De geheimen achter operations management ontdekken

Als je een bedrijf hebt, moet het op de een of andere manier werken. Dit is niets nieuws. In feite zijn gegevens van historische bedrijven, zoals inventarislijsten, transacties en grootboeken, helemaal terug te voeren tot de oude Sumeriërs in 5000 voor Christus. Het documenteren van bedrijfsactiviteiten is bijna zo oud als de beschaving zelf. 

Hoewel we ver voorbij het tijdperk zijn waarin zakelijke transacties op een stuk stof werden geschreven, zal het leren van de verantwoordelijkheden en praktijken van operations management je helpen een effectiever bedrijf te creëren.

Wat is operatiemanagement?

Operations management is de implementatie van bedrijfsstrategieën om het hoogst mogelijke efficiëntieniveau binnen je organisatie te creëren.

Operations management omvat het plannen, organiseren en overzien van processen zoals voorraadbeheer, het productieproces, serviceactiviteiten en andere bedrijfsprocessen. Het doel van een operationele strategie is om deze processen efficiënter te maken, zodat je kosten en inkomsten in evenwicht kunt brengen en de hoogst mogelijke winst kunt genereren. 

Verantwoordelijkheden van operations management

Er zijn veel verschillende verantwoordelijkheden als het gaat om effectief operationeel management. Hier zijn een paar van de verantwoordelijkheden die een operationeel manager kan tegenkomen tijdens het werk. 

Prognose van het bedrijf

Wanneer het goed gaat met je bedrijf, is er meer vraag naar producten die van invloed zijn op de bedrijfsvoering. Daarom is het als operationeel manager belangrijk om te begrijpen hoe je potentiële bedrijfsactiviteiten kunt voorspellen naarmate de marktvraag verandert. Operationeel managers zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van zaken die van invloed kunnen zijn op seizoensgebonden knelpunten, productieplanning, capaciteitsplanning en algemene productieplanning. 

Leren hoe je deze verschuivingen in het bedrijf kunt volgen en analyseren, is een van de belangrijkste fundamenten van operations management. Als operationeel manager moet je ook tijd besteden aan het begrijpen hoe deze veranderingen zowel de productieplanning als de bedrijfsprocessen kunnen beïnvloeden.

Beheer van de toeleveringsketen

Een toeleveringsketen is de organisatie van mensen, bedrijven en informatie die nodig is om een product te maken. Het is vooral belangrijk om te begrijpen hoe je toeleveringsketen werkt als je product grondstoffen van externe bronnen vereist, omdat deze middelen de productie van goederen rechtstreeks beïnvloeden.

Als de toeleveringsketen wordt verstoord, kan dit de normale bedrijfsvoering aanzienlijk beïnvloeden. Een fantastische operationeel manager houdt niet alleen de toeleveringsketen in de gaten, maar voorkomt ook proactief knelpunten. Om dit te doen, gebruik je probleemoplossende vaardigheden om problemen in de toeleveringsketen te voorkomen en het productieproces soepel te laten verlopen. Dit helpt de winst op peil te houden, ondanks eventuele problemen met het beheer van de toeleveringsketen.

Productontwikkeling begrijpen

Productontwikkeling verwijst naar het hele proces van het ontwerpen en creëren van een eindproduct dat naar een eindgebruiker gaat. Hoewel een operationeel manager niet verantwoordelijk is voor de aanmaak van het product zelf, moeten ze weten hoe producten van begin tot eind worden gemaakt. Deze verantwoordelijkheid staat ook wel bekend als productiebeheer. Afhankelijk van je bedrijfsstructuur,  valt het meestal onder de officiële operationeel manager of iemand die specifiek verantwoordelijk is voor productiebeheer. 

Naast het weten hoe een product wordt ontwikkeld, moeten operations managers in de gaten houden hoe het product op de markt presteert. Dit helpt hen om in de toekomst beslissingen te nemen om ervoor te zorgen dat hun product aan de vraag van de klant voldoet.

Leveringsbeheer

In deze context verwijst leveringsbeheer naar het leveren van het eindproduct aan de eindconsument en ervoor zorgen dat het voldoet aan de vereisten voor klanttevredenheid. Om dit te doen, moet je eerst de processen voor kwaliteitscontrole, algemene kwaliteitsborging en andere Formulieren van kwaliteitsbeheer begrijpen. 

