Projectbijhouden 101: Een handleiding voor het effectief bijhouden van projecten

Op schema, op tijd en binnen het budget blijven is een van de lastigste onderdelen van projectbeheer. Zonder een duidelijk beeld van alle bewegende delen van je project, is het gemakkelijk voor werk om door de mazen van het net te vallen. Als dit je eerder is overkomen, ben je niet de enige - in feite wordt elke week meer dan een kwart (26%) van de deadlines gemist. 

Maar je hoeft het niet allemaal alleen te doen. Projectopvolgingstools zoals Asana geven jou - en nog belangrijker, je team - een duidelijk beeld van de status van een project en een gemakkelijke manier om realtime updates te krijgen, zodat je meer tijd kunt besteden aan werk met een hoge impact. Zo ga je aan de slag met projecttracking, zodat iedereen in je team precies weet wie wat doet en wanneer.

Wat is projecttracering? 

Projecttracking is een reeks tools en praktijken om projectmanagers te helpen de voortgang van hun initiatieven te monitoren. In plaats van te vertrouwen op spreadsheets, e-mail of een mentale benadering, beheren projecttraceringstools de ins en outs van projectgegevens. Met projectbijhouden kun je teamleden helpen op de hoogte te blijven van de status van een project op individueel, project- en programmaniveau.

Wat is een projecttracker?

Een projecttracker is een tool die projecttracking tot leven brengt, of het nu gaat om realtime dashboards, statusupdates of voortgangsrapporten. Je hoeft niet langer elke vrijdag 45 minuten te besteden aan het in- en uitklikken van verschillende projecten om een idee te krijgen van hoe het ervoor staat. In plaats daarvan helpt een projecttracker je team op de hoogte en georganiseerd te blijven over individuele taken, teamprojecten en zelfs complexe projecten.

Projecttraceringstools zijn ontworpen om:

• Taakinformatie en -updates in realtime te delen.

• Verantwoordelijkheid te waarborgen door duidelijk te maken wie wat doet en wanneer.

• Deelbare voortgangsrapporten te genereren om iedereen op één lijn te houden.

• Het bijhouden van status, tijd en budget te vereenvoudigen voor soepelere workflows.

Waarom een projecttracker gebruiken? Voordelen van projecttrackingsoftware

Projecttrackers en projectbeheersoftware zijn essentiële tools voor het effectief beheren van projecten en bieden inzichten in alle bewegende delen, inclusief algemene voortgang, subtaken, afhankelijkheden en het projectbereik.

Hun ingebouwde rapportagefunctionaliteit houdt belangrijke statistieken bij, stelt basislijnen in en zorgt ervoor dat projecten op schema, binnen budget en binnen bereik blijven. Om de details binnen elk project te beheren, gebruiken teams vaak een toewijzingstrackersjabloon in Asana om verantwoordelijkheid, vervaldatums en voortgang op taakniveau bij te houden.

Knelpunten vroegtijdig opsporen

Met een duidelijk overzicht van taken, subtaken, startdatums en vervaldatums kunnen teams proactief knelpunten opsporen en de projectprestaties bewaken. Teams die projecttrackers gebruiken, zorgen voor naadloze workflows en succesvolle resultaten.

Voorbeeld: Een bouwbedrijf verbetert het beheer van de projectbereik door budgetoverschrijdingen bij te houden en strategieën voor het stroomlijnen van taken te implementeren.

Verbeter de teamsamenwerking

Projectopvolgingstools bevorderen teamwork door belangrijke functies te verduidelijken, zoals wie wat doet en wanneer, en iedereen op één lijn te houden met projectdoelen. Teams kunnen zich snel aanpassen aan uitdagingen, waardoor projecttrackers ideaal zijn voor Agile-projectbeheer en softwareontwikkeling.

Voorbeeld: een ontwikkelingsteam dat een complex project aanpakt, herverdeelde projecttaken wanneer er vertragingen optraden, met behulp van realtime tracking om de voortgang te behouden.

Vereenvoudigde projectrapportage

De beste tools voor projecttracking vereenvoudigen de rapportage met geautomatiseerde updates, meldingen en duidelijke inzichten in de status en voortgang van taken. Uitgebreide rapporten houden belanghebbenden op de hoogte en minimaliseren handmatige inzet.

Voorbeeld: een marketingbureau gebruikte automatisering om projectstatistieken te monitoren en klanten realtime updates te bieden, waardoor hun onboardingproces werd verbeterd en betere resultaten werden geleverd.

Werk verbinden en silo's verminderen

Silo's treden op wanneer werk en informatie verspreid zijn over afzonderlijke systemen, waardoor het voor teams moeilijker wordt om de projectvoortgang bij te houden en toegang te krijgen tot actuele projectinformatie. Deze fragmentatie dwingt teams om te schakelen tussen tools, zoals spreadsheets voor projecttaken, e-mails voor communicatie en afzonderlijke apps voor updates, wat tijd verspilt en het risico op fouten verhoogt.

