Outlook Agenda + Asana

Wat is Outlook Agenda?

Outlook Agenda is een planningstool die samenwerkt met Outlook E-mail om je te helpen je dag in één weergave te plannen en te beheren.

Waarom Outlook Agenda + Asana?

Met de Asana + Outlook Agenda-integratie kun je eenvoudig vergaderingen plannen met relevante contextuele werkgegevens van Asana, zonder te hoeven schakelen tussen tools.

Agenda-evenementen maken of koppelen

Zowel teamleiders als individuele gebruikers kunnen een evenement maken vanuit een taak door handmatig de begin- en einddatum/-tijd in te voeren of 'Eerst beschikbare tijd binnen datumbereik' te selecteren. Dit omvat ook de agendabeschikbaarheid van alle medewerkers van wie de agenda's zichtbaar zijn voor de maker van het evenement.

Je kunt ook een koppeling maken naar een bestaand agenda-evenement en taakdetails naar dit evenement overbrengen door naar dit evenement te zoeken in het veld Outlook Agenda.

Regels gebruiken voor terugkerende evenementen op schaal

Teamleiders en individuele gebruikers kunnen ook eenvoudig geautomatiseerde workflows instellen om terugkerende evenementen te plannen, waardoor de tijd wordt verkort die nodig is om vergaderingen handmatig te coördineren, zoals normale kantooruren, of projectmijlpalen overzetten naar gedeelde agenda's.

Bij het instellen van de automatisering kun je de volgende details van Asana naar je Outlook Agenda-evenement overbrengen:

• Titel, begin-/vervaldatum, beschrijving

• Nodig optioneel medewerkers uit als gasten, voeg bestanden bij vanuit de taak of genereer een Teams-vergadering

Zodra de gebeurtenis vanuit de taak is gemaakt, kan deze binnen de taak worden bekeken als een widget die de titel van de gebeurtenis, de organisator en tijdstempels weergeeft.

Stel de synchronisatie van Asana > Outlook-agenda in om gebeurtenisupdates te automatiseren

Teamleiders en individuele gebruikers kunnen ook Asana > Outlook Agenda-synchronisatie instellen, zodat toekomstige updates van Asana-taken automatisch worden weerspiegeld in de bijbehorende agenda-evenementen.

Je kunt het volgende synchroniseren:

• Titel, begin-/vervaldatum, beschrijving

• Nodig eventueel medewerkers uit als gasten

Outlook Agenda + Asana verbinden

Lees hier hoe je een Outlook Agenda-evenement kunt maken of koppelen aan een Asana-taak:

1. Koppel een evenement aan een taak door vanuit een taak te klikken op Outlook Agenda-evenement toevoegen.

2. Selecteer Agenda-evenement aanmaken of Bestaande evenementen zoeken

3. Als je een nieuwe gebeurtenis maakt, voeg dan relevante details toe, zoals de titel, beschrijving, begin-/einddatums en meer.

4. Als je een bestaande gebeurtenis toevoegt, zoek je naar de relevante titel van de gebeurtenis in de zoekbalk.

5. Bijgevoegde agenda-gebeurtenissen verschijnen als een widget onder de beschrijving in het taakvenster.

Opmerking: Deze integratie is al ingebouwd in Asana, maar je hebt een Outlook-account nodig om aan de slag te gaan.

Bekijk hier hoe je de Asana Regels-integratie met Outlook Agenda instelt:

1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waar je de integratie aan wilt toevoegen

2. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen

3. Selecteer Outlook Agenda-regels in de linkerkolom

4. Selecteer ofwel een vooraf ingestelde regel, of klik op Aangepaste regel maken

5. Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om te beginnen

6. Verifieer door te klikken op Verbinden met Outlook Agenda Regels en volg de stappen

7. Kies de agenda waarmee je de regels wilt instellen en configureer wat je in de agenda-evenementen wilt opnemen.

Bekijk hier hoe je de synchronisatie van Asana > Outlook-agenda instelt:

1. Navigeer naar Mijn taken of het specifieke Asana-project waar je de synchronisatie aan wilt toevoegen

2. Klik op Aanpassen in de rechterbovenhoek, navigeer naar Apps en zoek en selecteer Outlook Agenda

3. Klik op Instelling voor gegevenssynchronisatie en verifieer met je Microsoft 365-account

4. Configureer hoe je wilt dat Asana-taken worden gesynchroniseerd met agenda-evenementen en klik op 'Opslaan' om het instellen te voltooien.

Meer informatie en ondersteuning

Voor meer informatie over het gebruik van de Outlook Agenda + Asana-integratie ga je naar de Asana-handleiding.

Als je nog vragen of feedback hebt, of ondersteuning nodig hebt, kun je contact opnemen met het ondersteuningsteam van Asana.

Asana waarborgt of certificeert geen apps die door externe ontwikkelaars zijn gebouwd. Als je ongepaste Inhoud of gedrag tegenkomt, kun je dat. In andere gevallen kun je voor ondersteuning contact opnemen met de ontwikkelaar van de app.

Werk moeiteloos samen met Asana

Van de kleine dingetjes tot het grote geheel, Asana organiseert werk zodat teams weten wat ze moeten doen, waarom het belangrijk is en hoe het moet worden gedaan. Het is gratis om mee te beginnen, eenvoudig in gebruik en krachtig genoeg om je hele Bedrijf mee te runnen. Leer vandaag nog meer over Asana.