenteren en verbeteringen door te voeren.

• Formulieren: standaardiseer hoe je input van belanghebbenden verzamelt voor elk project, zoals een snelle enquête na een productlancering of verkoopevenement.

• Aangepaste velden: tag takeaways op projectnaam of probleemtype om trends gemakkelijk te vinden, zoals het labelen van feedback 'overdrachtsproblemen' of 'Scope creep'.

• Mijlpalen: markeer belangrijke keerpunten, zoals vertraagde goedkeuringen of een verschuiving in de scope, zodat ze niet worden vergeten in de evaluatie.

• Taakreacties: laat teamgenoten rechtstreeks context delen over lessen, zoals opmerken waarom een deadline is gemist of wat het heeft opgelost.

• Bijlagen: koppel ondersteunend bewijs, deliverables of eindrapporten aan elke les.

• Asana AI: laat AI helpen bij het samenvatten van feedback, het voorstellen van inzichten en het identificeren van thema's in meerdere geleerde lessen, zoals onduidelijke rollen of last-minute wijzigingen.

• Statusupdates: deel belangrijke punten en vervolgplannen in een beknopte update, zodat iedereen de hoogtepunten kan zien zonder dat er een andere vergadering nodig is.

Aanbevolen integraties

Verbind je geleerde-lessen-sjabloon met de tools die je team al gebruikt. Of je nu feedback verzamelt van een campagne, ontwerpen deelt of technische documentatie beoordeelt, deze integraties helpen alles op één plaats te houden en het heen en weer schakelen tussen projectbeheertools te verminderen.

Je kunt nog meer opties verkennen in de Asana App Directory.

• Slack: leg realtime feedback vast tijdens projectafrondingen en zet berichten om in Asana-taken.

• Microsoft Teams: houd je geleerde-lessensessies samenwerkend met geïntegreerde taakaanmaak tijdens vergaderingen.

• Google Drive: voeg bestanden zoals eindrapporten, retrospectieven of projecttijdlijnen toe voor context.

• Figma: sluit ontwerpbestanden en prototypes in om te verwijzen naar visueel werk of UX-feedback tijdens je beoordeling.

• Coview: voeg schermopnamen en visuele feedback toe om een diepere context te bieden achter uitdagingen of gemiste stappen.

• GitLab: koppel code-opslagplaatsen of voeg aanvraaggeschiedenissen samen voor postmortems die aan technisch werk zijn gekoppeld.

• Threads: leg relevante teamdiscussies vast en synchroniseer ze vanuit Threads om je geleerde-lessensessie te informeren.

• Jira Cloud: synchroniseer postmortem-inzichten tussen technische en niet-technische teams. Jira verbinden

• Dropbox: upload post-projectmiddelen rechtstreeks naar je geleerde-lessentaken of -rapport.

Veelgestelde vragen over geleerde-lessensjablonen