Teamcommunicatie verbeteren: 6 strategieën en tips

Je communicatiestijl zegt veel over jou als leider. Ben je ondersteunend en ontspannen terwijl je je team door creatieve projecten leidt? Of ben je intenser in je manier van communiceren en push je je teamleden om efficiënt te werken en winnende deliverables te creëren? Er zijn verschillende communicatiestijlen en het niet effectief communiceren kan leiden tot slechte prestaties en een laag moreel.

Teamcommunicatie is van cruciaal belang, maar gelukkig is het ontwikkelen van goede teamcommunicatiepraktijken eenvoudig. Als projectmanager kun je de toon zetten voor hoe je teamleden met elkaar communiceren. Maak je geen zorgen als je momenteel worstelt met communicatie. Communicatiestijlen staan niet vast en in dit artikel bespreken we de basisprincipes over hoe je team beste praktijken voor communicatie kan implementeren. Hier lees je hoe.

Waarom is teamcommunicatie belangrijk?

Sterke communicatie is de drijvende kracht achter alles wat je op het werk doet. Je kunt projectkwaliteit, relaties met belanghebbenden en klanttevredenheid terugvoeren op hoe goed je team met elkaar communiceert. 

Goede communicatie leidt tot effectieve besluitvorming, betrokken teamleden en succesvolle projecten. Slechte communicatie binnen je team kan daarentegen leiden tot:

• Onevenwichtig of dubbel werk 

• Scope creep

• Teleurstellende projectresultaten

• Ontevreden klanten

• Slechte klantfeedback

• Hoog verloop van teamleden

• Omgeving met veel stress

• Lage betrokkenheid van teamleden

Om de teamcommunicatie te verbeteren, moet je het goede voorbeeld geven. Oefen mindfulness en onderneem actie om transparant te zijn met je teamleden. Beantwoord proactief hun vragen en geef ze context over waarom je beslissingen neemt. Effectieve communicatie is niet eenvoudig, maar door een cultuur van open dialoog te creëren, kun je een gezonde werkomgeving creëren. 

Wat zijn de 5 soorten teamcommunicatie?

Er is meer dan één manier waarop je team communiceert. Je moet alle vijf de formulieren van communicatie kennen als je een goed presterend team wilt opbouwen. Gebruik dit schema om communicatiegebieden te identificeren waar je team kan verbeteren. 

1. Verbale communicatie: Verbale communicatie is het belangrijkste punt van interactie tussen teamleden. Of je team nu persoonlijk, telefonisch of via videoconferenties met elkaar praat, deze gesprekken kunnen de doorslag geven in hoe de ene persoon de ander waarneemt. Verbale communicatie biedt teamleden de beste mogelijkheid om hun gedachten te uiten. 

2. Non-verbale communicatie: non-verbale communicatie omvat zaken als lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en toon. Veel mensen zijn zich er niet van bewust hoe non-verbale communicatie hun relaties beïnvloedt. Maar in feite is meer dan de helft van alle communicatie non-verbaal, daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan non-verbale signalen.

3. Schriftelijke communicatie: je kunt gemakkelijk bepalen hoe je schriftelijk communiceert. Je team moet een gemeenschappelijk doel hebben om effectief te communiceren via elk geschreven communicatiekanaal, inclusief e-mail, projectbeheertools, berichten, enquêtes of beoordelingen. Weten hoe je jezelf kunt uiten door te schrijven, kan je team en je publiek ten goede komen. 

4. Visuele communicatie: visuele communicatie is belangrijk in teamvergaderingen of trainingen wanneer je informatie deelt via dia's of video's. Het voordeel van visuals is dat je tijd hebt om na te denken voordat je je boodschap aan anderen presenteert. Voordat je iets deelt, moet je bedenken of de beelden die je hebt gekozen je team zullen helpen begrijpen wat je probeert te communiceren. 

5. Luisteren: Je denkt misschien niet aan luisteren als communiceren, maar effectieve communicatie kan niet zonder luisteren. Luisteren is hoe je informatie ontvangt wanneer anderen tegen je praten. Vooral actief luisteren zorgt voor een gezonde werkomgeving, omdat het de communicator laat zien dat je betrokken bent en aandacht besteedt aan wat hij te zeggen heeft.

6 strategieën om teamcommunicatievaardigheden op te bouwen

Er zijn verschillende strategieën die je kunt gebruiken om de teamcommunicatie op de werkplaats te verbeteren. Of je team nu op afstand of op kantoor werkt, deze actiestappen bevorderen de teamsamenwerking en bevorderen gezonde relaties, ongeacht de positie of rang. 

1. Los conflicten snel op

Conflicten op het werk kunnen klein beginnen en onbeduidend lijken. Het ene teamlid kan bijvoorbeeld zijn deadline verschuiven, waardoor een ander teamlid minder tijd heeft voor zijn deel van het project. Het eerste teamlid verontschuldigt zich bij de ander en alles lijkt in orde. Maar als het eerste teamlid de deadlines blijft verschuiven - en het tweede teamlid niet heeft gecommuniceerd hoe dat zijn of haar werk beïnvloedt - kan het tweede teamlid boos en gefrustreerd raken. Wanneer teamleden conflicten niet snel oplossen, bouwt de spanning op en lijdt de werkprestatie eronder.

