Sjabloon voor corrigerend actieplan

Wanneer teams problemen niet documenteren of corrigerende maatregelen niet opvolgen, kunnen problemen zich herhalen, soms met ernstigere gevolgen. Als een teamlid een mijlpaal mist, niet voldoet of voortdurend niet-conform is, brengt handelen zonder een gestructureerde reactie de bedrijfsvoering in gevaar.

Een sjabloon voor een corrigerend actieplan biedt een stapsgewijze workflow om problemen te identificeren, onderliggende oorzaken te ontdekken, verantwoordelijkheid toe te wijzen en corrigerende acties te implementeren. Het helpt managers om elk teamlid verantwoordelijk te houden, tijdsbestekken voor verbeteringen in te stellen en te voorkomen dat problemen zich opnieuw voordoen.

Wie heeft er baat bij corrigerende actieplansjablonen?

We hebben gezien hoe terugkerende problemen de voortgang van een team kunnen vertragen en het vertrouwen tussen de leden kunnen schaden. Het gebruik van een corrigerend actieplansjabloon kan helpen om iedereen op één lijn te krijgen, zodat verantwoordelijkheid en transparantie niet over het hoofd worden gezien.

Kwaliteitsborgingsteams

Gebruik corrigerende en preventieve actiesjablonen (CAPA) om non-conformiteiten te documenteren, oorzaken te onderzoeken en de implementatie van actiestappen die voldoen aan de wettelijke vereisten te controleren.

Bedrijfseigenaren en afdelingshoofden

Houd de bedrijfsvoering effectiever in de gaten door gedetailleerde verwachtingen, deadlines en statistieken voor opvolging en oplossing vast te stellen.

Projectmanagers

Coördineer met teamleden, wijs taken toe en zorg ervoor dat iedereen de mijlpalen op tijd haalt om de deadlines te halen.

HR- en nalevingsteams

Reageer op problemen met niet-naleving met goed gedocumenteerde oplossingsplannen, met behoud van transparantie met belanghebbenden.

Productie- en operationele teams Verbeter werkprocessen, verminder foutpercentages en los veiligheids- of kwaliteitsproblemen op met gedetailleerde actie-opvolging.

Waarom het corrigerende actieplansjabloon van Asana gebruiken?

Corrigerende actieplannen werken alleen als ze gemakkelijk te beheren zijn. Daarom biedt het gratis corrigerende actieplansjabloon van Asana teams één plek om problemen te registreren, oplossingen te documenteren en de oplossing in de loop van de tijd bij te houden.

Gebruik dit sjabloon om:

• Het probleem te definiëren en de impact ervan op de bedrijfsvoering te documenteren

• Een analyse van de hoofdoorzaak uit te voeren met behulp van vooraf gedefinieerde methoden

• Een persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor elk actiepunt

• Vervaldatums, mijlpalen en beoordelingsperioden bij te houden

• Een gestructureerd, herhaalbaar corrigerend actieproces te onderhouden

Dit corrigerende actieplansjabloon gebruiken

Elke sectie in dit sjabloon weerspiegelt een kritieke fase van het corrigerende actieproces. Kolommen zoals Impactniveau, Analyse van de hoofdoorzaak en Verificatie helpen je om details te organiseren, de voortgang te volgen en de voortgang te rapporteren. Gebruik dit corrigerende actieplansjabloon om de opvolging te vereenvoudigen en het juridische risico te verminderen.

Stap 1: Projectoverzicht

Begin met het schetsen van de reikwijdte van het corrigerende actieplan. Voeg referentienummers, getroffen gebieden en de reden voor het starten van het plan toe. Voeg het CAP-referentienummer toe, wijs eigenaren toe en stel de eerste vervaldatums in.

Gebruik deze sectie om iedereen hetzelfde startpunt te geven. Een korte samenvatting van de context, zoals wat het plan heeft geactiveerd en welke teams erbij betrokken zijn, helpt mensen te begrijpen waarom het plan belangrijk is en hoe hun rol verband houdt met het grotere doel.

Stap 2: Probleembeschrijving en impact

Beschrijf het probleem of de niet-naleving. Wat ging er mis? Wat zijn de gevolgen? Gebruik de kolom Impactniveau om de ernst te beoordelen en wees specifiek om te helpen bij het brainstormen over geschikte oplossingen.

Voeg alle bewijzen toe die je bevindingen ondersteunen, zoals rapporten, foto's of logboeken. Deze extra context helpt iedereen de volledige omvang van het probleem te begrijpen voordat corrigerende maatregelen beginnen.