Tools voor het bijhouden van projecten die zijn geïntegreerd met werkbeheersoftware elimineren silo's door taken, tijdlijnen en updates op één plek te consolideren. Teams kunnen het projectbereik beheren, belangrijke statistieken bijhouden en zorgen voor afstemming met de projectdoelen, allemaal zonder dubbel werk of miscommunicatie.

Voorbeeld: in plaats van uren te besteden aan het handmatig kopiëren van gegevens tussen spreadsheets en e-mails, gebruikt een marketingteam een verbonden projecttracker om hun workflow te stroomlijnen, vertragingen te verminderen en het project op schema te houden.

Hoe je de projectvoortgang effectief bijhoudt

Het bijhouden van de voortgang van je project hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste strategieën en een betrouwbaar projectvolgsysteem kun je op de hoogte blijven van taken, tijdlijnen en zelfs je projectbudget, terwijl je je team en belanghebbenden op de hoogte houdt.

Of je nu individuele taken wilt stroomlijnen of een hele portfolio wilt beheren, er zijn eenvoudige manieren om de voortgang bij te houden en je project op schema te houden. Deze handleiding behandelt praktische technieken die je helpen het meeste uit je tools te halen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat je team gefocust en afgestemd blijft.

Stap 1: Deel details vroeg in een projectplan

Een projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste elementen die je project nodig heeft om te slagen. Projectplanning vindt plaats vóór de projectregistratiefase - meestal is dit het eerste wat je doet wanneer je een project start. 

Door een plan te maken, kun je teamleden en belanghebbenden een idee geven van je projecttijdlijn. Zo begint iedereen op dezelfde lijn. Behoud vervolgens die helderheid gedurende het hele project met tools voor projectbijhouden.

Stap 2: Stel een communicatieplan op voor elk project

Een communicatieplan geeft aan hoe je team informatie zal delen tijdens het project. Het verduidelijkt waar en wanneer teamleden updates kunnen vinden, definieert communicatiekanalen (zoals e-mail, berichten-apps of vergaderingen) en stelt verwachtingen voor frequentie en deelname.

Voeg details toe over wanneer je projecttracking-updates deelt, zoals statusrapporten, zodat iedereen op één lijn blijft.

Gebruik visuele projectbeheertools die het bijhouden van werk gemakkelijker en intuïtiever maken. Hier zijn drie soorten:

• Gantt-grafieken Een tijdlijnweergave met werkafhankelijkheden, mijlpalen en het algemene schema.

• Kanbanborden: kolommen zoals 'Taken', 'In uitvoering' en 'Gereed' helpen de taakstatus visueel bij te houden.

• Agenda's: Markeer deadlines voor projectdeliverables voor planning.

Stap 3: maak een projectroutekaart om een overzicht op hoog niveau te krijgen 

Voor complexe projecten kun je ook een projectroutekaart maken om teamleden een manier te geven om het algemene projectschema gemakkelijk te visualiseren. Een projectroutekaart is een projecttijdlijn op hoog niveau, zodat belanghebbenden een overzicht kunnen krijgen van de deliverables, belangrijkste mijlpalen en algemene projectdoelen.

Stap 4: Leg capaciteit vast met tijdregistratietools

Op het niveau van de individuele taak is het handig om aanvullende projectdetails bij te houden, zoals hoe lang het duurt om een taak te voltooien. Projectregistratietools bieden vaak tijdregistratie-integraties om je te helpen de tijd die aan projecten en taken wordt besteed nauwkeurig bij te houden met minder inzet.

Stap 5: Blijf op koers met een middelenbeheerplan

In projectbeheer is een middel alles wat je helpt een project te voltooien, inclusief teamleden, budget of beschikbare tools. Een middelenbeheerplan kan je helpen om je projectmiddelen en hun capaciteit duidelijk te definiëren, zodat iedereen begrijpt welke middelen beschikbaar zijn voor projectwerk.

3 belangrijke strategieën voor projecttracering

Zoals hierboven vermeld, maakt projectbijhouden deel uit van een grotere set werkbeheersoftware. Wanneer teamleden verwijzen naar projecttracking, hebben ze het eigenlijk over drie dingen: het bijhouden van werk op individueel niveau, het op de hoogte blijven van projectwerk of het controleren van de voortgang van het werk in meerdere projecten.

1. Werk bijhouden op individueel niveau

Op het niveau van individuele taken kunnen projectopvolgingstools iedereen helpen af te stemmen wie wat doet en wanneer. Dit kan teamleden duidelijk inzicht geven in de vraag of een taak op schema verloopt en hoe je project vordert in de richting van de deliverables.

Het bijhouden van werk op individueel taakniveau heeft een andere waarde - het voorkomt dubbel werk. Wanneer iedereen helderheid heeft over wie wat doet en wanneer, haal je het giswerk en werk over werk uit het werk. Dit is van cruciaal belang, want kenniswerkers besteden 13% van hun tijd aan werk dat al voltooid is.