Tip: Leer teamleden strategieën voor conflictoplossing, zodat ze problemen snel, direct en respectvol kunnen aanpakken. Op die manier veranderen kleine problemen niet in grote. 

2. Betrokkenheid aanmoedigen

Niemand vindt het leuk om zich gemicromanaged te voelen, maar zonder enige begeleiding of teamsamenwerking kunnen teamleden een gebrek aan betrokkenheid ervaren. Als manager is het belangrijk om teamleden aan te moedigen en hen tegelijkertijd de vrijheid te geven om creatief te zijn. 

Probeer informatie en ideeën uit te wisselen met je team via brainstormsessies en wekelijkse workshops. Vergeet niet om niet alleen om ideeën van je team te vragen, maar laat zien dat je elk idee waardeert. Dit stelt teamleden gerust dat je ze steunt. 

Tip: Plan wekelijkse vergaderingen zodat iedereen kan delen waar ze aan werken en indien nodig vragen kunnen stellen. Vergaderingen zijn een geweldige manier om je team te betrekken zonder belangrijke focustijd te onderbreken.

3. Stimuleer bottom-up communicatie

Teamleden onderaan de teamstructuur voelen zich misschien niet op hun gemak om zich uit te spreken en ideeën te delen. Wanneer je bottom-up communicatie bevordert, moedig je teamleden in elke positie aan om ideeën te brainstormen en hun mening te communiceren. Je kunt dit soort communicatie bevorderen door vertrouwen en moraal op te bouwen met je team en hen een gevoel van verantwoordelijkheid in projecten te geven.

Tip: Teamleden hebben misschien een duwtje in de rug nodig als je wilt dat ze zich op hun gemak voelen om hun mening te geven. Vraag hen om hun ideeën, meningen en feedback, zodat ze eraan wennen om te delen. Moedig teamleden aan in verschillende omgevingen, zoals teamvergaderingen, enquêtes, één-op-één interacties en een suggestievak.

4. Streef naar transparantie

Een communicatieve werkplaats is een werkplaats waar teamleden prioriteit geven aan transparantie. Als jij en je teamleden eerlijk tegen elkaar kunnen zijn, verklein je de kans op miscommunicatie en de risico's die daarmee gepaard gaan. 

Een manier om transparant te zijn als leider is om eerlijk te zijn over de bedrijfsprestaties en informatie te onthullen wanneer het gebeurt. Je moet ook opbouwende kritiek geven wanneer je denkt dat het nodig is, zodat je teamleden hun vaardigheden kunnen verbeteren. Het belangrijkste is dat het cruciaal is om hun dagelijkse werk te verbinden met de grote doelen. Door teamleden context te geven en hen te laten zien waarom hun werk belangrijk is, kan de motivatie toenemen en kunnen ze zich gewaardeerde leden van het team voelen.

Tip: er is een verschil tussen transparantie en te veel delen. Het is bijvoorbeeld nuttig voor je teamleden om te weten of het bedrijf de jaarlijkse omzetdoelen heeft gehaald, maar je hoeft je persoonlijke problemen met de CEO deze week niet te delen. Een teamchartersjabloon kan je helpen die doelen te documenteren, verantwoordelijkheden te schetsen en het voor iedereen gemakkelijker te maken om op dezelfde lijn te blijven naarmate projecten evolueren.

5. Plan één-op-één-vergaderingen

Teamcommunicatie vindt plaats in groepsinstellingen en in individuele interacties. Wanneer teamleden met elkaar omgaan, brengen ze de energie van elke ervaring terug naar de groep. 

Regelmatige een-op-eengesprekken zijn je kans om problemen aan te pakken en het welzijn van je teamleden te controleren. Je team zal zelfverzekerder zijn als je ze de ruimte biedt om vrijuit te praten. Je kunt je teamleden ook aanmoedigen om één-op-één-gesprekken met elkaar te plannen, zodat ze elkaar kunnen leren kennen en samenwerkingsrelaties kunnen opbouwen.

Tip: je hoeft als manager niet de rol van therapeut op je te nemen, maar je moet je wel bekommeren om hoe het met je teamleden gaat. Als een teamlid het emotioneel moeilijk heeft, kijk dan of je hem of haar vrij kunt geven, zodat hij of zij in een gezondere toestand weer aan het werk kan. 

6. Geef consistente feedback

Een belangrijk onderdeel van teamcommunicatie is prestatiefeedback. Teamleden hebben geruststelling nodig over hoe ze presteren om gemotiveerd en betrokken te blijven. Geef tijdens je een-op-eengesprekken feedback aan teamleden en bespreek ruimte voor groei. Je kunt teamleden ook vragen of ze feedback voor jou hebben.

Tip: Teamleden voelen zich misschien niet altijd op hun gemak om je directe feedback te geven. Overweeg een anonieme enquête uit te delen, zodat je eerlijke meningen van je team kunt krijgen over je prestaties als teamleider.

