Wat is vraagbeheer en heb je het nodig?

Heb je ook wel eens het gevoel dat klantverzoeken uit het niets komen? Of dat je de bestellingen niet kunt bijhouden? Het niet kennen van de vraag naar je product kan je in de war brengen, onnodige stress veroorzaken en zelfs je bedrijf schaden als je niet de middelen hebt om te reageren. 

Met vraagbeheer kun je gegevens uit het verleden en huidige trends gebruiken om de vraag van klanten te voorspellen, beheren en plannen. Dit verhoogt de klanttevredenheid, omdat kopers krijgen wat ze willen voordat ze er zelfs maar om hoeven te vragen. Hier laten we je zien waarom vraagbeheer zo belangrijk is en hoe je het in je Bedrijf kunt gebruiken.

Wat is vraagbeheer?

Vraagbeheer is het proces van het beheren van de vraag van klanten. In wezen kijkt vraagbeheer naar de logistiek van de vraag - wat je klanten willen en hoe je het bij hen kunt krijgen. Wanneer je een bedrijf beheert, betekent het vooruit plannen van de vraag dat je kunt plannen voor mogelijke knelpunten en volatiliteit, zodat je sneller kunt reageren en de toeleveringsketen in beweging kunt houden.

In het productieproces wordt vraagbeheer vaak gedaan na toeleveringsbeheer (wanneer je je inkoop en leveranciers beheert), maar vóór portfoliobeheer (wanneer je projecten uitbouwt om actie te ondernemen op je beheerplannen). Vraagbeheer is zeer cross-functional, omdat je de kloof overbrugt tussen de vraag van de consument, de bevoorradingsteams, de voorraad, marketing en de klantenservice.

Voorbeeld van vraagbeheer

Hier is een voorbeeld. Stel dat je hebt vastgesteld dat dameskleding gemiddeld geen bruikbare zakken heeft. Memes hierover gaan viraal en mensen klagen routinematig over het probleem, maar dit betekent niet dat er vraag is naar dit soort kleding. In dit stadium is het gewoon een gerucht. 

Om deze informatie te verifiëren en mogelijk op te nemen in nieuwe producten (d.w.z. zakken toevoegen), kunnen retailers vraagbeheer gebruiken om gegevens te verzamelen en de vraag naar kleding met zakken te analyseren. Als ze ontdekken dat er vraag is, kunnen ze een plan ontwikkelen om deze bevindingen in hun bedrijf te implementeren. Dit omvat het ontwerpen van een operationele strategie om meer kleding met zakken te maken, zoals het verbinden met toeleveringsbedrijven, het coördineren met het ontwerpteam en het doorgeven van de informatie aan de productieafdelingen.

Waarom heb je vraagbeheer nodig?

Waarom is het belangrijk om te begrijpen wat je klanten willen? Vraagbeheer laat je zien wat er verkocht zal worden en helpt je vervolgens een plan te maken om die producten te produceren. Of je nu een dienstverlener of fabrikant bent, vraagbeheer kan je helpen:

• De klanttevredenheid te verhogen. Ervoor te zorgen dat klanten krijgen wat ze echt willen (niet wat jij denkt dat ze willen).

• Verminder potentiële knelpunten. Leg contact met inkoopteams om er zeker van te zijn dat ze kunnen reageren op de verwachte vraag en dienovereenkomstig kunnen plannen. 

• Je activiteiten vormgeven. Strategieën voor vraagbeheer kunnen je helpen bij het vormgeven van activiteiten, zodat ze gericht zijn op het op een duurzame manier voldoen aan de vraag van klanten.

• Kosten en verspilling verminderen. Wanneer je een beter inzicht hebt in wat klanten nodig hebben, kun je de prijzen aanpassen en de productie dienovereenkomstig beheren.

• Verhoog de efficiëntie. Bij het plannen van de vraag kun je hiaten identificeren en plannen voor mogelijke uitdagingen.

Vraagbeheer versus vraagplanning

Vraagplanning is een onderdeel van vraagbeheer. Bij vraagplanning kijk je naar gegevens uit het verleden om projecties en plannen te maken voor waar de vraag in de toekomst naartoe zal gaan. Dit omvat het beoordelen van de verkoop over specifieke tijdsbestekken of het identificeren van consumententrends.

Vraagbeheer versus capaciteitsplanning

Capaciteitsplanning werkt samen met vraagbeheer om de bedrijfsmiddelen te coördineren die nodig zijn om aan de verwachte vraag te voldoen. Vraagbeheer bepaalt wat de vraag is, vervolgens zorgt capaciteitsplanning ervoor dat je de middelen beschikbaar hebt om hieraan te voldoen.

Vraagbeheer versus vraaggeneratie

Vraagbeheer kijkt naar de logistiek van de vraag - wat mensen willen en hoe ze het kunnen krijgen. Vraaggeneratie is een marketingterm die de praktijk van het verhogen van de vraag naar een product of dienst beschrijft. Je kunt vraagbeheer zien als reactief (reageren op de vraag van de klant) en vraaggeneratie als proactief (het creëren van vraag van de klant).

7 stappen van het vraagbeheerproces

Het doel van je vraagbeheerproces is om eerst de markt en de vraagketen te begrijpen en vervolgens een operationele strategie te ontwikkelen om de markt te bereiken waar deze zich bevindt. Zodra je je vraagstrategieën hebt, kun je projectportfolio's maken en portfoliomanagement gebruiken om ze uit te voeren.

Zo werkt het proces:

1. Eerdere gegevens beoordelen

Analyseer eerdere prestatiegegevens om te zien waar je klanten de afgelopen maanden en jaren enthousiast over waren. Kijk naar de overwinningen - welke producten overtroffen je verwachtingen en welke voorwaarden waren er toen? Bekijk vervolgens wat niet zo goed presteerde en zoek naar mogelijkheden om die producten of diensten te verbeteren of helemaal te schrappen.

