Wat zijn after action reviews (AAR's)?

Wanneer je veel op je bord hebt, spring je misschien van het ene project naar het andere met weinig overgangstijd. Anderen vertrouwen erop dat je je deadlines haalt, wat betekent dat je snel moet werken om op schema te blijven. Maar er is iets belangrijker dan het halen van deadlines - projectprestaties. 

Om je beste werk te doen, heb je tijd nodig om na te denken. Op die manier kun je eerdere projecten gebruiken om toekomstige projecten te verbeteren. After action reviews (AAR's) zorgen voor een overgang tussen projecten en bieden een moment om te beoordelen wat goed ging en wat niet.

Wat is een after-action review?

Een after-action review (AAR) is een tool die gebruikt wordt om een project of gebeurtenis te debriefen om te begrijpen wat er gebeurd is, waarom het gebeurd is zoals het is gebeurd, en hoe het verbeterd kan worden. Wanneer het correct wordt gebruikt, kan het sterke punten of aandachtspunten in je project en Team benadrukken. 

AAR's bieden inzichten in zaken als:

• Teamcommunicatie: communiceert je team op een manier die het werk effectief uitvoert?

• Benuttingsgraad: heb je genoeg teamleden beschikbaar om taken op de deadline te voltooien?

• Projectmiddelen: Zijn er voldoende middelen beschikbaar en correct toegewezen om projectdeliverables te produceren?

• Rollen en verantwoordelijkheden: voeren teamleden hun rollen en verantwoordelijkheden correct uit en werken ze samen om dingen voor elkaar te krijgen?

Een AAR vindt plaats aan het einde van een project en heeft tot doel toekomstige projecten met vergelijkbare workflows of functies te verbeteren. Als de AAR bijvoorbeeld onthult dat je team moeite had om middelen toe te wijzen vanwege een slechte strategie, dan kun je een nieuwe toewijzingsstrategie ontwikkelen voor toekomstige projecten.

Wat zijn de 4 delen van een AAR?

Een after-action review is een vierdelig raamwerk dat je kunt behandelen als een projectworkflow. Elke fase van het raamwerk heeft eigen stappen die bruikbare reflectie en verbetering vergemakkelijken. 

De vier fasen van een AAR zijn:

1. Ontwerp: identificeer de belangrijkste details van je AAR.

2. Voorbereiden: Verzamel onderzoek naar je project en plan de activiteiten van je AAR.

3. Implementeren: duik in de reflectie en analyse van je AAR

4. Verspreiden: sorteer je bevindingen, schrijf een rapport en maak een actieplan.

Gebruik de onderstaande stappen om dieper in elke fase van de AAR te duiken en inzichten te krijgen in de algehele prestaties van je project. 

1. Ontwerp

De ontwerpfase is een gelegenheid om je AAR structuur te geven. Projecten bestaan uit vele onderdelen, dus het is belangrijk om te bepalen welke aanpak je zult volgen wanneer je op zoek bent naar manieren om te verbeteren. 

Definieer het bereik en de doelstellingen:

Je AAR hoeft niet elk teamlid, elke belanghebbende, elk budgetitem en elke mijlpaal te analyseren. Om het meeste inzicht uit je AAR te halen, definieer je je bereik en stel je de belangrijkste doelstellingen vast voor wat je hoopt te bereiken. Je komt waarschijnlijk in het beoordelingsproces met een basisidee van dingen waar je naar op zoek bent of lessen die je hoopt te leren. Gebruik deze ideeën als je doelstellingen. 

Identificeer belanghebbenden:

Belanghebbenden zijn alle personen die betrokken zijn bij het after-action review-proces, evenals iedereen die wordt beïnvloed door de inzichten die je opdoet. Dit kunnen je teamleden, klanten en opdrachtgevers zijn, belanghebbenden van het betreffende project en projectleiders. Houd deze mensen in gedachten terwijl je je AAR doorloopt, zodat je een breed scala aan perspectieven kunt krijgen. 

2. Voorbereiden

In de voorbereidingsfase verzamel je informatie en materialen om het grootste deel van het AAR-proces uit te voeren. Deze fase moet ook een discussie met je team omvatten over welke activiteiten en vragen je wilt stellen bij het analyseren van de delen van je project die je in de ontwerpfase hebt geïdentificeerd.

Onderzoek verrichten:

Het onderzoeksgedeelte van de voorbereiding omvat het verzamelen van projectmaterialen om je team te helpen vragen te beantwoorden tijdens de volgende fase van de AAR. Als je je AAR richt op hoe je team het budget en de middelen van het project heeft beheerd, dan wil je toegang tot het budgetvoorstel, onderzoek naar de gebruikte leveranciers en aankoopbonnen en budgetcommunicatielogboeken.

Verzamel workshopmaterialen:

Je team kan brainstormen over welke workshopactiviteiten het beste zijn voor het AAR-project en het onderwerp in kwestie. Als je op zoek bent naar pijnpunten in een grotere projecttijdlijn, dan kan event-storming of pijnpunt-mapping nuttig zijn. Voor deze activiteiten heb je een whiteboard en plakbriefjes nodig. Je kunt ook proberen 'Wat, Dus Wat, Nu Wat?' te spelen. waarvoor niet veel materiaal nodig is. Dit reflectieve model helpt teams door reflectieniveaus te gaan om oplossingen te vinden.

