Gebruik probleemstelling om teaminefficiënties op te lossen

In de complexe werkomgeving van vandaag kan het moeilijk zijn om als Team samen te komen om problemen op te lossen. Gelukkig voor jou is er nooit een beter moment geweest om probleemstelling te ontdekken.  

Zoals de naam al aangeeft, helpt het formuleren van problemen teams om complexe bedrijfsproblemen in verschillende afdelingen goed te begrijpen, te verwoorden en te formuleren. Het resultaat? Probleemstelling helpt je team te leren hoe je problemen beter kunt begrijpen en oplossen door middel van teamwork. 

We bespreken in detail wat het is en helpen je de vier stappen te begrijpen waaruit het kaderen van problemen bestaat bij het beheren van meerdere projecten. 

Wat is probleemstelling?

Probleemstelling is een denkwerkwijze die wordt gebruikt om moeilijke bedrijfsobstakels en -problemen te begrijpen, te definiëren en te prioriteren. In lekenbegrippen is het een manier om specifieke problemen beter te begrijpen, zodat je weet hoe je ze in realtime kunt oplossen. 

Bij projecten en processen ontstaan vaak obstakels. Van nieuwe belanghebbenden die zich aansluiten tot last-minute wijzigingen, onopgeloste obstakels kunnen later grotere problemen worden. Daarom is het opbouwen van de probleemoplossende vaardigheden van je team zo'n cruciale eerste stap. 

Beslissingstools voor agile bedrijven

In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.

Krijg de inzichten

Wanneer moet je de methode voor het formuleren van problemen gebruiken?

Probleemstelling is nuttig wanneer er obstakels optreden tijdens een project of proces. Deze manier van denken helpt je problemen in realtime op te lossen, zodat je je team weer op het goede spoor kunt krijgen.

Hier zijn een paar scenario's die je kunt gebruiken om problemen op te lossen. 

Scenario 1: Tijdens een sprintplanningsvergadering brengt een teamlid zorgen naar voren over het niet hebben van voldoende hulp om de deadline te halen. Om stress te verlichten, herformuleer je de manier waarop het team over het probleem denkt en bied je een ander perspectief. Dat wil zeggen, in plaats van te benadrukken dat er een gebrek aan middelen is, zoek je uit hoe je de prioriteiten van het team kunt reorganiseren om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald. 

Scenario 2: Na een nieuwe projectlancering kom je erachter dat conversies lager zijn dan verwacht. In plaats van het project een mislukking te noemen, herformuleer je de manier waarop je naar het probleem kijkt door jezelf in de schoenen van de klant te plaatsen. Je realiseert je na het analyseren van de website dat de call-to-action gemakkelijk over het hoofd kan worden gezien. Je besluit te experimenteren met oplossingen door een nieuwe call to action te testen.

Hoewel deze scenario's verschillend zijn, laat elk de noodzaak zien om de manier waarop je over een probleem denkt te herformuleren om nieuwe oplossingen te vinden. 

Probleemstellingen formuleren

Een probleemstelling is hoe een probleem aan teamleden wordt gecommuniceerd. Een effectieve probleemstelling is zo ingelijst dat deze context en relevantie biedt, zodat deze gemakkelijk te begrijpen is. Dit is de eerste stap in het proces van het formuleren van een probleem. Het doel is om het probleem aan teamleden voor te stellen om te beginnen met het bedenken van mogelijke oplossingen.

Er zijn niet altijd gemakkelijke oplossingen voor complexe bedrijfsproblemen. In die gevallen kan het helpen om de manier waarop je naar het probleem kijkt te herformuleren om tot een innovatieve oplossing te komen. Dat is waar het formuleren van problemen om de hoek komt kijken. De eerste stap in de levenscyclus van het probleemstelling is weten hoe je een probleem communiceert. 

Wanneer je een probleem mondeling communiceert tijdens een teamvergadering, vermeld dan altijd:

• Context: De bedrijfscontext van het probleem omvat achtergrondinformatie over wanneer het probleem zich voordeed en in welk systeem of proces het zich voordeed. Er worden bijvoorbeeld inconsistente gegevens verzameld tijdens de planningsfase van het proces. 

• Probleem: Het probleem beschrijft wat het probleem is en waarom het überhaupt een probleem is. Deze inconsistente gegevens zorgen bijvoorbeeld voor een discrepantie tijdens de implementatiefase.

• Relevantie: De relevantie van het probleem geeft aan hoe het verband houdt met een bepaald systeem en waarom het belangrijk is om opgelost te worden. De discrepantie vereist bijvoorbeeld dat het team teruggaat en precies aangeeft waar het probleem begon, waardoor de deadline wordt vertraagd. 

• Doelstelling: De doelstelling geeft de tijdlijn of prioriteit aan van wanneer de oplossing moet worden geïmplementeerd en het doel van die oplossing. Het team moet het probleem bijvoorbeeld voor het einde van het kwartaal oplossen, omdat het een probleem met hoge prioriteit is.

Door deze vier componenten in je probleemstelling op te nemen, zorg je ervoor dat elke belanghebbende de basisdetails van het probleem en het algemene actieplan begrijpt. Als iedereen op dezelfde lijn zit, kun je werk uitvoeren en sneller en efficiënter resultaten behalen. 

Beslissingstools voor agile bedrijven

In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.

Krijg de inzichten

De 4 stappen van het probleemstellingproces

Als het gaat om het probleemstellingproces, zijn er vier belangrijke stappen die moeten worden gevolgd zodra de probleemstelling is geïntroduceerd. Deze kunnen je helpen het probleem beter te begrijpen en te visualiseren in relatie tot grotere bedrijfsbehoeften. 

