Asana's sjabloon voor onboarding van werknemers

Template created by Asana

Asana logo

Een doeltreffende onboardingervaring geeft nieuwe werknemers een makkelijke manier om hun onboardingtaken op één locatie bij te houden. Bereid je nieuwe werknemers vanaf dag één voor op succes met ons Asana-exclusieve onboardingsjabloon.

Sjabloon gebruiken

INTEGRATED FEATURES

list iconLijstweergavesubtask iconSubtakenfield-add iconAangepaste veldenmultihome iconMultihoming

Recommended apps

Zoom-pictogram
Zoom

Delen
facebooktwitterlinkedin
[Product UI] Asana-sjabloon voor onboarding van werknemers voorbeeld (lijsten)

Elke nieuwe werknemer gaat door een onboarding, maar het proces van onboarding van werknemers is zoveel méér dan enkel een lijst met taken. Het is jouw opportuniteit om een eerste indruk te maken, een waardevolle kans om werknemers voor te bereiden op hun nieuwe job, parameters voor succes te bepalen en nieuwe teamleden het gevoel te geven dat ze in je bedrijf horen.

Een doeltreffende onboardingervaring is nooit zo belangrijk geweest als nu. Met burn-outs en het oplichterssyndroom in opmars, zoeken bedrijven naar alle mogelijke manieren om nieuwe werknemers welkom te laten voelen. Vandaar het sjabloon voor onboarding van werknemers.

Waarom een sjabloon voor onboarding van werknemers gebruiken?

Een sjabloon voor onboarding van werknemers is een manier om het onboardingproces te standaardiseren voor elke nieuwe werknemer. Met een uniform programma kan je verzekeren dat teamleden vanaf dag één alle nodige informatie hebben om te slagen.

Het proces stroomlijnen

Een sjabloon voor een onboardingchecklist is niet meer dan dat; een checklist van dingen die je nieuwe werknemer moet doen en lezen om zich voor te bereiden op zijn nieuwe rol. Een doeltreffend sjabloon verzamelt al deze informatie op één plaats zodat je werknemer dit alles niet zelf moet onthouden.

Geef teamleden de nodige informatie om te slagen

Het is cruciaal om nieuwe werknemers de tools voor de job te geven. Wanneer je je verwachtingen duidelijk maakt aan nieuwe werknemers tijdens hun eerste week, eerste maand, en zelfs eerste jaar bij je bedrijf, geef je hen een helder beeld van wat ze nodig hebben om te slagen.

Dit komt niet enkel de nieuwe werknemer ten goede, het verhoogt ook de werknemerstevredenheid op lange termijn. Wanneer werknemers weten wat van hen verwacht wordt, zullen ze minder makkelijk negatieve werkplaatsemoties ervaren, zoals burnout en het oplichterssyndroom. Volgens ons onderzoek zorgen burnout en het oplichterssyndroom - die buitensporig meer jongere werknemers treft - voor een laag moreel, miscommunicatie, een gebrek aan betrokkenheid op het werk, meer fouten en zelfs afvloeiingen.

Lees: 30-60-90 dagenplan: nieuwe medewerkers gemakkelijk onboarden

Zorgen dat virtuele teamleden zich welkom voelen

Het hebben van een helder sjabloon voor werknemers-onboarding is vooral belangrijk voor onboarding op afstand. Je werknemers op afstand zullen niet zoveel rechtstreeks contact hebben met jou of met hun virtuele team. Ervoor zorgen dat het duidelijk is wat ze moeten doen, waar ze moeten communiceren en hoe ze meteen een impact kunnen maken, zal hen sterker maken - ongeacht waar ze wonen.

Dit is dubbel zo belangrijk voor werknemers die in verschillende tijdzones werken. Als je niet online kunt zijn wanneer ze dat zijn, is het nog méér cruciaal om nieuwe werknemers een duidelijke lijst van taken te geven om hen te helpen zelfstandig op te starten.

quotation mark
De onboarding is een cruciaal moment om werknemers het gevoel te geven dat ze er vanaf de eerste dag bij horen. Het zet de toon voor hun dienstverband bij uw bedrijf en legt de basis voor hun kennis van en ervaring met werken voor uw bedrijf. Dit is de reden dat het verzorgen van een inclusieve onboarding zo belangrijk is voor het creëren van een inclusieve bedrijfscultuur.”
Sonja Gittens Ottley, hoofd Diversiteit en Inclusie bij Asana

Asana's sjabloon voor onboarding van werknemers

Wij geloven dat we door flink te investeren in het onboardingproces, we onze nieuwe werknemers het best voorbereiden op hun nieuwe rol. Een groot deel hiervan is het creëren van zichtbaarheid en elke nieuwe werknemer een helder beeld geven van hoe het onboardingproces er zal uitzien.