Stap 3: Analyse van de hoofdoorzaak

Gebruik deze sectie om de hoofdoorzaak van het probleem te identificeren en te documenteren. Specificeer de gebruikte analysemethode voor de hoofdoorzaak (bijv. 5 waaroms, visgraatdiagram). Deze stap zorgt ervoor dat je oplossing het echte probleem aanpakt, niet alleen de symptomen.

Nodig input en feedback uit van cross-functional teamleden om je analyse sterker te maken. Elk perspectief kan verschillende factoren aan het licht brengen die bijdragen aan het probleem, wat ervoor zorgt dat je oplossing dieper gaat dan oppervlakkige symptomen.

Stap 4: Corrigerend en preventief actieplan

Maak een lijst van elk corrigerend actiepunt met het bijbehorende actietype (corrigerend versus preventief). Wijs een verantwoordelijke persoon toe en koppel elke actie aan de hoofdoorzaak. Voeg vervaldatums en mijlpalen toe om je plan op schema te houden. Maak deze sectie uitvoerbaar en realistisch. Elke stap moet gemakkelijk te volgen en meetbaar zijn, zodat teamleden de voortgang van begin tot eind kunnen zien.

Stap 5: Verificatie en validatie

Houd bij hoe je zult verifiëren en implementeren dat elke corrigerende actie werkt. Gebruik de kolommen Verificatie en Effectiviteitsbeoordelingsperiode om de vervolginspanningen te documenteren en het succes te meten. Plan controlepunten om te bevestigen dat je corrigerende acties herhaling daadwerkelijk voorkomen. Deze beoordelingen zullen je helpen vertrouwen in het proces op te bouwen en lessen voor toekomstige plannen te identificeren.

Stap 6: Definitieve goedkeuring

Zodra alle actiepunten zijn voltooid en gevalideerd, documenteer je formele goedkeuringen of aftekeningen. Dit bevestigt dat je het corrigerende actieplan hebt afgesloten en dat je de wijzigingen volledig hebt doorgevoerd.

Gebruik deze laatste sectie om samen te vatten wat je hebt bereikt en de bijdragers te erkennen. Het evalueren van de geleerde lessen helpt om toekomstige corrigerende actieplannen te verfijnen en de workflow van je team te verbeteren.

Asana-documentatiefuncties

Asana maakt van dit gratis corrigerend actieplansjabloon een betrouwbaar, samenwerkingsproces. We hebben een aantal van onze favoriete documentatiefuncties in dit sjabloon opgenomen, maar je bent zeker niet beperkt tot deze. Bekijk de volledige lijst met Asana-functies om nog meer inspiratie op te doen.

Aangepaste velden 

Houd het impactniveau, de hoofdoorzaak of de verificatiemethoden bij voor alle CAPA-gegevens van je team. Aangepaste velden maken rapporteren en filteren eenvoudig.

Automatiseringsregels

Stel automatische herinneringen in voor vervaldatums of activeer opvolgingstaken bij het voltooien van actiestappen.

Projectweergaven 

Schakel tussen lijst-, agenda-, bord- en tijdlijnweergaven om de mijlpalen van je corrigerende actieplan te visualiseren, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.

Goedkeuringen

Houd belanghebbenden op de hoogte met ingebouwde goedkeuringen voor validatiestappen of goedkeuringen zonder extra e-mails.

Bijlagen 

Sla rapporten, schermafbeeldingen of documentatie rechtstreeks op in elke taak voor volledige context.

Aanbevolen integraties voor je corrigerende actieplansjablonen

Met integraties kun je Asana verbinden met de tools die je team al gebruikt, zonder dat je heen en weer hoeft te springen tussen platforms. Hieronder vind je een aantal van onze favoriete integraties voor corrigerende actieplannen, maar bekijk zeker onze app-integratiehub om je favoriete tools te vinden.

Slack 

Breng teamleden in Slack op de hoogte wanneer iemand corrigerende acties toewijst, bijwerkt of valideert binnen je Asana-project.

Google Drive 

Synchroniseer alle documenten, rapporten of trainingsmaterialen voor oorzaakanalyse met betrekking tot de CAPA rechtstreeks van Google naar Asana.

Microsoft Word 

Exporteer CAPA-samenvattingen of definitieve aftekeningsdocumentatie voor nalevings- of auditdoeleinden rechtstreeks naar Microsoft-werkruimtes en vice versa.

Zoom

Voeg Zoom-links toe aan taken wanneer corrigerende acties beoordelingen van belanghebbenden of virtuele vergaderingen vereisen.

Google Sheets 

Houd actiepunten en statistieken bij door je Asana-project te synchroniseren met Google Sheets.

Veelgestelde vragen over corrigerende actieplansjablonen