4 communicatiestijlen van teams

Weten hoe je teamleden communiceren, kan je helpen je team als geheel te beheren. Het DiSC-profiel is een persoonlijkheids- en gedragsbeoordeling die de primaire communicatiestijl van een persoon categoriseert als dominant, influencer, gewetensvol of stabiel.

Communicatiestijlen zijn complex en je teamleden kunnen kenmerken hebben van meer dan één van de vier stijlen. Maar het begrijpen van iemands primaire stijl en het aanpassen van je communicatie eraan kan een heel eind gaan in het bouwen van een sterk team. 

Dominant

Teamleden met dominante communicatiestijlen zijn intens, efficiënt en resultaatgericht. Je kunt deze mensen meestal herkennen omdat ze competitief zijn en gedreven om te slagen. Hoewel deze personen natuurlijke teamleiders zijn, kunnen hun zwakheden ongeduld en te veel zelfvertrouwen zijn.

Tip: daag dominante teamleden uit zodat ze zich gemotiveerd voelen op het werk, maar herinner ze eraan om het team en de bedrijfsmissie te allen tijde in beeld te houden. 

Beïnvloeder

Teamleden met een beïnvloedende communicatiestijl zijn de socializers van je groep. Deze mensen weten hoe ze anderen moeten charmeren en een energieke en boeiende omgeving moeten creëren. Je influencers zullen slagen in klant- en cliëntrelaties omdat ze graag met mensen praten. 

Tip: Voorkom dat teamleden die influencers zijn hun focus verliezen door ze taken te geven die bij hun vaardigheden passen. Laat ze zich uiten in hun rol en zorg er tegelijkertijd voor dat ze geen afleiding zijn voor anderen. 

Conscientious (Consciëntieus)

Teamleden met zorgvuldige communicatiestijlen zijn uw toppresteerders. Deze teamleden werken hard om foutloos werk te produceren en zullen hun uiterste best doen om hun kennis te vergroten. Een zorgvuldig teamlid werkt misschien liever zelfstandig, zodat hij zijn prestaties kan controleren.

Tip: deze teamleden geven de voorkeur aan objectief leiderschap, zodat er geen ruimte is voor miscommunicatie. Laat zorgvuldige teamleden werken aan projecten waar ze in uitblinken. Geef ze duidelijke richtlijnen en meetbare feedback. 

Stabiel

Teamleden met een stabiele communicatiestijl waarderen consistentie en stabiliteit in hun werkomgeving. In tegenstelling tot dominante teamleden die van uitdagingen houden, geeft een stabiel teamlid misschien de voorkeur aan een meer voorspelbare rol in de klantenservice of IT. Een ontspannen werkomgeving zorgt ervoor dat teamleden met stabiele communicatiestijlen zich comfortabel en vredig voelen.

Tip: bied stabiele teamleden een stabiele werkomgeving. Als er wijzigingen optreden, lever ze dan waar mogelijk stapsgewijs. Luister actief naar deze teamleden, zodat ze zich gehoord voelen en geef ze duidelijke aanwijzingen voor complexe taken, zodat er geen vragen onbeantwoord blijven.

Teamcommunicatietools die teamwork bevorderen

Werken op afstand komt steeds vaker voor over de hele wereld, wat betekent dat veel teamcommunicatie online plaatsvindt. Maar zelfs als je op kantoor werkt, gebruik je waarschijnlijk teamcommunicatietools om informatie te delen en je workflows te stroomlijnen.

Er zijn teamcommunicatietools beschikbaar voor alles, waaronder: 

• Berichten en chat: gebruik instant messaging- en chat-apps om projecten te bespreken en vragen te stellen in realtime.

• Bestandsdeling: Met apps voor het delen van bestanden kun je documenten delen zonder ze tussen teamleden te hoeven overdragen.

• Videoconferenties: Videoconferenties zijn een geweldige manier om je teamleden persoonlijk te zien als je vanuit verschillende locaties of tijdzones werkt. 

• Documentbewerking: met online documentbewerking kun je documenten automatisch delen en opslaan. Je team kan samenwerken aan documenten omdat ze zichtbaar en bewerkbaar blijven voor andere teamleden.

• Projectbeheer: je kunt geen sterke communicatie met je team onderhouden zonder een projectbeheertool. Pojectbeheertools zoals Asana bieden taakbeheer, het stellen van doelen, feedback, het delen van bestanden en meer.

Wanneer je je werk kunt opslaan, delen en ernaar verwijzen, zal je team meer helderheid hebben op de werkplaats en zal de communicatie gemakkelijker worden. 

Betrokkenheid van werknemers vergroten met teamcommunicatie

Betere communicatie tussen teamleden vereist dat je het goede voorbeeld geeft. De leden van je team zullen zich uitspreken en meer betrokken raken als je hen aanmoedigt om dat te doen. Teamcommunicatietools zoals Asana zijn ontworpen voor samenwerking en kunnen je helpen gezonde gewoonten op te bouwen die tot succes leiden.