2. Analyseer de huidige markt 

Begrijp wat er nu gebeurt door de huidige marktomstandigheden en trends te bekijken. Kijk naar je concurrentievoordeel (of het ontbreken daarvan) om te zien hoe je het doet ten opzichte van vergelijkbare producten en diensten in je branche. Verzamel en analyseer gegevens over je concurrenten, wat er in de wereld gebeurt en relevante trends, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen over wat je vervolgens moet doen.

3. Schat de vraag in 

Gebruik de gegevens die je in de vorige stappen hebt verzameld om je aankomende en toekomstige klantvraag in te schatten. Dit is vraagprognose en het is hoe je weloverwogen beslissingen kunt nemen over wat je moet produceren, wanneer en voor wie. Deze schattingen zullen dan de basis vormen van je strategieën.

4. Ontwikkel vraagstrategieën 

Prognose en gegevens gebruiken om een vraagstrategie en actieplan te maken. Hier brainstorm je over manieren om de kennis die je hebt verzameld te gebruiken en maak je vervolgens een plan om deze op te nemen in de dagelijkse bedrijfsvoering. 

5. Opnemen in bedrijfsplanning 

Vraagbeheer is bedoeld om te helpen bij het project- en portfolio-planningsproces. Het dient als een prioriteringsgids en laat je zien waar je je op moet concentreren in je aankomende werk. Vanuit vraagbeheer creëer je initiatieven en gerichte outputs die vervolgens in realtime van invloed zijn op klanten.

6. Coördineer met de planning van de voorraad 

Zodra je begrijpt wat de vraag is naar een product of dienst, moet je plannen hoe je het kunt krijgen. Werk hier samen met je inkoopteam om te zien of je de benodigde benodigdheden kunt vinden om aan de verwachte vraag te voldoen. Omdat je vooruit plant, kun je zoeken naar potentiële uitdagingen of knelpunten in je toeleveringsketen en potentiële oplossingen creëren voordat ze een probleem worden.

7. Optimaliseer je proces 

Zodra de levenscyclus van vraagbeheer voltooid is, begin je opnieuw. Focus deze keer op optimalisatie - hoe kun je je vraagmanagementproces beter verbeteren, zodat je het meest effectieve vraagmanagementsysteem voor je bedrijf hebt? Je vraagmanagementproces is niet statisch - het moet veranderen en meegroeien met de behoeften van je bedrijf.

Beste praktijken voor vraagbeheer

Als het gaat om vraagbeheer, kunnen een paar beste praktijken een grote impact hebben:

• Weet wie je ideale klant is. Als je ze niet kent, kun je ze niet benaderen en kun je niet weten wat ze willen.

• Automatiseer je processen. Automatisering vermindert de hoeveelheid tijd die je besteedt aan repetitieve taken. Je kunt bijvoorbeeld het bijhouden en rapporteren van verkoop automatiseren, zodat je snel gegevens kunt verzamelen over vroegere en Huidige vraag.

• Gebruik systemen die zijn gebouwd voor cross-samenwerking. Vraagbeheer is enorm cross-collaboratief. Om effectief te zijn, moet je systemen hebben die dit soort samenwerking actief bevorderen. Tools zoals projectbeheersoftware kunnen je helpen je werk tussen teams te coördineren, je taken en processen voor vraagbeheer te organiseren en je te helpen het ideale projectportfoliobeheersysteem te bouwen.

Uitdagingen met vraagbeheer

• Vraag versus aanbod: problemen met de toeleveringsketen kunnen vraagbeheer belemmeren en liggen soms buiten je controle. Het maken van een wijzigingsbeheerplan kan je helpen om snel te corrigeren - en je mogelijk te behoeden voor negatieve gevolgen - in het geval dat je tegen obstakels aanloopt in de toeleveringsketen.

• Prognose is nog steeds slechts een gok: hoewel het een weloverwogen gok is, is prognose nog steeds een schattingsproces, wat het enigszins een risico maakt. Als de dingen niet gaan zoals gepland, heb je misschien extra kosten of problemen. Prognose: om dat risico te beperken, probeer je voor meerdere scenario's te plannen en neem je altijd gegevens op in je prognoseproces.

• Silo-teams: als je niet de juiste tools en cross-collaboratieve systemen hebt, zul je veel tijd besteden aan het rennen van Team naar Team om de informatie te verzamelen die je nodig hebt. Het gebruik van tools die zijn gebouwd voor samenwerking, zoals projectbeheersoftware, kan je helpen om tijdens het hele vraagbeheerproces in contact te blijven met belanghebbenden. 

• Implementatie: je hebt de steun van je leiderschap en collega's nodig om vraagbeheer te laten werken. Zodra je gegevens hebt verzameld en een plan hebt gemaakt, heb je anderen nodig om het te implementeren, anders zal het niet zo impactvol zijn. Om ervoor te zorgen dat ze aan boord zijn, gebruik je projectplannen om precies te schetsen hoe je vraagmanagementsysteem werkt en waarom het zo belangrijk is. Dit helpt je om leiderschap de waarde van je werk te laten zien, zodat ze bereid zijn erin te investeren voordat je begint.

Navigeer door de vraag van de klant als een professional

De vraag van klanten is een cruciaal onderdeel van het opbouwen en onderhouden van een succesvol bedrijf. Vanwege de impact kan het intimiderend zijn om de vraag van de klant aan te pakken. Maar het is mogelijk, en met een aantal georganiseerde processen en doordachte richtlijnen kun je een vraagmanagementsysteem maken dat je nog dieper met je klanten verbindt.