Het gebruik van een visueel hulpmiddel om naar een probleem te kijken, kan je team een groter beeld geven van het probleem dat je probeert op te lossen. Door de details op een dieper niveau te contextualiseren, te prioriteren en te begrijpen, kan je team een ander standpunt ontwikkelen bij het beoordelen van het probleem met belanghebbenden.

Laten we eens in de vier stappen van het probleemstellingproces duiken, van het definiëren van het probleem tot het goedkeuren van de oplossing. 

1. Het probleem definiëren

Analyseer je probleem in de context van het systeem of proces waarin het zich voordoet. Stel vragen zoals: "Waar zit dit probleem in het systeem?" en: "Wat is de hoofdoorzaak van het probleem?" 

Het definiëren van contextuele vragen helpt het probleem binnen je bestaande processen te plaatsen en aan te geven wat de oorzaak van het probleem kan zijn. 

Als je bijvoorbeeld werkt aan het lanceren van een nieuw marketinginitiatief en je loopt tegen een probleem aan met ontwikkeling, kun je het probleem definiëren als een gebrek aan ontwikkelingsmiddelen.

2. Geef prioriteit aan het probleem

Geef vervolgens prioriteit aan de pijnpunten op basis van andere problemen en projectdoelstellingen. Vragen als: "Verhindert dit probleem dat de doelstellingen worden gehaald?" en: "Zal dit probleem de nodige middelen uitputten?" zijn goede vragen om mee te beginnen.

Deze vragen helpen je om je problemen te rangschikken op belangrijkheid, zodat je de potentiële uitkomst van het oplossen van het probleem kunt visualiseren versus wachten tot een later tijdstip. 

3. Begrijp het probleem

Om het probleem te begrijpen, verzamel je informatie van verschillende belanghebbenden en afdelingsleiders. Dit zorgt ervoor dat je een breed scala aan gegevens hebt.

Stel vragen en verzamel details van zoveel mogelijk verschillende teamleden om je perspectief op het probleem te diversifiëren. Dit zal je op zijn beurt leiden tot meer innovatieve oplossingen die de meerderheid van de teamleden van dienst zijn.

Om bijvoorbeeld volledig te begrijpen waarom er niet genoeg ontwikkelingsmiddelen zijn, zou het nuttig zijn om het hoofd van de ontwikkeling te vragen om de nodige middelen opnieuw te prioriteren. 

4. Keur de oplossing goed

Eindelijk is het tijd om je oplossing goedgekeurd te krijgen. Kwaliteitsborging van je oplossing door te testen in een of meer interne scenario's. Zo weet je zeker dat het werkt voordat je het aan externe klanten voorstelt. 

Het kan ook nodig zijn om het door het leiderschap te laten goedkeuren voordat het live gaat, hoewel dit afhangt van je unieke situatie. Analyseer na goedkeuring het succes van je oplossing en blijf nieuwe ideeën testen totdat je het gewenste resultaat hebt bereikt. 

Technieken en tips voor het formuleren van problemen

Aangezien het formuleren van problemen een manier is om je perspectief te veranderen om verschillende resultaten te zien, kan het werkplaatsen helpen bloeien. Door je team te motiveren om deze techniek te gebruiken, kun je ieders probleemoplossende vaardigheden als geheel opbouwen. 

Hier zijn enkele manieren waarop je probleemstelling kunt gebruiken om innovatieve oplossingen op de werkplaats te ontdekken:

• Kader problemen met behulp van georganiseerde verklaringen: Hoewel de methode van het kaderen van problemen in bijna elke situatie kan worden gebruikt waarin een probleem bestaat, is er een goede en een verkeerde manier als het gaat om het herkaderen van problemen. Een probleemstelling kan van situatie tot situatie verschillen, maar elke situatie moet de hierboven beschreven basiscomponenten volgen. Dit omvat de context, het probleem, de relevantie en het doel. Dit alles helpt belanghebbenden te begrijpen hoe het probleem zich verhoudt tot het project in kwestie. 

• Leid effectieve brainstormsessies: probleemstelling kan worden gebruikt tijdens brainstormsessies om verschillende perspectieven en nieuwe inzichten aan te moedigen. Je kunt deze brainstormtechniek gebruiken door belanghebbenden te vragen hun ideeën te formuleren met behulp van een whiteboard of plakbriefjes. Op deze manier worden alle ideeën ondersteund door gegevens.

• Kader het probleem met het einde in gedachten: de techniek om met het einde in gedachten te beginnen, houdt in dat je achteruit werkt. Op deze manier kun je de mindset van je team veranderen en doelgericht denken aanmoedigen. Bovendien kan deze techniek je teamleden helpen om prioriteit te geven aan persoonlijke ontwikkeling en strategisch denken. 

Door probleemstellingen op de werkplaats te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat alle problemen effectief worden gecommuniceerd en dat oplossingen voortkomen uit onderzoek. Beide leiden tot een effectievere probleemoplossing. 

Gebruik teamsamenwerking om problemen op te lossen

Het oplossen van problemen is geen eenmanszaak. Hoe meer teamleden erbij betrokken zijn, hoe creatiever je oplossingen zullen zijn. In een wereld van complexe besluitvorming en steeds evoluerende projecten kan het gebruik van probleemstelling een geweldige manier zijn om iedereen op dezelfde lijn te houden als het gaat om problemen die het oplossen waard zijn. 

Probeer software voor teamsamenwerking om ervoor te zorgen dat je team bij elke stap van het traject verbonden is. Van afgestemde doelen tot verhoogde productiviteit, Asana kan helpen. 

Beslissingstools voor agile bedrijven

In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.

Krijg de inzichten