Onderdeel van leveringsbeheer is het implementeren van beoordelingsworkflows om ervoor te zorgen dat de producten die je levert voldoen aan de normen van je bedrijf. Daarnaast zorgen operations managers ervoor dat het eindproduct op een veilige en efficiënte manier bij de eindconsument terechtkomt. Dit kan het beoordelen van de verzendlogistiek en verpakking omvatten, of zelfs het samenwerken met de eindklant om ervoor te zorgen dat ze tevreden zijn met hun product.

Vaardigheden van een operationeel manager

Operations management-professionals hebben specifieke vaardigheden nodig om de vele verantwoordelijkheden van hun rol te vervullen. Hier zijn een paar vaardigheden die operationele managers hebben. 

Organisatorische vaardigheden

Operations managers zijn projectmanagers voor een heel productieproces. Ze kennen de ins en outs van elke kleine stap die in productiesystemen gaat, en ze moeten al die informatie netjes en georganiseerd houden. Dit is dubbel zo belangrijk wanneer operationele managers deze informatie cross-functioneel delen. Met een werkbeheertool kun je alle belangrijke informatie voor alle belanghebbenden georganiseerd houden. Een werkbeheertool kan helpen bij het toewijzen van taken aan specifieke eigenaren en het duidelijk houden van vervaldatums, zodat er één bron van waarheid is voor iedereen in het team.

Coördinatievaardigheden

Operations managers moeten weten hoe ze een project zonder problemen van de ene fase naar de andere kunnen verplaatsen. Dit omvat het coördineren met cross-functional teams, het stroomlijnen van automatisering en het voldoen aan de eisen van de klant. Als de input (middelen zoals geld, mensen of gewerkte uren) zwaarder weegt dan de output (deliverables die je verwacht te produceren), kan de operationeel manager voorstellen om het proces ergens langs de productielijn te optimaliseren. Zorg er ook voor dat je wijzigingen coördineert met de belangrijkste belanghebbenden om helderheid te garanderen, optimalisatie te stimuleren en voortdurende verbetering te ondersteunen. 

Sociale vaardigheden

Operationele managers werken samen met veel verschillende mensen, van externe dienstverleners tot de COO van het bedrijf. Om ervoor te zorgen dat je effectief communiceert op het werk, maak je onderscheid tussen realtime updates en asynchrone rapporten. Dit kan je teamleden helpen begrijpen welke informatie het belangrijkst voor hen is op het moment van lezen. Besteed aandacht aan non-verbale communicatie en luister actief om ervoor te zorgen dat je elke belanghebbende nauwkeurig begrijpt. Overweeg indien nodig ook je vaardigheden op het gebied van conflictoplossing te ontwikkelen, omdat je tijdens je dagelijkse werk conflicten kunt tegenkomen die je moet oplossen.  

Het is ook belangrijk om consistente partnerschappen met leveranciers te smeden en te onderhouden. Operationele managers kunnen dit doen door regelmatig in contact te komen met externe leveranciers waarmee ze samenwerken. Het creëren van sterke banden met leveranciers van hoge kwaliteit kan je Bedrijf een concurrentievoordeel geven. Of het nu gaat om kortingen op grondstoffen of prioriteit bij bestellingen, het smeden van partnerschappen kan je bedrijf op de lange termijn helpen.

Grondbeginselen van relevante technologie

Hoewel een operationeel manager niet noodzakelijk een expert op het gebied van technologie hoeft te zijn, moet je de basisprincipes kennen van de technologie die je bedrijf gebruikt. Als je team specifieke software gebruikt voor informatiesystemen, inventaris, productielijnbeheer of cross-functional coördinatie, zorg er dan voor dat je weet hoe je deze platforms moet gebruiken.

4 theorieën over operations management

Er is niet één juiste manier om operaties te beheren. Gelukkig hebben bedrijven verschillende methodologieën voor operations management ontwikkeld om de bedrijfsvoering soepeler te laten verlopen. Bekijk deze vier theorieën over operations management om aan de slag te gaan.