Het belangrijkste dat je moet doen tijdens het bijhouden van werk op individueel niveau, is ervoor zorgen dat er slechts één persoon direct verantwoordelijk is voor elke taak. Als je één persoon verantwoordelijk hebt voor elk initiatief, weten teamleden met wie ze contact moeten opnemen voor updates over de taakstatus of om vragen van andere teamleden te beantwoorden.

Stel je bijvoorbeeld voor dat jij en een ander teamlid een virtueel evenement organiseren. Maar omdat er twee hosts zijn, weten je gastsprekers niet zeker tot wie ze zich moeten wenden met vragen. De dag voor het evenement heeft een gastspreker een noodgeval en neemt contact op met één teamlid om te annuleren. Maar vanwege een miscommunicatie ben je niet op de hoogte gebracht - en op de dag van het evenement ben je totaal onvoorbereid wanneer die spreker niet opdaagt. Met één duidelijk verantwoordelijk punt van communicatie kan dat soort problemen gemakkelijk worden vermeden.

2. Werk bijhouden op projectniveau

Je kunt ook werk op projectniveau bijhouden om cross-functional belanghebbenden een beter overzicht van het projectwerk te geven. In plaats van op de hoogte te worden gehouden van de dagelijkse updates, hebben cross-functional belanghebbenden en andere teamleden in één oogopslag realtime updates nodig over de belangrijkste projectgegevens. Op die manier kunnen ze tijdens de levenscyclus van een project op de hoogte blijven zonder vast te lopen in de details. 

Er zijn twee manieren om werk op projectniveau bij te houden:

• Statusupdates: projectstatusrapporten zijn updates over de voortgang van je project die je helpen belanghebbenden op de hoogte te houden. Schriftelijke statusupdates vervangen ook statusvergaderingen en bieden in plaats daarvan een manier voor teamleden om de meest actuele projectinformatie in hun eigen tijd te bekijken. Voor het beste resultaat deel je je statusrapporten in dezelfde tool waarin je de uitvoering van het werk beheert, zodat belanghebbenden indien nodig meer in detail kunnen inzoomen. 

• Dashboards: Dashboards zijn voortgangsweergaven van projecten waar belanghebbenden op elk moment toegang toe hebben om details over een project te krijgen. Dashboards kunnen zaken omvatten zoals burndown-grafieken, werk in behandeling of taken die achterstallig zijn. Zorg er net als bij statusupdates voor dat je dashboards maakt in de tool waar je ook werkt, zodat je belanghebbenden meer informatie kunnen krijgen.

3. Werk bijhouden in meerdere projecten

Als je werk in meerdere projecten bijhoudt, heb je waarschijnlijk baat bij het bijhouden van werk op portfolioniveau. Projectportfoliomanagement (PPM) is het overzicht dat je leidinggevende belanghebbenden of projectsponsors willen zien. PPM helpt belanghebbenden het grote geheel te zien over meerdere projecten en hoe die initiatieven zich verhouden tot de bedrijfsdoelen. 

• Op portfolioniveau is het van cruciaal belang dat belanghebbenden duidelijk inzicht hebben in de status van elk project, zodat ze de algehele gezondheid en prestaties van de portfolio kunnen meten.

• Op dit niveau kun je ook werkbelastingbeheer gebruiken om de bandbreedte en capaciteit van het team bij te houden. Werkbelastingbeheer biedt je een manier om te zien waar elk teamlid aan werkt - over projecten heen - zodat je ervoor kunt zorgen dat niemand zich opgebrand of overweldigd voelt.

Volgens ons onderzoek heeft 71% van de kenniswerkers in 2020 minstens één keer een burn-out gehad. Met werkbelastingbeheer en projectbijhouden kun je proactief ervoor zorgen dat er geen capaciteitsproblemen optreden door alle taken op de agenda in de komende dagen of weken te bekijken. Op die manier kun je, als een teamlid een paar grote taken voor de boeg heeft, kleinere aanvragen opnieuw prioriteren naar andere teamleden die misschien een hogere capaciteit hebben. 

Blijf op schema met projecttracking

Goede projecttracking - zoals alle beste workflows - kan het voor je team gemakkelijker maken om samen te werken en te communiceren. In plaats van handmatig projecttrackingdetails in te voeren in spreadsheets of slide decks, breken online projecttrackingtools silo's af om je te helpen werk bij te houden waar je daadwerkelijk werkt. Deel al je belangrijke projectinformatie, zoals details, documenten, feedback en berichten, op één plaats. Projectbijhouden maakt het voor teamleden, belanghebbenden en cross-functional medewerkers gemakkelijk om werk vanuit elke hoek te zien en bij te houden.

Geïnteresseerd om te beginnen? Leer hoe Asana je team kan helpen werk te organiseren en gesynchroniseerd te blijven door al je projectinformatie op één plaats bij te houden.

Veelgestelde vragen over projecttracking