3. Implementeren

In de implementatiefase begin je met je AAR-discussie en -analyse. Op dit punt moet je weten waar je het over wilt hebben in de AAR-sessie, hoe je het onderwerp wilt analyseren en wie er nog meer bij betrokken is.

Voer workshops en analyses uit:

• Gebruik de materialen die je in fase twee hebt verzameld en begin met het werken aan je project. Als je evenementen aan het brainstormen bent, plaats je belangrijke evenementen en acties langs een denkbeeldige tijdlijn met plakbriefjes. Bespreek de volgorde van gebeurtenissen en identificeer mogelijke pijnpunten langs de tijdlijn. Als je pijnpunten in kaart brengt, breng je deze punten in kaart langs een x- en y-asraster, waarbij de y-as pijn is en de x-as inzet. 

Stel vier belangrijke vragen:

Er zijn vier belangrijke vragen die tijdens elke AAR moeten worden beantwoord: 

1. Wat hadden we verwacht dat er zou gebeuren?

2. Wat is er daadwerkelijk gebeurd?

3. Wat ging er goed en waarom?

4. Wat kunnen we verbeteren en hoe?

Door deze vragen te beantwoorden, bespreek je het projectonderwerp volledig en begrijp je hoe je het kunt verbeteren.

4. Verspreiden

Nadat je je projectonderwerp hebt bewerkt en de vier belangrijkste vragen hebt beantwoord, is het tijd om je bevindingen te verspreiden. De laatste stap is het opstellen van een na-actieverslag, dat de informatie samenvat en bruikbare aanbevelingen voor de toekomst biedt. 

Conclusies trekken:

Zodra je een na-actieverslag hebt gemaakt, kun je ernaar verwijzen bij toekomstige projecten. Je kunt dit rapport gebruiken om conclusies te trekken over wat goed ging, wat niet, en welke corrigerende maatregelen je moet nemen. Je kunt bijvoorbeeld concluderen dat je het budget hebt overschreden omdat je niet genoeg frontend-onderzoek hebt gedaan bij het maken van het budgetvoorstel.

Een actieplan maken:

Bedenk bij het afsluiten van je AAR oplossingen om het in de toekomst beter te doen. Hoewel je oplossingen misschien niet van toepassing zijn op elk toekomstig project, kan het goed voelen om nieuwe projecten met een hoger niveau van paraatheid aan te gaan. Het actieplan dat je maakt kan bijvoorbeeld een gedetailleerd planningsproces voor een budgetvoorstel of een strategie voor de toewijzing van middelen bevatten.

Veel teams combineren een after-action review met een sjabloon voor geleerde lessen of een sjabloon voor projectdebriefing, zodat inzichten gemakkelijk kunnen worden bijgehouden en hergebruikt bij toekomstige projecten.

Voorbeeld van een after-action review

Hier is een voorbeeld van een after-action review voor een social media campagneproject. Dit AAR-rapport beoordeelt hoe het team het budget en de middelen van het project heeft aangepakt. 

In dit evaluatiesjabloon na de actie zie je secties voor het team om de AAR-structuur te doorlopen, zich voor te bereiden op de workshop en de vier belangrijkste vragen te beantwoorden. 

Sjabloon voor een after-action review

Gebruik dit evaluatiesjabloon hieronder als leidraad voor je volgende project.

Dit document moet dienen als een metgezel voor jou en je team. Wanneer je AAR's uitvoert, persoonlijk of virtueel, bespreek dan actief het onderwerp in kwestie om vragen te beantwoorden en oplossingen te vinden.

Voordelen van AAR's

Het is effectiever om teamleden te laten zien hoe ze kunnen verbeteren met voorbeelden uit eerdere projecten dan om het hen te vertellen. Door te laten zien kun je het goede voorbeeld geven en vertrouwen opbouwen met je team. 

Als je de inzichten uit je AAR neemt en ze in actie omzet, zul je zien dat je werk verbetert en je team dynamischer wordt. 

Voordelen van AAR's zijn:

• Inspireert innovatie: wanneer teams begrijpen waar eerdere fouten zijn gemaakt, kunnen ze met creatieve oplossingen komen om te verbeteren.

• Leidt tot betere besluitvorming: de tijd nemen om te reflecteren helpt leiders en teamleden om in de toekomst betere beslissingen te nemen.

• Identificeert fouten uit het verleden: AAR's bieden een mogelijkheid om eerdere projecten te beoordelen en eventuele fouten of verkeerd aangepakte pijnpunten te identificeren.

• Creëert teamsynergie: het workshopkarakter van AAR's geeft groepen de kans om samen te werken en een waardevol actieplan op te stellen - dit is positieve synergie in actie.

• Verbetert toekomstige projecten: het uiteindelijke doel van een AAR is om toekomstige projecten beter te maken.

Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een AAR is om te leren. Als je leert van je verleden, word je bekwamer voor de toekomst. Als een vorm van voortdurende verbetering helpen AAR's je om kleine veranderingen aan te brengen door inefficiënties uit je verleden te verwijderen, wat uiteindelijk leidt tot grote verbeteringen op lange termijn.

Faciliteer je AAR met werkbeheersoftware

Teamsamenwerking is cruciaal voor AAR's en je team zal veel van elkaar leren terwijl je samenwerkt om te verbeteren. Om de nabespreking van het project te stroomlijnen, plaats je je beoordelingssjabloon en het daaropvolgende actieplan in een Werkbeheertool. Zo kun je je materialen en projectinformatie eenvoudig delen. Maak een AAR-workflow met Asana en zie hoe naadloos je projecten verbeteren.