Dit is niet gewoon een sjabloon voor onboarding van werknemers. Ons sjabloon voor onboarding van werknemers omvat een aantal van de belangrijkste dingen die wij bij Asana doen om onze werknemers welkom te laten voelen vanaf dag één. Elke nieuwe werknemer krijgt een checklist voor onboarding van werknemers, die aangepast wordt door hun manager vóór ze onboarden, zodat alle relevante informatie, projecten en onboardingstaken die ze nodig hebben erin is opgenomen.

Deze centrale bron van informatie maken - en zorgen dat het uitvoerbaar is - geeft de werknemer vanaf het begin een helder beeld van wat ze moeten doen. Het zorgt voor een geweldige onboardingervaring door te stroomlijnen waar nieuwe werknemers moeten zijn voor informatie. Dit maakt het makkelijk voor hen om belangrijke bedrijfsdocumenten te vinden, zoals bedrijfswaarden, organisatiebeleid en informatie over de werknemershandleiding.

Maak je sjabloon

Belangrijke elementen van een sjabloon voor onboarding van werknemers

Om nieuwe werknemers te helpen slagen, heb je niet enkel een doeltreffend sjabloon voor onboarding van werknemers nodig. Je moet ook weten hoe het te gebruiken. Om dit sjabloon zo praktisch mogelijk te maken voor alle nieuwe teamleden, moet je:

  • Verwachtingen en tijdlijnen instellen voor wanneer en hoe werk moet worden voltooid.

  • Vervaldatums specifiëren voor elk actiepunt.

  • Zorgen dat het sjabloon een dynamisch document wordt dat de nieuwe werknemer in realtime kan bijwerken met vragen, leerpunten en volgende stappen.

  • Het volledige onboardingproces uiteenzetten van begin tot eind.

Geïntegreerde functies

  • Lijstweergave. Lijstweergave is een weergave in roosterstijl die alle informatie van je project in één oogopslag weergeeft. Net zoals een takenlijst of een spreadsheet geeft Lijstweergave ook al je taken tegelijk weer zodat je niet enkel de taaktitel en vervaldatum ziet, maar ook alle aangepaste velden zoals Prioriteit, Status of meer. Zorg voor een moeiteloze samenwerking door je volledige team zichtbaarheid te geven over wie wat doet en wanneer.

  • Subtaken. Soms is een takenlijst te groot om te vatten in één taak. Als een taak meer dan één bijdrager heeft, een brede vervaldatum of belanghebbenden die moeten nakijken en goedkeuring geven vóór het live kan gaan, gebruik dan subtaken om het werk bij te houden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken op te splitsen in individuele componenten, en tegelijkertijd te verzekeren dat al deze kleinere taken steeds verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Splits taken op in kleinere componenten of leg de individuele componenten van een meervoudig proces vast met subtaken.

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je moet bijhouden, van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waaraan je eerst moet werken. Bovendien kunnen aangepaste velden gedeeld worden over taken en projecten heen om consistentie te verzekeren doorheen je hele organisatie.

  • Multihoming. Het is eigen aan werk om cross-functional te zijn. Teams moeten doeltreffend kunnen werken over afdelingen heen. Maar te vaak leeft het werk in één plaats. Als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, wordt het werk uitgesteld en raakt het verzuild. Met multi-homing in Asana kun je dubbel werk verminderen en cross-team zichtbaarheid verbeteren door taken toe te voegen aan meerdere projecten. Bekijk taken in context, geef weer wie aan welke taak werkt en hou je team en taken verbonden.

Aanbevolen apps

  • Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichte vergaderingen te houden. De Zoom + Asana-integratie maakt het makkelijk om vergaderingen voor te bereiden, uitvoerbare gesprekken te houden en na het gesprek toegang te hebben tot alle informatie. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's zichtbaarheid en context bieden over wat er besproken zal worden. Tijdens de vergadering kunnen teamleden snel taken maken binnen Zoom, zodat details en actiepunten niet verloren gaan. Eens de vergadering afgelopen is, zorgt de Zoom + Asana-integratie ervoor dat alle transcripten en opnames van de vergadering in Asana worden opgeslagen, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering kunnen bekijken wanneer nodig.

  • Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken maken rechtstreeks vanuit je Gmail-inbox. Alle taken die je vanuit Gmail maakt, zullen automatisch de context van je e-mail toevoegen zodat je nooit iets vergeet. Moet je tijdens het opstellen van een e-mail refereren naar een Asana-taak? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om deze taak makkelijk op te zoeken, rechtstreeks vanuit je Gmail-inbox.

  • Microsoft Teams. Met de Microsoft Team + Asana-integratie kun je de nodige informatie opzoeken en delen zonder Teams te verlaten. Koppel je Teams-gesprekken makkelijk aan uitvoerbare items in Asana, zonder Teams te moeten verlaten. Je kunt ook taken maken, toewijzen en weergeven tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te moeten overschakelen.

  • Slack. Maak van ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack, bijhoudbare taken en reacties in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en taken niet verloren gaan in Slack.

Veelgestelde vragen over sjablonen voor onboarding van werknemers

Wat moet een onboardingsjabloon voor nieuwe werknemers omvatten? 

Je checklistsjabloon voor nieuwe werknemers moet alles omvatten wat je werknemers nodig hebben om vanaf dag één succesvol te zijn. Zorg dat je er acties in opneemt die ze moeten uitvoeren op hun eerste dag, taken die ze moeten voltooien tijdens hun eerste 30-60-90 dagen, en alle informatie die ze nodig hebben tijdens het oriëntatieproces voor nieuwe werknemers.

Wie is verantwoordelijk voor het maken van het onboardingsjabloon voor nieuwe werknemers?

Gewoonlijk is het HR-team verantwoordelijk voor het algemene onboardingproces van werknemers. Door dit proces te standaardiseren over het hele onboardingprogramma van nieuwe werknemers heen, verzekert het HR-team dat alle nieuwe werknemers de tools en informatie krijgen die ze nodig hebben om succesvol te zijn. Eens het HR-team het basiswerk heeft gedaan, ben jij verantwoordelijk voor het toevoegen van alle bijkomende informatie, context en details die je nieuwe werknemers nodig hebben in hun rol.

Hoe lang moet het onboardingproces voor nieuwe werknemers duren?

Aanwervingsmanagers en HR-professionals spenderen vaak minder dan een maand aan het onboarden van nieuwe werknemers, maar dit is niet genoeg voor nieuwe werknemers om zich zelfzeker te voelen in hun rol. Ideaal gezien zou je onboardingproces ongeveer drie maanden moeten duren zodat je doorheen een volledig 30-60-90 dagen-plan kunt gaan.

Hoe zorg ik dat nieuwe werknemers zich welkom voelen?

De beste onboardingervaring begint vóór de eerste werkdag van de nieuwe werknemer. Overweeg om je nieuwe werknemers de week vóór ze starten een welkomstbrief te sturen met informatie over hoe hun eerste dag er zal uitzien, verwachtingen van wat ze die dag moeten inbrengen en bijkomende details die ze misschien moeten weten, zoals de dresscode of het lunchbeleid. Zorg dat je, eens je nieuwe werknemers in jouw team beginnen werken, beschikbaar bent om hen doorheen het onboardingproces te leiden en alle vragen die ze misschien hebben, te beantwoorden. Overweeg om hen een mentor toe te wijzen om een collegiale relatie te bieden evenals ondersteuning.

Zorgt een onboardingsjabloon voor werknemers voor een verhoogde retentie?

Onderzoek door Glassdoor toonde aan dat organisaties met een sterk onboardingproces de werknemersretentie met 82% kunnen verbeteren. Een doeltreffend onboardingsjabloon voor werknemers legt de basis voor een betrokken werknemer, wat uiteindelijk de retentie verhoogt en het uitvallen vermindert.

Heeft elke werknemer maar één onboardingsjabloon nodig?

Bij Asana maken we voor elke nieuwe werknemer eigenlijk twee onboardingsjablonen. Alle werknemers krijgen een algemeen onboardingproject voor werknemers met de details die alle nieuwe werknemers nodig hebben. Naast dit bedrijfsspecifiek onboardingsjabloon krijgen alle nieuwe werknemers ook een functioneel of rolspecifiek onboardingsjabloon met de details en informatie ze nodig hebben voor hun functie.

Bereid nieuwe werknemers voor op succes

Bekijk waarom miljoenen mensen Asana gebruiken om werk beter gedaan te krijgen. Start vandaag je gratis proefperiode van 30 dagen.

Maak je sjabloon