Projecttraceringsjabloon

Projectbeheerders moeten georganiseerd zijn om doeltreffend te kunnen werken. Maar wanneer je veel verschillende projecten tegelijk moet bijhouden, kan dit zelfs voor de best georganiseerde mensen een uitdaging zijn. Met een projecttraceringsjabloon behoud je het overzicht over meerdere projecten overheen teams, op dezelfde gestructureerde manier.

Wat is een projecttraceringsjabloon?

Een projecttraceringsjabloon is een tool waarmee teams organiseren hoe ze meerdere projecten tegelijk zullen bijhouden. Dit is vooral nuttig wanneer je cross-functioneel werkt - door hetzelfde sjabloon te gebruiken om projecten op dezelfde manier bij te houden, vindt iedereen deze projecten gemakkelijk terug (zelfs wanneer ze door een ander team bijgehouden worden).

De beste manier om een projecttraceringsjabloon te maken is met projectbeheersoftware. Dit biedt je de flexibiliteit om tussen verschillende projecttraceringdashboards te schakelen en updates te zien in realtime. Als je een projecttraceringsjabloon maakt in Asana, kun je bijvoorbeeld ook schakelen tussen verschillende weergaven. Wil je de projecttijdlijnen zien? Schakel dan naar de tijdlijnweergave en je werk wordt opeens weergegeven in een Gantt-grafiek. Of, als je een minimalistisch overzicht verkiest, kun je je projecten bijhouden in een lijst - met dezelfde structuur als een eenvoudige takenlijst van een project.

Eens je je projecttraceringsjabloon hebt gemaakt, kun je het gebruiken tijdens de projectplanning om te coördineren wie verantwoordelijk is voor welke projecten, en waar deze bewaard zullen worden. Je sjabloon is niet alleen een routinetool voor projectbeheer, het is ook nuttig voor portfoliobeheer. Portfoliobeheer gebruikt namelijk veel verschillende projecten in dezelfde portfolio, dus je kunt een projecttraceringsjabloon gebruiken om te coördineren hoe portfolio's ingesteld en beheerd worden.

Waarom een projecttraceringsjabloon gebruiken?

De manier waarop je projecten bijhoudt, bepaalt hoe georganiseerd en gericht het werk is. Bedrijfsbreed kan dit subtiele verschil een grote impact hebben. Wanneer je in staat bent verschillende projecten bij te houden op dezelfde doeltreffende manier overheen teams en afdelingen, zorg je dat je voltallige personeel meer productief is.

Bovendien bieden projecttraceringsjablonen de volgende voordelen:

• Ze verzekeren consistentie. Gebruik een sjabloon om projecten bij te houden op een consistente manier overheen teams en lanceringen. Zo weet je dat elke grote lancering met meerdere projecten bijgehouden (en georganiseerd) zal worden op exact dezelfde manier.

• Ze verminderen werk over werk. Met een projecttraceringsjabloon verminder je de tijd die jij en je team nemen om te beslissen hoe je de verschillende projecten die je moet voltooien, zult bijhouden en coördineren.

• Ze zijn aanpasbaar. Afhankelijk van je behoeften kun je projecttraceringsjablonen maken voor elk specifiek soort werk. Je kunt bijvoorbeeld een sjabloon maken specifiek voor je productontwikkelingsproces, waarin je alle nodige projecten opneemt voor de productontwikkeling.

Waar wordt een projecttraceringsjabloon voor gebruikt?

Met projecttraceringsjablonen kun je gerelateerde projecten op dezelfde manier bijhouden. Wanneer je je sjabloon gebruikt om een nieuwe projecttracker te maken, krijg je een overzicht van alle huidige projecten, waaronder:

• De projectstatus

• Deliverables in afwachting

• Projecttaken en -beschrijvingen

• Het projectschema met startdatums, einddatums en mijlpalen.

En wanneer je een projecttakenlijst wilt maken voor je teamleden, kun je deze bovendien rechtstreeks vanuit je projecttraceringtool openen.

Laten we een nieuwe productlancering bekijken als voorbeeld. Je zou dan je projecttraceringsjabloon gebruiken om:

1. Een nieuwe projecttracker te maken voor je productlancering

2. Alle gerelateerde projecten bij te voegen, waaronder de productroutekaart en hoe deze zal vorderen doorheen de verschillende projectfasen

3. De productontwikkeling te monitoren door Agile-sprints te koppelen aan de projecttracker van je team.

Functies voor een beter projecttraceringsjabloon

Gebruik een projectbeheertool om een projecttraceringsjabloon te maken dat alle functies heeft die je nodig hebt, waaronder:

• Gantt-grafieken

• Subtaken

• Projectbeheerdashboard

• Vervaldatums

• Workflows

• Integraties

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafdiagram. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Dashboards. Dashboards zijn tabbladen op projectniveau met grafieken en visualisaties waarmee je van dag tot dag kunt uitzoomen om snel de voortgang van je project te begrijpen. Pas Dashboard-grafieken aan zodat je onmiddellijk potentiële blokkades in het werk van je team kunt opsporen en het project vervolgens vooruit kunt helpen. Gebruik het tabblad Dashboard als referentiepunt om gegevens te vinden om snel een indruk te krijgen van hoe het project vordert.

• Portfolio's. Met portfolio's kun je eenvoudig de verschillende projecten van je team organiseren en bijhouden, in één enkele weergave. Krijg een algemeen overzicht van hoe al je projecten vorderen en ga er dan dieper op in voor meer details en om risico's aan te pakken. Bovendien kun je statusupdates delen overheen programma's, en belanghebbenden op de hoogte houden zonder een statusvergadering te moeten plannen.

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Figma. Teams gebruiken Figma om gebruikersstromen, wireframes, UI mocks, prototypes en meer te maken. Je kunt deze ontwerpen nu integreren in Asana, zodat je team het laatste ontwerpwerk kan bekijken in de context van gerelateerde projectdocumenten. En, in tegenstelling tot schermafbeeldingen, worden live insluitingen in realtime bijgewerkt zodat wijzigingen in een ontwerpbestand gelijk worden weergegeven. Zo hoef je niet langer tijd te besteden aan het zoeken naar de juiste bestanden en het bijwerken van afbeeldingen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

Veelgestelde vragen