Bedrijfsproces herontwerpen (BPR)

Bedrijfsprocesherontwerp is het analyseren en ontwerpen van workflows en processen binnen een bedrijf. Het doel is om processen te optimaliseren om de efficiëntie te verhogen, de winst te verbeteren en overtollige middelen te verminderen. 

De successtatistieken van een BPR houden vaak verband met winstgevendheid. Om een BPR effectief uit te voeren, stel je duidelijke doelen en identificeer je duidelijk welke delen van het proces je wilt verbeteren. Zodra je de BPR hebt geïmplementeerd, moet je contact opnemen met belanghebbenden om de effectiviteit ervan te evalueren. Als een team bijvoorbeeld een BPR implementeert met als doel het aantal producten per dag te verhogen, kan het team de effectiviteit ervan eenvoudig meten door het verschil in producten te vergelijken die op één dag zijn geproduceerd vóór en na de implementatie van de BPR.

Herconfigureerbare productiesystemen

Een herconfigureerbaar productiesysteem is een modulair systeem dat snelle veranderingen mogelijk maakt als reactie op een plotselinge verandering in de markt. Met dit type systeem kunnen bedrijven hun processen snel aanpassen als reactie op concurrentie. 

Een van de voordelen van een herconfigureerbaar productiesysteem is duurzaamheid. Vaak creëren herconfigureerbare productiesystemen producten die in dezelfde categorie vallen. Neem bijvoorbeeld de COVID-19-pandemie: een textielbedrijf dat duurzame kleding maakte, had zijn systemen kunnen omvormen om mondkapjes te produceren toen de vraag toenam. 

Six Sigma

Six Sigma is een soort operationele beheermethode die zich richt op procesverbetering. Het doel van Six Sigma is ervoor te zorgen dat 99,9997% (ja, je leest het goed) van de producten die door het proces worden ontwikkeld, vrij zijn van defecten. 

Six Sigma werd ontwikkeld door de Amerikaanse engineer Bill Smith toen hij in 1986 voor Motorola werkte. De term komt uit de statistiek, met name uit het gebied van statistische kwaliteitscontrole. Er zijn twee hoofdmethodologieën van Six Sigma: DMAIC en DMADV. 

DMAIC wordt gebruikt om bestaande processen te optimaliseren. DMAIC staat voor:

• Definieer het systeem.

• Meet de belangrijkste aspecten van de Huidige processen.

• ​Analyseer de gegevens en verifieer oorzaak en gevolg.

• Huidig proces verbeteren of optimaliseren op basis van data-analyse.

• Beheer de toekomstige staatprocessen.

DMADV wordt gebruikt voor het maken van nieuwe producten of procesontwerpen. Het staat ook wel bekend als DFSS (Design for Six Sigma). DMADV staat voor:

• Define (definieer) ontwerpdoelen die consistent zijn met de eisen van de klant.

• Meet en identificeer specifieke kenmerken die van cruciaal belang zijn voor de kwaliteit (CTQ).

• Analyseer om alternatieven te ontwikkelen en te ontwerpen.

• Ontwerp een verbeterd alternatief.

• Verifieer het ontwerp en stel proefruns in.

Lean manufacturing

Lean manufacturing is een proces waarbij verspilling binnen het productieproces systematisch wordt geëlimineerd. Deze methodologie is een vorm van voortdurende verbetering. Op basis van de Japanse filosofie van kaizen, zijn lean-processen gericht op het elimineren van drie soorten verspilling: muda, mura en muri. 

• Muda (verspilling): praktijken die middelen verbruiken maar geen waarde toevoegen.  

• Mura (oneffenheden): Ontstaat door overproductie en laat afval achter. 

• Muri (overbelasting): Ontstaat wanneer er een te grote belasting van de middelen is. 

Door deze drie verschillende soorten verspilling te elimineren, proberen lean productieprocessen een maximale efficiëntie te bereiken, wat uiteindelijk resulteert in hogere winsten.

Organiseer workflows met werkbeheersoftware

Operations management vereist organisatie en een diep begrip van verschillende workflows. Stroomlijn je operationeel management door een van onze kant-en-klare sjablonen te gebruiken. Bekijk het projectplansjabloon voor operaties van Asana.